ADDISON Lohn Online | eAU: Schnelleinstieg für Lohnabrechner:innen und Steuerkanzleien mit ADDISON Lohn und Gehalt

Abwesenheiten und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)  in Addison Lohn Online

Mit ADDISON Lohn Online eAU stellen wir eine einfache und komfortable Möglichkeit für Ihre Mandanten zum Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zur Verfügung. Darüber hinaus können Abwesenheiten wie Mutterschutz, Kind krank etc. ohne Medienbruch direkt vom Mandanten oder dessen Arbeitnehmer im Self-Service Login erfasst und an Sie übermittelt werden. 

Administration der Abwesenheiten und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) 

Konfiguration öffnen

Navigieren Sie zu Lohn & Gehalt | Lohn Online und wählen Sie Einstellungen, um die Konfiguration im Browser zu starten.

Basisfunktionen aktivieren

• Setzen Sie den Haken bei Abwesenheiten, um den AG-Self-Service freizuschalten.
• Aktivieren Sie hier die Abwesenheiten, die dem Mandanten zur Erfassung zur Verfügung stehen sollen.
• Speichern Sie die Einstellungen

Arbeitnehmer - Self- Service 

• Über Arbeitnehmer Self-Service können Sie zusätzlich die Abwesenheiten für den Arbeitnehmer des Mandanten aktivieren. Scrollen Sie hierzu nach untern und aktivieren Sie die Basisfunktion AN- Self-Service.
• Setzen Sie den Haken bei den Abwesenheiten. Es werden die Abwesenheiten aktiviert, die auch für den Mandanten aktiviert wurden.
• Speichern Sie die Änderung (Schaltfläche Speichern).
• Die Funktionen sind damit aktiviert! 

Nach erfolgreicher Konfiguration werden in der  Übersicht Personal und Zeiten in der Kachel Aktuelle eDokumente und Abwesenheiten die Neue/Geänderte Abwesenheiten angezeigt. 

Mit Klick auf dem Button Abwesenheiten können Sie direkt in das Menü Abwesenheiten navigieren. 

Es werden ausschließlich die Abwesenheiten angezeigt, die von einem Arbeitnehmer im Self-Service erfasst wurden oder Rückmeldungen zu eAU-Abfragen von der Krankenkasse. 

Im Menü Abwesenheiten | Übersicht werden die vorhandenen Abwesenheiten in absteigender Reihenfolge angezeigt. 

Um eine neue Abwesenheit zu erfassen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche + Hinzufügen. 

In der Übersicht  Abwesenheit hinzufügen können Sie nun die infrage kommende Abwesenheit auswählen. Dabei hilft Ihnen ADDISON Lohn Online unlogische Erfassungen auszuschließen, indem beispielsweise für männliche Arbeitnehmer die Abwesenheit Mutterschutz nicht in der Auswahl angezeigt wird. 

Ein Suchfeld ermöglicht darüber hinaus den schnellen Zugriff auf eine Abwesenheit. 

Nach erfolgter Auswahl können Sie die Details der jeweiligen Abwesenheit erfassen. 

Bitte beachten Sie: 

• Pflichtfelder sind mit einem Stern markiert.
• Die Felder Krank von/Voraussichtlich bis sind mit dem aktuellen Systemdatum vorbelegt. Durch das Klicken auf den Pfeil im jeweiligen Feld wird eine Kalenderansicht geöffnet, mithilfe derer das Datum angepasst werden kann.
• Falls Ihnen das Datum des Arztbesuches bekannt ist, erfassen Sie dieses bitte im Feld Arztbesuch am.
• Wählen Sie den Grund der Krankmeldung aus. Erfassen Sie weitere Felder nach den Ihnen vorliegenden Informationen.
• Im Feld Notiz können Sie eine individuelle Textnotiz erfassen. 

Hinweis: Ohne die Angabe, ob sich der AN ordnungsgemäß krankgemeldet hat, wird keine eAU Abfrage gestartet. Werden vorbelegte Haken entfernt, die jedoch eine gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangabe darstellen, wird ein Hinweis als Information im oberen Bereich der Abwesenheit eingeblendet. 

