Facturatie: Ingave, Afdrukken en Verwerking
Facturatie (opstellen van een factuur ongeacht de verzendwijze)
Instellingen klantenfiche
Ingave > Basisgegevens > Klanten
Via het veld Elektronisch factureren in de klantenfiche (Ingave, Basisgegevens, Klanten) bepaalt u per klant wat er moet gebeuren als u een document afdrukt voor een bepaalde klant.
U hebt volgende mogelijkheden:
- Factureren: er wordt afgedrukt op het scherm of op papier.
- Pdf-formaat: er wordt een mail aangemaakt met de pdf-bestanden van de facturen voor die klant. Belangrijk is dat het veld E-mail ingevuld is voor die klant.
- UBL-formaat: er wordt een mail aangemaakt met de UBL-bestanden van de facturen voor die klant. Belangrijk is dat het veld E-mail ingevuld is voor die klant
- UBL + pdf-formaat: er wordt een mail aangemaakt met de UBL- en pdf-bestanden van de facturen voor die klant. Het veld E-mail vult u ook in.
- PEPPOL-formaat via ondernemingsnummer: voor het opmaken en verzenden van Peppol‑facturen aan klanten waarvan het ondernemingsnummer effectief op Peppol geregistreerd is. Zie Instellingen klantenfiche
- PEPPOL-formaat via GLN-nummer: voor het opmaken van facturen voor klanten die op Peppol geregistreerd zijn met een GLN (Global Location Number) in plaats van met hun ondernemingsnummer. Zie Instellingen klantenfiche
Ingeven facturen
Dagboeken > Facturatie > Ingave facturen
Via Dagboeken > Facturatie > Ingave facturen kunt u de facturen opmaken. De ingave is gelijkaardig aan de verkoopketting.
Met volgende uitzonderingen:
- Naast facturen en creditnota’s zijn er ook de documenten Ereloonnota debet en Ereloonnota credit toegevoegd.
- Het totaalbedrag van de factuur wordt samengesteld door de artikels. Voor elk artikel wordt er bij het factureren een aantal en een prijs opgevraagd. Het bedrag van de lijn wordt dus steeds bekomen door: aantal x prijs.
- U kunt elke factuur onmiddellijk laten afdrukken via het aanvinken van Direct afdrukken.
Drukt u de facturen niet onmiddellijk af en wenst u bepaalde facturen later nog eens af te drukken, dan kan dit steeds via
Dagboeken > Facturatie > Afdrukken facturen. Het invullen van de hoofding is gelijkaardig aan het verkoopdagboek.
Bijlage
U kan een bijlage toevoegen door op dit icoontje te klikken (gele map) of door een bestand te slepen bv. vanuit de verkenner naar deze knop. Een bijlage verwijderen, kan via de rechtermuisknop op dit icoontje of door in het ingavescherm rechtermuisknop te doen en te kiezen voor Verwijderen bijlage.
Document
De documenten zijn: factuur (F), creditnota (C), ereloonnota debet (ED) en ereloonnota credit (EC).
Direct afdrukken
Bij de ingave beslist u of het document bij aanvaarden zal worden afgedrukt of niet. Vooraleer u het document afdrukt, kunt u een afdrukvoorbeeld op het scherm bekijken door op het icoon te klikken. Het is ook mogelijk om de factuur te mailen in pdf- en/of UBL-formaat (zie hoger bij Configuratie, Facturatie, Facturatie en zie lager bij Dagboeken, Facturatie, Afdrukken facturen). Via de klantenfiche (veld Elektronisch factureren) en het afdrukken van documenten (veld Afdrukken) bepaalt u wat er bij de afdruk van de facturen moet gebeuren met de facturen: ofwel de documenten gewoon afdrukken, ofwel een mail aanmaken met de UBL- en pdf-bestanden van de facturen voor een bepaalde klant ofwel een mail aanmaken met enkel de pdf-bestanden voor een bepaalde klant ofwel maakt u documenten op via Peppol.
- Elektronisch facturen versturen: alle documenten waarvoor de klant geconfigureerd werd als PDF, UBL + PDF en PEPPOL, worden doorgestuurd bv. via mail.
- Niet- elektronische facturen afdrukken: alle documenten waarvoor de klant geconfigureerd werd als factureren (op papier), worden afgedrukt.
