CODA: Uitsplitsing in bruto en commissie van betaalkaarten
Betaalkaarten: uitsplitsing in bruto en commissie
Algemeen
Het is mogelijk om de door ons gekende betaalorganisaties op een gemakkelijke manier te importeren in Expert/M via Dagboeken > CODA > Import/Export koppeling tekst uit CODA.
Meer uitleg hierover vind je hieronder terug:
Wat wordt bedoeld met “door ons gekende betaalorganisaties”?
Dit zijn betaalkaarten van betaalorganisaties die door onze Expert/M‑gebruikers werden aangevraagd en waarvoor wij een koppeling konden voorzien op basis van CODA‑bestanden die gebruikers aanleverden.
Indien je werkt met een betaalkaart die door ons nog niet gekend is, kun je ons dit bezorgen via een CODA‑bestand en bezorgen wij jou vervolgens een XML‑bestand waarmee je deze kaart aan je dossier kunt toevoegen.
Import/Export koppeling tekst uit CODA
Via dit programma is het mogelijk om de door ons gekende betaalorganisaties te importeren in je dossier via Dagboeken > CODA > Import uit meegeleverde gekende betaalkaarten.
Daarnaast kun je ook zelf aangemaakte koppelingen van betaalkaarten en andere koppelingen exporteren naar een eigen bestand (selectie Export) om deze nadien in een ander dossier te importeren (selectie Import).
Import uit meegeleverde gekende betaalkaarten
Wanneer je kiest voor “Import uit meegeleverde gekende betaalkaarten” en op Laad gegevens klikt, worden alle door ons gekende betaalorganisaties geladen en voorgesteld.
Per betaalorganisatie bestaan er 2 lijnen:
- een brutolijn
- een commissielijn
Als je een uitsplitsing wilt in bruto en commissie, is het dus noodzakelijk dat beide lijnen geïmporteerd worden.
De lijnen die je wilt importeren duid je aan via Ctrl + klik.
Wil je alles importeren, dan gebruik je de knop Alles selecteren.
Met de knop Import start je de import.
Indien er reeds een koppeling bestaat voor een bepaalde betaalkaart, verschijnt een melding met de vraag of deze al dan niet overschreven mag worden.
De geïmporteerde lijnen komen terecht in het menu Koppeling tekst uit CODA.
Je kunt ze daar openen om een grootboekrekening, klant, leverancier, dagontvangsten, bankkosten met btw en eventueel een referte toe te kennen.
Import
De selectie “Import” mag u alleen gebruiken voor een bestand dat aangemaakt werd via de selectie “Export”.
Het is niet de bedoeling dat u als gebruiker zelf een XML‑bestand gaat creëren.
Het kan ook zijn dat Expert/M voor u nog een instelling moet voorzien voor een betaalkaart die nog niet door ons voorzien werd en waarvan u de uitsplitsing in bruto‑ en commissiededrag wenst.
Dan is het mogelijk om u daarvan een XML‑bestand te bezorgen dat u kan inlezen via de selectie “Import”.
Bij deze import zal het veld “Koppelen aan” op “Nog te bepalen” gezet worden.
Dus koppelingen aan een grootboekrekening worden niet overgenomen omdat niet ieder dossier dezelfde grootboekrekeningen bevat en dit fouten zou kunnen opleveren.
Dit betekent dat u voor alle lijnen van deze import nog een grootboekrekening moet toewijzen via het menu “Koppeling tekst uit CODA”.
Export
U kan deze mogelijkheidgebruiken indien u zelf koppelingen hebt aangemaakt voor betaalkaarten en u wenst deze In een ander dossier te Importeren.
Bv. u beschikt over 3 betaalterminals met elk een eigenterminalnummer en u wenst per terminal een andere grootboekrekening te gebruiken voor het brutobedrag. Het commissiebedrag mag telkens op dezelfde rekening gezet worden. Het gaat over de betaalkaart SODEXO PASS. D.w.z. dat u voor de betaalkaartSODEXOPASS 6lijnengemaakthebtIn “KoppelingtekstuitCODA”,namelijk3voorhetbrutobedrag en 3 voor het commissiebedrag met telkens een vermelding van het terminalnummer als referte.
Het is ook mogelijk om voor de andere koppelingen tekst uit CODA (dus niet alleen deze voor de betaalkaarten) een exportbestand aan te maken.
