ADDISON Lohn Online | Aufgabenliste: Anleitung für Lohnabrechner und Steuerkanzleien

Aufgabenliste 

Die Aufgabenliste in ADDISON Lohn Online bietet eine zentrale Übersicht über alle offenen, in Bearbeitung befindlichen und abgeschlossenen AufgabenSie ermöglicht das Filtern, Bearbeiten und Verwalten von Aufgaben.

Filteroptionen:

Mithilfe der Filter können Aufgaben gezielt eingegrenzt werden:

• Arbeitnehmer: Filtert nach bestimmten Mitarbeitern.
• Aufgabentyp: Filtert nach dem Typ der Aufgabe.
• Status der Aufgabe: Standardmäßig sind die Status Offen und In Bearbeitung ausgewählt.
• Monat: Filtert nach dem Monat, für den die Aufgabe vorgesehen ist.
• Erstellt am: Filtert nach dem Erstellungsdatum.

Schaltflächen

• Schaltfläche 1 „Hinzufügen“: Ermöglicht das Anlegen neuer Aufgaben.
• Schaltfläche 2 „…“ (Weitere Aktionen): Ermöglicht den Export der Aufgabenliste als PDF- oder Excel-Datei.
• Schaltfläche 3 „Zahnrad“ (Einstellungen): Ermöglicht die Anpassung der Anzeige- und Listeneinstellungen.

Tabellenübersicht

Die Aufgabenliste enthält folgende Spalten:

• Checkbox: Zum Auswählen einzelner oder mehrerer Aufgaben.
• Aufgabe: Name der Aufgabe
• Aufgabentyp: Kennzeichnung des Aufgabentyps
  • Zu erledigen (blau)
  • Hinweis (orange)
  • Überprüfen (rot)
• Status der Aufgabe: Zeigt den aktuellen Status:
  • OFFEN (blau)
  • IN BEARBEITUNG (grün)
  • ABGESCHLOSSEN (grau)
• Betrifft: Bezieht sich auf den Mandanten oder Mitarbeiter.
• Monat: Monat, in dem die Aufgabe erledigt werden soll.
• Erstellt von: Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat.
• Erstellt am: Datum und Uhrzeit der Erstellung.

Aktionen bei ausgewählten Aufgaben

Werden eine oder mehrere Aufgaben markiert, stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Auswahl aufheben
• Als erledigt markieren
• Löschen
• Anzeige der Anzahl ausgewählter Datensätze (z. B. „1 Datensatz ausgewählt“)

Aufgabenliste aktivieren

Die Aufgabenliste kann in der Administration | Einstellungen | Arbeitgeber Self-Service -Sonstiges für den Arbeitgeber Self-Service aktiviert werden.

Aufgaben erstellten

Neue Aufgabe anlegen

• Klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche „+ Hinzufügen“.
• Es öffnet sich rechts ein Detailbereich mit Eingabefeldern.

Pflichtfelder ausfüllen

Im Detailbereich müssen folgende Felder ausgefüllt werden (mit * gekennzeichnet):

• Aufgabenbereich: Wählen Sie den Bereich, z. B. Arbeitnehmer oder Firmendaten.
• Betrifft: Wird nur angezeigt, wenn zuvor als Aufgabenbereich Arbeitnehmer ausgewählt wurde. Wählen Sie hier den Arbeitnehmer aus.
• Aufgabentyp: Auswahl zwischen Zu erledigen, Hinweis oder Überprüfen.
• Status der Aufgabe: Wählen Sie den Status, z. B. Offen oder In Bearbeitung. Die Anzahl offener Aufgaben wird in der Übersicht in der gleichnamigen Kachel angezeigt (siehe Screenshot: Aufgabenliste in ADDISON Lohn Online).
• Monat: Wählen Sie den Monat, für den die Aufgabe gilt.
• Aufgabe: Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung der Aufgabe ein.

