Facturation : Configuration
Généralités
Expert/M vous permet d'établir des factures simples. Expert/M propose une mise en page de facture standard que vous pouvez personnaliser (Configuration, Mises en page, Configuration facture). Vous trouverez de plus amples informations sur la personnalisation d'une mise en page sous Mises en pages
Pour pouvoir établir une facture, vous devez créer au moins un article.
Obligation de facturation éléctronique via Peppol à partir du 1er janvier 2026
Depuis le 1er janvier 2026, toute la facturation B2B en Belgique doit s'effectuer par voie électronique via le réseau Peppol. Qu'est-ce que cela implique ? Les factures doivent être échangées par voie électronique et dans un format structuré via Peppol. Un simple fichier PDF transmis par e-mail n'est plus suffisant. Votre entreprise doit donc être enregistrée sur le réseau Peppol pour pouvoir envoyer et recevoir des factures correctement. Voir Comment envoyer/recevoir une facture électronique via le réseau peppol ?
Contrôles automatiques lors de l'ouverture d'un dossier
Lors de l’ouverture d’un dossier, Expert/M contrôle automatiquement si :
- My.Adsolut.com est activé. Voir Activation de My.Adsolut.com
- Le lien e-invoicing est correctement paramétré dans la version 3. Voir Configurer le lien e-invoicing
Le statut peut être vérifié via :
E-invoicing – Configurer lien e-invoicing
(La version 3 permet d'envoyer des factures d'achat et de vente.)
Ce n'est que lorsque ces deux conditions sont remplies, indépendamment de la synchronisation du dossier, qu'Expert/M vérifie si le numéro d'entreprise est enregistré sur le réseau Peppol.
Notification si le numéro d'entreprise n'est pas enregistré
Si le numéro d'entreprise n'est pas enregistré, le message suivant apparaît :
« Attention : cette entreprise n’est pas encore enregistrée sur le réseau Peppol »
Cette notification est affichée :
- dans la barre de titre du dossier,
- sur la vignette Info Version.
Vous savez ainsi que l'entreprise n’est pas encore prête pour la facturation électronique via Peppol.
[Image]
Création de fichiers UBL et PDF (sans Peppol)
Vous pouvez également créer des fichiers UBL et PDF via la facturation, par exemple pour la facturation aux particuliers.
Ces fichiers sont générés séparément et ne sont pas envoyés via le réseau Peppol.
Sur la fiche client (champ Facturation électronique) et dans les paramètres de l'impression des documents, vous pouvez définir comment les factures sont traitées lors de leur impression :
- les documents sont simplement imprimés,
- ou un e-mail contenant les fichiers UBL et PDF des factures d'un client donné est créé,
- ou un e-mail contenant uniquement les fichiers PDF destinés à un client donné est créé. Les fichiers UBL et PDF générés sont enregistrés automatiquement à l'emplacement défini dans Configuration > Paramètres d'annexe.
Extra info:
Un fichier UBL est un fichier de facture électronique (XML) qui contient les données de la facture et qui peut être enregistré, envoyé par e-mail ou chargé individuellement.
Une facture Peppol est également un fichier UBL, mais elle est envoyée via le réseau Peppol à un destinataire enregistré et est vérifiée automatiquement.
Toutes les factures Peppol sont donc des factures UBL, mais toutes les factures UBL ne sont pas envoyées via le réseau Peppol.
Les paramètres de configuration et de création décrits dans ce chapitre s'appliquent à toutes les factures, qu'elles soient créées sous forme de fichier PDF, de fichier UBL ou de facture Peppol.
Configuration (indépendamment du mode de transmission)
Dans le menu Configuration, Facturation, vous déterminez comment vous souhaitez encoder les groupes d'articles, les articles, les données de facturation et le texte par code de ventilation, ainsi que les langues
Groupes d'articles
Configuration – Facturation – Groupes d’articles
[Image]
Copier description
• Modification et création : les nouvelles données de configuration et les modifications sont copiées
automatiquement vers les autres langues.
• Création : seules les nouvelles données de configuration sont copiées vers les autres langues, pas les
modifications.
Rechercher toutes les données
Ici, vous pouvez indiquer si vous souhaitez ou non rechercher les données à l'aide de <*> + <Entrée>.
Code alpha
• Pas unique : vous pouvez créer plusieurs groupes d'articles ayant le même code alpha.
• Unique : chaque groupe d'articles doit avoir un code alpha unique.
• Unique et champ-clé : le code alpha du groupe d'articles devient votre champ clé,
• au lieu du numéro, lors de la recherche, de la consultation, etc
Description
Vous indiquez les champs à afficher pour les groupes d'articles.
Articles
Configuration – Facturation – Articles
[Image]
Copier description
• Modification et création : les nouvelles données de configuration et les modifications sont copiées
automatiquement vers les autres langues.
• Création : seules les nouvelles données de configuration sont copiées vers les autres langues, pas les
modifications.
