Belegmanagement | Einstellungen für die Bankabstimmung

Übersicht

Für die Bankabstimmung im Belegmanagement gibt es in zwei Bereichen relevante Einstellungen.

In den Firmeneinstellungen sind Verarbeitungseinstellungen, Zuordnungsregeln und Verbuchungsoptionen zu finden.

In den Erweiterten Einstellungen ermöglichen Optionen die Anpassung der Übergabe an ADDISON oder ADDISON AKTE. Zusätzlich ist dort die Aktivierung der EÜR-Version angesiedelt.

 

 

Einstellungen (Firmeneinstellungen) | Automatisierung

Die automatische Erstellung von Kontakten erlauben, wenn kein passender Kontakt gefunden wurde

Erlaubt das automatische Anlegen von Kontakten, wenn die Beleganalyse keinen vorhandenen Kontakt eindeutig zuordnen kann und die ausgelesenen Daten ausreichend sicher sind. Das neue Konto erhält je nach Belegrichtung die nächste freie Kontonummer im passenden Personenkontenbereich. Bei der EÜR-Version ist diese Option standardmäßig aktiviert.

 

 

Ausführliche Informationen zu dieser Funktion unter Belegmanagement | Automatisierte Anlage von Kontakten

 

 

Einstellungen (Firmeneinstellungen) | Bankabstimmung

Hinweis: Der Abschnitt Bankabstimmung wird in den Firmeneinstellungen nur sichtbar, wenn die Bankabstimmung lizenziert und im Online-Banking aktiviert ist.

 

 

A - Kontoauszüge vor Übergabe durch Kanzlei prüfen

Aktiviert einen zusätzlichen Workflow-Step, über den die Kanzlei die Kontoauszüge vor der Übergabe an die Finanzbuchhaltung prüfen und bei Bedarf anpassen kann. Die Einstellung lässt sich nicht deaktivieren, solange sich Kontoauszüge auf diesem Workflow-Step befinden. Für Mandanten ist das Feld nicht änderbar.

B - Status von Kontoauszügen automatisch auf abgestimmt setzen, wenn alle Umsätze zugeordnet sind

Setzt den Kontoauszugsstatus automatisch auf „Abgestimmt", sobald kein offener Umsatz mehr vorhanden ist.

C - Umsatzbasierte Regeln - Regelverwaltung

Über den Link Regelverwaltung öffnen Sie die Ansicht, in der umsatzbasierte Zuordnungsregeln eingesehen, angepasst und deaktiviert werden können. Regeln werden direkt im Rahmen der Bankabstimmung erfasst und in der festgelegten Reihenfolge angewendet.

 

Ausführliche Informationen zur Regelverwaltung unter Belegmanagement | Regelanlage und Verwaltung in der Bankabstimmung

 

 

 

D - Skonto Regeln

Felder zur Steuerung der automatischen Skontoakzeptanz:

Skonto (%) Legt fest, bis zu welchem Prozentsatz Differenzen zwischen Rechnungs- und Zahlbetrag automatisch als Skonto akzeptiert und ausgebucht werden.

Maximalbetrag (€) Absoluter Höchstbetrag zur Begrenzung des Skontos. Das Feld ist nur aktiv, wenn ein Skonto-Prozentsatz hinterlegt ist.

Tage Anzahl der zusätzlichen Skontotage: Wie viele Tage nach Skontofälligkeit darf Skonto noch gezogen werden?

 

E - Allgemeine Regeln

Hinterlegung von Sachkonten für nicht zugeordnete Umsätze:

Festes Gegenkonto für Einnahmen Sachkonto, auf das nicht zugeordnete Einnahme-Umsätze gebucht werden. Alle Belege sollten vor dem Import der Bankumsätze vorhanden sein.

Festes Gegenkonto für Ausgaben Sachkonto, auf das nicht zugeordnete Ausgaben-Umsätze gebucht werden.

Festes Gegenkonto schon beim Import der Kontoumsätze anwenden Mit Aktivierung dieser Option, werden die hinterlegten Gegenkonten bereits beim Import der Kontoumsätze angewendet. Ohne diese Einstellung greifen die Gegenkonten erst bei der Übergabe an die Kanzlei. Die Einstellung ist nur aktivierbar, wenn mindestens eines der beiden Gegenkonten befüllt ist.

 

 

F - Buchungstexte für Zahlungsbuchungen

Unter Einstellungen | Firmeneinstellungen | Bankabstimmung | Buchungsregeln kann die Kanzlei festlegen, aus welchen Bausteinen der Buchungstext automatisch erzeugter Zahlungsbuchungen zusammengesetzt wird. Zur Auswahl stehen Geschäftspartner, Verwendungszweck und ein frei definierbarer Standardtext. In der EÜR-Version steht zusätzlich der Beleg-/Positionstext zur Verfügung.

Die Reihenfolge der ausgewählten Bausteine bestimmt ihre Reihenfolge im Buchungstext. Die Bausteine werden mit „ - “ verbunden. Nur der Steuerberater kann die Einstellung ändern; für Mandanten ist sie schreibgeschützt. Bereits erzeugte Zahlungsbuchungen bleiben unverändert. Die Einstellung gilt für zukünftige Zuordnungen.