- Alle facturen afdrukken/versturen: alle documenten uit de selectie worden afgedrukt of doorgestuurd.
- Alle facturen afdrukken op papier: alle documenten, zowel elektronische als op papier, worden op papier afgedrukt
Bedrag
Het factuurtotaal wordt automatisch berekend door het aantal artikels te vermenigvuldigen met de eenheidsprijs, eventueel verhoogd met de btw (ventilatie).
Onze referte/uw referte
Op deze velden kunt u een hyperlink ingeven naar documenten met extra informatie door te klikken op de knop
en het juiste bestand te selecteren of door manueel het adres in te geven. Via + muisklik of + kunt u die link openen.
Voorschot
Het is mogelijk om een voorschot in te geven. Het werken met dit voorschot beperkt zich enkel tot de afdruk van de factuur (mits u de nodige parameters voorziet bij de factuuropmaak). Er wordt geen verdere boekhoudkundige verwerking aan gekoppeld.
Gestruct. mededeling
U kunt een gestructureerde mededeling ingeven. Deze kan worden gebruikt bij de verwerking van de financiële verrichtingen om de openstaande documenten te zoeken via de gestructureerde mededeling en bij het verwerken van de verkoopdocumenten aanwezig in de CODA-bestanden.
Tabblad Intrastat
Het tabblad Intrastat wordt enkel getoond als u via Intrastat, Configuratie Intrastat aangeduid hebt dat u Intrastatplichtig bent voor de uitvoer.
Configuratie bijlage instellingen
Configuratie > Bijlage instellingen
Hier kunt u een vaste opslaglocatie instellen voor de bijlagen. De opslag gebeurt hierdoor automatisch. Ook wanneer u documenten als bijlage koppelt, worden deze automatisch naar deze locatie verplaatst.
De verstuurde en afgedrukte factuurbestanden (xml en pdf) worden hier ook opgeslagen.
Wanneer alle documenten op eenzelfde plaats bewaard worden, is de aanpassing bij een eventuele wijziging van de locatie van de bijlagen vrij eenvoudig. De instellingen voor deze werkwijze kunnen per dossier of globaal worden toegepast.
Afdrukken facturen
Dagboeken > Facturatie > Afdrukken facturen
Via dit programma kunt u de niet onmiddellijk afgedrukte documenten in een keer afdrukken of reeds afgedrukte documenten opnieuw afdrukken.
Wanneer de selectie slechts één document bevat, bv. Van document 1 – Tot document 1, kunt u ook een afdrukvoorbeeld op het scherm vragen.
Er is keuze om de facturen af te drukken met een sortering op documentnummer en sortering op klant. Bij sortering op klant wordt de afdruk van de facturen eerst per klant gesorteerd en dan op factuurnummer.
Indien u wenst dat er een begeleidende tekst wordt afgedrukt op uw verkoopfacturen bij gebruik van bepaalde ventilatiecodes, dan kunt u deze zelf instellen. In het menu Ingave > Facturatie > Tekst per ventilatiecode geeft u een tekst in, en dat per soort document: factuur (ereloonnota debet )of creditnota (ereloonnota credit) (zie hoger bij Ingave > Facturatie > Tekst per ventilatiecode).
Inhoud facturen
Dagboeken > Verkopen > Afdruk verkooopdagboek
Een inhoudsoverzicht opvragen kan via de verkoopketting omdat gefactureerde documenten onmiddellijk in het verkoopdagboek worden opgenomen, ook als ze niet gecentraliseerd zijn.
Centraliseren facturen
Dagboeken > Facturatie > Centralisatie facturen
Hiermee kunt u de facturen definitief in de boekhouding opnemen. Gecentraliseerde verkoopdocumenten kunnen niet meer verwijderd worden. Na centralisatie kunnen wel nog bepaalde velden van het verkoopdocument aangepast worden, nl. Datum, Vervaldatum, Onze en Uw referte, Toestand document en Intrastatgegevens.
Verwijderen facturen
Dagboeken > Verwijderen documenten > Verwijderen facturen
U kunt hier meerdere niet-gecentraliseerde documenten in één beweging verwijderen. Verwijderen van facturen kan ook via het ingavescherm van de facturatie of de verkopen. Via het tabblad Overzicht vraagt u de geboekte documenten op die u wenst te verwijderen.