Werken met SEPA domicilëringen: Werking
Ingave betalingenbank SEPA domiciliëringen
Het aanmaken van een SEPA domiciliëringsbestand XML kan enkel maar in een daarvoor aangeduid financieel dagboek via:
Ingave > Basisgegevens > Financiële dagboeken
U creëert een financieel dagboek (betalingenbank) voor SEPA domiciliëringen als volgt:
- Dagboeksoort: betalingenbank: hierin worden de betalingen bij de aanmaak van elk bestand voorlopig geboekt alvorens ze definitief in het gekozen financieel dagboek verwerkt zullen worden.
- Bank: u geeft de grootboekrekening in van de bank die u gebruikt voor uw Europese domiciliëringen.
- IBAN en BIC: deze gegevens moeten worden ingevuld.
- Domiciliëringen aanvinken.
- Sepa aanvinken.
- Domiciliëring schuldeiseridentificatie: dit nummer wordt toegekend door de bank en moet worden ingevuld.
- DOM’80 identificatie: enkel in te vullen indien u vroeger reeds werkte met DOM‘80 domiciliëringen.
- Domiciliëringsnaam schuldeiser: dit veld moet worden ingevuld.
- Identificatie afzender: in te vullen als er geen ondernemingsnummer ingevuld is in het dossier .
Ingave mandaten SEPA domiciliëringen
Dagboeken > Elektronisch bankieren > Ingave mandaten SEPA domiciliëringen
Via dit menupunt geeft u de gegevens van het domiciliëringsmandaat in dat de schuldenaar en de schuldeiser hebben ondertekend.
- Mandaatreferte: de mandaatreferte kiest u zelf bij de manuele ingave van het mandaat. Het moet een uniek veld zijn van max. 35 alfanumerieke karakters. Dit is de referte van het domiciliëringsmandaat tussen de schuldenaar en de schuldeiser.
- Klant: u geeft de schuldenaar in die het mandaat ondertekend heeft.
- Soort mandaat: terugkerende invordering of eenmalige invordering:
Terugkerende invordering: domiciliëringsopdracht waarbij de toestemming van de schuldenaar wordt gebruikt voor regelmatige domiciliëringen uitgaande van de schuldeiser (ook Recurrent genoemd).
Eenmalige invordering: domiciliëringsopdracht waarbij de toestemming van de schuldenaar wordt gebruikt voor een eenmalige domiciliëring (ook One Off genoemd).
- B2B (bedrijf): dit duidt u aan als het om een Business-to-Business schema gaat. Indien dit veld niet aangevinkt staat, dan gaat het om een CORE schema.
Meer info: zie hoger bij Algemeen of bij uw financiële instelling.
- Land / IBAN domiciliëring: als dit veld in de klantenfiche ingevuld is, dan wordt dit automatisch overgenomen, zo niet, dan moet u dit zelf invullen. Dit is een verplicht veld om een domiciliëringsbestand te kunnen aanmaken.
- BIC domiciliëring: als dit veld in de klantenfiche ingevuld is, dan wordt dit automatisch overgenomen, zo niet, dan zal dit automatisch ingevuld worden als het IBAN wordt ingevuld. Dit is een verplicht veld om een domiciliëringsbestand te kunnen aanmaken.
-
Overschakeling naar een ander IBAN: dit veld vinkt u aan als het rekeningnummer van de schuldenaar veranderd is (nieuw rekeningnummer bij een andere of bij dezelfde bank). Het is niet nodig om een nieuw mandaat aan te maken daarvoor. Als dit veld aangevinkt wordt voor een bestaand mandaat waar eerder al SEPA domiciliëringen werden uitgevoerd, dan wordt het veld Land / IBAN domiciliëring toegankelijk en kunt u daar een nieuw IBAN invullen. De BIC zal automatisch wijzigen als u enter doet op het veld Land / IBAN domiciliëring.
