Aanmaningen: Configuratie

Natuurlijke personen

Algemene configuratie

 

Type aanmaning: Natuurlijke personen (niet BTW-plichtig) 

Het programma werkt met 3 niveaus van aanmaningen. U geeft in de configuratie het aantal dagen in wanneer de verschillende soorten aanmaningen moeten aangemaakt worden. 

Aanmaning 1 na dagen: keuze uit Factuurdatum en Vervaldatum 

Aanmaning 2 na dagen: op basis van de Vorige aanmaning 

Aanmaning 3 na dagen: op basis van de Vorige aanmaning 

Het niveau bepaalt de ernst van de situatie (hoe hoger het niveau, hoe langer er niet betaald is). 

Om te bepalen of een document op een aanmaning moet verschijnen, wordt er gekeken naar het type van elk niveau en een tijdsverloop (Aanmaning x na dagen). Er zijn 3 types: 

 

1. Factuurdatum
   Tijdsverloop wordt berekend t.o.v. de factuurdatum.
2. Vervaldatum 
   Tijdsverloop wordt berekend t.o.v. de vervaldatum.
3. Vorige aanmaning 
   Tijdsverloop wordt berekend t.o.v. de datum van de vorige aanmaning. 

Belangrijk: 
Voor het aanmaken van aanmaningen van niveau 2 en 3 kunt u bij natuurlijke personen enkel kiezen voor type Vorige aanmaning omdat er rekening moet gehouden worden met de wettelijke termijnen tussen 2 aanmaningen vooraleer er herinneringskosten mogen aangerekend worden. 

 

Bijelk niveauhoortookeentekstdie opdeaanmaningwordtafgedrukt.

Noteer dat die eerste gratis herinnering verschillende verplichte vermeldingen moet bevatten. Deze kunt u terugvinden op de site van FOD Economie.

Via het programma Ingave > Basisgegevens > Tekstblokken kunt u de nodige tekstblokken aanmaken. Dit kan ook rechtstreeks op de respectievelijke velden van de tekstblokken via ctrl + n.

De velden Tekstblok detail A en Tekstblok detail B worden afgedrukt in het detail van de aanmaning.

Indien u de aanmaningen mailt naar uw klant, dan kunt u tekstblokken voor het onderwerp en voor het detail van de mail voorzien en dit per aanmaningsniveau.

Aantal dagen na aanmaning 1 voor aanrekenen van verwijlintresten: u dient hierzelf het aantal dagen in te vullen. Indien dit niet werd ingevuld, dan is het niet mogelijk om een aanmaning te creëren voor de natuurlijkepersonen.

Belangrijk:
Als u de 1ste keer het configuratiescherm van de aanmaningen van de Natuurlijke personen opstart, dan is het verplicht om een getal in te geven in het veld “Aantal dagen na aanmaning 1 voor aanrekenen van verwijlintresten”. Dat kan 0 zijn. Het veld mag niet blanco gelaten worden, anders krijgt u een melding bij het afsluiten van het menupunt, namelijk “Aantal dagen is niet ingevuld!”. 

Na het verzenden van een eerste herinnering is er een wachttijd (wettelijk bepaald op 14 kalenderdagen). Het is de bedoeling dat de consument in deze tijd de juistheid van het gevorderde bedrag kan nagaan, en/of dat hij kan overgaan tot de betaling of betwisting van het bedrag.

Standaard mogen de verwijlintresten pas berekend worden na afloop van die wachttijd van 14 kalenderdagen. Deze 14 dagen beginnen te tellen:

• vanaf de 3de werkdag na de dag dat de herinnering werd verzonden per post
• vanaf de kalenderdag na de dag dat de herinnering op elektronische wijze werd verzonden. 
   

De gebruiker dient zelf te bepalen wat het aantal dagen is.

Als de schuldeiser een KMO is, mag de verwijlintrest al meteen vanaf de eerste kalenderdag na de verzenddatum van de eerste herinnering aangerekend worden. Expert/M houdt geen rekening met het feit dat de schuldeiser een KMO is.

