ADDISON Lohn Online | eDokumente: Schnelleinstieg für Lohnabrechner und Steuerkanzleien mit ADDISON Lohn und Gehalt

Voraussetzungen und Aktivierung

Mit ADDISON Lohn Online eDokumente können Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Lohnabrechner eDokumente einfach bereitstellen, archivieren und verarbeiten.

Die bereitgestellten eDokumente stehen unmittelbar für die weitere Bearbeitung in ADDISON Lohn & Gehalt zur Verfügung. Dadurch können lohnrelevante Informationen direkt in den Abrechnungsprozess übernommen werden.

Administration der eDokumente

Konfiguration öffnen

Die Administration erfolgt direkt aus ADDISON Lohn & Gehalt.

1. Öffnen Sie Lohn Online.
2. Wählen Sie Einstellungen.
3. Die Konfiguration wird im Browser geöffnet.

Basisfunktionen aktivieren

1. Wechseln Sie zu Lizenz & Konfiguration.
2. Aktivieren Sie die Funktion eDokumente.
3. Speichern Sie die Einstellungen.

Erweiterter Upload-Modus

Optional kann der Erweiterte Upload-Modus aktiviert werden.

Wirkung des erweiterten Upload-Modus

Der erweiterte Upload-Modus betrifft ausschließlich den Arbeitgeber (Mandanten).

Bei aktiviertem erweiterten Upload-Modus muss der Arbeitgeber bereits beim Hochladen zusätzliche Angaben erfassen, beispielsweise:

• Dokumententyp
• Kategorie
• Beschreibung
• Zeitraum
• Prüfungsrelevanz

Dadurch können eDokumente bereits beim Upload besser klassifiziert werden.

Hinweis: Der erweiterte Upload-Modus hat keine Auswirkungen auf den Arbeitnehmer Self-Service. Für Arbeitnehmer ändert sich das Upload-Verhalten nicht.

Arbeitnehmer Self-Service für eDokumente freischalten

Damit Arbeitnehmer eigene eDokumente hochladen können:

1. Wechseln Sie zu Konfiguration → Arbeitnehmer Self-Service.
2. Aktivieren Sie die Funktion eDokumente.
3. Speichern Sie die Einstellungen.

Hinweis: Nur bei aktivierter Self-Service-Funktion können Arbeitnehmer eDokumente selbst bereitstellen und einsehen.

Dokumententypen verwalten

eDokument-Typen öffnen

1. Wechseln Sie zu eDokument-Typen.
2. Hier können Sie:
   • Dokumententypen suchen
   • Dokumententypen filtern
   • Eigenschaften bestehender Dokumententypen bearbeiten
   • neue Dokumententypen anlegen

Arten von Dokumententypen

Dokumententyp hinzufügen

Klicken Sie auf Hinzufügen.

Pflichtfelder

• Dokumententyp
• Art
• Kategorie
• Sichtbarkeit

Optionale Felder

• Beschreibung
• Prüfungsrelevanz

Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit kann für folgende Benutzergruppen festgelegt werden:

• Lohnabrechner
• Arbeitgeber
• Arbeitnehmer

Kategorien verwalten

eDokument-Kategorien öffnen

Wechseln Sie zu eDokument-Kategorien.

Hier können Sie:

• Kategorien suchen
• Kategorien filtern
• Kategorien sortieren
• neue Kategorien anlegen

Arten von Kategorien

Kategorie hinzufügen

Klicken Sie auf Hinzufügen.

Pflichtfelder

• Kategorie
• Art

Optional

• Beschreibung

Änderungen in eDokumente

Unter Änderungen in eDokumente werden sämtliche Änderungen an:

• Dokumententypen
• Kategorien
• Sichtbarkeiten
• Konfigurationen

protokolliert.

Folgende Informationen stehen zur Verfügung:

• Aktion
• Änderung für
• Geändert von
• Geändert am

Arbeiten mit eDokumenten

Listenansichten

Für die Bearbeitung stehen vier Listenansichten zur Verfügung:

1. Neu und unvollständig
2. Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
3. Bearbeitet und abgelegt
4. Archiviert

Listenansicht „Neu und unvollständig“

Hier werden eDokumente angezeigt, die von:

• Arbeitgebern
• Arbeitnehmern
• Lohnabrechnern

hochgeladen wurden und noch bearbeitet werden müssen.

Neue eDokumente werden durch einen roten Hinweis markiert.

eDokument öffnen

Nach Auswahl eines eDokuments können Sie:

• Dokumententyp vergeben
• Kategorie festlegen
• Prüfungsrelevanz definieren
• Sichtbarkeit festlegen
• Zeitraum hinterlegen
• Beschreibung ergänzen

Mehrseitige Dokumente können durchgeblättert, gezoomt, gedruckt oder heruntergeladen werden.

eDokumente hochladen

Auch der Lohnabrechner bzw. die Steuerkanzlei kann eigene eDokumente bereitstellen.