Let op: als u het rekeningnummer van de schuldenaar wijzigt in het mandaat, dan is dit niet aangepast in de klantenfiche. Omgekeerd: wanneer u het IBAN aanpast in de klantenfiche, dan wordt dit nieuwe rekeningnummer niet overgedragen naar de mandaten.
DewijzigingvanhetIBANwordtookopgenomeninhetXML-bestand,o.a.doordeaanduidingSMNDA
(SameMandateNewDebtorAccount).
Deze aanduiding wordt enkel afgedrukt op de lijst van de mandaten op het moment dat dit veld werd aangeduid in de ingave van de mandaten. Als de domiciliëring werd uitgevoerd, zaldit niet meer op de lijst van de mandaten te zien zijn en wordt ditveld in de ingave van de mandaten automatisch terug uitgevinkt, omdat dit slechts eenmaal doorgegeven moet worden in het bestand.
Devolgendeveldenzijnlouterinformatief:
-
Contract: identificatienummer van het contract,
-
Omschrijving: omschrijving van het contract,
-
Plaats ondertekening,
-
Naam schuldenaar,
-
Referte (eventueel kan er een document aan gekoppeld worden).
-
Datum ondertekening: deze datum wordt opgenomen in het XML-bestand.
-
Mandaat afgesloten: indien een mandaat werd afgesloten kan dit niet meer ongedaan gemaakt worden en kan er niets meer gewijzigd worden. Als u dit veld aanvinkt, wordt daarom een extra bevestiging gevraagd.
De knop Afdruk mandaatformulier wordt pas actief als het mandaat werd opgeslagen, zodat de mandaatreferte is toegekend aan de klant. Met deze knop kunt u de ingegeven mandaten afdrukken om deze ter ondertekening aan te bieden aan de schuldenaar. Daarom is het mogelijk om een mandaat op te slaan zonder de verplichting om een BIC, IBAN of datum ondertekening in te geven. Bij de aanmaak van een domiciliëringsbestand zijn dit echter wel verplichte velden.
Belangrijkomweten:
-
Een mandaat dat reeds werd opgenomen in een voorbereide SEPA domiciliëring kan niet worden verwijderd.
-
De meeste velden kunnen niet worden aangepast indien een mandaat reeds werd opgenomen in een voorbereide SEPA domiciliëring.
-
Indien een mandaat werd afgesloten, kan er niets gewijzigd worden.
-
In het tabblad Overzicht kunt u bij Uw selectie * enter doen om de bestaande mandaten op te roepen. De alfacode van de klant wordt gebruikt om in Uw selectie te zoeken, bv. a * enter geeft alle klanten weer waarvan de alfacode begint met de letter a.
SEPAdomiciliëringen
Dagboeken > Elektronischbankieren> SEPAdomiciliëringen
Via dit programma kunt u de betalingen opnemen in een XML-bestand. Nadat het betalingenbestand werd aangemaakt, wordt een tussentijdse boeking gemaakt in de betalingenbank. De klanten worden voorlopig afgeboekt in de boekhouding t.o.v. de opgegeven transfertrekening in de betalingenbank.
Na het ontvangen van het bankuittreksel wordt de betalingenbank tegengeboekt en de betaling definitief. Dit gebeurt met de F11-toets in ingave financieel (zie verder).
Gegevensbank
Enkel financiële dagboeken (Ingave, Basisgegevens, Financiële dagboeken) die aan volgende voorwaarden voldoen, worden voorgesteld:
-
het moet gaan om dagboeksoort Betalingenbank
-
Domiciliëringen moet aangevinkt zijn
-
Sepa moet aangevinkt zijn
-
Dom. schuldeiserident. moet ingevuld zijn
-
Dom.naam schuldeiser moet ingevuld zijn
-
De betalingenbank mag niet op Blokkeren staan.
