Facturation : Saisie, impression et traitement

Facturation (établissement d'une facture, quel que soit le mode de transmission)

Généralités

Ce chapitre décrit les champs pouvant être utilisés lors de l'établissement d'une facture. Ces principes s'appliquent à toutes les factures, qu'elles soient transmises sur papier, au format PDF, sous forme de fichier UBL ou via Peppol. La transmission de factures via le réseau Peppol et les paramètres associés sont abordés dans un chapitre distinct : voir Option de menu E-invoicing – Facturation Peppol

Paramètres de la fiche client

Gestion – Données de base – Clients

Le champ Facturation électronique de la fiche client (Gestion, Données de base, Clients) vous permet de définir, 
par client, comment un document doit être imprimé. 

Vous disposez des possibilités suivantes : 

- Facturation : l'impression s'effectue à l'écran ou sur papier. 
- Format PDF : un e-mail contenant les fichiers PDF des factures pour ce client est créé. Il est important que 
le champ E-mail soit complété pour ce client. 
- Format UBL : un e-mail contenant les fichiers UBL des factures pour ce client est créé. Il est important que 
le champ E-mail soit complété pour ce client
- Format UBL + PDF : un e-mail contenant les fichiers UBL et PDF des factures pour ce client est créé. Vous 
devez également compléter le champ E-mail. 
- Format PEPPOL via numéro d'entreprise : pour créer et envoyer des factures Peppol aux clients dont le 
numéro d'entreprise est effectivement enregistré sur Peppol. Voir Paramètres de la fiche client
- Format PEPPOL via numéro GLN : pour créer des factures destinées aux clients enregistrés sur Peppol 
avec un numéro GLN (Global Location Number) plutôt qu'avec leur numéro d'entreprise. 
Voir Paramètres de la fiche client

Encodage des factures

Journaux – Facturation – Encodage factures

Vous pouvez établir les factures via Journaux, Facturation, Encodage factures. L'encodage s'effectue de la même 
manière que pour la chaîne de vente, à l'exception de ce qui suit :

1. Outre les factures et les notes de crédit, vous trouverez également les documents Note d'honoraires débit
et Note d'honoraires crédit.
2. Le montant total de la facture est constitué des différents articles. Lors de la facturation, un nombre et un 
prix sont demandés pour chaque article. Le montant de la ligne est donc toujours calculé comme suit : 
nombre × prix.
3. Vous pouvez imprimer chaque facture immédiatement en cochant la case Imprimer directement.

Si vous n'imprimez pas les factures immédiatement et que vous souhaitez en imprimer certaines plus tard, vous 
pouvez toujours le faire via Journaux, Facturation, Impression documents.

L'en-tête est complété de la même manière que le journal des ventes.

Annexe 

Vous pouvez ajouter une annexe en cliquant sur cette icône ou en faisant glisser un fichier vers ce bouton, par exemple à partir de l’explorateur. Pour supprimer une annexe, cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette icône ou sur l'écran d'encodage et sélectionnez Supprimer annexe.
[Image]

Document

Les documents sont les suivants : facture (F), note de crédit (C), note d'honoraires débit (ED) et note d'honoraires 
crédit (EC).

Imprimer directement

Lors de la saisie, vous décidez si le document sera imprimé ou non lors de son acceptation.
Avant d'imprimer le document, vous pouvez prévisualiser l'impression à l'écran en cliquant sur l'icône .
Vous pouvez également envoyer la facture par e-mail au format PDF et/ou UBL (voir plus haut sous Configuration, 
Facturation, Facturation et plus bas sous Journaux, Facturation, Impression documents).
Via la fiche client (champ Facturation électronique) et l'impression des documents (champ Imprimer), vous 
déterminez comment les factures doivent être imprimées : les documents sont simplement imprimés, un e-mail 
contenant les fichiers UBL et PDF des factures destinées à un client donné est créé, un e-mail contenant 
uniquement les fichiers PDF pour un client donné est créé ou les documents sont établis via Peppol.

[Image]

• Envoyer factures électroniques : tous les documents pour lesquels le client a été configuré comme PDF, 
  UBL + PDF et PEPPOL sont envoyés, par exemple par e-mail.
• Imprimer factures non électroniques : tous les documents pour lesquels le client a été configuré comme 
  facturer (sur papier) sont imprimés.
• Imprimer/envoyer toutes les factures : tous les documents de la sélection sont imprimés ou envoyés.
• Imprimer toutes les factures sur papier : tous les documents, tant électroniques que papier, sont 
  imprimés sur papier.