 

G - Regeln zur Verbuchung

Hinterlegung von Sachkonten für privat markierte Umsätze:

Privat markierte Einzahlungen verbuchen auf Sachkonto, auf das in der Bankabstimmung als „privat" markierte Einzahlungen gebucht werden.

Privat markierte Auszahlungen verbuchen auf Sachkonto, auf das in der Bankabstimmung als „privat" markierte Auszahlungen gebucht werden.

 

Hinweis: Diese Einstellung ist nur bei aktivierter EÜR-Version sichtbar und kann nur durch die Kanzlei editiert werden.

 

Ausführliche Informationen zur Funktion unter Belegmanagement | Privat-Markierung in der Bankabstimmung

Ausführliche Informationen zur EÜR-Version unter Belegmanagement | EÜR-Version in der Bankabstimmung

 

 

Erweiterte Einstellungen

In den Erweiterten Einstellungen kann die EÜR-Version gesetzt oder die Übergabe an ADDISON oder ADDISON AKTE angepasst werden.

 

Version

A - Belegmanagement mit Bankabstimmung in EÜR-Version verwenden

Bei aktivierter Einstellung unterbleibt die direkte Übergabe der Belege und Konten für Kontakte an die Finanzbuchhaltung sowie die Übergabe von OP-Ausgleichsinformationen bei aktivierter Bankabstimmung. Die Einstellung ist nur sichtbar, wenn das EÜR-Feature lizenziert ist, und nur änderbar, wenn die Bankabstimmung im Banking aktiv ist.

Ausführliche Informationen zur EÜR-Version unter Belegmanagement | EÜR-Version in der Bankabstimmung

 

ADDISON | Übertragung

Mit diesen Einstellung kann gesteuert werden, wie übertragungsbereite Belege und Zahlungsbuchungen an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

B - Übertragung in separaten Belegstapel nach Belegtyp (Eingang, Ausgang, Zahlung) ausführen

Mit dieser Einstellung steuern Sie, wie übertragungsbereite Belege an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Deaktiviert (Standard): Alle Belege eine Monates werden gemeinsam in einem einzigen Stapel übertragen.

Aktiviert: Belege werden automatisch nach Belegtyp in separate Stapel aufgeteilt und jeweils als eigene Übertragung an die Finanzbuchhaltung gesendet:

• Eingangsbelege – Eingangsrechnungen, Eingangsgutschriften und Stornorechnungen
• Ausgangsbelege – Ausgangsrechnungen, Ausgangsgutschriften und Stornorechnungen
• Zahlungsbuchungen – Zahlungen aus dem Belegmanagement
• Buchungen – Belege des Typs Buchungen (Importe im DATEV Format)

Diese Aufteilung erleichtert die Zuordnung und Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung, da jeder Stapel nur Belege eines Typs enthält.

 

C - Übertragung nur von vollständigen Zahlungsstapeln je Kontoauszug

Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert und gilt nur in Verbindung mit der Bankabstimmung.

Aktiviert (Standard): Zahlungsbuchungen aus der Bankabstimmung werden nur dann übertragen, wenn alle zugehörigen Zahlungsbuchungen eines Kontoauszugs übertragungsbereit sind. Ist auch nur eine einzige Zahlungsbuchung eines Kontoauszugs noch nicht bereit, wird der gesamte Kontoauszug zurückgehalten und beim nächsten Übertragungslauf erneut geprüft. Ein Beleg ist nicht bereit, wenn der dazugehörige Beleg noch nicht übertragen wurde.

Deaktiviert: Zahlungsbuchungen aus der Bankabstimmung werden einzeln und unabhängig voneinander übertragen, sobald sie bereit sind – auch wenn andere Zahlungen desselben Kontoauszugs noch ausstehen.

Zahlungen, die nicht aus der Bankabstimmung stammen (z. B. aus sevdesk), sind von dieser Einstellung nicht betroffen.

 

Zugriff

D - Der Mandant darf die Bankabstimmung auch ohne Zugriffs-Recht auf das Online-Banking einsehen und bearbeiten

Standardmäßig ist die Einsicht und Bearbeitung der Bankabstimmung an das Zugriffsrecht für das Online-Banking gekoppelt. Mit dieser Einstellung kann die Bankabstimmung davon unabhängig freigegeben werden.

 

 

Deaktiviert (Standard): Die Bankabstimmung ist ausschließlich für Anwender mit Zugriffsrecht auf das Online-Banking sichtbar.

Aktiviert: Auch Anwender ohne explizite Online-Banking-Rechte können die Bankabstimmung sowie die zugehörigen Regeln einsehen und uneingeschränkt bearbeiten. Anwender ohne Banking-Rechte erhalten dabei zuverlässig Hinweise, wenn noch Belege zu übertragen sind. Die Übertragung von Zahlungsbuchungen wird in diesen Fällen so lange zurückgehalten, bis die zugehörigen Belege bereitstehen, damit alle Buchungssätze vollständig und korrekt an die Kanzlei übermittelt werden.