Menupunt E-invoicing - Peppol-facturatie
Het menupunt E‑invoicing wordt in Expert/M ook gebruikt voor de import van Peppol‑ en UBL‑bestanden voor aankoop‑ en verkoopdocumenten. In dit hoofdstuk worden enkel de onderdelen besproken die relevant zijn voor het opmaken en verzenden van Peppol‑facturen.
Activatie My.Adsolut.com
E-invoicing - Activatie My.Adsolut.com
Via dit menu koppel je Expert/M aan My.adsolut.com, de cloudomgeving van Wolters Kluwer. Dit controleert je organisatie en abonnementen en is noodzakelijk vóór e-invoicing kan worden gebruikt. De activatie gebeurt doorgaans eenmalig op organisatieniveau. Dat betekent dat alle Expert/M-dossiers van dezelfde organisatie automatisch gebruikmaken van dezelfde koppeling voor e-invoicing. Hoe kan ik Expert/M koppelen met My.Adsolut.com?
e-invoicing link instellen
E-invoicing > e-invoicing link instellen
Nadat de activatie is gebeurd, stelt u hier de concrete verbinding voor e-invoicing (Peppol) in, zodat Expert/M effectief elektronische facturen kan verzenden en ontvangen. Aan de slag met het nieuwe e-invoicingportaal (2025) - stappenplan U legt de link tussen e-Invoicing en Expert/M aan de hand van een activatietoken dat u in dit scherm dient te plakken en te valideren. Daarna zal er bovenaan verschijnen bij Status link dat de link met e-invoicing actief is.
Extra info: Na het afsluiten van dit scherm zal de token niet meer zichtbaar zijn. De link blijft wel actief.
Net als de activatie via my.adsolut.com wordt ook de e‑invoicing‑link éénmalig ingesteld per organisatie.
Synchroniseer dossier met My.Adsolut.com
E-invoicing > Synchroniseer dossier met My.Adsolut.com
Met dit menupunt koppelt u een Expert/M-dossier aan de organisatie op My.adsolut.com. Zo weet het e-invoicingplatform welk dossier gebruikmaakt van de geactiveerde cloud- en e-invoicingdiensten.
Deze synchronisatie:
- wisselt basisinformatie van het dossier uit (zoals dossier-identificatie)
- is nodig zodat e-facturen correct aan het juiste dossier worden gekoppeld
De cloudactivatie gebeurt op organisatieniveau, maar deze synchronisatie zorgt voor de juiste link per dossier.
Instellingen klantenfiche
Ingave > Basisgegevens > Klanten
Peppol-formaat via ondernemingsnummer
Bij selectie van PEPPOL zal een controle gebeuren op het ingevulde ondernemingsnummer van de klant of deze al dan niet geregistreerd is. Wanneer uw klant zich niet geregistreerd heeft, verschijnt de volgende melding:
Peppol en GLN
Binnen Peppol kan een onderneming ervoor kiezen om zich te registreren met een GLN-nummer in plaats van met het ondernemingsnummer. Een GLN-nummer (Global Location Number) is een wereldwijd erkend identificatienummer dat vaak gebruikt door grotere organisaties. In de klantenfiche kunt u het GLN-nummer ingeven. Binnen de keuzelijst Elektronisch factureren hebt u de mogelijkheid om te kiezen voor Peppol-formaat via GLN-nummer.
Peppol en Factoring
Factoring kan ook toegepast worden bij het opmaken van Peppol‑facturen in Expert/M. Hierbij wordt in de Peppol‑factuur het rekeningnummer van de factoringmaatschappij opgenomen als begunstigde, in plaats van het IBAN van het dossier.
Het is mogelijk om een ander IBAN op te nemen in het XML-bestand van de Peppol factuur dan dat van het dossier.
Via Configuratie > Basisgegevens > Leverancier vinkt u het nieuwe veld Land/IBAN Factoring aan.
Vervolgens maakt u via Ingave > Basisgegevens > Leveranciers de factormaatschappij aan. In het nieuwe veld Land/IBAN Factoring vult u het IBAN van de factoringmaatschappij in.
