Schnelleinstieg Beleghub: Belege hochladen, organisieren und übermitteln

Überblick

Der Beleghub ist Ihre zentrale Anlaufstelle für den digitalen Austausch von Belegen und Dokumenten mit Ihrer Steuerkanzlei. Sie können dort Unterlagen hochladen, Kategorien zuordnen, Dokumente wiederfinden und sie an Ihre Kanzlei übermitteln. Welche Kategorien und Funktionen verfügbar sind, richtet sich nach der Einrichtung durch Ihre Kanzlei.

Auf der Mandantenseite sehen Sie nur die Belege, die Sie selbst hochgeladen haben. Belege anderer Mandantennutzer sind für Sie nicht sichtbar. Nutzer Ihrer Steuerkanzlei sehen alle Belege des Unternehmens.

Beleghub öffnen

1. Melden Sie sich bei ADDISON Direkt an.
2. Wählen Sie auf der Startseite Ihr Unternehmen aus.
3. Wählen Sie im Unternehmensbereich Beleghub aus.
4. Nutzen Sie die Kategorien links, um den gewünschten Bereich zu öffnen.
5. Wählen Sie Ohne Zuordnung, wenn Sie Dokumente anzeigen möchten, die noch keiner Kategorie zugeordnet sind.
6. Wählen Sie Bereits übermittelt, wenn Sie bereits an Ihre Kanzlei übermittelte Dokumente prüfen möchten.

Je nach Einrichtung Ihrer Kanzlei können zusätzliche Kategorien verfügbar sein, zum Beispiel für Steuern, Kasse, Personalunterlagen oder Zeitnachweise. Der Beleghub kann außerdem Hinweise zu erkannten Dokumentinformationen, möglichen Duplikaten oder einer möglichen falschen Zuordnung anzeigen.

Dokumente hochladen und organisieren

1. Öffnen Sie die Kategorie, in der Sie ein Dokument ablegen möchten.
2. Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien auf den Ablagebereich der Kategorie.
3. Alternativ wählen Sie Dateien hier ablegen oder auswählen und wählen die Dateien auf Ihrem Gerät aus.
4. Öffnen Sie nach dem Upload die Kategorie, um die noch nicht übermittelten Dokumente zu prüfen.
5. Geben Sie im Feld Dateiname einen Suchbegriff ein, um ein Dokument zu finden.
6. Grenzen Sie die Ergebnisliste bei Bedarf über den Uploadzeitraum ein.
7. Wählen Sie die Vorschau eines Dokuments, um es anzuzeigen.
8. Öffnen Sie Weitere Optionen am Dokument. Dort können Sie das Dokument verschieben, herunterladen oder löschen.
9. Wählen Sie beim Verschieben die Zielkategorie aus. Dokumente ohne passende Kategorie können in Ohne Zuordnung verbleiben, bis Sie sie zuordnen können.

Welche Dateiformate zulässig sind, kann Ihre Kanzlei für Ihr Portal festlegen.

Belege an die Kanzlei übermitteln

1. Öffnen Sie die Kategorie mit den noch nicht übermittelten Dokumenten.
2. Prüfen Sie die Dokumente in der Liste und öffnen Sie bei Bedarf die Vorschau.
3. Ordnen Sie falsch abgelegte Dokumente vor der Übermittlung der passenden Kategorie zu.
4. Wählen Sie Alle Belege übermitteln, wenn Sie alle noch nicht übermittelten Dokumente an Ihre Kanzlei senden möchten.
5. Wenn Sie nur die Dokumente einer Kategorie übermitteln möchten, öffnen Sie die Kategorie und wählen Sie die Übermittlungsaktion für diese Kategorie.
6. Öffnen Sie nach der Übermittlung den Bereich Bereits übermittelt, um die übermittelten Dokumente einzusehen.

Erwartetes Ergebnis

Der Beleghub ist geöffnet. Ihre Dokumente sind in der gewünschten Kategorie oder in Ohne Zuordnung abgelegt und können an Ihre Steuerkanzlei übermittelt werden. Übermittelte Unterlagen finden Sie im Bereich Bereits übermittelt.

Problemlösung

Symptom	Lösung
Die Kachel Beleghub ist nicht sichtbar.	Wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei. Die Funktion muss für Ihr Unternehmen und Ihren Zugang bereitgestellt sein.
Eine erwartete Kategorie ist nicht vorhanden.	Kategorien werden von Ihrer Steuerkanzlei eingerichtet. Fragen Sie dort nach, ob die Kategorie für Sie verfügbar ist.
Sie sehen ein Dokument nicht.	Öffnen Sie die passende Kategorie oder prüfen Sie den Bereich Bereits übermittelt. Sie sehen nur Belege, die Sie selbst hochgeladen haben.
Der Upload startet nicht.	Prüfen Sie, ob die Datei und ihre Größe für Ihr Portal zugelassen sind. Wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei, wenn die Datei weiterhin nicht hochgeladen werden kann.
Das Dokument liegt in der falschen Kategorie.	Ziehen Sie das Dokument per Drag-and-drop in die richtige Kategorie. Alternativ öffnen Sie Weitere Optionen am Dokument und wählen Sie Verschieben.
Die E-Rechnungsvalidierung zeigt einen Hinweis.	Prüfen Sie die Dokumentvorschau und stimmen Sie das weitere Vorgehen bei Bedarf mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Ein Dokument soll noch nicht übermittelt werden.	Lassen Sie es im Bereich der noch nicht übermittelten Dokumente. Übermitteln Sie nur die passende Kategorie oder warten Sie mit Alle Belege übermitteln.
Ich möchte nur einen bestimmten Beleg übermitteln.	Markieren Sie die Checkbox am gewünschten Beleg und wählen Sie Auswahl übermitteln.