XML importeren: Algemeen

Inleiding

Expert/M biedt de mogelijkheid om bepaalde gegevens, die door externe applicaties worden aangeleverd, te importeren in de boekhouding.
Deze gegevens moeten in xml-bestanden aangeleverd worden, die een bepaalde structuur moeten hebben.
De volgende gegevens kunnen via xml-bestanden in Expert/M worden geïmporteerd :

• Grootboekrekeningen
• Klanten
• Leveranciers
• Analytische rekeningen
• Verkopen (inclusief Intrastat, eenheden, en analytische boekingen)
• Beginsituatie klanten
• Beginsituatie leveranciers
• Aankopen (inclusief Intrastat, eenheden, en analytische boekingen)
• Financieel (inclusief eenheden, en analytische boekingen)
• Diversen (inclusief Intrastat, eenheden, en analytische boekingen)

Om xml-bestanden te kunnen programmeren is enige kennis van de principes van het dubbel boekhouden vereist waarbij bv. het bedrag van het document aan Debet zijde altijd gelijk moet zijn aan het bedrag aan Credit zijde.
Om softwareleveranciers met beperkte boekhoudkundige kennis hierbij te helpen, is het mogelijk om vanuit Expert/M, xml-voorbeeldbestanden te creëren van alle mogelijk te importeren boekhoudgegevens.
U kunt dus om het even welke verkoopfactuur (korting contant, analytische uitsplitsing,…) ingeven, het document oproepen en door rechts te klikken in de grid, kiezen voor Exporteren naar XML import bestand waarbij een voorbeeld-op-maat xml-linkbestand gecreëerd wordt.

Via het overzichtsscherm kan ook een selectie van verkopen geëxporteerd worden waarbij een XML-bestand aangemaakt zal worden die al deze verkopen bevat.

Algemeen

• Bij het importeren van de bestanden is het noodzakelijk dat deze ook wijzigbaar zijn, omdat Expert/M het status veld zal aanpassen.

• De velden in de bestanden zijn case-sensitive !

• Alle gegevens (detail, Intrastat, …) van één boeking zitten steeds in één bestand.

• Meerdere elementen kunnen in één bestand worden meegegeven. Dit moet steeds in blokken gebeuren, dus

klantensamen,grootboekrekeningensamen,verkopensamen,…

• Import klanten en leveranciers : hoewel nummers wel verplicht zijn, zal de import bij het ontbreken van deze gegevens toch uitgevoerd worden en zal een automatische nummering gebeuren.

• Tags met nieuwe gegevens zullen bestaande velden overschrijden. Om dit te vermijden mogen tags weggelaten worden in het bestand. M.a.w. niet alle velden zijn verplicht aanwezig in de xml-bestanden. Verder in de handleiding wordt bij ieder element gespecificeerd welke velden verplicht zijn.

• Het formaat valuta en datum wordt bepaald door de regional settings. Het is dus belangrijk dat deze settings dezelfde zijn tijdens de aanmaak van de xml-bestanden en de import ervan. Bij valuta mag er geen gebruik worden gemaakt van een duizendtalseparator.

Bv.Volgendemogelijkhedenzijngeldig:

valuta:

decimal(.):10000.00of10.00zijngeldigebedragen decimal(,):10000,00of10,00zijngeldigebedragen

datum:

dd/mm/yyyy:01/02/2010 dd-mm-yyyy : 01-02-2010

• De statustag kan enkel 0 of 1 bevatten. Blanco of een andere waarde dan nul zal steeds als 1 of Reeds geïmporteerd worden beschouwd.

• Alle xml’s moet steeds beginnen met de begintag <ImportExpMPlus> en eindigen met </ImportExpMPlus>.