ADDISON Lohn Online | Mitarbeitergruppen in ADDISON Lohn Online zur Gruppierung von Arbeitnehmern nach abrechnungsrelevanten Kriterien | Schnelleinstieg für Lohnabrechner:innen, Steuerkanzleien und Mandant:innen mit Arbeitgeber‑Self‑Service mit ADDISON Lohn & Gehalt

Ziel und Zweck der Mitarbeitergruppen

In komplexen Mandantenstrukturen reicht eine rein hierarchische Organisationsstruktur häufig nicht aus, um:

• abrechnungsrelevante Besonderheiten abzubilden,
• Zugriffsrechte fein granular zu steuern,
• oder Funktionen gezielt auf Teilmengen von Mitarbeitenden anzuwenden.

Mitarbeitergruppen adressieren diese Anforderungen durch eine zusätzliche logische Ebene, die unabhängig von Organisationseinheiten funktioniert.

Was sind Mitarbeitergruppen?

Mitarbeitergruppen sind frei definierbare Gruppierungen von Mitarbeitenden, die sich an abrechnungsrelevanten oder fachlichen Kriterien orientieren können – zum Beispiel:

• bestimmte Mitarbeiterkreise,
• spezielle Abrechnungslogiken,
• ausgewählte Zuständigkeiten für Sachbearbeiter,
• oder klar abgegrenzte Verantwortungsbereiche.

Im Gegensatz zur Team- und Organisationsstruktur sind Mitarbeitergruppen nicht hierarchisch und lassen sich flexibel anpassen.

Zielsetzung

Mit der Einführung von Mitarbeitergruppen sollen:

• Mitarbeitende flexibel gruppiert werden können,
• Funktionen und Sichtbarkeiten auf diese Gruppen beschränkt werden,
• bestehende Arbeitgeber Self‑Service‑Funktionen gruppensensitiv arbeiten,
• und eine konsistente Nutzung über die Nutzeroberfläche und Berechtigungen hinweg sichergestellt werden.

Abgrenzung zur Team- und Organisationsstruktur

Mitarbeitergruppen sind nicht Teil der Team- und Organisationsstruktur.
Sie:

• ersetzen keine Organisationseinheiten,
• sind nicht hierarchisch,
• und können unabhängig von Abteilungen, Standorten oder Kostenstellen vergeben werden.

Ein Mitarbeitender kann organisatorisch einer Organisationsstruktur respektive einem Vorgesetzten zugeordnet sein und parallel Mitglied einer Mitarbeitergruppe.

Die folgende Vergleichsgrafik zeigt die unterschiedlichen Zielsetzungen und Einsatzbereiche beider Konzepte

Die Team- und Organisationsstruktur beantwortet die Frage „Wer führt wen?“,

Mitarbeitergruppen beantworten die Frage „Wer darf was sehen oder bearbeiten?“

Grundprinzip der Filterlogik

Beim Zugriff auf Mitarbeitende berücksichtigt das System diese zwei möglichen Funktionen:

• Team- und Organisationsstruktur (Zuweisung von Vorgesetzten)
• Mitarbeitergruppen 

Je nach Kombination dieser beiden Funktionen ergibt sich ein eindeutiges Ergebnis, das bestimmt, welche Mitarbeitenden sichtbar sind.

Filter‑ und Zugriffsmatrix für Mitarbeitende

Wichtig:
Wenn beide Funktionen aktiv sind, gewinnt immer der  Team- und Organisationsfilter.
Die Mitarbeitergruppen‑Funktion wird in diesem Fall nicht zusätzlich angewendet. Dies ist insbesondere relevant für Rollen mit übergeordnetem Zugriff (z. B. Manager/Vorgesetzter).

Verwaltung von Mitarbeitergruppen

Übersicht der Mitarbeitergruppen

Abbildung 1: Übersicht aller angelegten Mitarbeitergruppen mit Status und Anzahl zugewiesener Arbeitnehmer.