Montant

Le montant total de la facture est calculé automatiquement en multipliant le nombre d'articles par le prix unitaire, 
le cas échéant majoré de la TVA (ventilation).

Notre référence/Votre référence

Dans ces champs, vous pouvez insérer un lien vers des documents contenant des informations supplémentaires, en 
cliquant sur le bouton [Image] et en sélectionnant le fichier approprié ou en saisissant l'adresse manuellement. 
Vous pouvez ouvrir ce lien en appuyant sur <CTRL> + clic ou <CTRL> + <Entrée>.

Acompte

Il est possible d'encoder un acompte. L'utilisation de cet acompte se limite uniquement à l'impression de la facture 
(à condition que vous ayez défini les paramètres nécessaires lors de l'établissement de la facture). Aucun autre 
traitement comptable n'y est associé.
Communication structurée
Vous pouvez encoder une communication structurée. Celle-ci peut être utilisée lors du traitement des opérations 
financières pour rechercher les documents non soldés, ainsi que lors du traitement des documents de vente 
présents dans les fichiers CODA.

Onglet Intrastat

L'onglet Intrastat n'est visible que si vous avez indiqué, via Intrastat, Configuration Intrastat, que vous êtes soumis 
à l'obligation de déclaration Intrastat pour les exportations.

Configuration des paramètres des annexes

Configuration – Paramètres d'annexe

[Image]

Ici, vous pouvez définir un emplacement fixe où sont enregistrées les annexes. L'enregistrement s'effectue alors 
automatiquement. De même, lorsque vous liez des documents en annexe, ceux-ci sont automatiquement déplacés 
vers cet emplacement.

Les fichiers de facture envoyés et imprimés (XML et PDF) sont également enregistrés ici.

Lorsque tous les documents sont conservés au même endroit, l'adaptation en cas de modification de 
l'emplacement des annexes est relativement aisée. Les paramètres de cette méthode de travail peuvent être 
appliqués par dossier ou de manière globale.
 

Impression des factures

Journaux – Facturation – Impression documents

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Ce programme vous permet d'imprimer en une seule fois les documents qui n'ont pas été imprimés 
immédiatement ou de réimprimer des documents déjà imprimés.
Lorsque la sélection ne contient qu'un seul document, par exemple De document 1 – A document 1, vous pouvez 
également afficher à l'écran un aperçu avant impression.
Vous pouvez imprimer les factures en les classant par numéro de document ou par client. Lors du classement par 
client, les factures sont d'abord triées par client, puis par numéro de facture.
Si vous souhaitez qu'un texte d'accompagnement soit imprimé sur vos factures de vente lorsque vous utilisez 
certains codes de ventilation, vous pouvez le configurer vous-même. Dans le menu Gestion, Facturation, Texte par 
code de ventilation, saisissez un texte pour chaque type de document : facture (note d'honoraires débit) ou note 
de crédit (note d'honoraires crédit) (voir plus haut sous Gestion, Facturation, Texte par code de ventilation).

Contenu des factures 

Journaux – Ventes – Impression journal des ventes

Un récapitulatif du contenu peut être consulté via la chaîne de vente, car les factures sont enregistrées 
immédiatement dans le journal des ventes, même si elles ne sont pas centralisées.
 

Centralisation des factures

Journaux – Facturation – Centraliser factures

Vous pouvez enregistrer les factures de manière définitive dans la comptabilité.
Les documents de vente centralisés ne peuvent plus être supprimés. Après la centralisation, certains champs du 
document de vente peuvent toutefois encore être modifiés, à savoir : Date, Date d'échéance, Notre référence, 
Votre référence, Situation document et Données Intrastat.

Suppression des factures

Journaux – Supprimer document – Supprimer factures

Ici, vous pouvez supprimer en une seule fois plusieurs documents non centralisés.
Il est également possible de supprimer des factures via l'écran d'encodage de la facture ou des ventes. Sur l'onglet 
Aperçu, vous pouvez sélectionner les documents comptabilisés que vous souhaitez supprimer.