CODA : Répartition en brut et commission des cartes de paiement

Cartes de paiement : Répartition en brut et commission

Général

L'ancien programme “Journaux, CODA, Données de comptabilisation cartes de paiement” (qui servait à la répartition du montant brut et de la commission de VISA, BCC et MC) a été supprimé et remplacé par une extension du point de menu existant Journaux, CODA, Lien texte de CODA pour pouvoir répartir beaucoup d'autres cartes de paiement d'autres organisations de paiement en un montant brut et une commission. Nous pensons ici par exemple à SODEXO, EDENRED, EUROPEAN PAYMENT SOLUTIONS, ELAVON, etc.
Vous pouvez facilement importer les organisations de paiement connues dans Expert/M par “Journaux, CODA, Import/Export lien texte de CODA”. Vous trouvez plus d'explications ci-dessous.

Attention : Qu'entendons-nous par “organisations de paiement connues” ? Il s'agit ici de cartes de paiement d'organisations qui ont été demandées par nos utilisateurs Expert/M et que nous avons pu prévoir à l'aide des fichiers CODA que nos utilisateurs nous ont fournis. Si vous utilisez une carte de paiement que nous ne connaissons pas encore, vous pouvez nous la procurer à l'aide d'un fichier CODA et nous vous procurerons alors un fichier XML vous permettant de la reprendre dans votre dossier.

Import/Export lien texte de CODA

Ce programme permet d'importer les organisations de paiement connues dans votre dossier par “Journaux, CODA, Importation de cartes de paiement connues livrées”, mais aussi d'exporter les liens de cartes de paiement que vous avez créés vous-même et d'autres liens vers un fichier personnel (sélection “Export” pour les transférer dans un autre dossier par la sélection “Import”.

Importation de cartes de paiement connues livrées

Si vous choisissez “Importation de cartes de paiement connues livrées” et que vous cliquez sur le bouton “Charger données”, toutes les organisations de paiement connues sont chargées et proposées.
Il existe 2 lignes par organisation de paiement : une ligne brute et une ligne de commission. Si vous voulez une répartition en brut et commission, il est donc nécessaire de toujours importer les deux lignes.
Vous indiquez les lignes que vous voulez importer par ctrl+clic ou, si vous voulez tout importer, vous utilisez le bouton “Sélectionner tout”. Le bouton “Import” vous permet de lancer l'importation.
S'il existe déjà un lien pour une certaine carte de paiement, un message sera affiché dans lequel il vous est demandé s'il peut être écrasé ou non.
Les lignes importées se retrouvent sous le menu “Lien texte de CODA”. Vous pouvez les y appeler pour y attribuer un compte général, client, fournisseur, les recettes quotidiennes, les frais bancaires avec TVA et éventuellement une référence.

Import

Vous ne pouvez utiliser la sélection “Import” que pour un fichier créé par la sélection “Export”. Le but n'est pas de créer un fichier XML vous-même en tant qu'utilisateur.
Il se peut aussi qu'Expert/M doive encore prévoir un paramètre pour une carte de paiement que nous n'avons pas encore prévue et dont vous souhaitez la répartition en un montant brut et un montant de commission. Nous pouvons alors vous en procurer un fichier XML que vous pouvez lire par la sélection “Import”.
Lors de cette importation, le champ “Lier à” sera mis sur “A déterminer”. Les liens à un compte général ne sont donc pas repris car chaque dossier ne contient pas les mêmes comptes généraux et ceci peut provoquer des erreurs.

Cela signifie que vous devez encore attribuer un compte général pour toutes les lignes de cette importation par le menu “Lien texte de CODA”.

Export

Vous pouvez utiliser cette possibilité si vous avez créé vous-même des liens pour cartes de paiement et que vous voulez les importer dans un autre dossier.
Vous disposez par exemple de 3 terminaux de paiement, chacun avec son propre numéro de terminal et vous voulez utiliser un autre compte général pour le montant brut par terminal. Le montant de la commission peut à chaque fois être mis sur le même compte. Il s'agit de la carte de paiement SODEXO PASS. Cela signifie que vous avez créé 6 lignes pour la carte de paiement SODEXO PASS dans “Lien texte de CODA”, à savoir 3 pour le montant brut et 3 pour le montant de commission avec à chaque fois, le numéro de terminal comme référence.
Vous pouvez aussi créer un fichier d'exportation pour les autres liens texte de CODA (donc pas seulement ceux pour les cartes de paiement).

Lien texte de CODA concernant les cartes de paiement

Le point du menu Lien texte de CODA a été étendu et est désormais aussi utilisé au lieu de l'ancien point du menu Données de comptabilisation cartes de paiement.
Le but est de créer 2 lignes par carte de paiement, à savoir une pour la comptabilisation du montant brut et une pour la comptabilisation du montant de commission : voir captures d'écran.