Über die Schaltfläche Speichern können Sie die Abwesenheit speichern. 

Durch einen Klick auf eine Abwesenheitszeile öffnet sich das Sidepanel, das in die Registerkarten Details und Rückmeldungen unterteilt ist. Die Registerkarte Details enthält alle relevanten Informationen zur Abfrage. Die Registerkarte Rückmeldungen wird nur angezeigt, wenn eine Rückmeldung der Krankenkasse vorliegt.

• In der Zeile Abfrage eAU am: wird das Abrufdatum der eAU bei der Krankenkasse angezeigt.
• Falls Details der Abwesenheit geändert werden sollen, können Sie diese mit Öffnen in den Erfassungsmodus versetzen.
• Mit Löschen kann die erfasste Abwesenheit gelöscht werden. 

Geänderte oder gelöschte Abwesenheiten werden direkt mit den bereits an die Entgeltabrechnungssoftware übermittelten Abwesenheiten abgeglichen. 

Über eine Suchfunktion können Abwesenheiten nach Namen, Vornamen und Personalnummer des Arbeitnehmers ermittelt und angezeigt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, nach verschieden Kriterien, wie zum Bsp.: Zeitraum, Abfrage am und weitere, zu filtern. 

Das 3-Punkte Menü ermöglicht, die Abwesenheit als PDF- oder Excel-Datei zu exportieren. 

Blaue Pfeile in den Spalten ermöglichen eine Sortierung nach Personalnummer und Von Datum.   

Die Spalte Status Abfrage zeigt den aktuellen Stand der eAU Abfrage. 

Bitte beachten Sie:
Es gibt verschiedene Statusmeldungen, die je nach Bearbeitungsstand oder Rückmeldung der Krankenkasse angezeigt werden. Jeder Status hat eine eigene Bedeutung und kann unterschiedliche Handlungsmöglichkeiten bieten (z. B. Abwarten, Daten prüfen, erneute Anfrage starten).

Im Menü Abwesenheiten | eAU-Bescheinigungen können Sie die von der Krankenkasse zurückgesendeten Meldungen einsehen. 

Folgende Funktionen werden angeboten: 

• Wechsel von einer Gesamtübersicht zu einer aktuellen Rückmeldeansicht.
• Filter für Zeitraum, Abfrage am, Rückmeldedatum, Arbeitnehmer, Abwesenheitstyp, Status Abfrage und Lesestatus 

Blaue Pfeile ermöglichen eine Sortierung nach Personalnummer und Erstellt am-Datum. Über die blau unterlegten Felder Drucken, PDF und Excel können Sie die jeweiligen Dokumente drucken/speichern. 

Hinweis: Sie können auf allen Seiten mit dem Symbol des Zahnrads die Spalten individuell nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen. 

Weiterhin können hier Detailinformationen zu jeder Rückmeldung durch einen Klick in die Zeile der angezeigten Rückmeldung eingeblendet werden. 

• In der Zeile Rückmeldungsart werden wichtige Informationen der Krankenkasse und der Grund der Rückmeldung angezeigt.
• Mit Details anzeigen wird die ausgewählte Rückmeldung als Listenansicht geöffnet. 

Folgende Rückmeldungen werden in der Rückmeldungsart angezeigt 

Unzuständige Krankenkasse / unbekannte Person 

• Die im System hinterlegte Krankenkasse stimmt nicht mit der tatsächlichen Krankenkasse des Arbeitnehmers überein.

AU

• Eine erfolgreiche Rückmeldung ist vorhanden, mit den abgefragten Werten.

Krankenhaus

• Es werden grundsätzlich alle Sachverhalte übermittelt, in denen der Arbeitnehmer stationär zur
  Krankenhausbehandlung aufgenommen wurde.

Keine Werte vorhanden / Nachweis liegt nicht vor

• Für den abgefragten Zeitraum liegen der zuständigen Krankenkasse keine Daten oder Nachweise vor.