1. Klicken Sie auf Dokument hochladen.
2. Wählen Sie die Datei aus.
3. Ergänzen Sie die gewünschten Informationen.
4. Speichern Sie das eDokument.

Hinweis: Hochgeladene eDokumente sollten weiterhin für den Lohnabrechner sichtbar bleiben, damit diese später noch bearbeitet oder geprüft werden können.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Für jedes eDokument kann festgelegt werden, ob dieses:

• Relevant
• Nicht relevant
• Erledigt

ist.

Relevant

Das eDokument erscheint in der Liste:

Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Nicht relevant

Das eDokument wird nach Abschluss in die Liste:

Bearbeitet und abgelegt

verschoben.

Erledigt

Wählen Sie diesen Status erst dann, wenn die notwendigen Arbeiten in ADDISON Lohn & Gehalt abgeschlossen wurden.

Mehrere eDokumente gleichzeitig bearbeiten

Mehrere eDokumente können markiert werden.

Anschließend können beispielsweise:

• Dokumententyp
• Kategorie
• Download

für alle ausgewählten eDokumente gemeinsam ausgeführt werden.

Listenansicht „Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung“

Diese Ansicht dient als ToDo-Liste für die Lohnabrechnung.

Hier werden alle eDokumente angezeigt, die als Relevant gekennzeichnet wurden.

Sobald ein eDokument auf:

• Nicht relevant oder
• Erledigt

gesetzt wird, verschwindet es aus dieser Liste und wird unter Bearbeitet und abgelegt geführt.

Listenansicht „Bearbeitet und abgelegt“

Hier befinden sich alle bearbeiteten eDokumente.

Suchmöglichkeiten

Suche nach:

• Bezeichnung
• Beschreibung

Filter

• Dokumententyp
• Kategorie
• Bereitgestellt am

Aktionen

• Öffnen
• Herunterladen
• Löschen
• Archivieren

Listenansicht „Archiviert“

Hier werden abgeschlossene eDokumente gespeichert.

Archivierte eDokumente können weiterhin:

• gesucht
• gefiltert
• heruntergeladen

werden.

Archivierung aufheben

Archivierte eDokumente können wieder in die Liste:

Bearbeitet und abgelegt

zurückverschoben werden.

Historie

In allen Listenansichten steht die Registerkarte Historie zur Verfügung.

Hier können Sie nachvollziehen:

• Wer ein eDokument hochgeladen hat
• Welche Änderungen vorgenommen wurden
• Wer Änderungen vorgenommen hat
• Wann Änderungen erfolgt sind
• Wann ein eDokument archiviert wurde

eDokumente mit ADDISON Lohn & Gehalt verarbeiten

In der Ribbon-Leiste wird die Anzahl der:

• neuen (unvollständigen) eDokumente
• für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten eDokumente

angezeigt.

eDokumente öffnen

Klicken Sie auf eDokumente, um die Ansicht Personal und Zeiten | eDokumente zu öffnen.

Dort können die bereitgestellten eDokumente bearbeitet werden.

Anzeige aktualisieren

Über Aktualisieren wird die Anzahl der verfügbaren eDokumente neu geladen.

Offene eDokumente

eDokumente mit dem Status Offen sind für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant und müssen in ADDISON Lohn & Gehalt verarbeitet werden.

Bearbeitung aus dem Personalstamm

Die Verarbeitung ist auch direkt aus dem Personalstamm möglich.

1. Öffnen Sie den gewünschten Arbeitnehmer.
2. Klicken Sie auf das eDokumente-Symbol.
3. Die Ansicht Personal und Zeiten | eDokumente wird geöffnet.

Die Anzeige wird automatisch auf den ausgewählten Arbeitnehmer gefiltert.

Best Practices

• Neue eDokumente regelmäßig prüfen.
• Dokumententypen und Kategorien einheitlich verwenden.
• Relevante eDokumente zeitnah bearbeiten.
• Erledigte eDokumente archivieren.
• Sichtbarkeiten regelmäßig überprüfen.
• Archivierte eDokumente nur bei Bedarf wieder aktivieren.
• Bei eigenen Uploads die Sichtbarkeit für den Lohnabrechner beibehalten.

Zusammenfassung

Mit den eDokumenten in ADDISON Lohn Online können Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Lohnabrechner eDokumente zentral verwalten.

Die Lösung ermöglicht:

• eDokumente hochzuladen und bereitzustellen
• Dokumententypen und Kategorien individuell zu konfigurieren
• prüfungsrelevante eDokumente gezielt zu kennzeichnen
• Benutzerrechte und Sichtbarkeiten zu steuern
• eDokumente direkt für die Lohnabrechnung zu verwenden
• eDokumente revisionssicher zu archivieren und wiederherzustellen

Durch die direkte Integration in ADDISON Lohn & Gehalt stehen alle relevanten eDokumente dort zur Verfügung, wo sie für die Lohnabrechnung benötigt werden.