Indien er één of meerdere klanten zijn waarbij het over een eerste SEPA domiciliëring gaat en deze eerder een DOM’80 domiciliëring was (zie Dagboeken, Elektronisch bankieren, Ingave mandaten SEPA-domiciliëringen, veld Omgezet vanuit DOM80), dan moet het veld DOM80 identificatie in dedagboekgegevens van de betalingenbank ook ingegeven zijn.
Gegevensverkoopdocumenten
Hier duidt u aan welke verkoopfacturen opgenomenmoeten worden in het XML-bestand van de Europese domiciliëringen.
Wanneerkortingvoorcontantinminderingmagwordengebracht(alleenvoorverkoopfacturendie geboektwerdenmetventilatie Kortingcontant),vinktu hetveld Kortingcontant aan.Dekortingenworden automatisch in mindering gebracht van de factuurbedragen.
Gegevensdomiciliëringsbestand
-
Referte bestand: deze moet ingevuld en uniek zijn.
-
Identificatienummer afgever: dit is het veld Domiciliëring schuldeiseridentificatie uit de betalingenbank. Dit wordt toegekend aan de schuldeiser door zijn bank.
-
Identificatie afzender: dit veld komt uit de betalingenbank en zal slechts ingevuld worden als er geen ondernemingsnummer van het dossier is.
-
Opmaakdatum: wordt automatisch ingevuld.
-
Uitvoerdatum: dit is de datum waarop het geld overeenkomstig de eis van de schuldeiser moet worden gedebiteerd van de rekening van de schuldenaar. De minimumtermijn tussen de verzendingsdatum en de datum van de vereiste inning hangt af van het type domiciliëring (B2B of CORE) en van de opeenvolging van de domiciliëring bv. eerste (FRST = first), terugkerende (RCUR = recurrent), eenmalige (OOFF = one off) domiciliëring.
-
Referte documenten:
-
Documentnummer (wordt default voorgesteld)
-
Onze referte of documentnummer (indien Onze referte blanco is bij de verkoopfactuur dan zal het documentnummer dienen als referte)
-
Referte uit mandaat
-
B2B domiciliëringen: dit vinkt u aan om enkel de verkoopfacturen te zien die geboekt zijn op een schuldenaar waarbij een mandaat aangemaakt werd volgens het B2B schema. Indien dit veld niet aangevinkt is, dan worden enkel verkoopfacturen opgenomen die geboekt zijn op een schuldenaar waarvoor een mandaat aangemaakt werd volgens het CORE schema.
-
Voorbereid: wordt automatisch aangevinkt indien de domiciliëring werd voorbereid.
-
Uitgevoerd: wordt automatisch aangevinkt indien de domiciliëring werd uitgevoerd.
U gebruikt de knop Voorbereiden om de verkoopfacturen die in aanmerking komen voor de Europese domiciliëringen op te nemen in de domiciliëring. Via de knop Wijzigenkunt u het bedrag van betaling en de referte nog wijzigen. Deze referte wordt in het bestand en in de ingave van het financieel uittreksel opgenomen.
Via de knop Lijst betalingen kunt u een overzicht van de voorbereiding afdrukken.
Wanneer deze voorbereiding in orde is, kiest u voor Uitvoeren. Daardoor wordt een XML-bestand aangemaakt. De bestandsnaam die voorgesteld wordt, komt van de uitvoerdatum, nl. YYYYMMDD.XML. Indien u dat wenst, kunt u de bestandsnaam wijzigen.
Het is ook mogelijk om een bestand rechtstreeks te versturen naar Isabel via de knopUpload naarIsabel. U moet eerst de SEPA domiciliëringen voorbereiden en daarna kunt u deze uploaden naar Isabel. Na de upload is de knop Uitvoeren niet meer beschikbaar zodat dubbele boekingen niet mogelijk zijn.
Belangrijkomweten:
-
Een domiciliëring die uitgevoerd is, kan niet meer verwijderd worden.
-
Eenmalige domiciliëringen worden automatisch afgesloten na het uitvoeren.
