ADDISON Lohn Online | Steuerberater-Management Tool | Lohnabrechner:innen und Steuerkanzleien

Übersicht und Nutzung der Mandanten-Übersichtsseite

Zweck der Seite

Die Mandanten-Übersichtsseite in ADDISON Lohn Online bietet Steuerberatern eine zentrale Ansicht aller relevanten Informationen zu ihren Mandanten. Sie dient dazu, schnell und effizient den Status erfasster Datensätze zu prüfen, wie z. B. neue Abwesenheiten, relevante eDokumente, offene Aufgaben oder die Anzeige übermittelter bzw. nicht übermittelter Änderungen.

Multiple Filter und Filtermöglichkeiten – Ihre Vorteile

Die Filter ermöglichen eine präzise Selektion von Mandanten und erleichtern die Suche nach bestimmten Kriterien. Dies spart Zeit und sorgt für eine bessere Übersicht.

Verfügbare Filter:

• Abwesenheiten / eDokumente
  Zeigt Mandanten mit neuen oder ausstehenden Abwesenheiten oder abrechnungsrelevanten eDokumenten.
• Bearbeitungsstatus
  Filtert nach dem aktuellen Status der Bearbeitung.
• Änderungen in
  Filtert nach Änderungen in Stammdaten, Festbezügen und variablen Daten.
• Nicht übermittelte Änderungen
  Identifiziert Mandanten, die bereits Daten (Stammdaten, variable Daten, Festbezüge) erfasst haben und diese noch nicht übermittelt sind.
• Ansprechpartner
  Filtert nach dem zuständigen Ansprechpartner.
• ADDISON Lohn Online aktiviert
  Prüft, ob die neue Version von Personal und Zeiten für den Mandanten aktiv ist.
• Abrechnungsnotiz
  Filtert nach hinterlegten Abrechnungsnotizen.
• Offene Aufgaben
  Zeigt alle noch offenen Aufgaben an.

Inhalte in den Spalten

Die Tabelle bietet eine detaillierte Übersicht pro Mandant. Wichtige Spalten sind:

• Mandanten-Nr. & Kurzname: Identifikation des Mandanten.
• Abwesenheiten: Anzeige neuer und ausstehender Abwesenheiten (z. B. Neu: 2; Ausstehend: 17).
• eDokumente: Anzahl neuer und abrechnungsrelevanter Dokumente (z. B. Neu: 14; Abrechnungsrelevant: 0).
• Offene Aufgaben: Gesamtanzahl offener Aufgaben (z. B. Offen: 31).
• Stammdaten: Gesamtanzahl an Änderungen im Personalstamm und Übermittlungsstatus
• Festbezüge: Gesamtanzahl an Änderungen und Übermittlungsstatus
• Variable Daten: Gesamtanzahl an Änderungen und Übermittlungsstatus

Eine detaillierte Übersicht pro Mandant ist über die Seitenansicht eines einzelnen Mandanten einzusehen. Klicken Sie dazu einfach in die Zeile des gewünschten Mandanten - der Seitenbereich mit den Details öffnet sich.

Mehrfachselektionen und-Aktionen – Effiziente Mandantenverwaltung

Über die Schaltflächen am unteren Rand (Mandant oder Mandanten vorher mit der Checkbox am linken Rand der Liste markieren) der Übersicht können Sie mehrere Mandanten gleichzeitig oder auch einzelne Mandanten gezielt verwalten:

• Funktionen aktivieren: Aktivieren Sie bestimmte Funktionen für die ausgewählten Mandanten.
• Funktionen deaktivieren: Deaktivieren Sie gezielt Funktionen, die nicht benötigt werden.
• Konfigurationsvorlage anwenden: Nutzen Sie vordefinierte Vorlagen, um gewünschte Einstellungen schnell und konsistent auf mehrere Mandanten anzuwenden.

Diese Mehrfach-Aktionen sparen Zeit und sorgen für eine einheitliche Konfiguration über mehrere Mandanten hinweg.

Praxis-Tipp

• Nutzen Sie die SmartFilter, um Mandanten mit neuen Abwesenheiten oder Dokumenten schnell zu identifizieren.
• Nutzen Sie den Bearbeitungsstatus um zu überwachen und offene Aufgaben priorisiert abzuarbeiten.
• Wählen Sie mehrere Mandanten über die Checkboxen aus und führen Sie anschließend die gewünschte Aktion aus.
• Mit Konfigurationsvorlagen stellen Sie sicher, dass Mandanten die gleichen Einstellungen erhalten können – ideal für standardisierte Prozesse.