Koppeling tekst uit CODA m.b.t. de betaalkaarten
Het menupunt Koppeling tekst uit CODA werd uitgebreid en wordt nu ook gebruikt in de plaats van het vroegere menupunt Boekingsgegevens betaalkaarten.
Per betaalkaart is het de bedoeling dat er 2 lijnen aangemaakt worden, nl.
1 lijn voor de boeking van het brutobedrag en
1 lijn voor de boeking van het commissiebedrag (zie printscreens).
De instellingen van de door ons gekende betaalorganisaties zijn aanwezig in het pakket en kunnen op een eenvoudige manier in uw dossier geïmporteerd worden via het menupunt “Import/Export uit koppeling tekst uit CODA” (uitleg zie hoger).
Het enige wat u nog moet voorzien, is de koppeling aan een grootboekrekening, klant/leverancier, bankkosten met btw (veld Koppelen aan) voor zowel het brutobedrag als het commissiebedrag.
U hoeft het veld Rekeningnummer of referte niet in te geven, tenzij u met meerdere terminals werkt en u per terminal een verschillende grootboekrekening wilt koppelen. Dan is het nodig om per terminalnummer een brutobedrag én een commissiebedrag te voorzien.
Voorbeeld
Karel heeft 3 winkels en krijgt een doorstorting van SODEXO PASS voor:
- winkel 1 → terminalnummer 12345 01
- winkel 2 → terminalnummer 12345 02
- winkel 3 → terminalnummer 12345 03
Dit terminalnummer wordt meegegeven in de vrije mededeling in het CODA‑bestand.
Karel wenst:
- brutobedrag
- winkel 1 → 580100
- winkel 2 → 580200
- winkel 3 → 580300
- commissiebedrag
- voor álle winkels → 650100
Werkwijze
Er moeten in totaal 6 lijnen ingegeven worden voor SODEXO PASS:
- 3 lijnen voor het brutobedrag (580100, 580200, 580300)
telkens met referte voor winkel 1, 2 en 3 - 3 lijnen voor het commissiededrag
telkens met referte voor winkel 1, 2 en 3
(allen op rekening 650100)
De eerste lijnen voor bruto en commissie (winkel 1) zullen sowieso geïmporteerd moeten worden vanuit Expert/M naar uw dossier, omdat daar de correcte instellingen werden voorzien onder het kader Bedrag (zie printscreen op de vorige pagina), nl.:
- Herkenning (tag)
- Startpositie bedrag
- Max. (vaste) lengte
- Aantal decimalen
- Decimaal teken
- Minteken
- Soort bedrag
Na de import gaat u naar Koppeling tekst uit CODA en selecteert u:
Voor winkel 1
- brutobedrag → referte 12345 01, grootboek 580100
- commissie → referte 12345 01, grootboek 650100
Voor winkel 2
- opnieuw importeren
- brutobedrag → referte 12345 02, grootboek 580200
- commissie → referte 12345 02, grootboek 650100
Voor winkel 3
- opnieuw importeren
- brutobedrag → referte 12345 03, grootboek 580300
- commissie → referte 12345 03, grootboek 650100
Naam tegenpartij
In het kader van de betaalkaarten wordt de tekst gezocht in het 23‑record in het CODA‑bestand vanaf positie 48 tot 82.
De naam van de tegenpartij is daarom beperkt tot 35 alfanumerieke karakters.
- Kleine letters of hoofdletters spelen geen rol.
- Het is ook niet verplicht om de volledige naam in te vullen.
- Als er meerdere records ingesteld worden die herkenning opleveren via “Naam tegenpartij”, dan krijgt de langste tekst voorrang.
- Als de volledig identieke naam uit het 23‑record ingesteld wordt, dan krijgt die voorrang.
- Indien er een te lange naam ingesteld wordt, zal deze instelling geen herkenning opleveren.
Als dit veld leeg is, dan wordt er niet gezocht op “Naam tegenpartij” in het 23‑record. In dat geval moet er verplicht een “Rekeningnummer of Referte” ingesteld worden.
Referte
Deze tekst wordt gezocht in de volledige vrije mededeling uit het CODA‑bestand.
- Als er niets is ingevuld in dit veld, dan moet het veld “Naam tegenpartij” verplicht ingevuld worden.
- Als “Naam tegenpartij” ingevuld is, is een referte niet verplicht.