-
Het is niet mogelijk om bij de SEPA domiciliëringen een betalingsbestand opnieuw aan te maken. Dit heeft te maken met aanduidingen in de mandaatgegevens en de betalingenbank.
-
Zolang er een domiciliëring is die voorbereid is (en nog niet uitgevoerd is), is het niet mogelijk om een andere domiciliëring voor te bereiden.
-
Creditnota’s worden nooit opgenomen.
-
In het tabblad Overzicht kunt u bij Uw selectie * enter doen om een lijst van de voorbereide en/of uitgevoerde SEPA Domiciliëringen op te roepen. U klikt op een lijn en vervolgens klikt u op tabblad Detail om de selecties te kunnen zien en eventueel een Lijst betalingen daarvan af te drukken.
LijstmandatenSEPAdomiciliëringen
Dagboeken > Elektronischbankieren> LijstmandatenSEPAdomiciliëringen
De mandaten kunt u afdrukken via dit menupunt. De volgende selecties zijn mogelijk:
-
niet-afgesloten mandaten
-
afgesloten mandaten
-
alle mandaten.
Opdeafdrukkuntuhetvolgendenazien:
-
klantnummer, alfacode en naam klant + adres
-
mandaatreferte
-
afgesloten mandaat
-
eenmalig of terugkerende domiciliëring
-
datum ondertekening
-
landcode, BIC en IBAN domiciliëring
-
nieuwe IBAN domiciliëring
-
SMNDA (meer info: zie hoger bij Ingave mandaten SEPA domiciliëringen)
-
CORE of B2B schema
AfdrukmandaatformulierSEPAdomiciliëring
Dagboeken > Elektronischbankieren > AfdrukmandaatformulierSEPAdomiciliëring
Met dit programma kunt u de ingegeven mandaten afdrukken om deze ter ondertekening aan te bieden aan de schuldenaar.
Opdeafdrukzijnvolgendeveldenblancozodatdiedoordeschuldenaarzelfingevuldkunnenworden:
-
BIC
-
IBAN
-
Datum ondertekening
-
Plaats ondertekening
ControlelijstmandatenSEPAdomiciliëring
Dagboeken > Elektronischbankieren > ControlelijstmandatenSEPAdomiciliëring
Met de afdruk van deze controlelijst kunt u controleren of alle verplichte velden van de mandaten ingevuld zijn. Op deze afdruk komen alleen de mandaten voor waarvan de datum ondertekening, BIC en IBAN domiciliëring ontbreken. Op zo’n blanco veld wordt een !afgedrukt.
Definitieveverwerkingbetalingsbestand
Nadat het betalingsbestand werd gecreëerd, kunt u deze tussentijdse boeking consulteren in de betalingenbank via Dagboeken > Financieel (dagboek betalingenbank) in afwachting van de definitieve financiële verwerking.
Belangrijkeopmerking:
Hetisnietaanteradenom dezetussentijdseboekingteverwijderenendanopnieuwdeze verkoopfacturen in een XML-bestand van de SEPA domiciliëringen op te nemen wegens de aanduidingen inde mandaatgegevens.
Naontvangstvanhetfinancieeluittreksel kuntudeboekingdefinitief uitvoerenin:
Dagboeken>Financieel>Ingavefinancieel
U selecteert het financieel dagboek waarin de inningen van de SEPA domiciliëringen geboekt zullen worden.
U duidt ventilatie Klant aan en vervolgens drukt u op F11 om een overzicht te krijgen van de SEPA betalingsbestanden klanten die zich nog in de betalingenbank bevinden. U duidt de betalingen aan die u wenst in te boeken door op de gewenste lijnen te klikken. Daardoor komt erOK te staan bij de kolom Uitvoeren.DoorOKteklikken,wordendeinningeneffectiefgeboektinhetdefinitieve financieeldagboek. Alle betalingslijnen uit de betalingenbank worden verplaatst naar het financieel dagboek.