Expert /M : Het aanmaken van een VATREFUND XML bestand

Hoe maak ik een vatrefund bestand aan ? Wat zijn de voorwaarden waaraan moet voldaan worden ? 

De VATREFUND is de elektronische aanvraag voor de terugbetaling van betaalde buitenlandse btw. 
 
De VATREFUND toepassing van FOD Financiën in België is gericht op de Belgische belastingplichtige bedrijven die de hun aangerekende buitenlandse btw willen terugvorderen. Het gaat om invoer/aankopen van goederen en diensten uit EU-lidstaten. 
 

1) De configuratie van een leverancier die lid is van EU. 

Indien men een leverancier aanmaakt die lid is van de EU komen er 2 velden in de leveranciersfiche tevoorschijn. Namelijk VATREFUND code & VATREFUND subcode. Bij deze kan u specifiëren over welk type goederen het gaat. Deze 2 velden zullen later uit de leveranciersfiche worden overgenomen naar de boeking en automatisch worden voorgesteld. 
 

2) Ingave van een aankoop op een leverancier die lid is van de EU volgens specifieke voorwaarden. 
 

Indien u een aankoopdocument wilt boeken waarvan u de btw via de VATREFUND wenst terug te vragen, maakt u gebruik van de ventilatiecode 22 Diversen buiten btw in combinatie met het veld Code aard op de detaillijn: Maatstaf van heffing (VAT Refund) en Btw bedrag (VAT Refund). Voor een correcte opname in de aangifte bent u verplicht om de boeking uit te splitsen over 2 lijnen.  Een lijn met de maatstaf van heffing en een lijn met de buitenlandse btw. 
 
Voor de code aard Maatstaf van heffing (VAT Refund) zult u de extra velden voorgesteld krijgen. Zie figuur. 
 
De keuzes die u gemaakt hebt bij de leverancier of de grootboekrekening worden voorgesteld maar deze kunt u hier nog wijzigen. 
 
De extra functionaliteit is alleen beschikbaar bij een Europese, niet Belgische leverancier
 

3) De aanmaak van het VATREFUND XML bestand 

Ga naar "BTW" -> "VATREFUND" -> "Creatie XML bestand" 

Selecteer het juiste Kalenderjaar en de kwartalen waarvan u de aangifte wenst te doen. 

Vul de gegevens "verzender" & "Dossier" in. 
 

De gegevens verzender worden overgenomen uit de configuratie via "ingave" -> "globaal" -> "Relaties aanvraag voor terugbetaling ( VATREFUND)"

Ga verder naar het tabblad "gegevens" en klik "gegevens ophalen" 

Via Ctrl - linkermuis klik kan u in de kolom "geselecteerd" bepaalde facturen selecteren en andere weglaten om opgenomen te worden. 
 

Klik vervolgens op de knop "Bijlages toevoegen" 

Op het moment dat u onderaan deze knop gebruikt, zullen er ook een aantal controles worden uitgevoerd. Een voorbeeld van een dergelijke controle: de code is niet ingevuld of het postnummer is niet ingevuld. 
 
U moet alle gegevens aanvullen, daarna zal per land een bijlage toegevoegd kunnen worden. 

Bijlages toevoegen
 
Indien u niets toevoegt voor een bepaalde lijn, zal er voor dat land geen bijlage worden opgenomen. U krijgt hiervan een waarschuwing bij de creatie van het bestand. Omdat niet voor elk land en voor elk bedrag, de bijlage een wettelijke verplichting is, blijft het bij de waarschuwing. U kunt het bestand wel aanmaken. 
 
Door op "Creatie bestand" te klikken, wordt de XML aangifte gemaakt.