- De langste tekst krijgt voorrang.
- Als beide velden ingevuld zijn, worden alleen teksten behouden waaraan beide voorwaarden voldoen.
De volgorde is dan: Naam tegenpartij heeft voorrang op Referte.
Herkenning (tag) en Start positie bedrag
Om een uitsplitsing in bruto‑ en commissiebedrag te bekomen, is het nodig om tweemaal “Koppeling tekst uit CODA” aan te maken met:
- hetzelfde veld “Naam tegenpartij”
- eventueel hetzelfde veld “Referte”
- maar verschillende tags, bv. BRT: en C: (afhankelijk van wat in het CODA‑bestand staat)
Sommige organisaties gebruiken vaste tags, anderen gebruiken vaste posities voor bedragen.
Het is mogelijk om:
- enkel de “Tag”,
- enkel “Start positie bedrag”,
- of beide velden in te stellen.
Omschrijving
Dit veld is louter ter informatie voor de gebruiker om te weten of de aangemaakte koppeling een bruto‑ of een commissiebedrag is.
De keuze “niet van toepassing” wordt gebruikt wanneer de koppeling tekst niets te maken heeft met de instellingen voor betaalkaarten.
Max. (vaste) lengte
Dit veld moet worden ingesteld voor bedragen die in een aansluitende cijferreeks worden doorgegeven zonder decimaal teken.
Verdere uitleg wordt niet gegeven omdat dit technisch is.
Aantal decimalen
Dit moet worden ingesteld wanneer het bedrag bestaat uit enkel cijfers, zonder punt of komma.
Ook dit is technisch.
Decimaal teken
Dit veld geeft aan welk decimaal teken gebruikt wordt.
Voorbeeld: SIX PAYMENT SERVICES gebruikt een punt in plaats van een komma.
Normaal hoeft de gebruiker dit niet in te stellen.
Minteken
Alleen in te stellen als er effectief een - (minteken) voorkomt net voor of net na het bedrag.
Soort bedrag
De mogelijkheden zijn:
- Zelfde teken als het uit te splitsen bedrag
- Tegenovergesteld teken
- Bedrag in CODA excl. btw (NIEUW — o.a. voor Axepta / BNP Paribas Fortis)
Het vroegere Six Payments werd overgenomen door BNP Paribas Fortis, dat nu 21% btw aanrekent op de commissie.
Dit btw‑bedrag wordt niet vermeld in het CODA‑bestand, waardoor een klassieke uitsplitsing niet mogelijk was.
Daarom werd in Expert/M een uitbreiding voorzien om dit toch te kunnen verwerken.
De naam van de tegenpartij kan Axepta zijn, maar ook BNP Paribas Fortis.
Standaard staat dit veld uitgevinkt.
Indien btw wordt aangerekend op de commissie en dit bedrag niet in het CODA‑bestand vermeld wordt, moet u dit veld aanvinken.
De btw wordt dan berekend op basis van het veld % Btw op bankkosten in het financieel dagboek.
Belangrijk:
Een uitsplitsing wordt alleen correct geboekt in
- brutobedrag
- commissie
- btw op de commissie
als:
nettobedrag + commissie + btw = brutobedrag uit CODA
Indien de som niet klopt, wordt het nettobedrag geboekt op de wachtrekening.
Koppelen aan (verplicht door gebruiker!)
Dit veld moet door u als gebruiker ingevuld worden.
Indien niet ingevuld → koppeling wordt niet gebruikt.
U kunt koppelen aan:
- klant
- leverancier
- grootboekrekening
- bankkosten met btw
Koppeling wanneer ‘Bedrag in CODA excl. btw’ is aangevinkt
Bankkosten met btw:
De grootboekrekeningen komen uit het financieel dagboek.
of
Grootboekrekening:
Er worden 2 boekingslijnen geboekt:
- commissie excl. btw
- berekend btw‑bedrag
Koppeling wanneer ‘Bedrag in CODA excl. btw’ is uitgevinkt
Grootboekrekening:
De commissie wordt normaal geboekt.
of
Bankkosten met btw:
Het btw‑bedrag wordt uit de commissie gehaald, en er worden 2 lijnen geboekt:
- bankkosten
- btw
Grootboekrekening (verplicht)
Hier vult u de juiste grootboekrekening in voor:
- het brutobedrag
- het commissiebedrag