CARO: Importeren

Je moet het standaardpad voor de CARO‑bestanden ingeven of aanduiden via de knop Bladeren.
Laat je het veld Standaardpad CARO‑bestanden leeg, dan kunnen er geen CARO’s geïmporteerd worden.

Zorg ervoor dat je de map kiest waarin de CARO‑bestanden zich bevinden.
Bevinden de CARO‑bestanden zich in meerdere onderliggende mappen, dan beperk je het pad tot het niveau waar de verdeling van de mappen begint.

Meer uitleg a.d.h.v. onderstaand voorbeeld 1:

Als de bijhorende pdf‑bestanden zich in een onderliggende map van het standaardpad van de CARO‑bestanden bevinden, dan zie je dat er daarnaar verwezen wordt in de kolom “Onderliggende map Pdf‑bestand” (zoals te zien is op de schermafdruk in voorbeeld 1).

In dat geval wordt het pdf‑bestand als bijlage aan het uittreksel gekoppeld, op voorwaarde dat het pdf‑bestand exact dezelfde naam heeft als het CARO‑bestand.

Als de pdf‑bestanden zich bevinden in een map die niet onderliggend is aan de map van de CARO‑bestanden (bijvoorbeeld in een map op hetzelfde niveau), dan duid je bij het standaardpad een pad aan zodat zowel de CARO‑bestanden als de pdf‑bestanden onderliggend zijn aan het standaardpad.

Zie onderstaande schermafdruk voorbeeld 2 voor meer duidelijkheid.

In dit voorbeeld wordt verwezen naar:

• C:\CARO als standaardpad voor de CARO‑bestanden (zie schermafdruk 1 voorbeeld 2)
• Maar de CARO‑bestanden zelf bevinden zich in de map C:\CARO\TO DO
• De pdf‑bestanden bevinden zich in de map C:\CARO\PDF

Doelmap CARO/PDF-bestanden

De doelmap kun je bepalen door Doelmap CARO/PDF‑bestanden manueel in te vullen of via de knop Bladeren.

Standaard worden alle voorgestelde CARO‑bestanden aangeduid als “Geselecteerd” = “Ja”.
Wens je één of meerdere bestanden te deselecteren, dan kun je dit doen door <CTRL> ingedrukt te houden en met de linkermuisknop op de gewenste lijnen te klikken.

Als je het veld Voorbeeldscherm pdf tonen aanvinkt, dan wordt het pdf‑bestand van het geselecteerde CARO‑bestand in een apart scherm getoond.

Via het veld Standaard ‘Alles selecteren’ kun je configureren of de CARO‑bestanden bij een volgende import standaard wel of niet automatisch aangeduid moeten worden als “Geselecteerd” = “Ja”.

In de grid van het Overzicht van de CARO‑bestanden kun je via de toets Shift een reeks opeenvolgende CARO‑bestanden in één keer selecteren, in plaats van bestand per bestand aan te duiden met Ctrl + klik.

Werkwijze:

1. Klik op de eerste lijn die je wil opnemen in de import.
2. Druk Shift in en klik op de laatste lijn die je wil selecteren.
   → De kolom “Geselecteerd” staat nu op “Ja” voor alle CARO‑bestanden binnen deze reeks.

Wil je naast deze reeks nog extra afzonderlijke CARO‑bestanden selecteren?
→ Dan kun je dit doen door Ctrl ingedrukt te houden en op het gewenste bestand te klikken.

Als je het veld Periode ingeven aanvinkt, dan kun je zelf aanduiden in welk boekjaar, boekhoudperiode en btw‑periode de CARO‑bestanden moeten worden geïmporteerd.
Het huidige boekjaar, de huidige boekhoudperiode en btw‑periode worden automatisch voorgesteld.

Als je dit veld niet aanvinkt, dan gebeurt de bepaling van het boekjaar en de boekhoud‑ en btw‑periode op basis van de tag <EndDate> in het CARO‑bestand.

Klikken op de knop Verwerken start de import.

Doorklikken naar Ingave financieel

Het is mogelijk om in het overzicht van de verwerkte uittreksels (waar Verwerkt = ja) te dubbelklikken op een lijn.
Zo kun je doorklikken naar Ingave financieel om eventueel lijnen die op de wachtrekening werden geboekt alsnog toe te wijzen via Shift + F3.

Pdf‑bestanden als bijlage bij CARO‑uittreksels

CodaBox levert bij een CARO‑bestand ook een pdf‑bestand met de leesbare versie van het afschrift.

Als er een pdf‑bestand bestaat:

• in dezelfde map of in een onderliggende map,
• én met identieke bestandsnaam als het verwerkte CARO‑bestand,

→ dan wordt deze pdf automatisch als bijlage gekoppeld aan het uittreksel op het moment van de import.

Je kunt deze bijlage openen via Open bijlage in het menu Ingave financieel.