Analytische boekhouding: 2. Modules

Analytischemodules

• Bepalen van de analytische module(s) - niveau(s)
• U bepaalt de structuur van uw analytische boekhouding.
• U kiest de module(s) die u wenst te verwerken nl. 1 of 2. Deze modules staan volledig los van elkaar.
• Per module bepaalt u het aantal niveaus.
• Het gebruik van verdeelsleutels wordt per module bepaald.
• U kunt een analytische module op non-actief plaatsen en achteraf terug activeren.

Permoduledientuonderstaandeveldenintevullen:

Omschrijving Nederlands - Français - English - Deutsch aan elke analytische module kunt u per taal een specifieke omschrijving koppelen.

Actief u activeert de analytische module door dit vakje aan te vinken. Indien dit niet aangevinkt staat zal er geen analytische verwerking voor deze module mogelijk zijn.

Gelijklopend met boekjaar u bepaalt hier of de analytische boekhouding de algemene boekhouding volgt.

Sleutels gebruiken u klikt dit aan indien u voor de geselecteerde module gebruik wenst te maken van verdeelsleutels.

100% verdeling u vinkt dit aan indien de verdeling van een verdeelsleutel voor 100% moet gebeuren. Vinkt u dit niet aan, dan kunnen verdeelsleutels gecreëerd worden die bvb. voor 70% automatisch verdelen.

Aantal niveaus u vult het aantal analytische niveaus in die u wenst bij te houden (min. 1 niveau – max. 5 niveaus per analytische module).

Gegevensperniveau:

Omschrijving Nederlands - Français - English - Deutsch u omschrijft het analytische niveau in de verschillende talen. Deze omschrijving wordt tijdens het ingeven en op de afdrukken weergegeven.

Codering de analytische rekening kan numeriek of alfanumeriek gecodeerd worden. Voor de alfanumerieke codering wordt er geen onderscheid gemaakt tussen kleine en grote letters.

Aantal posities u bepaalt de lengte van de analytische rekening. Bij een numerieke codering kan de lengte maximum 9 posities zijn en bij een alfanumerieke codering maximum 10 posities.

Vaste lengte indien dit veld aangevinkt staat moet elke analytische rekening van dit niveau uit het opgegeven aantal posities bestaan. Bvb. een alfacodering met aantal posities = 4 en vaste lengte staat aangevinkt → bij de creatie van de analytische rekening moeten de 4 posities opgevuld worden nl. 'Antw' is ok, 'Ant' kan niet.

Rechts enullen tijdens de creatie en de ingaven kan de analytische rekening automatisch rechts opgevuld worden met nullen bvb. 85 (enter) wordt 85000 indien de analytische rekening 5 posities lang is. Dit veld is enkel van toepassing bij een numerieke codering.

Configuratie analytische rekeningen

U configureert het ingeven van de analytische rekeningen

Ingave analytische rekeningen niveau 1-5

• Dit creatieprogramma laat toe om per niveau analytische rekeningen aan te maken of te wijzigen.
• De creatie van de analytische rekeningen kunt u ook opstarten vanuit de verschillende programma's m.b.t. de analytische boekhouding via Ctrl n.
• Ook creëert u via dit programma de verplichte wachtrekeningen.
• U heeft de mogelijkheid om beperkingen op te leggen bij het gebruik van de analytische rekeningen.

Via de beperkingen beslist u per analytische rekening welke analytische rekeningen van het onderliggend niveau wel of niet gebruikt mogen worden. Enkel analytische rekeningen die u invult bij de beperkingen, zullen kunnen worden gebruikt. Selecteert u GEEN beperkingen, dan kunnen ALLE onderliggende analytische rekeningen gebruikt worden.

Module u selecteert module 1 of 2 d.m.v. de selectiebox.

Analytische rekening 

U geeft de numerieke of alfanumerieke codering in van de nieuwe analytische rekening.

Bij een numerieke codering zullen, indien 'Rechts enullen' aangevinkt staan bij de configuratie van het niveau, de rechts enullen automatisch ingevuld worden. Voor de alfanumerieke codering wordt er geen onderscheid gemaakt tussen kleine en grote letters. Het aantal in te vullen posities is beslist in de configuratie van de analytische rekeningen.

Oms. Nederlands - Français - English -  Deutsch u kunt in de opgevraagde talen de omschrijving van de analytische rekening ingeven.

Verdeelsleutel 

u geeft de verdeelsleutel in die standaard moet worden voorgesteld tijdens het boeken. Deze verdeelsleutel kan tijdens het boeken nog steeds gewijzigd worden (zie Verdeelsleutels). Het programma controleert of de verdeelsleutels in overeenstemming zijn met de beperkingen.

Beperkingen 

Indien er een beperkt aantal analytische rekeningen gebruikt mogen worden, dient u deze in te vullen. U geeft dus de analytische rekeningen van het onderliggend niveau in die WEL gebruikt mogen worden bij dit niveau.

Wachtrekeningen

• De wachtrekening wordt gebruikt indien u tijdens de ingave niet de juiste analytische rekening kunt toekennen.
• Deze analytische rekeningen dient u verplicht in te vullen voor elk niveau per module.

Per module wordt er per geconfigureerd niveau een wachtrekening opgevraagd.

U vult per niveau de analytische wachtrekening in die als 'Nog te verdelen' gebruikt moet worden. Alle niveaus zijn steeds verplicht. Wanneer u voor een niveau geen analytische rekening invult, zal voor dit niveau, en alle verder onderliggende niveaus, automatisch de betreffende wachtrekening worden ingevuld.

Afdrukrekeningen

Via Afdruk > Analytisch > Rekeningenniveau 1 –5 kunt u de gecreëerde rekeningen per niveau afdrukken.

