CODA: Importeren CODA

Juiste map kiezen

Kies de map waaronder de CODA‑bestanden zich bevinden.
Staan ze in meerdere onderliggende mappen, dan beperk je het pad tot het niveau waar de mappen zich beginnen te splitsen.

Voorbeeld 1 – CODA‑bestanden in meerdere onderliggende mappen

Onder de map C:\CODA staan bijvoorbeeld mappen van 3 banken.

→ Je duidt als standaardpad C:\CODA aan,
zodat je alle CODA‑bestanden uit de onderliggende mappen ziet.
 

Als je C:\CODA\BANK A als pad instelt, zie je de bestanden van BANK B en BANK C niet.

Wanneer een bijhorend PDF‑bestand zich in een onderliggende map bevindt en dezelfde naam heeft als het CODA‑bestand, dan wordt dit automatisch gekoppeld en getoond in de kolom Onderliggende map PDF‑bestand.

Voorbeeld 2 – PDF‑bestanden niet onderliggend aan het CODA‑pad

Stel:

• CODA’s staan in C:\Test coda\to do
• PDF’s staan in C:\Test coda\pdf

Je kiest dan C:\Test coda als standaardpad.
 
Kies je enkel to do, dan worden de PDF’s niet gevonden en dus niet gekoppeld.

Doelmap CODA/PDF‑bestanden

Je bepaalt de doelmap handmatig of via Bladeren.

Bij gebruik van CodaBox

Als Verwerking met CodaBox is aangevinkt in Centraal dossierbeheer > Beheer,
en je werkt met de CodaBox‑mappenstructuur, dan laat je de doelmap in
Dagboeken > CODA > Import CODA gewoon leeg.
De CODA’s komen dan automatisch terecht in de Done‑map van CodaBox.

Wil je toch een andere doelmap instellen, dan vul je ze hier in.

Wat gebeurt er met de doelmap?

Wanneer je een doelmap invult:

• de CODA‑ en PDF‑bestanden worden verplaatst naar deze map na de import
• de teller Te verwerken bestanden wordt aangepast

Let op:
De doelmap moet:

• schrijfrechten hebben voor jou als gebruiker
• verschillend zijn van het standaardpad

Zoniet:

• worden er geen CODA‑bestanden getoond
• verschijnt er een waarschuwing

Laat je de doelmap leeg, dan worden de bestanden niet verplaatst.

CODA‑bestanden selecteren

Alle CODA‑bestanden worden standaard aangeduid als Geselecteerd = Ja.

• Deselecteren: CTRL ingedrukt houden + klikken
• Reeks selecteren: Klik op de eerste lijn → SHIFT ingedrukt houden → klik op laatste lijn
• Andere bijkomende selecties: CTRL + klik

Volgorde van inlezen

De CODA‑bestanden worden ingelezen volgens het kleinste uittrekselnummer.
De sortering gebeurt op bestandsnaam.

Voorbeeldmap

Na het invullen van de doelmap verschijnt een voorbeeldpad.

Voorbeeldscherm PDF tonen

Als je Voorbeeldscherm PDF tonen aanvinkt, wordt het PDF‑bestand van het geselecteerde CODA‑bestand in een apart scherm weergegeven.

Extensies CODA‑bestanden

Het veld Extensies CODA‑bestanden bepaalt welke bestanden worden herkend als CODA.

Standaard staat hierin:

*.COD; *.DAT

Wil je een extra extensie (bijv. *.CD2), dan voeg je toe:

*.COD;*.DAT;*.CD2

Let op: Zet nooit * .* → dit toont ALLE bestanden, wat zware vertraging veroorzaakt.

• Leegmaken mag niet → dan worden geen CODA‑bestanden gevonden.
• Dit veld is enkel voor tekstbestanden, niet voor XML.

Standaard ‘Alles selecteren’

Via dit veld bepaal je of bij een volgende import de CODA‑bestanden automatisch geselecteerd moeten worden.

Overzicht CODA‑bestanden

Je kan in dit overzicht:

• een reeks selecteren via SHIFT
• individuele selecties toevoegen via CTRL + klik

Periode ingeven

Vink Periode ingeven aan als je zelf wil bepalen:

• boekjaar
• boekhoudperiode
• btw‑periode

Laat je dit uit, dan wordt de periode bepaald volgens de eindsaldodatum uit het CODA‑bestand.

Import starten

Klik op Verwerken om de import te starten.

Belangrijk: In een CODA‑bestand wordt geen boekhoudperiode meegegeven.
De boekhoud- en btw‑periode wordt bepaald door de uittrekseldatum.

Zonder documentnummer 

Wanneer in de CODA-bestanden geen uittrekselnummer wordt meegegeven, dan zal bij de import van zulke bestanden steeds het laatste documentnummer +1 worden genomen. Het is daarom belangrijk om dergelijke uittreksels in volgorde in te lezen.