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Belegmanagement | Automatische Belegtrennung mit der Beleg-Bearbeitung

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Letzte Aktualisierung: Lesezeit 3 Minuten
Beleg-Bearbeitung

    Mit der Funktion "Belege automatisch trennen" können Sie sich Belegstapel mit Hilfe eines KI-basierten Service automatisch in einzelne Rechnungen trennen lassen. Zusätzlich korrigiert die Funktion Seitenrotationen. 

    Die Funktion steht Ihnen in der Beleg-Bearbeitung im Belegmanagement zur Verfügung. Wie Sie diese aufrufen können, finden Sie in diesem Artikel.

     

    Auswahl der Belege

    In der Beleg-Bearbeitung werden Dokumente (Belegcontainer), welche von der automatischen Belegtrennung verarbeitet werden können mit einem Sternensymbol (A) gekennzeichnet. Wählen Sie die gewünschten Container aus, in dem Sie diese anklicken.

    BeMa - Automatische Belegtrennung 1

    Folgende Dokumente können nicht von der automatischen Belegtrennung verarbeitet werden:

    • einseitige Belege
    • bereits manuell bearbeitete Belege
    • für eine Bearbeitung gesperrte Belege (z.B. E-Rechnungen)
    • Bildformate (JPG etc.)
    • Dokumente mit mehr als 500 Seiten

     

    Aufruf der automatischen Belegtrennung

    Sobald Beleg-Container ausgewählt sind, wird die Schaltfläche, "Belege automatisch trennen" (B) in der unteren Aktionsleiste aktiviert. Starten Sie die automatische Belegtrennung mit einem Klick auf diese Schaltfläche.

     

    BeMa - Automatische Belegtrennung 2

     

    Wurden Container ausgewählt, welche nicht von der automatischen Belegtrennung verarbeitet werden können, informiert Sie ein Dialog darüber. Mit Abbrechen (C) können sie zurückkehren und Ihre Auswahl anpassen oder fahren Sie mit der Belegtrennung fort, indem Sie auf die Schaltfläche "Belege trennen" (D) klicken. Die ungeeigneten Container bleiben dabei unberücksichtigt. Wenn nur geeignete Container ausgewählt wurden, beginnt die Verarbeitung der Belege direkt.

    SMC_AutomatischeBelegtrennung_DialogUngeeigneteContainer.jpg

     

    Verarbeitung der Belege

    Sobald die Verarbeitung der Belege begonnen hat, wird Ihnen die geschätzte Restdauer (E) in Sekunden in der Fortschrittsanzeige angezeigt. Sollte der Prozess länger benötigen, als erwartet, werden Sie darüber informiert. Bei Bedarf können Sie den Prozess während der Laufzeit auch "Abbrechen" (F).

    SMC_AutomatischeBelegtrennung_VerarbeitungDerBelegtrennung.jpg

     

    Bereitstellung der getrennten Belege

    Nach erfolgreicher Verarbeitung der Belege schließt die Fortschrittsanzeige automatisch und das Ergebnis wird Ihnen direkt in getrennten Containern angezeigt. Dabei wird jeder durch die automatische Belegtrennung generierte Container durch ein lila Sternensymbol (G) gekennzeichnet. 

    Sollten irrelevante oder leere Seiten durch den Service identifiziert werden, erscheint ein entsprechender Hinweis (H) im oberen Bereich. Die betroffenen Seiten werden mit einer lila Umrandung gekennzeichnet und mit einem lila Mülleimersymbol (I) versehen. Durch Anklicken dieses Symbols wird die Markierung entfernt und die Seite bleibt erhalten. Wird die Markierung nicht entfernt, werden beim Abschließen der Beleg-Bearbeitung die markierten Belege automatisch gelöscht. 

     

    BeMa - Automatische Belegtrennung 3

     

    Abschließen der Belegbearbeitung

    Sobald Sie mit der Belegbearbeitung fertig sind, können Sie unter Abschließen (J) die Beleg-Bearbeitung beenden und in den Erfassungs-Workflow zurück kehren. Die Belege werden dabei wie gewohnt analysiert oder die Belegdaten direkt extrahiert. Wurden Seiten zur Löschung markiert , erhalten Sie einen angepassten Abschlussdialog (K) , der Sie darauf abschließend hinweist.

    BeMa - Automatische Belegtrennung 4

    Weitere hilfreiche Artikel zur Verwendung der Beleg-Bearbeitung finden Sie hier.

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