ADDISON Lohn Online | edtime Integration | Lohnabrechner:innen und Steuerkanzleien mit ADDISON Lohn und Gehalt

Voraussetzungen

• Zugangsdaten zu Ihrem Addison‑Portal
• Zugriff auf Ihr edtime‑Konto

edtime als Schnittstellenpartner in Addison Lohn Online aktivieren

Die Grundeinstellungen müssen durch den Steuerberater/Sachbearbeiter vorgenommen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass über den Kanzlei-Sachbearbeiter-Login in der Administration der Integrationen die Schnittstelle zu edtime aktiviert wird. Eine Aktivierung über den Service-Login ist nicht möglich.

Wählen Sie den Bereich Administration | Integrationen | Aktivierung aus.

Klicken Sie in den Integrationen auf die Zeile edtime. Aktivieren Sie die Schnittstelle nun durch ein Setzen eines Häkchens bei "Schnittstelle aktivieren" und Speichern Sie die Änderung anschließend mit einem Klick auf Speichern in der Zeile als auch am unteren rechten Bildschirmrand.

Die Aktivierung Ihrerseits ist nun abgeschlossen und Ihr Mandant kann mit der Einrichtung der Integration fortfahren.

Das grüne Häkchen symbolisiert die erfolgreiche Aktivierung der Schnittstelle:

Im Reiter Konfiguration wird die aktivierte Schnittstelle zu edtime final mit dem Status "AKTIVIERT" angezeigt. Da es seitens Addison keine weiteren Konfigurationsmöglichkeiten gibt, ist die Zeile für das Partnersystem edtime nicht klickbar und der Prozess hiermit erfolgrecih abgeschlossen.

Im letzten Schritt finden Sie in der Übersicht Datenquellen die Kachel edtime. 

Klicken Sie innerhalb der Kachel auf den Button "Öffnen".
Damit navigieren Sie in in die Anmeldemaske ihres edtime-Accounts. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für edtime in Ihren Account ein und folgen den Schritten, die für die Einrichtung der Schnittstelle seitens edtime erforderlich sind.

1. Verbindung zwischen edtime und Addison herstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Melden Sie sich in edtime an.
2. Öffnen Sie Datenmanagement über das Benutzer-Menü.
3. Wechseln Sie zum Tab Integrationen.
4. Aktivieren Sie die Option Verbindung aktivieren für Addison.
5. Klicken Sie im Dialog auf Verbinden.
6. Melden Sie sich im geöffneten Portal mit Ihren Zugangsdaten an oder verwenden Sie einen Einladungscode.
7. Bestätigen Sie die angeforderten Berechtigungen.

Sie werden zu https://service.portal-bereich.de weitergeleitet, um Verbindungsdetails und Zugangsdaten einzugeben. Geben Sie die Portal-Adresse ein und klicken Sie auf Continue. Sie können sich entweder mit einem Einladungscode oder mit Benutzername / E-Mail und Passwort anmelden.
 

Ergebnis:
Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie zu edtime zurückgeleitet und die Verbindung bleibt aktiv. 

2. Mitarbeiter aus Addison importieren

Hinweis

• Der Import ist nur von Addison nach edtime möglich. 

Schritte

1. Öffnen Sie Datenmanagement → Datenimporte.
2. Klicken Sie auf Neuen Import starten.
3. Bestätigen Sie mit Import jetzt starten.

Nach erfolgreichem Import sehen Sie eine Tabelle mit Addison in der Spalte Importquelle. Der Status zeigt "In Bearbeitung", was bedeutet, dass weitere Schritte notwendig sind: die Zuweisung der importierten Mitarbeiter zu edtime-Standorten und -Gruppen. Klicken Sie auf "Zu den importierten Mitarbeitern" oder nutzen Sie den Button in der Spalte Aktionen, um zur Seite "Importierte Mitarbeiter verwalten" zu gelangen.

Nach dem Import ist eine Zuordnung erforderlich.

Mitarbeiter zuweisen

• Einzelzuweisung: Auswahl direkt in der Zeile
• Mehrfachzuweisung: Auswahl mehrerer Mitarbeiter und Gruppenzuweisung über Dropdown

Änderungen müssen gespeichert werden.

Dublettenprüfung

• Erkannte Konflikte werden markiert
• Mögliche Optionen:
  • neuen Mitarbeiter anlegen
  • mit bestehendem Mitarbeiter verknüpfen (Daten bleiben unverändert) 

Automatische Prüfung neuer Mitarbeiter

• tägliche Hintergrundprüfung nach neuen Addison‑Mitarbeitern
• keine automatische Übernahme – Import muss manuell gestartet werden 

3. Datenaustausch aktivieren (Benutzerrechte)

1. Öffnen Sie Standorteinstellungen → Benutzerrechte
2. Wechseln Sie zum Tab Allgemein
3. Aktivieren Sie Datenaustausch (Data Exchange) 

Dies ist Voraussetzung für Import und Export der Daten.

