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5.6. Microsoft Power BI® Berichtspaket Datenbank-Admin

ADDISON DataCube
Letzte Aktualisierung: Lesezeit 10 Minuten
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    Das Power BI® Berichtspaket zum ADDISON DataCube „Datenbankstatistik“ unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer Transaktionen zwischen der ADDISON oder AKTE Software und der SQL-Datenbank des ADDISON DataCubes. Es unterstützt die Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit der Datenaktualisierung für nachgelagerte Power BI® Berichte.
     

    Voraussetzungen zur Nutzung
    1. ADDISON Software
    2. ADDISON DataCube mit Daten aus ADDISON oder AKTE Rechnungswesen
    3. Microsoft Power BI® Desktop, Pro oder höher (sollte immer auf dem aktuellen Stand sein)
     

    Aufbau der Berichtsvorlage

    1. Monitoring
      → Schnellübersicht der Transaktionen
    2. Protokolle
      → Übersicht aller Protokolle
    3. Einstellungen
      → Übersicht der Häufigkeit der Exporteinstellungen
    4. Status
      → Schnellübersicht Status nach Profilen
    5. Stammdaten
      → Übersicht der Häufigkeit der Checks zur Datenaktualisierung der Stammdaten
    6. Bewegungsdaten
      → Übersicht der Häufigkeit der Checks zur Datenaktualisierung der Bewegungsdaten
    7. Wartung
      → Übersicht aller Wartungsmaßnahmen


    Funktionen innerhalb der Berichtsvorlage
    1. Navigation innerhalb des Berichtspakets
    2. Nutzung von Filtern (Slicer)
    3. Visualisierung anpassen
    4. Berichte veröffentlichen
    5. Korrektur von Datenbeziehungen
    6. Alle Filter zurücksetzen
    7. Link zur Programmhilfe im Web
    8. Tooltips

    Berichtsseite: Monitoring

    5_06_01_PBI-dbAdmin_Monitoring_Profil.png


    Aufbau und Inhalte

    • Dashboard-Übersicht
      Visualisierung der aktuellen Datenabrufe und -stände im ADDISON DataCube
    • Zählerübersicht
      • Anzahl Standorte: Gesamtanzahl der angebundenen Datenbank-Standorte
      • Anzahl Profile: Anzahl der verwendeten Abrufprofile
      • Anzahl Exporte: Summe der durchgeführten Datenexporte
    • Visualisierungen
      • „Transaktionen nach Standort“ (Balkendiagramm)
        Anzahl aller Transaktionen je Datenbank-Standort
      • „Anzahl Abrufe je Version“ (Balkendiagramm)
        Übersicht der Datenabrufe nach verwendeter Programmversion
      • „Anzahl Abrufe je Abrufart / Application Run“ (Kreisdiagramm)
        Aufschlüsselung der Abrufe nach Abrufart: manuell („onpremise“) oder automatisiert („automatic“ – über Windows Aufgabenplanung)
      • Zeitlicher Verlauf der Datenabrufe (Balkendiagramm)
        Darstellung der Exporte nach Datum und Aktualisierungsart (Initialübergabe = blau oder Update = grün)

    Filterfunktionen

    • Profil
      Auswahl der verwendeten Profile/Konfigurationen (json-Dateien)
    • Standort
      Auswahl des Standortes
    • Initialübergabe (0) / Update (1)
      Auswahl der Art der Datenaktualisierung
      Hinweis: Unterschied zwischen Initialübergabe und Update im Addison DataCube

    Im Addison DataCube gibt es zwei grundlegende Arten der Datenaktualisierung: Initialübergabe und Update. Beide Varianten unterscheiden sich wesentlich in ihrer Funktionsweise und im Umgang mit bereits vorhandenen Daten.
     

    Initialübergabe

    Bei der Initialübergabe werden die im Datenabruf ausgewählten Datenbereiche vollständig geleert und anschließend komplett neu geladen. Es erfolgt kein Abgleich mit bestehenden Daten – alle zuvor übergebenen Inhalte innerhalb des gewählten Bereichs werden gelöscht. Beispiel: Wenn bei einer Initialübergabe neun Vorjahre übergeben wurden und in einer späteren Konfiguration nur noch zwei Vorjahre ausgewählt sind, werden die neun Jahre vollständig entfernt und nur die zwei ausgewählten Jahre neu geladen.
     