Reha/Vorsorge 

• Die Krankenkasse meldet den Zeitraum der Rehabilitationsmaßnahme zurück. Dies betrifft die Reha-Leistungen der
  Rentenversicherungsträger und Krankenkassen (Mutter/Vater-Kind-Maßnahme).

Teilstationäre Krankenhausbehandlung 

• Wenn bei einer teilstationären Behandlung eine eAU-Abfrage erfolgt, meldet die Krankenkasse den Zeitraum der Behandlung zurück. Die genauen AU-Zeiten müssen weiterhin durch eine Liegebescheinigung der Arbeitnehmer/-innen nachgewiesen werden.

In Prüfung 

• Damit die Daten korrekt übermittelt werden und Fehler vermieden werden, kennzeichnet die Krankenkasse Fälle mit fehlerhaften Angaben als „in Prüfung“. Nach Abschluss der Prüfung werden die eAU-Daten automatisch nachgereicht.

Anderer Nachweis liegt vor 

• Wenn der Krankenkasse andere Nachweise zur Arbeitsunfähigkeit vorliegen, die gesetzlich nicht elektronisch übermittelt werden dürfen (z. B. AU im Ausland), informiert sie den Arbeitgeber darüber. In diesen Fällen muss die Bescheinigung direkt von den Arbeitnehmer/-innen vorgelegt werden.

Weiterleitungsverfahren 

• Wenn bei einem Krankenkassenwechsel die neue Krankenkasse keine AU-Daten hat, leitet sie die Anfrage automatisch an die vorherige Krankenkasse weiter und informiert den Arbeitgeber darüber.

Folgende Verarbeitungsstatus werden in der Übersicht einer Krankenkassenrückmeldung angezeigt 

Zu bearbeiten 

• Wird angezeigt, dass der Vorgang noch nicht abgeschlossen ist, weil die Krankenkasse die falsche Krankenkasse zurückgeschickt hat. Hier muss die Krankenkasse der Abwesenheit angepasst werden (Zusätzlicher Hinweis in der Übersicht)
• Wird angezeigt, weil die Krankenkasse mitgeteilt hat, dass noch keine Werte für die Abfrage vorhanden sind. 

Erledigt 

• Wird angezeigt, wenn die Krankenkasse die abgefragten eAU Werte zurückgeschickt hat. 

Erledigt (ersetzt) 

• Wird angezeigt, wenn die ursprüngliche Rückmeldung durch eine neuere Rückmeldung der Krankenkasse ersetzt wird. Das passiert häufig dann, wenn die Krankenkasse zuerst zurücksendet, dass sie bisher noch keine Daten hat, dann jedoch die korrekten Daten nachsendet.
• Wird angezeigt, wenn man eine Nachricht korrigiert, bei der eine zuerst falsche Krankenkasse zurückgemeldet wurde. 

Die Ausgabe der Krankenkassen-Rückmeldedaten als PDF erfolgt über die gleichnamige Schaltfläche. 

Bitte beachten Sie 

eAU Abfragen und Rückmeldungen von und zu den Krankenkassen werden, je nach hinterlegter Abruffrist (eAU Abfragen) in den Stammdaten, von Personal und Zeiten automatisch abgerufen. Sie müssen keinen manuellen Abruf tätigen. Personal und Zeiten prüft und führt dies für Sie automatisch durch. Nur wenn Handlungsbedarf besteht, wird dies im Status angezeigt.

Hinweis: Weicht die Frist zur Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei Ihrem Mandanten von der gesetzlichen Frist nach §5 EntFG ab, können Sie die jeweils geltende individuelle Regelung im Bereich Administration | Konfiguration | Lizenz & Konfiguration | durch die Checkbox Betriebsübliche Frist manuell festlegen diese Individuelle Frist (EFZ) angeben.  

Über das Menü Arbeitnehmer | Stammdaten | Einstellungen ist es möglich, je Arbeitnehmer eine individuelle Frist zur Vorlage einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu hinterlegen.