Konfigurationsvorlagen verwalten und anwenden

In ADDISON Online finden Sie im Menü ADDISON Lohn Online unterhalb der Mandantenübersicht und der aktivierten Features die Möglichkeit, Konfigurationsvorlagen für bestehende oder neu angelegte Mandanten zu erstellen.
Darüber hinaus können Sie eigene Vorlagen nach Ihren Anforderungen erstellen, um die Funktionen und Einstellungen von Personal und Zeiten effizient zu steuern.

Standardvorlagen und individuelle Anpassungen

Die Liste enthält standardmäßig die WK-Standardvorlage von Wolters Kluwer mit den Basisfunktionen für Arbeitgeber und den Arbeitnehmer-Self-Service.
Diese Vorlage ist automatisch als Standard markiert, erkennbar am blauen Sternsymbol auf der rechten Seite der Liste. Mit Klick auf die Zeile gelangen Sie direkt in die Einstellungen und können prüfen, ob die Standardvorlage für Sie nutzbar ist oder ob Sie sich eine neue, individuelle Vorlage erzeugen.

Die Markierung einer Vorlage als Standard (Sternsymbol) bleibt flexibel: Sie können diese Einstellung auch für neu hinzugefügte oder bearbeitete Vorlagen jederzeit anpassen.

Neue Konfigurationsvorlage hinzufügen

Über den Button „+ Hinzufügen“ am oberen rechten Bildschirmrand können Sie eine neue Konfigurationsvorlage anlegen und dabei die gewünschte Bezeichnung sowie eine Beschreibung festlegen.

Nach dem Speichern werden Sie automatisch zu den Einstellungen weitergeleitet. Dort können Sie die Basisfunktionen und weiteren Optionen für diese Vorlage konfigurieren und speichern.

Hinweis: Neu erstellte Vorlagen enthalten standardmäßig keine aktivierten Basisfunktionen – alle Funktionen sind zunächst deaktiviert.

Vorlagen verwalten über die Symbole

Ihre selbst hinzugefügten Vorlagen sowie die Standardvorlage können Sie über die Symbole am rechten Bildschirmrand wie folgt verwalten:

• Mülleimer-Symbol: Löscht die Vorlage vollständig.
• Sternsymbol: Markiert die ausgewählte Vorlage als Standardvorlage.
• Symbol mit zwei überlappenden Blättern: Kopierfunktion für Vorlagen. Die Vorlage wird vollständig dupliziert und als Kopie in der Liste angezeigt.

Konfigurationsvorlagen anwenden oder Funktionen manuell steuern

Sind Ihre Konfigurationsvorlagen final angelegt und gespeichert oder die WK-Standardvorlage für Sie geeignet, zeigen wir Ihnen im Folgenden, wie Sie diese auf Ihre Mandanten anwenden können.

1. Mandanten auswählen
   Markieren Sie in der Mandantenübersicht die gewünschten Mandanten mit einem Häkchen in der linken Spalte.
   ✅ Mehrfachauswahl ist möglich.
2. Aktionen ausführen
   Am unteren Bildschirmrand stehen Ihnen dann folgende Optionen zur Verfügung:
   • Funktionen aktivieren: Aktiviert ausgewählte Basisfunktionen für die markierten Mandanten.
   • Funktionen deaktivieren: Deaktiviert ausgewählte Basisfunktionen für die markierten Mandanten.
   • Konfigurationsvorlage anwenden: Öffnet ein Auswahlfenster und wendet eine zuvor erstellte oder die WK-Standardvorlage auf die ausgewählten Mandanten an.

Wenn Sie auf „Konfigurationsvorlage anwenden“ klicken, öffnet sich ein Auswahlfenster. Dort können Sie die gewünschte Vorlage auswählen, indem Sie am linken Rand in den Kreis neben der Vorlage klicken, sodass dieser markiert wird.

Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "Weiter".

Übersicht und Anwendung der Vorlage

Nach dem Klick auf „Weiter“ öffnet sich eine Übersicht für die zuvor ausgewählten Mandanten.
In dieser Ansicht sehen Sie farblich gekennzeichnet, welche Einstellungen die gewählte Konfigurationsvorlage vornimmt.

Im gezeigten Beispiel wurde in der Vorlage „Neue Vorlage für Neumandat“ lediglich die Basisfunktion für den Arbeitgeber-Self-Service aktiviert, während für den Arbeitnehmer-Self-Service keine Funktionen aktiviert sind (rote Kennzeichnung).

Prüfen Sie die Einstellungen visuell. Wenn alles korrekt ist, bestätigen Sie die Anwendung der Vorlage mit einem Klick auf den Button „Vorlage anwenden“, um die Konfiguration auf die ausgewählten Mandanten zu übertragen.