    Update

    Das Update prüft, ob innerhalb der ausgewählten Datenbereiche bereits Daten vorhanden sind, und ersetzt nur diese Teilbereiche. Nicht ausgewählte Bereiche bleiben unverändert bestehen. Beispiel: Wenn zuvor neun Vorjahre übergeben wurden und beim nächsten Update nur zwei Vorjahre ausgewählt sind, werden nur diese zwei Jahre aktualisiert. Die übrigen sieben Jahre aus der vorherigen Initialübergabe bleiben unverändert erhalten.

    • Abrufart / Application Run
      Filterung nach manuellem oder automatisiertem Abruf (manuell = „onpremise“, automatisiert, z. B. über Windows Aufgabenplanung = „automatic“)
    • Version
      Eingrenzung nach verwendeter Programmversion
    • Exportdatum
      Zeitliche Eingrenzung der Datenabrufe


    Funktionselemente (oben rechts)

    • „Alle Filter zurücksetzen“
    • Link zur Programmhilfe


    Berichtsseite: Protokolle

    5_06_02_PBI-dbAdmin_Protokolle.png


    Zielsetzung

    Die Seite „Protokolle“ dient der transparenten Nachverfolgung aller durch den DataCube initiierten Datenabrufe. Sie ermöglicht dem Datenadministrator eine lückenlose Kontrolle über Exportvorgänge, beteiligte Clients und Benutzer sowie die zeitliche Einordnung der Datenabrufe.
     

    Hauptfunktionen und Aufbau

    Filterbereich (oben): 
    Ermöglicht gezielte Eingrenzung der angezeigten Protokolle nach folgenden Kriterien:

    • Profil (json-Konfigurationsdatei)
    • Datenbank-Standort
    • Initialübergabe (0) oder Update (1)
    • Abrufart (ApplicationRun) (manuell = „onpremise“, automatisch =  “automatic” z. B. Windows Aufgabenplanung)
    • Version
    • Exportdatum

    Tabellarische Übersicht (zentral):
    Listet alle protokollierten Datenabrufe mit folgenden Informationen:

    • OrgId und OrgIdName zur Datenbankidentifikation
    • ApplicationRun zur technischen Ausführung (manuell = „onpremise“, automatisch = “automatic” z. B. Windows Aufgabenplanung)
    • Profil (json) zur Konfiguration des Abrufs
    • Exportdatum und Dauer
    • Status der Transaktion
    • Benutzerinformationen (Client, UserName, UseDomainName)
    • Version der Applikation

    Visualisierungen (unten)
    Vier Kreisdiagramme zur schnellen Verteilungseinschätzung:

    • Client-Name
    • UserName (Windows-Benutzer)
    • UserDomainName (Windows-Domain)
    • Art der SQL-Datenaktualisierung (0 = Initialübergabe, 1 = Update)

    Diese Diagramme helfen, Auffälligkeiten wie ungewöhnlich häufige Exporte durch einzelne Benutzer oder Clients zu erkennen.

    Funktionselemente (oben rechts)

    • „Alle Filter zurücksetzen“
    • Link zur Programmhilfe

    Interpretation und Nutzung

    • Die Filter ermöglichen eine gezielte Analyse einzelner Abrufvorgänge oder Zeiträume
    • Die Tabelle bietet eine vollständige Übersicht aller relevanten Metadaten je Export
    • Die Kennzahlen und Diagramme unterstützen die schnelle Bewertung der Exportaktivität und helfen bei der Identifikation von Anomalien

    Technische Hinweise

    • Die Daten stammen direkt aus dem DataCube und werden dort bei jedem erfolgreichen Exportvorgang protokolliert
    • Aktualisierung erfolgt synchron mit dem jeweiligen Abrufprozess, eine Aktualisierung im Power BI® Desktop Bericht muss manuell über den „Aktualisieren“ Button erfolgen


    Berichtsseite: Einstellungen

    5_06_03_PBI-dbAdmin_Einstellungen.png


    Zielsetzung

    Die Seite „Einstellungen“ bietet eine Übersicht über die Konfigurationen und Parameter, die im Profil (json-Datei) gewählt wurden und den Datenabruf im DataCube beeinflussen. Sie dient der Kontrolle von Anwendungseinstellungen, Profilzuweisungen und Standortkonfigurationen. Die Visualisierungen ermöglichen eine schnelle Einschätzung der Verteilung und Aktivität relevanter Einstellungen.