Rechercher toutes les données
Ici, vous pouvez indiquer ici si vous souhaitez ou non rechercher les données à l'aide de <*> + <Entrée>.
Code alpha
• Pas unique : vous pouvez créer plusieurs articles ayant le même code alpha.
• Unique : chaque article doit avoir un code alpha unique.
• Unique et champ-clé : le code alpha de l'article devient votre champ clé, au lieu du numéro, lors de la
recherche, de la consultation, etc.
Ventilation selon
Vous pouvez choisir d'encoder les articles à l'aide :
• d'un code numérique (plus rapide),
• d'un texte (plus clair).
Facturation
Configuration – Facturation – Facturation
[Image]
Bloc texte
Ici, vous indiquez le numéro d'un bloc de texte fixe qui, si vous le souhaitez, sera toujours imprimé sur les
documents de facturation.
Vous pouvez créer des blocs de texte via Gestion, Données de base, Blocs texte.
Imprimer directement
Indiquez si le document peut ou non être imprimé lors de l'acceptation.
TVA comprise
Cochez cette case si vos factures sont établies avec la TVA comprise.
Masquer montants 0
Si vous cochez cette case et que vous indiquez 0 dans les champs Nombre, Prix unitaire et Montant lors de
l'encodage de la facture, ces trois champs n'apparaîtront pas sur votre facture. Vous pouvez ainsi saisir du texte
dans la description de votre article sans qu'un montant ne soit imprimé.
Ventilation selon
Cette configuration vous permet de déterminer quel code de ventilation doit être proposé : celui de la fiche article
ou celui de la fiche client.
Si vous sélectionnez Article, le code de ventilation de l'article sera toujours proposé, quel que soit le code de
ventilation saisi pour le client. Il existe toutefois une exception : si aucun code de ventilation n’a été introduit pour
l’article, mais bien pour le client, celui du client sera proposé. Lors de la création des factures, il reste bien entendu
possible de modifier le code de ventilation.
Bloc texte mail sujet
Si vous envoyez une facture par e-mail, vous pouvez, si vous le souhaitez, déjà indiquer l'objet de l'e-mail dans un
bloc de texte afin qu'il soit automatiquement inséré lors de la création de l'e-mail.
Bloc texte mail détail
Vous pouvez également saisir les détails de l'e-mail dans un bloc de texte fixe afin que ce texte soit
automatiquement inséré dans les détails de l'e-mail lors de la création de celui-ci.
Envoyer fichiers UBL par mail
Si vous cochez cette option, un e-mail sera généré si vous sélectionnez l'option Envoyer factures électroniques lors
de l'impression et que le format UBL a été sélectionné dans la fiche client.
Paramètres de l'imprimante toujours afficher
Si vous souhaitez pouvoir définir les paramètres de l'imprimante pour chaque facture à imprimer, cochez cette
case.
Annexe
Lors de l'envoi de vos factures, vous avez la possibilité de joindre à votre e-mail ou à votre fichier Peppol une
annexe supplémentaire sous forme de fichiers PDF, par exemple un fichier PDF contenant les conditions de
facturation.
Fréquence décharge impression
Lors de l'impression d'un grand nombre de factures, la mémoire interne peut être fortement sollicitée, ce qui peut
entraîner la fermeture inattendue d'Expert/M. Le champ Fréquence décharge impression a été prévu pour éviter
une telle situation.
Indiquez ici le nombre de documents après lequel la mémoire utilisée doit être libérée automatiquement pendant
l'impression.
En règle générale, vous n'avez pas besoin de remplir ce champ.
Si vous rencontrez malgré tout des problèmes lors de l'impression d'un grand nombre de factures, vous pouvez
définir une valeur, par exemple 50.
Nom du fichier électronique (UBL/PDF/Peppol)
Vous pouvez déterminer vous-même la structure du nom de fichier des factures électroniques (UBL/PDF/Peppol).
Pour ce faire, sélectionnez les éléments à inclure dans le nom du fichier, ainsi que leur ordre et le signe de
séparationà utiliser.
Les éléments possibles sont les suivants :
• un texte fixe (texte libre),
• le numéro d'entreprise,
• le numéro du document,
• le type de document (notation courte ou longue),
• la date du document (vous avez le choix entre différents formats de date).
Pour chaque élément inclus, vous pouvez également indiquer à quelle position il doit apparaître dans le nom du
fichier.
Le bouton Exemple vous permet de visualiser immédiatement à quoi ressemblera le nom de fichier final basé sur la
configuration que vous avez définie
Texte par code de ventilation
Configuration – Facturation – Texte par code de ventilation
[Image]
Copier description
• Modification et création : les nouvelles données de configuration et les modifications sont copiées
automatiquement vers les autres langues.
• Création : seules les nouvelles données de configuration sont copiées vers les autres langues, pas les
modifications.
Rechercher toutes les données
Ici, vous pouvez indiquer ici si vous souhaitez ou non rechercher les données à l'aide de <*> + <Entrée>.
Description
Indiquez les champs à afficher lors de l'encodage de texte par code de ventilation.