In de configuratie van de klanten (Configuratie > Basisgegevens > Klanten) duidt u het nieuwe veld Factoringmaatschappij aan. Bij een nieuwe of bestaande klant zult u nu het veld Factoringmaatschappij zien staan. In dit veld kunt u via * enter een overzicht krijgen van de leveranciers waar het nieuwe veld Land/IBAN Factoring werd ingevuld. U kunt ook via ctrl n eventueel een nieuwe leverancier aanmaken. Indien u een leverancier aangeduid hebt als Factoringmaatschappij, dan worden de adresgegevens en het IBAN van de factoringmaatschappij ingevuld als begunstigde in het XML-bestand i.p.v. het IBAN van het dossier bij het aanmaken van een Peppol factuur op die klant.
Bij de factuuropmaak werden er 2 nieuwe parameters voorzien: IBAN en BIC begunstigde. U dient die zelf toe te voegen aan uw factuurlay-out. Wanneer er gefactureerd wordt aan een klant waar er een factoringmaatschappij (leverancier) aan gekoppeld is, dan zal IBAN en BIC Factoring uit de leveranciersfiche afgedrukt worden op de factuur. Indien er geen factoringmaatschappij gekoppeld werd, dan wordt het IBAN uit het dossier afgedrukt.
Referenties bij Peppol-facturatie
PO-nummer (Uw referte) bij Peppol-documenten
Bij het opmaken van een Peppol-factuur of Peppol-creditnota controleert Expert/M of het veld Uw referte is ingevuld. Wanneer u de hoofding verlaat en dit veld leeg is, verschijnt steeds volgende waarschuwende melding: Een Peppol-factuur/creditnota aan een overheidsinstelling vereist een PO-nummer in Uw referte.
Wenst u dit in te vullen?
Deze melding:
- is niet blokkerend,
- verschijnt ongeacht het type klant,
- en kan door de gebruiker vrij worden bevestigd of genegeerd.
Expert/M kan niet bepalen of een klant al dan niet een overheidsinstelling is. Het is dus aan de gebruiker om te beslissen of het PO-nummer in Uw referte moet worden ingevuld.
Onze referte (factuurreferentie) bij Peppol-creditnota's
Voor elke Peppol-creditnota geldt het volgende:
Factuurreferentie (verplicht)
- Het nummer van de oorspronkelijke factuur moet worden ingevuld in het veld Onze referte.
- Dit veld is verplicht.
- Indien Onze referte niet is ingevuld, verschijnt een blokkerende foutmelding en kan de creditnota niet verder worden verwerkt.
De waarschuwende melding over het PO-nummer in Uw referte zal ook bij creditnota’s verschijnen, maar blijft eveneens niet blokkerend.
Versturen Peppol facturen
Peppol facturen worden geüpload naar het e-invoicing portaal. Via dit platform komen ze bij een provider terecht die de documenten voor u doorstuurt naar uw klant. Om de factuur te uploaden, moet u de documenten afdrukken via het printericoontje of CTRL + P en kiezen bij Afdrukken voor Elektronisch facturen versturen.
Wanneer de documenten geüpload zijn naar het e-invoicing portaal, krijgt u een overzicht van de afgeleverde documenten, en indien niet afgeleverd, de melding waarom. Dit overzicht kan u exporteren naar Excel.
E-invoicingportaal openen vanuit Expert/M
Vanuit Expert/M kunt u rechtstreeks naar het e-invoicingportaal gaan. U klikt bovenaan in Expert/M op het icoontje Peppol Portal.
Vervolgens wordt het e-invoicingportaal geopend in uw browser. U meldt zich daar aan met uw Wolters Kluwer-account. In het e-invoicingportaal krijgt u een overzicht van de aangemaakte Peppol-facturen. Facturen die nog niet zijn verzonden, kunt u van hieruit alsnog verzenden. Voor verzonden facturen kunt u nagaan of ze ontvangen of geweigerd werden. U kunt instellen dat u een e-mailmelding ontvangt wanneer een factuur niet verzonden kon worden.