    Hauptfunktionen und Aufbau

    Filterbereich (oben)
    Zur gezielten Analyse können folgende Parameter gefiltert werden:

    • Profil (json-Konfigurationsdatei)
    • Datenbank-Standort
    • Initialübergabe (0) oder Update (1)
    • Abrufart (ApplicationRun) (manuell = „onpremise“, automatisch =  “automatic” z. B. Windows Aufgabenplanung)
    • Version
    • Exportdatum

    Visualisierungen (unten)
    Mehrere Kreisdiagramme zeigen die Verteilung und Aktivität der Einstellungen:

    1. Mandant aktiv? – 0 = Abruf aller Mandanten (aktive und inaktive) / 1 = Abruf nur aktiver Mandanten
    2. Kostaufteilung? – 0 = keine Ausgabe der Teilbuchungen nach KOST / 1 = Aufteilung nach KOST
    3. Ältestes Jahr – zeigt das früheste Jahr, aus dem Daten vorliegen
    4. Vorjahre Fibu – Anteil der Daten mit jeweiliger Anzahl abgerufener Vorjahre Fibu
    5. Ausgezifferte Vorjahre – Anteil der Daten mit jeweiliger Anzahl abgerufener Vorjahre mit ausgezifferten OPs
    6. Expandieren? – 0 = Ausgabe verdichteter Buchungen, 1 = Ausgabe expandierter Verdichtungskontierzeilen
    7. Buchungskreissalden bis Buchungskreis Nr. … – Anzahl der Buchungskreise, die abgerufen werden
    8. Vorjahre Lohn – Anteil der Daten mit jeweiliger Anzahl abgerufener Vorjahre Lohn ab Jahr X
    9. Lohn ab Jahr – höchstes Jahr für den Abruf der Lohnkonten und Lohnbewegungen

    Die Diagramme zeigen absolute Verteilungen, z. B. Anzahl der Abrufe mit Mandant aktiv = 0.

    Funktionselemente (oben rechts)

    • „Alle Filter zurücksetzen“
    • Link zur Programmhilfe

    Interpretation und Nutzung

    • Die Filter ermöglichen eine gezielte Prüfung von Konfigurationen je Standort oder Anwendung
    • Die Diagramme helfen, veraltete oder fehlerhafte Einstellungen schnell zu identifizieren
    • Die Übersicht unterstützt die Abstimmung zwischen Datenquelle und Berichtskonfiguration
       

    Berichtsseite: Status

    5_06_04_PBI-dbAdmin_Status.png


    Zielsetzung

    Die Seite „Status“ bietet eine Übersicht über den aktuellen Zustand der Datenabrufe im DataCube. Sie dient der Kontrolle von Abrufprozessen, der Identifikation fehlerhafter Vorgänge und der Analyse der Verteilung über Standorte und Profile.


    Hauptfunktionen und Aufbau

    Filterbereich (oben)
    Zur gezielten Analyse können folgende Parameter gefiltert werden:

    • Profil (json-Konfigurationsdatei)
    • Datenbank-Standort
    • Initialübergabe (0) oder Update (1)
    • Abrufart (ApplicationRun) (manuell = „onpremise“, automatisch =  “automatic” z. B. Windows Aufgabenplanung)
    • Version
    • Exportdatum

    Visualisierungen (zentral)
    Ein Balkendiagramm zeigt die Anzahl der Datenaktualisierungen nach Status und Standort:

    • erfolgreich – erfolgreiche Datenabrufe
    • start – gestartete Abrufprozesse
    • deleteArray – Zusammenstellung der Updateinformationen
    • Update – Durchführung der Datenupdateprozedur
    • Datenbank leeren
    • Initial – Initiale Abrufvorgänge
    • Shrink – Datenbankverkleinerung durch Entfernung ungenutzten Speicherplatzes

    Funktionselemente (oben rechts)

    • „Alle Filter zurücksetzen“
    • Link zur Programmhilfe

    Interpretation und Nutzung

    • Filter ermöglichen eine gezielte Prüfung einzelner Abrufvorgänge
    • Die Visualisierung hilft, fehlerhafte oder ungewöhnliche Statuswerte schnell zu erkennen
    • Die Seite unterstützt die technische Kontrolle der Datenbereitstellung und die Abstimmung mit den Berichtsnutzern

     

    Berichtsseite: Stammdaten

    5_06_05_PBI-dbAdmin_Stammdaten.png


     

    Zielsetzung

    Die Seite „Stammdaten“ bietet eine Übersicht über die im DataCube hinterlegten Stammdatenstrukturen in den Konfigurationsprofilen (json). Sie dient der Kontrolle der Datenbasis für die Power BI® Berichte und ermöglicht eine schnelle Einschätzung der Vollständigkeit und Verteilung zentraler Stammdatenobjekte.
     