Les paramètres des organisations de paiement connues sont présents dans le logiciel et peuvent facilement être importés dans votre dossier par le point du menu “Import/Export lien texte de CODA” (voir explications ci-dessus). La seule chose que vous devez encore prévoir est le lien à un compte général, client/fournisseur, les frais bancaires avec TVA (champ Lier à) pour le montant brut et pour le montant de commission. Vous ne devez pas saisir le champ Numéro de compte ou référence, sauf si vous travaillez avec plusieurs terminaux et que vous voulez lier un compte général différent par terminal. Il est alors nécessaire de prévoir un montant brut ainsi qu'un montant de commission par numéro de terminal.
Exemple : Charles a 3 magasins et reçoit un versement de SODEXO PASS pour le magasin 1 avec numéro de terminal 12345 01, pour le magasin 2 avec numéro de terminal 12345 02 et pour le magasin 3 avec le numéro de terminal 12345 03. Ce numéro de terminal est indiqué dans la communication libre dans le fichier CODA. Charles veut utiliser un compte général distinct pour le montant brut pour le magasin 1 (580100), magasin 2 (580200) et magasin 3 (580300). La commission peut être comptabilisée sur le même compte (650100), tant pour le magasin 1, magasin 2, que le magasin 3.
Procédure :
- 6 lignes au total doivent être saisies pour SODEXO PASS, 3 pour le montant brut avec respectivement les comptes généraux 580100, 580200 et 580300 avec à chaque fois la référence pour respectivement les magasins 1, 2 et 3 et 3 lignes pour le montant de commission avec à chaque fois la référence pour respectivement les magasins 1, 2 et 3. Pour le montant de commission, un seul compte est utilisé, à savoir 650100.
- Les premières lignes pour le montant brut et la commission (magasin 1 brut et commission) devront de toute façon être importées à partir d'Expert/M vers votre dossier car les paramètres corrects ont été prévus sous le cadre Montant (voir capture d'écran à la page précédente), à savoir Reconnaissance (tag), Position départ montant, Longueur (fixe) max., Nombre de décimales, Signe décimal, Signe moins et Type de montant.
Après l'importation, vous allez vers “Lien texte de CODA” et dans l'aperçu, vous sélectionnez le montant brut pour SODEXO PASS et vous remplissez la référence 12345 01 pour le montant brut et vous liez le compte 580100. Ensuite, vous appelez la ligne du montant de commission de SODEXO PASS et vous remplissez aussi la référence 12345 01 et vous liez le compte 650100 au montant de commission.
- Pour obtenir la 3ème et 4ème ligne = données magasin 2), vous refaites une importation des lignes brut et commission de SODEXO PASS. Après l'importation, vous remplissez dans le lien texte de CODA, à nouveau le champ Référence mais maintenant avec le numéro de terminal 12345 02 pour aussi bien le montant brut que le montant de commission et vous liez aussi les comptes généraux à ces lignes, à savoir 580200 pour le montant brut et 650100 pour le montant de commission.
- Pour la 5ème et 6ème ligne (données magasin 3), vous procédez de la même façon que pour les lignes 3 et 4 (données magasin 2) mais vous remplissez 12345 03 comme référence et vous liez le compte 580300 pour le montant brut et le compte 650100 au montant de commission.

Vous trouvez ci-dessous les explications sur les champs prévus pour le traitement des cartes de paiement mais en principe, vous ne devez pas faire de configurations vous-même dans le contexte des cartes de paiement. Pour cela, vous pouvez toujours nous contacter.

Nom contrepartie

Dans le contexte des cartes de paiement, le texte est recherché dans l'enregistrement 23 dans le fichier CODA à partir de la position 48 à 82. Pour cette raison, le nom de la contrepartie est limité à 35 caractères alphanumériques.
Les majuscules ou minuscules n'ont aucun rôle. Par conséquent, vous ne devez pas obligatoirement remplir le nom complet.
Si plusieurs enregistrements sont configurés qui livre la reconnaissance par “Nom contrepartie”, le texte le plus long a priorité. Si le nom identique complet de l'enregistrement 23 est configuré, celui-ci a priorité. Si un nom trop long est configuré, ce paramètre ne fournira pas de reconnaissance.
Si ce champ est vierge, il n'y a pas de recherche dans “Nom contrepartie” dans l'enregistrement 23, mais un “Numéro de compte ou Référence” doit alors obligatoirement être configuré.