Grootboekrekeningen code analytisch

U bepaalt via deze configuratie welke grootboekrekeningen analytisch verwerkt worden.

Module u selecteertmodule 1 of 2 d.m.v. de selectiebox.

Klasse 

Per klasse kunt u bepalen of u deze analytisch wenst te registreren.

Afhankelijk van het (de) ingegeven cijfer(s) worden de grootboekrekeningen beginnend met dit (deze) cijfer(s) opgenomen in de analytische boekhouding.

Van het eerste tot het vijfde cijfer van de klasse van de grootboekrekeningen kunt u ingeven. Bvb. 612 -> alle grootboekrekeningen beginnend met 612 zullen analytisch verwerkt worden, bvb. 61 -> alle grootboekrekeningen beginnend met 61 zullen analytisch verwerkt worden.

Opmerking: geboekte bedragen op grootboekrekeningen die niet toegelaten zijn in een bepaalde ketting (bvb. centralisatie BTW 451) en waarbij de code analytische historieken wordt bijgehouden, worden automatisch toegewezen aan de wachtrekening.

Analytische historieken 

u bepaalt hoe de analytische boekingen bijgehouden moeten worden. U kunt kiezen voor 'geen', 'gecentraliseerd' of 'in detail'. Afhankelijk van deze code

wordt een saldo (al dan niet in detail) weergegeven op de verschillende analytische afdrukken zoals bvb. de analytische dagboeken.

Geen = de grootboekrekening wordt niet meer weergegeven bij de analytische afdrukken. Indien u een bepaalde grootboekrekening niet meer analytisch wenst te verwerken zet u deze code op 'geen'.

Gecentraliseerd = er wordt per centralisatie een historiek weergegeven op de analytische afdrukken. In detail = voor elke boekingslijn op de analytische rekening wordt een lijn weergegeven.

De gekozen selectie kan steeds gewijzigd worden.

Afdruk analytische grootboekrekeningen

Afdruk > Analytisch > Grootboekrekeningen

Ingave analytische verdeelsleutels

• De verdeelsleutels dienen om de uitsplitsing naar de verschillende analytische rekeningen tijdens het boeken voor te stellen of automatisch te registreren.
• De verdeling via verdeelsleutels gebeurt steeds van links naar rechts, d.w.z. dat een bedrag dat toegewezen is op niveau 1 verdeeld wordt onder de analytische rekeningen behorend tot niveau 2, die op hun beurt verdeeld worden onder de analytische rekeningen van niveau 3, ...
• U bepaalt per module of u wenst gebruik te maken van de verdeelsleutels (Configuratie - Analytisch - Modules).
• Ook kunt u in de analytische diversen gebruik maken van verdeelsleutels voor het verdelen van bedragen van analytische rekeningen naar andere analytische rekeningen of voor afboeken van het saldo van de wachtrekening naar de juiste analytische rekeningen.
• Voor de defaulteenheden geboekt op de grootboekrekeningen, wordt de verdeelsleutel ook toegepast en zullen de eenheden procentueel verdeeld worden.
• De verdeelsleutels kunnen gekoppeld worden aan de grootboekrekening en/of analytische rekening zodat deze voorgesteld worden tijdens het boeken. De voorgestelde verdeelsleutel kan worden gewijzigd tijdens het boeken. De voorgestelde bedragen kunt u nog wijzigen.

Eventuele niet-automatisch verdeelde bedragen worden toegewezen aan een wachtrekening.

De verdeelsleutels voor de uitsplitsing naar de analytische rekeningen van niveau 1 kunnen worden gekoppeld aan de grootboekrekeningen via Ingave - Analytisch - Verdeelsleutels grootboekrekeningen.

De verdeelsleutels voor de uitsplitsing naar de analytische rekeningen naar de niveaus 2, 3, 4 en 5 kunt u via het ingavescherm van de analytische rekeningen koppelen.

Module 

u selecteert module 1 of 2 d.m.v. de selectiebox. Nummer u geeft het nummer van de nieuwe verdeelsleutel in. Alfacode u geeft de alfacode van de verdeelsleutel in.

Niveau 

u bepaalt voor welk niveau u een verdeelsleutel wenst te creëren. Ofwel creëert u een

verdeelsleutel voor een grootboekrekening of voor een analytisch niveau. De verdeelsleutel bevat dan de uitsplitsing naar de rekeningen van het volgende niveau.

Oms. Nederlands - Français - English - Deutsch u kunt in de opgevraagde talen de omschrijving van de verdeelsleutel ingeven.

Analytische rekeningen 

u voorziet de analytische rekeningen die opgenomen moeten worden in de verdeling. U kunt bestaande analytische rekeningen consulteren of nieuwe aanmaken.

De omschrijving van de analytische rekeningen worden weergegeven.

% u vult het percentage in. Indien u opteert voor de 100%verdeling (Configuratie- Analytisch - Modules), moet het totaal van de verdeelde percentages steeds 100% zijn.

Verdeelsleutels grootboekrekeningen

• U kunt de verdeelsleutels koppelen die dienen voor de uitsplitsing van de bedragen van de grootboekrekeningen naar de analytische rekeningen van niveau 1.
• Enkel de grootboekrekeningen die analytisch worden verwerkt, worden hier voorgesteld.

Module u selecteert module 1 of 2 d.m.v. de selectiebox.

Van / tot rekening u selecteert de grootboekrekeningen waaraan u een verdeelsleutel wenst te koppelen en drukt op de knop om het overzicht op uw scherm te bekomen.

Grootboekrekening het nummer van de grootboekrekening wordt weergegeven.

Omschrijving de omschrijving van de grootboekrekening wordt weergegeven.

Verdeelsleutel u geeft de alfacode van de verdeelsleutel in die u wenst te koppelen aan de geselecteerde grootboekrekening.