    Hauptfunktionen und Aufbau

    Filterbereich (oben)
    Zur gezielten Analyse können folgende Parameter gefiltert werden:

    • Profil (json-Konfigurationsdatei)
    • Datenbank-Standort
    • Initialübergabe (0) oder Update (1)
    • Abrufart (ApplicationRun) (manuell = „onpremise“, automatisch =  “automatic” z. B. Windows Aufgabenplanung)
    • Version
    • Exportdatum

    Visualisierungen (zentral):
    Mehrere Kreisdiagramme zeigen die Verteilung der Abrufe mit Stammdaten in folgenden Kategorien:

    • Sachkonten
    • Debitoren
    • Kreditoren
    • Kostenstellen
    • Kostenträger
    • Kanzlei
    • Personal
    • Lohnarten
    • Krankenkassen
    • Unterkonten
    • SSL / Zahlungskonditionen
    • Aktive Mandanten (0 = alle Mandanten, 1 = nur aktive Mandanten)

    Die Diagramme sind farblich codiert und zeigen die absolute Verteilung der Einträge je Kategorie.

    Funktionselemente (oben rechts)

    • „Alle Filter zurücksetzen“
    • Link zur Programmhilfe

    Interpretation und Nutzung

    • Die Filter ermöglichen eine gezielte Prüfung der Stammdaten je Standort oder Profil
    • Die Diagramme helfen, fehlende oder unvollständige Stammdatenbereiche schnell zu identifizieren
    • Die Seite unterstützt die Qualitätssicherung der Datenbasis für alle nachgelagerten Berichtspakete

    Technische Hinweise

    • Die dargestellten Daten basieren auf den Stammdatentabellen der SQL-Datenquelle
    • Änderungen oder Lücken in den Stammdaten wirken sich direkt auf die Auswertbarkeit der Berichte aus

    Empfohlene Aktionen

    • Bei fehlenden Einträgen in zentralen Kategorien (z.B. Sachkonten, Personal) sollte eine Prüfung der Datenquelle erfolgen
    • Unvollständige Stammdaten können zu fehlerhaften oder unvollständigen Berichtsergebnissen führen und sollten bereinigt werden

     

    Berichtseite: Bewegungsdaten

    5_06_06_PBI-dbAdmin_Bewegungsdaten.png


     

    Zielsetzung

    Die Seite „Bewegungsdaten“ bietet eine Übersicht über die im DataCube abgerufenen Bewegungsdaten aus verschiedenen Programmbereichen. Sie dient der Kontrolle von  Buchungsdaten, offenen Posten und Lohnkonten/Lohnbewegungen in der SQL-Datenbank und unterstützt die Validierung der Datenbasis für finanz- und lohnbezogene Auswertungen.

     

    Hauptfunktionen und Aufbau

    Filterbereich (oben)
    Zur gezielten Analyse können folgende Parameter gefiltert werden:

    • Profil (json-Konfigurationsdatei)
    • Datenbank-Standort
    • Initialübergabe (0) oder Update (1)
    • Abrufart (ApplicationRun) (manuell = „onpremise“, automatisch =  “automatic” z. B. Windows Aufgabenplanung)
    • Version
    • Exportdatum

    Visualisierungen (zentral)
    Mehrere Kreisdiagramme zeigen die Verteilung und Aktivität der Bewegungsdaten in folgenden Bereichen:

    • Kontierzeilen Sachkonten
    • Kontierzeilen Debitoren
    • Kontierzeilen Kreditoren
    • Salden Sachkonten
    • Salden Debitoren
    • Salden Kreditoren
    • Offene Posten (OP) Debitoren
    • Offene Posten (OP) Kreditoren
    • Lohnbewegungen (Lohnartenabrechnungsdaten)
    • Ausgezifferte (= ausgeglichene) Debitoren-OPs
    • Ausgezifferte (= ausgeglichene) Kreditoren-OPs
    • Lohnkonten (Abrechnungswerte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung)

    Die Diagramme sind farblich codiert und zeigen absolute Verteilungen je Kategorie.