Die Datenaustausch-Funktion kann pro Semester über die Benutzerrechtseinstellungen aktiviert oder deaktiviert werden. Um sie zu aktivieren, öffnen Sie die Standorteinstellungen, gehen Sie zu den Benutzerrechten und wählen Sie den Reiter „Allgemein“. Dort finden Sie die Option „Datenaustausch“.

Wenn Sie ein Häkchen bei Data Exchange setzen, wird die Funktion für das ausgewählte Semester aktiviert. Dadurch kann das Semester die Addison-Integration sowie alle zugehörigen Datenimport- und Datenexportfunktionen nutzen.

4. Exportkonfiguration (Mapping)

Grundprinzip

Um Daten aus edtime erfolgreich nach Addison zu exportieren, müssen alle Felder korrekt zugeordnet sein. Die Mapping-Tabelle zeigt, wie Daten aus edtime den Feldern in Addison zugeordnet werden.
- Sie können bestehende Zuordnungen bearbeiten, nicht zugeordnete Felder manuell zuweisen und Anpassungen vornehmen.
 

• edtime‑Felder müssen Addison‑Feldern zugeordnet sein
• Verwaltung über eine Mapping‑Tabelle

Exportbereiche

• Arbeitszeit
• Abwesenheiten
• Überstunden
• Zuschläge
• Pauschale Zuschläge
• Sonderfälle

Mapping bearbeiten

• bestehende Zuordnungen ändern
• neue Felder hinzufügen
• nicht zugeordnete Felder manuell definieren

Wenn sich Addison-Lohnartnummern ändern, speichern Sie diese durch Klick auf Speichern

Neue Zuordnung hinzufügen

1. „Datenfeld zum Export hinzufügen“ auswählen
2. Zuordnung wählen
3. Lohnartnummer und Werte hinterlegen
4. speichern 

Zuordnung löschen

• Papierkorb-Symbol nutzen und bestätigen 

Beim ersten Herstellen der Addison-Verbindung werden Standardzuordnungen angewendet. Sie können jedoch in jedem Bereich neue Felder für den Export hinzufügen:
- Klicken Sie auf Datenfeld zum Export hinzufügen.
- Wählen Sie die Zuordnung aus dem Dropdown.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, geben Sie die Lohnartnummer und die Mapping-Werte ein und speichern Sie die Änderungen.

5. Datenübertragung beim Monatsabschluss

Automatischer Export

• Beim Monatsabschluss werden Daten automatisch an Addison übertragen

Beim Monatsabschluss oder vorläufigen Monatsabschluss werden variable Daten automatisch von edtime an Addison übertragen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie Sie Daten in edtime korrekt buchen – der Monatsabschluss übernimmt die Übertragung automatisch.
 

Überprüfen Sie den erfolgreichen Versand, indem Sie die Tabelle Variablen-Daten einsehen. Diese Oberfläche dient zur Fehleranalyse und zur Bestätigung, dass Daten korrekt übermittelt wurden.
- Die Tabelle zeigt variable Abrechnungs- und Vorschussdaten.
- Sie können nach Zeitraum, Monat oder Mitarbeiter filtern und detaillierte Informationen zu Lohnarten, Stunden, Tagen und Beträgen einsehen.

Fehlerbehandlung

Während des Monatsabschlusses oder vorläufigen Monatsabschlusses überträgt edtime variable Daten über die API-Schnittstelle an Addison. Tritt dabei ein Fehler auf, werden die betroffenen Benutzer automatisch benachrichtigt.
In den meisten Fällen entstehen diese Fehler durch Mapping-Probleme, zum Beispiel wenn Addison eine konfigurierte Zuordnung oder Lohnartnummer nicht erkennt.
 

Kommt es zu einem solchen Fehler, erhält der Benutzer:
- eine E-Mail-Benachrichtigung, die darüber informiert, dass die Datenübertragung fehlgeschlagen ist, sowie
- eine In-App-Benachrichtigung in der Event-Box auf der edtime-Übersichtsseite.
 

Beide Benachrichtigungen weisen darauf hin, dass die Monatsdaten nicht erfolgreich an Addison übermittelt werden konnten.
In diesem Fall muss sich der Kunde an seinen Payroll-Manager/Lohnsachbearbeiter wenden, um die Mapping-Konfiguration zu prüfen und festzustellen, was korrigiert werden muss, bevor die Daten erneut gesendet werden können.

Lösung:
Payroll‑Verantwortlichen kontaktieren und Mapping prüfen

Tipps / Best Practices

• Mapping vor dem ersten Export vollständig prüfen
• Dubletten frühzeitig bereinigen
• E-Mail‑Benachrichtigungen aktivieren, um keine Änderungen zu verpassen
• Importstatus regelmäßig kontrollieren