Die Übersichtsseite zeigt:

• Bezeichnung der Mitarbeitergruppe,
• Status (z. B. in Verwendung),
• Anzahl der zugewiesenen Arbeitnehmer.

Hier können neue Gruppen angelegt oder bestehende bearbeitet werden.

Anlegen und Bearbeiten einer Mitarbeitergruppe

Abbildung 2: Detaildialog zum Anlegen oder Bearbeiten einer Mitarbeitergruppe.

Pflichtfeld:

• Bezeichnung der Mitarbeitergruppe

Optional:

• Notiz zur fachlichen oder organisatorischen Einordnung.

Arbeitnehmer einer Mitarbeitergruppe zuordnen

Zuweisung über den Reiter Arbeitnehmer zuordnen

Abbildung 3: Mehrfachauswahl von Arbeitnehmern und Zuweisung zu einer Mitarbeitergruppe.

Funktionen:

• Auswahl einzelner oder mehrerer Arbeitnehmer,
• Zuweisung zu einer Mitarbeitergruppe,
• Entfernen aus einer Mitarbeitergruppe.

Jeder Arbeitnehmer kann genau einer Mitarbeitergruppe zugeordnet sein.

Gruppenzuordnung im Arbeitnehmer‑Detail

Abbildung 4: Detailansicht eines Arbeitnehmers mit zugewiesener Mitarbeitergruppe.

Die Gruppenzuordnung ist Bestandteil der Mitarbeiterstammdaten und wird im Detailbereich angezeigt und gepflegt oder wenn gewünscht gewechselt.

Die Zuordnung erfolgt über administrative Benutzerprofile.

Benutzer‑ und Rollenmodell

Administrierende Benutzer

Administrierende Benutzer können:

• Mitarbeitergruppen anlegen und verwalten,
• Mitarbeitende einer Gruppe zuordnen,
• Benutzerprofilen eine oder mehrere Mitarbeitergruppen zuweisen.

Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit von Arbeitnehmern

 Grundprinzip

Ein Benutzer sieht und bearbeitet nur Arbeitnehmer:

• die seiner Mitarbeitergruppe zugeordnet sind,
• oder für die er explizite administrative Rechte besitzt.

 Anwendungskontexte

Die Mitarbeitergruppenlogik greift konsistent in:

• Personalstammdaten,
• Arbeitnehmerlisten,
• Mehrfachselektion‑Aktionen,
• Übersichtsansichten.
• Alle relevanten Listen enthalten Filter nach:
• Mitarbeitergruppe
• verantwortlicher Manager (sofern Team- und Organisationsstruktur aktiviert)
• Mehrfachselektion‑Aktionen berücksichtigen die Gruppenzuordnung
• Änderungsdialoge zeigen angepasste Oberflächen‑Elemente für Gruppenzuweisungen.

 Profilbasierte Sichtbarkeit

• Dropdowns, Listen und Filter zeigen nur die Mitarbeitergruppen, die dem eingeloggten Profil zugeordnet sind.
• Benutzerprofile ohne Gruppenzuordnung erhalten keinen Zugriff auf gruppenbasierte Arbeitnehmerlisten.

Portalbenutzer und Manager‑Logins

Abbildung 5: Übersicht der Portalbenutzer mit zugewiesenen Mitarbeitergruppen

• Portalbenutzer können einer oder mehreren Mitarbeitergruppen zugeordnet werden.
• Sie sehen und bearbeiten ausschließlich Arbeitnehmer, die zu ihren zugewiesenen Gruppen gehören.
• Mitarbeitergruppen sind für Portalbenutzer read‑only, sofern keine administrativen Rechte bestehen.
• In administrativen Szenarien sind nicht relevante Gruppen‑Panels ausgeblendet.