    Funktionselemente (oben rechts)

    • „Alle Filter zurücksetzen“
    • Link zur Programmhilfe

    Interpretation und Nutzung

    • Die Filter ermöglichen eine gezielte Prüfung der Bewegungsdaten je Standort oder Profil
    • Die Diagramme helfen, Unregelmäßigkeiten in Buchungen, offenen Posten oder Lohnbewegungen im DataCube schnell zu erkennen
    • Die Seite unterstützt die Abstimmung zwischen abgerufenen Bewegungsdaten und Berichtsauswertung in Power BI®

    Technische Hinweise

    • Die dargestellten Daten basieren auf den Bewegungsdatentabellen der SQL-Datenquelle
    • Unvollständige oder fehlerhafte Bewegungsdaten können zu falschen Berichtsergebnissen in Power BI® führen

    Empfohlene Aktionen

    • Bei auffälligen Salden oder fehlenden Bewegungsdaten sollte eine Prüfung der Abruflogik erfolgen
    • Fehlende Datenbereiche können auf Datenfehler oder Übertragungsprobleme hinweisen und sollten bereinigt werden

     

    Berichtseite: Wartung

    5_06_07_PBI-dbAdmin_Wartung.png


    Zielsetzung

    Die Seite „Wartung“ bietet eine Übersicht über Wartungsaktivitäten im DataCube. Sie dient der Kontrolle von technischen Abläufen, Exportstatus und zeitlichen Verteilungen von Wartungsvorgängen. Die Visualisierungen unterstützen die Nachverfolgung und Analyse von Wartungsereignissen.

     

    Hauptfunktionen und Aufbau

    Filterbereich (oben)
    Zur gezielten Analyse können folgende Parameter gefiltert werden:

    • Profil (json-Konfigurationsdatei)
    • Datenbank-Standort
    • Initialübergabe (0) oder Update (1)
    • Abrufart (ApplicationRun) (manuell = „onpremise“, automatisch =  “automatic” z. B. Windows Aufgabenplanung)
    • Version
    • Exportdatum

    Tabellarische Übersicht (zentral oben)
    Eine Tabelle zeigt Details zu einzelnen Wartungsvorgängen:

    • OrgId – Art der durchgeführten Aktion
    • OrgIdName – Datenobjekt laut Protokoll (leer)
    • ApplicationRun - Manuell („onpremise“) oder automatisch („automatic”)
    • Exportdatum – Datum der durchgeführten Aktion
    • Dauer – Dauer der durchgeführten Aktion
    • Status – Bezeichnung der durchgeführten Aktion („Shrink“ = Datenbankverkleinerung durch Entfernung ungenutzten Speicherplatzes, „Datenbank leeren“, „Create Database“ = Datenbankanlage, „Update“ = Datenbankupdate (Hinzufügen oder Änderung von Feldern in den SQL-Datentabellen))

    Visualisierungen (zentral unten und rechts)

    • Balkendiagramm „Wartung nach Tag“ – zeigt die Anzahl der Wartungsvorgänge je Datum, farblich differenziert nach Art der Wartungsaktion (hier: blau = Neuanlage, grün = Wartung)
    • Balkendiagramm „Wartung Anzahl“ – zeigt die Gesamtanzahl der Wartungsvorgänge

    Funktionselemente (oben rechts)

    • „Alle Filter zurücksetzen“
    • Link zur Programmhilfe

    Interpretation und Nutzung

    • Die Tabelle ermöglicht eine detaillierte Prüfung einzelner Wartungsvorgänge
    • Die Diagramme helfen, zeitliche Häufungen oder Ausreißer bei Wartungsaktivitäten zu erkennen
    • Die Seite unterstützt die technische Überwachung und Dokumentation von Wartungsprozessen

    Technische Hinweise

    • Die Daten basieren auf Protokollinformationen und Exportstatusmeldungen aus dem DataCube
    • Regelmäßige Wartungsvorgänge sind essenziell für die Datenqualität und Systemstabilität

    Empfohlene Aktionen

    • Bei ungewöhnlich hoher Wartungsaktivität an bestimmten Tagen sollte eine Ursachenanalyse erfolgen
    • Einzelne Vorgänge mit fehlerhaftem Exportstatus sollten überprüft und ggf. neu angestoßen werden
    • Die Wartungsdokumentation kann als Grundlage für technische Audits oder Supportanfragen dienen

    Verwandte Themen

    5.2. Microsoft Power BI® Berichtspaket Lohn & Gehalt
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    5.5. Microsoft Power BI® Berichtspaket Journal Entry Test
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