Die Anzahl der offenen Aufgaben wird zusätzlich in der Ribbonbar von ADDISON Lohn und Gehalt angezeigt.
Ein Klick auf den angezeigten Link führt Sie direkt zur Aufgabenliste in ADDISON Lohn Online, wo Sie die Details der Aufgaben einsehen und bearbeiten können.

Systemseitig erstellte Aufgaben

Aufgaben werden automatisch erstellt, sobald bestimmte Daten einen Handlungsbedarf auslösen.
Beispielsweise kann – abhängig von der Konfiguration – eine Aufgabe systemseitig generiert werden, wenn Arbeitsstunden oder Sollstunden in die variablen Daten übernommen werden müssen.

Beispiele für die Bearbeitung von Aufgaben

Firmendatenbezogene Aufgabe erstellen

Sie möchten sicherstellen, dass die Kontaktinformationen in den Firmendaten zu Beginn des nächsten Jahres aktuell sind. Dafür legen Sie eine Aufgabe an, um die Daten zu prüfen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Hinzufügen“, um den Seitenbereich mit den Eingabefeldern zu öffnen.
• Wählen Sie im Feld Aufgabenbereich die Option Firmendaten.
• Im Feld Aufgabentyp wählen Sie die Option Überprüfen.
• Setzen Sie den Status der Aufgabe auf Offen.
• Wählen Sie im Feld Monat den Zeitraum aus, in dem die Prüfung erfolgen soll.
• Geben Sie im Feld Aufgabe eine präzise Beschreibung der Aufgabe ein, z. B. „Kontaktdaten prüfen und aktualisieren“.
• Speichern Sie die Eingaben.

Nach dem Speichern erscheint die Aufgabe in der Übersicht. Die Anzahl der offenen Aufgaben wird in der Kachel Offene Aufgaben automatisch angepasst.

Wenn der Bearbeitungsmonat erreicht ist (z. B. August 2026), können Sie die Aufgabe bearbeiten:

• Öffnen Sie die Aufgabe über die entsprechende Zeile in der Übersicht und nutzen Sie die Details, um direkt zu den Firmendaten zu navigieren.
• Alternativ können Sie die Firmendaten über das Monitor-Symbol in der Aufgabenzeile öffnen.

Nachdem Sie die Kontaktdaten überprüft und gegebenenfalls in ADDISON Lohn und Gehalt angepasst haben, markieren Sie die Aufgabe als erledigt:

• Entweder im Seitenbereich über das Feld Status der Aufgabe.
• Oder direkt in der Übersicht, indem Sie die Aufgabe markieren und die Schaltfläche „Als erledigt markieren“ verwenden.

Arbeitnehmerbezogene Aufgabe erstellen

Sie möchten einem Arbeitnehmer im Juli Urlaubsgeld auszahlen und sich eine Erinnerung dafür anlegen.

• Klicken Sie auf „+ Hinzufügen“, um den Seitenbereich zu öffnen.
• Wählen Sie im Feld Aufgabenbereich die Option Arbeitnehmer.
• Im Feld Betrifft wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus.
• Setzen Sie im Feld Aufgabe den Wert Zu erledigen.
• Wählen Sie im Feld Status der Aufgabe die Option Offen.
• Legen Sie im Feld Monat den Zeitraum fest, z. B. August 2026.
• Erfassen Sie im Feld Bezeichnung die Aufgabe, z. B. „Urlaubsgeld auszahlen im August 2026“.
• Speichern Sie die Eingaben.

Die Aufgabe erscheint nun in der Übersicht. Über das Monitor-Symbol (1) oder die Details (2 and 3) im Seitenbereich können Sie direkt in die Personalstammdaten wechseln, um die Zahlung zu erfassen.

Systemseitig erstellte Aufgaben

Systemseitig erzeugte Aufgaben lassen sich ebenso wie manuell angelegte Aufgaben über das Monitor-Symbol (1) oder die Detailansicht (2 und 3) öffnen, prüfen, bearbeiten und abschließen.