Référence

Ce texte est recherché dans la communication libre complète du fichier CODA.
SI rien n'est rempli dans ce champ, le champ “Nom contrepartie” doit obligatoirement être rempli. Donc, si le “Nom contrepartie” est rempli, il n'est plus obligatoire de remplir une référence.
Ici aussi, le texte le plus long a priorité sur les textes plus courts.
Si les deux champs sont remplis, seuls les textes configurés auxquels les deux champs répondent sont retenus. Le “Nom contrepartie” a alors priorité sur “Référence”.

Reconnaissance (tag) et Début position montant

Pour obtenir une répartition entre un montant brut et un montant de commission, il est nécessaire de créer deux fois “Lien texte de CODA” avec le même champ “Nom contrepartie” et éventuellement avec le même champ “Référence” mais avec des reconnaissances (tags) différentes, par exemple BRT: et C: (en fonction de ce qui est mentionné dans le fichier CODA). Il peut s'agir de reconnaissances fixes mais certaines organisations n'utilisent pas de reconnaissances fixes pour les montants mais mettent les montants toujours dans des positions fixes.
Il est possible de configurer soit “Tag”, soit “Début position montant”, soit les deux champs.

Description

Ce champ est uniquement à titre informatif pour l'utilisateur pour savoir si le lien créé est un montant brut ou un montant de commission. Le choix “pas d'application” est utilisé si le lien texte n'a rien à voir avec le paramètre d'une carte de paiement.

Longueur (fixe) max.

Ce champ doit être configuré pour les montants indiqués dans une série de chiffres continue sans signe décimal. D'autres informations ne sont pas fournies étant donné qu'elles sont assez techniques.

Nombre de décimales

Le nombre de décimales devra être configuré si la série de chiffres indiquant le montant ne contient que des chiffres et pas de point ou de virgule comme signe décimal. Ceci est aussi assez technique et d'autres informations ne sont donc pas non plus fournies.

Signe décimal

Ce champ indique le signe décimal utilisé. L'organisation SIX PAYMENT SERVICES par exemple, utilise un point au lieu d'une virgule. En tant qu'utilisateur, vous n'aurez normalement pas à configurer ceci.

Signe moins

Ce champ ne doit être configuré que s'il y a réellement un signe plus ou moins juste avant ou juste après le montant.

Type de montant

Les possibilités sont :
- Même signe que le montant à répartir
- Signe contraire au montant à répartir

Montant dans CODA hors TVA 

L’ancien Six Payments a été repris par BNP Paribas Fortis et la commission est à présent soumise à une TVA de 21 %, mais ce montant n’est pas mentionné dans le fichier CODA. Il n’était donc plus possible de faire une ventilation en un montant brut et une commission. Expert/M a été modifié pour que cela soit malgré tout possible. Le nom de la contrepartie peut être Axepta, mais aussi BNP Paribas Fortis.
Par défaut, ce champ n’est pas coché. Si de la TVA est imputée sur la commission et si son montant n’est pas mentionné dans le fichier CODA, vous devez cocher ce champ. Si cette case est cochée, le montant de la TVA sur la commission est calculé au moyen du champ % TVA sur frais bancaires rempli dans l’écran du journal financier :

Remarque importante : une ventilation en un montant brut, une commission et la TVA sur la commission sera réalisée si le montant net et la commission du fichier CODA + la TVA calculée sur la commission équivalent au montant brut du fichier CODA. Si la somme ne correspond pas, le montant net sera comptabilisé sur le compte d'attente.

Lier à (à remplir par l'utilisateur !)

Ce champ doit être rempli par vous en tant qu'utilisateur ! Si ce champ n'est pas rempli, le lien n'est pas utilisé !
Pour l’utilisation de la ventilation en montant brut et commission pour les cartes de paiement, vous pouvez les lier au client, au fournisseur et au compte général.
La nouveauté est que vous pouvez aussi lier à des Frais bancaires avec TVA !!!
→ Lien de la commission si le champ Montant dans CODA hors TVA est coché pour la commission :
- Frais bancaires avec TVA : les comptes généraux sur lesquels la comptabilisation aura lieu proviennent du journal financier ;

ou
- Compte général : deux lignes d’inscription sont générées sur le compte général concerné : une ligne pour la commission hors TVA et une ligne pour le montant de TVA calculé.

→ Lien de la commission si le champ Montant dans CODA hors TVA n’est pas coché pour la commission :
- Compte général : la marche à suivre ne change pas et est connue : la commission est comptabilisée sur le compte général ; ou
- Frais bancaires avec TVA : le montant de la TVA est déduit de la commission et deux lignes seront aussi comptabilisées : une ligne avec les frais bancaires et une ligne avec la TVA.

Compte général (à remplir par l'utilisateur !)

Vous remplissez ici le compte général correct pour le montant brut et le montant de commission.