Allgemeine Informationen

Prozessdefinition

Was versteht man unter einem Prozess?

Ein Prozess ist der Ablauf von Arbeitsschritten, deren Elemente sich aus bestimmten Aufgaben zusammensetzen.

In ADDISON erfolgt die Darstellung der Prozessbeschreibung über Prozesskarten. Die Prozesskarten dienen dazu, die Abläufe innerhalb der Prozessbeschreibung übersichtlich darzustellen.

Die vordefinierten Kanzleiprozesse werden als Prozessmodell beschrieben, d.h. Prozessschritte werden nacheinander dargelegt, so dass klar wird:

was zu geschehen hat und warum,

wie es zu geschehen hat

und womit, d.h. mit welchen Hilfsmitteln, es geschehen kann.

Die vordefinierte Prozessbeschreibung dienen als Vorlage für die Erstellung eines Kanzleihandbuchs und können individuell, je nach Anforderung der Kanzlei, angepasst werden.

Mit ADDISON Kanzleihandbuch wird das Wissen einer Kanzlei in einer Datenbank zusammengefasst und damit allen Mitarbeitern bekannt gemacht.

Unterscheidung der Kanzleiprozesse

In ADDISON Kanzleihandbuch wird das Kanzleihandbuch über die folgenden Aufgabenfelder dargestellt:

Managementprozesse

Allgemeine Kanzleiorganisation

Aufträge gewinnen und sichern

Online - Dienste

Wertschöpfungsprozesse

Beenden des Mandats

Managementprozesse

Managementprozesse dienen der Koordination (Planung, Diagnose, Steuerung) von Ausführungs- und Unterstützungsprozessen. Die Managementprozesse (Führungsprozesse) werden innerhalb von ADDISON Kanzleihandbuch in die folgenden Bereiche unterteilt werden:


Strategie, Innovation, Marketing	Management von Ressourcen	Analyse und Verbesserung
Charakteristika
Strategie Innovation Marketing	Personal Büroorganisation Technik	Problemlösungsmaßnahmen Qualitätskontrolle
Beispiele
Strategie und Ziele entwickeln Produkte, Dienste definieren Informationsveranstaltungen organisieren	Personalbedarf festlegen Verantwortung u. Befugnis Ablageorganisation Fristenverarbeitung / - kontrolle Datensicherheit	Umgang mit Beschwerden Korrekturmaßnahmen Ergebnisüberwachung Interne Nachschau Monatliche Auswertungen

Aufträge gewinnen und sichern

Unter diesem Aufgabenfeld werden Prozessschritte im Kanzleihandbuch dargestellt, die dazu dienen, neue Mandate zu akquirieren. Für die Mandantenbindung gelten Prozesse wie z.B. individuell auf den Mandanten angepasste Mandantenbriefe oder regelmäßig wiederkehrende Mandantenbesprechungen, die so genannten „Jour Fixe Gespräche“.

Online - Dienste

Unter diesem Aufgabenfeld werden die Prozesse beschrieben, bei denen Online - Dienste in Anspruch genommen werden. Dazu gehören die Datenübermittlung mit Elster, zusammenfassende Meldungen, die Anbindung zum Rechenzentrum oder die Verlinkung zum Wissensmanagement.

Allgemeine Kanzleiorganisation

Zu den Prozessen der allgemeinen Kanzleiorganisation gehören Abläufe, die übergreifend über den Wertschöpfungsprozessen zu verstehen sind. Als Beispiel sind hier zu nennen:

Erstgespräche neuer Mandanten

Bescheidprüfung

Einrichten aller Stammdaten, die zu einem Mandanten gehören

Wertschöpfungsprozesse

Unter den Wertschöpfungsprozessen versteht man die „klassischen Geschäftsprozesse“ in einer Kanzlei wie z.B. Monatsbuchhaltung, Steuererklärungen, Erstellung von Jahresabschlüssen etc.

Im Kanzleihandbuchs unterteilen sich die Aufgabenfelder der Wertschöpfungsprozesse in die folgenden Kategorien:

Steuerberatung

Wirtschaftsprüfung

betriebswirtschaftliche Beratung

Rechtsberatung

Mandat beenden

Hierunter werden die Prozessschritte aufgeführt, die mit der Beendigung eines Mandats in Frage kommen können.