Facturatie: Configuratie
Verplichte e-invoicing via Peppol (vanaf 01/01/2026)
Vanaf 1 januari 2026 moet alle B2B-facturatie in België digitaal verlopen via het Peppol-netwerk.
Wat houdt dat in?
Dit betekent dat facturen elektronisch en gestructureerd moeten worden uitgewisseld via Peppol. Een gewone pdf via e-mail is dan niet langer voldoende.
Daarom moet uw onderneming geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk om facturen correct te kunnen verzenden en ontvangen.
Zie het artikel Facturatie Peppol via het e-invoicingportaal.
Automatische controles bij het openen van een dossier:
Bij het openen van een dossier controleert Expert/M automatisch of:
- My.Adsolut.com geactiveerd is. (Activatie My.adsolut.com)
- De e-invoicing link correct is ingesteld in versie 3. (e-invoicing link instellen)
De status kan nagekeken worden via: E-invoicing > e-invoicing link instellen
(Met versie 3 kunt u zowel aan- als verkopen versturen.)
Enkel wanneer beide voorwaarden vervuld zijn, ongeacht synchronisatie van het dossier, controleert Expert/M of het ondernemingsnummer geregistreerd is op het Peppol-netwerk.
Melding bij niet-geregistreerd ondernemingsnummer:
Wanneer het ondernemingsnummer niet geregistreerd is, verschijnt de volgende melding:
"Opgelet: Deze onderneming is nog niet geregistreerd op het Peppol-netwerk."
Deze melding wordt getoond:
- in de titelbalk van het dossier
- op de tegel van de Release info
Zo weet u meteen dat de onderneming nog niet klaar is voor e-invoicing va Peppol.
Aanmaken van UBL- en pdf-bestanden (zonder PEPPOL)
Het is ook mogelijk om via de facturatie UBL-bestanden en pdf-bestanden aan te maken, bijvoorbeeld voor facturatie aan particulieren.
Deze bestanden worden los gegenereerd en niet via het Peppol-netwerk verzonden.
Via de klantenfiche (veld Elektronisch factureren) en het adrukken van documenten bepaalt u wat er bij de afdruk van de facturen moet gebeuren met de facturen:
- ofwel de documenten gewoon afdrukken,
- ofwel een mail aanmaken met de UBL- en pdf-bestanden van de facturen voor een bepaalde klant
ofwel een mail aanmaken met enkel de pdf-bestanden voor een bepaalde klant.
De gegenereerde UBL- en pdf-bestanden worden automatisch opgeslagen op de locatie die werd ingesteld in Configuratie > Bijlage instellingen.
Extra info:
Een UBL-bestand is een digitaal factuurbestand (XML) dat de inhoud van de factuur bevat en los kan worden opgeslagen, gemaild of opgeladen. Een Peppol-factuur is ook een UBL-bestand, maar wordt via het Peppol-netwerk verzonden naar een geregistreerde ontvanger en automatisch gecontroleerd. Elke Peppol-factuur is dus een UBL-factuur, maar niet elke UBL-factuur wordt via Peppol verzonden.
De configuratie- en creatiegegevens die in dit hoofdstuk worden beschreven, gelden voor alle facturen, ongeacht of deze worden aangemaakt als pdf-bestand, UBL-bestand of als Peppol-factuur.
Configuratie (onafhankelijk van verzendwijze)
Via het menupunt Configuratie > Facturatie bepaalt u hoe u de ingave van de artikelgroepen, de artikels, de facturatie en de tekst per ventilatiecode wenst te doen en in welke talen
Artikelgroepen
Configuratie > Facturatie > Artikelgroepen
Onder dit onderdeel configureer je hoe artikelgroepgegevens worden ingevoerd, beheerd en weergegeven. De belangrijkste opties zijn:
Kopiëren omschrijving
Bepaal hoe omschrijvingen automatisch worden overgenomen naar andere talen.
- Wijziging en creatie
Zowel nieuwe gegevens als latere wijzigingen worden automatisch gekopieerd naar alle andere talen. - Creatie
Enkel de gegevens van nieuwe creaties worden gekopieerd naar de andere talen.
Latere wijzigingen worden niet automatisch overgenomen.
Opzoeken van alle gegevens
Bepaal of je gegevens kunt opzoeken met * + Enter.
- Wanneer ingeschakeld kun je via
*+Enteralle records ophalen. - Wanneer uitgeschakeld moet je gerichter zoeken.
Alfacode
Stel in hoe uniek de alfacode van een artikelgroep moet zijn.
- Niet uniek
Je mag meerdere artikelgroepen met dezelfde alfacode aanmaken. - Uniek
Elke artikelgroep moet een unieke alfacode hebben. - Uniek en sleutelveld
De alfacode wordt het sleutelveld voor zoeken, consulteren en openen van artikelgroepen, in plaats van het nummer.
Omschrijving
Duid aan welke velden zichtbaar moeten zijn bij het weergeven van artikelgroepen.
Dit helpt om enkel de relevante velden te tonen tijdens verwerking en opzoeking.
Artikels
Configuratie > Facturatie > Artikels
Kopiëren omschrijving
Bepaal hoe omschrijvingen naar andere talen worden overgenomen:
- Wijziging en creatie: Zowel nieuwe gegevens als latere wijzigingen worden automatisch gekopieerd naar alle andere talen.
- Creatie: Enkel de gegevens van nieuwe creaties worden gekopieerd naar de andere talen.
Latere wijzigingen worden niet automatisch overgenomen.
Opzoeken van alle gegevens
Bepaal of je gegevens kunt opzoeken met * + Enter.