Herinneringskosten

De eerste herinnering dient steeds gratis verstuurd te worden voor natuurlijke personen. De wetgever gaat ervan uit dat er verschillende redenen kunnen zijn voor het niet-tijdig betalen: bv vergetelheid,langdurige afwezigheid, niet ontvangen van een factuur, … 

 

Uitzondering: Bij een regelmatige levering van goederen of diensten (bv nutsvoorzieningen) moeten er slechts drie gratis van deze eerste herinneringen verstuurd worden binnen een termijn van één kalenderjaar. Vanaf de vierde laattijdige betaling mag de onderneming wel herinneringskosten aanrekenen. De maximale herinneringskost voor consumenten wordt bepaald in het Wetboek van economisch recht, Art. XIX.2.§2.

In Expert/M bestaat er geen configuratie om aan te duiden dat het gaat om regelmatige leveringen. De gebruiker dient zelf te weten of het gaat om een klant die regelmatige levering van goederen of diensten uitvoert. Daarvoor kan hij bij het aanmaken van een aanmaning bij selectie van één klant een reeks van documentnummers ingeven: zie verder bij Aanmaken aanmaningen.

Expert/M doet geen controle op de maximumwaarde. Het is aan de gebruiker om zelf de herinneringskosten in te vullen en de maximumwaarde te respecteren volgens hetgeen de wetgever bepaald heeft. 

Deze tabel bevat de herinneringskosten incl. portkosten per aanmaningsniveau en per munt. 

Forfaitaire kosten

Het bedrag van de forfaitaire schadevergoeding mag niet hoger zijn dan:

• 20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan 150 euro
• 30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is
• 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2.000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.

Voorbeeld: bij een niet-betaald bedrag van 1.000 euro mag de schuldeiser dus maximaal 65 + 5 % van 500 euro, dus in totaal 90 euro aan forfaitairevergoeding vragen (het voorbeeld komt van: Algemene regels bij niet-tijdigebetaling|FOD Economie(fgov.be)

Hou rekening met stevige sancties als u deze regels niet respecteert.

In Expert/M werden bovenstaande waarden per default ingevuld. 

Let wel: het gaat hier om maximum waarden. De gebruiker is zelf vrij om te kiezen om deze aan te passen en of hij al dan niet forfaitaire kosten zal aanrekenen, weliswaar steeds rekening houdend met de wettelijke bepalingen.

Rechtspersonen

Typeaanmaning:Rechtspersonen

Het programma werkt met 3niveaus van aanmaningen. Een document kan dus 4 stadia doorlopen:

1. nog geen aanmaning nodig geweest
2. het document is vermeld op een aanmaning van niveau 1, de eerste aanmaning
3. het document is vermeld op een aanmaning van niveau 2, de tweede aanmaning
4. het document is vermeld op een aanmaning van niveau 3, de derde aanmaning

Het niveau bepaalt de ernst van de situatie (hoe hoger, hoe langer er niet betaald is). Bij elk niveau hoort ook een tekst die op de aanmaning wordt afgedrukt. Deze tekst is opgeslagen als een tekstblok (zie Ingave, Basisgegevens, Tekstblokken).

Om te bepalen of een document op een aanmaning moet verschijnen, wordt er gekeken naar het type van elk niveau en een tijdsverloop (Aanmaning x na dagen). Er zijn 3 types:

1. Factuurdatum 
   Tijdsverloop wordt berekend t.o.v. de factuurdatum.
2. Vervaldatum 
   Tijdsverloop wordt berekend t.o.v. de vervaldatum.
3. Vorige aanmaning 
   Tijdsverloop wordt berekend t.o.v. de datum van de vorige aanmaning.

Niet alle combinaties van types zijn mogelijk:

• bij aanmaning 1 is er geen vorige aanmaning en is de keuze dus beperkt tot factuurdatum/vervaldatum
• eens overgeschakeld naar type Vorige aanmaning, kunt u niet meer teruggaan naar een ander type. Bv. Vervaldatum - Vorige aanmaning – Vervaldatum is niet toegelaten en zou ook niet logisch zijn.
• combinaties van factuurdatum én vervaldatum zijn niet mogelijk.

Tekstblokken detail A en B worden afgedrukt in het detail van de betalingsherinnering, vlak na het laatste document en dit op alle betalingsherinneringen.

Ook om de aanmaningen te kunnen mailen, kunt u tekstblokken per aanmaningsniveau ingeven. U kunt deze apart ingeven voor het onderwerp en voor het detail van de mail (de aanmaning wordt dan in bijlage bij de mail gevoegd).

Onderaan kunt u per munt herinneringskosten invullen. Deze kunt u ook per niveau van aanmaning invullen.

Er wordt per munt een aanmaning gemaakt.