ADDISON | Servicevereinbarungen | Grundlagen
Zielsetzung
Die Bearbeitungslisten in ADDISON Online bieten Steuerkanzleien eine zentrale, digitale Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstatus der Mandanten und der zugehörigen Arbeiten in der Steuerkanzlei.
Ziel ist es, jederzeit transparent und effizient zu erkennen, welche Aufgaben bereits erledigt sind, welche noch anstehen und wo weiterer Handlungsbedarf besteht. Dank der automatischen Statusaktualisierung aus den angebundenen Anwendungen wird der Aufwand für die manuelle Pflege erheblich reduziert. Dies minimiert potenzielle Fehlerquellen und ermöglicht eine deutlich einfachere Planung und Steuerung der Kanzleiprozesse.
Grundsätzliche Vorgehensweise
Grundlage für die Einträge in den Bearbeitungslisten sind die sogenannten Servicevereinbarungen, die für bestimmte Aufträge, auf Basis der darin enthaltenen Tätigkeiten und deren Formeln aus ADDISON erzeugt werden können. Sie bilden die fachliche Grundlage dafür, dass Aufträge periodisiert, überwacht und anschließend in den Bearbeitungslisten in ADDISON Online dargestellt werden können. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Aufgaben erledigt und welche noch offen sind.
Erzeugung der Servicevereinbarungen
Aus der Kanzleiorganisation: In ADDISON können Servicevereinbarungen aus der Kanzlei massenhaft oder einzeln erstellt, beendet oder gelöscht werden.
Aus der Auftragsbearbeitung: Sachbearbeiter ohne Zugriff auf die Kanzlei können die Servicevereinbarungen direkt in der Auftragsverwaltung im Mandanten erzeugen.
Periodenbezogene Statusführung
Jeder Auftrag wird gemäß seinen Einstellungen einer bestimmten Periode zugeordnet – monatlich, vierteljährlich oder jährlich.
Für jede dieser Perioden wird der Status eines Auftrags in die folgenden Bearbeitungsschritte unterteilt:
Vorbereitung
Bearbeitung
Qualitätskontrolle
Übergabe an den Mandanten
Übermittlung (z. B. an Finanzbehörden)
Parallel dazu werden die jeweils relevanten Fristen überwacht und visuell in der Bearbeitungsliste hervorgehoben. So ist jederzeit ersichtlich, ob ein Vorgang in Verzug geraten könnte oder termingerecht abgeschlossen werden kann.
Für die Servicevereinbarungen zu Steuerberatung gibt es folgende Bearbeitungsschritte:
Vorbereitung
Beratung
Nachbearbeitung
Dokumentation durch Aktionen in verbundenen Anwendungen
Sobald in einer verbundenen Anwendung eine relevante Aktion durchgeführt wird, erzeugt das System automatisch einen Protokolleintrag (sog. "Checkpoints").
Beispiele hierfür sind u. a.:
eine Buchung in der ADDISON Finanzbuchhaltung,
die Erfassung des Anfangsbestands in ADDISON OneClick Kasse,
die Übermittlung einer UStVA über ELSTER an das Finanzamt.
Die Bearbeitungslisten kombinieren automatische und manuelle Statusaktualisierungen.
Bestimmte Aktionen in verbundenen Anwendungen setzen automatisch Checkpoints, die den Bearbeitungsstatus eines Auftrags beeinflussen:
Bearbeitungsschritt "in Bearbeitung": z. B. wenn eine Kassen- oder Fibu-Buchung erfasst wird.
Frist erledigt: z. B. bei der Übermittlung einer UStVA über ELSTER.
Periode abgeschlossen: z. B. wenn ein Auftrag formal abgeschlossen wird.
Nicht alle Arbeitsschritte können derzeit eindeutig aus Aktionsprotokollen abgeleitet werden. Deshalb müssen derzeit einzelne Bearbeitungsschritte noch manuell abgeschlossen werden.
Trotz des verbleibenden manuellen Anteils bieten die Checkpoints bereits heute eine hohe Transparenz über erledigte Arbeiten, da sie fachlich relevante Fortschritte zuverlässig dokumentieren und sichtbar machen.
Voraussetzungen in ADDISON
Eintrag in addisondebug.ini
Um in der Pilotphase die Funktionen in ADDISON nutzen zu können und die relevanten Menüpunkte sichtbar zu machen, muss folgender Eintrag in der addisondebug.ini (…Software/Config) gesetzt sein:
[Early Access]
Servicevereinbarung=1
Des Weiteren muss die Hauptversion 3-2026 inklusive Updates installiert sein, um alle Funktionen nutzen zu können.
Kalender- bzw. Wirtschaftsjahr
Für die Aktivierung der Servicevereinbarung in den Bearbeitungslisten in ADDISON Online werden bestimmte jahresbezogene Daten aus dem jeweiligen Projekt benötigt. Das Übermitteln der Servicevereinbarung an ADDISON Online ist aus ADDISON ohne Wirtschafts- bzw. Kalenderjahr möglich. Allerdings werden die Servicevereinbarungen in ADDISON Online erst gestartet und damit in der Übersicht der Bearbeitungslisten sichtbar, wenn das entsprechende Jahr in ADDISON angelegt wird.
Servicevereinbarungen werden automatisch fortgeschrieben, sobald im Mandantenprojekt neue Kalender- bzw. Wirtschaftsjahre angelegt werden.
Servicevereinbarungen
Grundlage für die Übersichten sind die Servicevereinbarungen.
Verbindung zu den Aufträgen/Tätigkeiten
Servicevereinbarungen sind die zentrale Verbindung zwischen Ihren Aufträgen und der Bearbeitungsliste in ADDISON Online. Sie werden anhand der im Auftrag enthaltenen Tätigkeiten und deren Formeln ermittelt und an ADDISON Online übertragen, sobald Sie die Servicevereinbarung in ADDISON anlegen.
Zu beachten ist, dass je Auftrag nur ein Sachgebiet ermittelt und übermittelt wird. "Sammelaufträge", also Aufträge, die beispielsweise Lohn- und Fibu-Tätigkeiten enthalten, sollten daher getrennt werden.
Wie erfolgt die Zuordnung?
Die Zuordnung erfolgt über die in den Tätigkeiten hinterlegte Formel und bezieht sich auf die Sachgebiete:
| Fachbereich - Sachgebiet | ADDISON Online Bearbeitungsliste | Kalenderjahr notwendig | Wirtschaftsjahr notwendig |
|---|---|---|---|
| Fibu | Fibu | Ja | |
| Lohn | Lohn und Gehalt | Ja | |
| Bilanz/betriebl. Steuern | Abschluss/StE | Ja | |
| (Private) Steuern | ESt-Erklärung | Ja | |
| Steuerberatung | Steuerberatung | Ja |