- Wanneer ingeschakeld kun je via
*+Enteralle records ophalen. - Wanneer uitgeschakeld moet je gerichter zoeken.
Alfacode
Stel in hoe uniek de alfacode van een artikelgroep moet zijn.
- Niet uniek
Je mag meerdere artikelgroepen met dezelfde alfacode aanmaken. - Uniek
Elke artikelgroep moet een unieke alfacode hebben. - Uniek en sleutelveld
De alfacode wordt het sleutelveld voor zoeken, consulteren en openen van artikelgroepen, in plaats van het nummer.
Ventilatie volgens
Kies hoe je de ventilatiecode invoert:
- een numerieke code (sneller)
- een tekst (duidelijker)
Facturatie
Configuratie > Facturatie > Facturatie
Tekstblok
Voer het nummer in van een vaste tekstblok die, indien gewenst, automatisch wordt afgedrukt op facturatiedocumenten.
Tekstblokken kun je aanmaken via: Ingave > Basisgegevens > Tekstblokken.
Direct afdrukken
Duid aan of het factuurdocument meteen mag worden afgedrukt wanneer je de factuur aanvaardt.
BTW inclusief
Vink aan wanneer je documenten inclusief btw wilt factureren.
0‑bedragen verblanken
Wanneer je dit aanvinkt en in de velden Aantal, Eenheidsprijs en Bedrag op de factuuringave is een 0 ingevuld, dan worden deze 3 velden niet afgedrukt op jouw factuur. Op deze manier kun je tekst ingeven bij de omschrijving van jouw artikel zonder dat er een bedrag mee wordt afgedrukt.
Ventilatie volgens
Via deze configuratie kun je bepalen welke ventilatiecode er voorgesteld moet worden: deze uit de artikelfiche of deze uit de klantenfiche. Indien je hier kiest voor Artikel zal de ventilatiecode van het artikel altijd worden voorgesteld ongeacht de ventilatiecode die werd ingevuld bij de klant. Er is wel 1 uitzondering: Indien er voor het artikel geen ventilatiecode werd ingevuld, maar wel voor de klant, zal deze van de klant voorgesteld worden. Uiteraard blijft het tijdens het aanmaken van de facturen mogelijk de ventilatiecode nog aan te passen.
Tekstblok mail onderwerp
Als je een factuur mailt, kun je, indien je dit wenst, het onderwerp van de mail reeds in een tekstblok meegeven zodat bij de aanmaak van de mail, dit onderwerp automatisch ingevuld wordt
Tekstblok mail detail
Je kunt ook het detail van de mail in een vaste tekstblok meegeven zodat die tekst automatisch ingevuld wordt in het detail van de mail bij de aanmaak ervan.
UBL bestanden mailen
Indien je deze optie aanvinkt, dan zal er een mail opgemaakt worden indien je bij het afdrukken kiest voor Elektronisch facturen versturen en wanneer in de klantenfiche werd gekozen voor UBL-formaat.
Printerinstellingen altijd tonen
Wenst u per af te drukken factuur, de printselecties te kunnen aanduiden, dan vinkt u het veld “Printerinstellingen altijd tonen” aan.
Bijlage
Je hebt de mogelijkheid om bij het versturen van uw facturen, een extra bijlage onder de vorm van PDF-bestanden toe te voegen aan je mail of aan jouw Peppolbestand, bv. een PDF-bestand met de factuurvoorwaarden.
Frequentie ontladen afdruk
Bij het afdrukken van een groot aantal facturen kan het interne geheugen sterk oplopen, waardoor Expert/M onverwacht kan afsluiten. Om dit te voorkomen is het veld Frequentie ontladen afdruk voorzien. Hier geeft u in na hoeveel documenten het gebruikte geheugen automatisch moet worden vrijgemaakt tijdens het afdrukken. Standaard hoeft u dit niet in te vullen. Ervaart u toch problemen bij het afdrukken van veel facturen, dan kunt u een waarde instellen, bijvoorbeeld 50.
Elektronische bestandsnaam (UBL/PDF/Peppol)
U kunt zelf bepalen hoe de bestandsnaam van elektronisch aangemaakte facturen (UBL/PDF/Peppol) wordt opgebouwd. In deze configuratie selecteert u welke elementen in de bestandsnaam worden opgenomen en in welke volgorde en met welk scheidingsteken. Mogelijke onderdelen zijn:
- een vast tekstgedeelte (vrije tekst)
- het ondernemingsnummer
- het documentnummer
- de documentsoort (korte of lange notatie)
- de documentdatum (met keuze van datumformaat)
Voor elk opgenomen onderdeel kunt u ook aangeven op welke positie het moet verschijnen in de bestandsnaam. Via de voorbeeldknop kunt u onmiddellijk controleren hoe de uiteindelijke bestandsnaam eruit zal zien op basis van uw ingestelde configuratie.
Tekst per ventilatiecode
Configuratie > Facturatie > Tekst per ventilatiecode
Kopiëren omschrijving
Bepaal hoe omschrijvingen naar andere talen worden overgenomen:
- Wijziging en creatie: Zowel nieuwe gegevens als latere wijzigingen worden automatisch gekopieerd naar alle andere talen.
- Creatie: Enkel de gegevens van nieuwe creaties worden gekopieerd naar de andere talen.
Latere wijzigingen worden niet automatisch overgenomen.
Opzoeken van alle gegevens
Bepaal of je gegevens kunt opzoeken met * + Enter.
- Wanneer ingeschakeld kun je via
*+Enteralle records ophalen. - Wanneer uitgeschakeld moet je gerichter zoeken.
Omschrijving
U duidt de velden aan die moeten worden weergegeven bij de ingave tekst per ventilatiecode.