ADDISON | Servicevereinbarungen | Im laufenden Kanzleibetrieb

Anlage von Servicevereinbarungen aus den Aufträgen

Auftragsbearbeitung

In der Auftragsbearbeitung im Mandanten wird Ihnen in der Spalte SV angezeigt, für welchen Auftrag bereits eine Servicevereinbarung angelegt wurde und ob die Servicevereinbarung beendet wurde.

Über die Schaltfläche (1) können Sie die Servicevereinbarung anlegen, sofern noch keine Servicevereinbarung vorhanden ist. Anders als aus der Kanzlei über die Übersicht Servicevereinbarung folgt hier kein weiterer Dialog zum Erfassen einer Startperiode.

Ermittlung der Startperiode

Die Startperiode wird anhand der letzten Fakturierung ermittelt.

Beispiel: Die monatliche Buchführung wurde für 03/26 fakturiert -> Startperiode wird mit 04/26 ermittelt und übertragen.

Dies gilt auch für Aufträge mit jährlichem Fakturierrhythmus, wenn monatliche Bearbeitungen bzw. monatliche Vorauszahlungen (VZ oder VZ erfolgswirksam) vereinbart sind: Als Basis dient die letzte fakturierte Vorauszahlungsperiode.

Beispiel: Bei einer Buchführung mit jährlicher Abrechnung und monatlichen Vorauszahlungen wurde die Vorauszahlung für 05/26 fakturiert -> Startperiode wird mit 06/26 ermittelt.

Ausnahme bei reinen Jahresarbeiten: Bei Tätigkeiten, die ausschließlich einmal jährlich bearbeitet werden (z. B. Jahresabschluss sowie betriebliche und private Steuererklärungen), greift weiterhin die jährliche Fakturalogik: Hier wird auch bei vorhandenen monatlichen Vorauszahlungen stets der Dezember (12/XX) als Startperiode ermittelt.

Wurde bisher im Mandanten noch keine Rechnung für diesen Auftrag geschrieben, wird der aktuelle Monat (Fibu und Lohn & Gehalt) bzw. der Dezember des aktuellen Jahres (Steuern, Steuerberatung und Abschluss) als Startperiode an ADDISON Online übermittelt.

Mandantenstammdaten

Mandantenspezifische Einstellungen werden zum Teil im Mandanten selbst vorgenommen, teilweise auch in ADDISON Online.

Damit die Bearbeitungsliste den Status der einzelnen Vorgangsperioden korrekt auswerten kann, werden viele Daten automatisch aus ADDISON übermittelt. Es gibt jedoch weitergehende Angaben, die innerhalb von ADDISON Online im Mandanten erfasst werden müssen.

Daten aus den Mandanten-Stammdaten und Projekten

• Kalenderjahr
• Wirtschaftsjahr
• Option Gewinnermittlung nach §4(3) EtG
• Jahresabschluss: Art des Jahresabschlusses
• UStVZ
  • Abgabefrist USt-Voranmeldung
  • Beginn der Abgabefrist
  • Dauerfristverlängerung
• Abgabefrist Lohnsteueranmeldung
• Verspätete Abgabe Lohnsteuer-Anmeldung

Weitere Daten in ADDISON Online | Mandant |Jahreseinstellungen zu hinterlegen

Kalenderjahr:

• SV-Beiträge: SV-Zeiträume (Rhythmus)
• Steuerberatung (regelmäßig): ab Periode, StB-Zeiträume (Rhythmus)
• Unternehmensberatung (regelmäßig): ab Periode, UB-Zeiträume (Rhythmus)
• ZM-Meldung: ab Periode, ZM-Zeiträume (Rhythmus)
• OSS-Meldung: ab Periode, OSS-Zeiträume (Rhythmus)
• Steuererklärungen (Betrieb): Fristverlängerung betriebliche StE (Datum)
• ESt-Erklärung: Fristverlängerung EStE (Datum)

Wirtschaftsjahr:

• Fibu: ab Periode, Fibu-Zeiträume (Rhythmus)
• Jahresabschluss: Frist zur Aufstellung der Handelsbilanz

Automatische Anlage von Servicevereinbarungen

Mit dieser Funktion können Servicevereinbarungen automatisch angelegt und gestartet werden. Dadurch entfällt die manuelle Anlage durch den Kanzleiinhaber oder Mitarbeitende. Die Automatisierung stellt sicher, dass lokal bekannte Aufgaben und in ADDISON Online überwachte Prozesse konsistent bleiben und keine unnötigen Differenzen entstehen.

Aktivierung

Für die Aktivierung der automatischen Anlage der Servicevereinbarungen verwenden Sie unter Kanzlei |Stammdaten | Kanzleidaten | Optionen | Allgemein die entsprechende Option:

Hinweis: Die automatische Anlage von Servicevereinbarungen ist standardmäßig nicht aktiviert.

Voraussetzungen für die automatische Anlage

Eine Servicevereinbarung wird automatisch angelegt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Die Haupttätigkeit kann eindeutig ermittelt werden.
• Die Startperiode kann ermittelt werden.
• Es ist ein eindeutiges Sachgebiet vorhanden (keine gemischten Aufträge aus z. B. Fibu und Lohn).
• Für die betreffende Kombination wurde noch keine Servicevereinbarung angelegt.
• Eine zuvor vorhandene Servicevereinbarung wurde bereits beendet.

Anlage bei Vorgangsgenerierung

Werden Vorgänge generiert, wird bei vorhandenen Voraussetzungen die Servicevereinbarung automatisch übermittelt. Die Startperiode wird dabei aus der ersten Periode der zu generierenden Vorgänge ermittelt.

Automatische Anlage bei der Leistungserfassung

Die automatische Anlage erfolgt ebenfalls bei der Erfassung von Leistungen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Die Startperiode wird hierbei aus dem erfassten Zeitraum und nicht aus dem Leistungsdatum bestimmt.

Die Funktion unterstützt folgende Arten der Leistungserfassung:

• Zeiten verbuchen nach Abschluss eines Vorgangs
• Leistungserfassung über die Stoppuhr
• Leistungserfassung über TAPI
• Manuelle Leistungserfassung über die entsprechende Ansicht

Automatisches Beenden von Servicevereinbarungen

Mit dieser Funktion werden Servicevereinbarungen automatisch beendet, sobald die zugrunde liegenden fachlichen Voraussetzungen nicht mehr bestehen. Dadurch entfällt die manuelle Pflege durch den Kanzleiinhaber oder seine Mitarbeitenden. Die Automatisierung sorgt dafür, dass die in ADDISON bekannten Aufgaben und die in ADDISON Online überwachten Prozesse stets konsistent bleiben.

Ein manuelles Beenden durch den Anwender ist weiterhin möglich.

Auftragsverwaltung

Eine Servicevereinbarung wird automatisch beendet, wenn für die zugehörige Haupttätigkeit ein Tätigkeitsende hinterlegt wird. Das Ende der Haupttätigkeit führt gleichzeitig zum Ende der zugehörigen Prozesse.

Mandantenstammdaten

Eine Servicevereinbarung wird automatisch beendet, wenn im Mandantenstamm ein Mandatsende erfasst wird. Mit dem Ende des Mandats werden auch die damit verbundenen Prozesse beendet.