Mitarbeitergruppen im Benutzerprofil

Abbildung 6+7: Profilansicht eines Benutzers mit aktiven Mitarbeitergruppen.

Hier wird zunächst für den gewünschten Benutzer eine Mitarbeitergruppe zugeordnet. In der Profilansicht ist definiert, für welche Mitarbeitergruppen der Benutzer Zugriffsrechte besitzt. Gekennzeichnet mit dem grünen Haken. Ferner ließe sich auch im Seitenbereich/Profildetail eine neue oder weitere Mitarbeitergruppe für den Benutzer zuordnen, die dann ebenfalls in der Liste  mit dem grünen Haken gekennzeichnet wäre.

Mitarbeiter im Verantwortungsbereich

Abbildung 8: Anzeige „Mitarbeiter im Verantwortungsbereich“ eines Portalbenutzers.

Die Liste zeigt automatisch alle Arbeitnehmer, die über die zugewiesenen Mitarbeitergruppen erreichbar sind bzw. zugegriffen werden kann.

Dem Beispiel folgend für Pia Manager, die der Mitarbeitergruppe "Demo" zugewiesen ist und entsprechend die Arbeitnehmer anzeigt die der Mitarbeitergruppe Demo zugeordnet sind.

Nutzung in Arbeitnehmerlisten

Filter nach Mitarbeitergruppen

Abbildung 9: Arbeitnehmerliste mit Filter „Mitarbeitergruppen“.

Alle relevanten Listen enthalten Filter für:

• Mitarbeitergruppe,
• verantwortlichen Manager (sofern Organisationsstruktur aktiv).

Zusammenspiel mit Vorgesetztenlogik

Abbildung 10: Arbeitnehmerliste mit aktivem Vorgesetzten‑Filter.

Ist die Team‑ und Organisationsstruktur aktiv, wird die Sicht primär durch den Vorgesetztenfilter bestimmt.

Beachten Sie: dem Beispiel folgend, sehen Sie hier die Ansicht mit dem Login von Pia Manager in ihrer Managerrolle und alle Arbeitnehmer die an Pia berichten. Unabhängig der Zugehörigkeit einer bestimmten Mitarbeitergruppe (Filter "Mitarbeitergruppen" auf "Alle" gefiltert).

Auswahl einer einzelnen Mitarbeitergruppe

Abbildung 11: Auswahl einer spezifischen Mitarbeitergruppe in der Filterauswahl.

Benutzer sehen nur die Mitarbeitergruppen, die ihrem Profil zugeordnet sind.

Unserem Beispiel folgend die Gruppe "Demo", in der lediglich die Arbeitnehmer #477 und #483 zugehörig sind.

Detailansicht eines Arbeitnehmers

Abbildung 11: Arbeitnehmer‑Detailansicht mit Anzeige von Vorgesetztem und Mitarbeitergruppe.

Die Detailansicht kombiniert:

• organisatorische Zuordnung (Vorgesetzter),
• logische Zuordnung (Mitarbeitergruppe).

Beachten Sie: Wir befinden uns immer noch im Login der Pia Manager in ihrer Managerrolle und können im Screenshot gut erkennen, dass die Arbeitnehmerin Liselotte Schuster an Pia Manager berichtet und einer anderen Mitarbeitergruppe (hier "Management") zugehörig ist.

Zusammenfassung

Mitarbeitergruppen ermöglichen eine flexible, sichere und fachlich präzise Steuerung von Sichtbarkeiten und Funktionen. Sie ergänzen die Organisationsstruktur sinnvoll, ohne diese zu ersetzen, und bilden die Grundlage für skalierbare Mandanten‑ und Berechtigungskonzepte.

Finden Sie den Artikel zur Team- und Organisationsstruktur hier: 

Personal und Zeiten Team- und Organisationsstruktur in Personal und Zeiten - Schnelleinstieg für Lohnabrechner:innen und Steuerkanzleien mit ADDISON Lohn und Gehalt