Angebotserstellung

Angebotserstellung

Allgemein

Mit diesem Programmteil ist es möglich, Angebote auf Basis der vorhandenen Musteraufträge aus der Kanzleiorganisation zusammenzustellen, mit Texten zu versehen, zu drucken und zu verwalten.

Es werden Angebotspakete angelegt. Diese sind die Grundlage für die Steuerung der Angebotserstellung. Ein Angebotspaket kann aus mehreren Angeboten mit jeweils unterschiedlichen Angebotspositionen bestehen. Die Angebotspakete werden in der jeweiligen Druckversion abgespeichert. Zur Verwaltung von erstellten Angeboten gibt es unterschiedliche Angebots-Stati.

Aus erstellten Angeboten, die vom Mandanten angenommenen wurden, kann auf Knopfdruck ein Auftrag erstellt werden.

Stammdaten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Kanzlei / Stammdaten / Kanzleidaten / Optionen / Angebote

Einstellen des Angebotsformulars

Die Formulare werden über den Office Manager angelegt und bearbeitet. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation für den Office Manager.

Unterdrücken der Spalten

Steuert die Unterdrückung beim Andruck folgender Spalten:

• Zeitraum
• Gegenstandswert
• Zehntelsatz
• Gebührentabelle

Hier sollte die Auswahl der Spalten so erfolgen, wie der Druck im Normalfall aussehen soll.

Die Einstellung kann in den Druckoptionen beim Angebot noch beeinflusst werden. Diese Einstellung wird dann aber nicht gespeichert.

Steuerung des Positionsbereichs

Die einzelnen Angebotspositionen werden, wie bei der Rechnung, in eine Tabelle eingefügt. Sollte diese Tabelle über 2 Seiten gehen, kann hier die Anzahl der Zeilen, die auf die erste Seite und auf die Folgeseite passen, angegeben werden.

Leerzeilen zwischen den Positionen bedeutet, dass zwischen den einzelnen Angebotspositionen eine bestimmte Anzahl von Leerzeilen gedruckt wird.

Gültigkeitsdauer von Angeboten in Tagen

Innerhalb des Angebotes kann ein Platzhalter für die Dauer, an die sich die Kanzlei an das Angebot gebunden fühlt, eingegeben werden.

Standardfach für Anschreiben

Ist das Fach, in welchem im Office Manager die Angebote abgelegt werden sollen.

Überblick

Programmaufruf

Die Funktionalität Angebote zu erstellen ist aus den folgenden zwei Menüfolgen ausführbar:

• Mandant / Fakturierung und Aufträge / Angebote bearbeiten
• Kanzlei / Aufträge / Angebote bearbeiten

Die Symbole in der Symbolleiste haben folgende Funktionen:

	Zugriff auf Programmfunktionen
	Anlegen eines neuen Angebotspaketes
	Anlegen einer neuen Angebotsposition
	Erzeugt eine Kopie des Angebotspakets
	Speichern des aktuellen Objekts Tastenkombination Strg + S
	Macht alle, seit dem letzten Speichern gemachten Änderungen, rückgängig Tastenkombination Strg + Z
	Löscht den aktuell ausgewählten Eintrag Tastenkombination Strg + D
	Angebotsanschreiben drucken Tastenkombination Strg + P
	Löscht alle ausgewählten Angebotsanschreiben
	Erstellt Aufträge aus allen angenommenen Angeboten
	Aktualisiert den Bildschirm nach Änderungen Taste F5
	Wurde innerhalb der Empfängerangaben eine vom Standard abweichende Änderung gemacht, wird das Sternchen in der Symbolleiste angezeigt. Über das Rückgängig-Symbol können diese Änderungen aufgehoben werden.

Erstellen eines Angebotes

Anlegen eines Angebotspaketes

Anlegen eines Angebotspaketes

Öffnet das Fenster für ein neues Angebotspaket.

Bezeichnung

Die Bezeichnung erscheint als Betreff im Kopf des Angebotes z.B. Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss usw.

Anfragedatum

Das Datum der Anfrage kann im Angebot mit angedruckt werden.

Erstelldatum

Hier wird das Datum gespeichert, an dem mit der Angebotserstellung begonnen wurde. Es kann nicht geändert werden.

Empfänger auswählen

Im Feld Empfänger auswählen können Sie wählen, für wen das Angebot erstellt werden soll. Zur Auswahl stehen, abhängig vom Mandantentyp, folgende Empfänger:

Steuerpflichtiger, Ehegatte, Eheleute, Firma, Empfangsbevollmächtigter, gesetzlicher Vertreter und Zusatzadressen.

Adresstyp auswählen

Der Adresstyp legt fest, auf welche Adresse des Mandanten zugegriffen werden soll. Standardmäßig ist hier die Hausanschrift eingetragen.

Angebotsformular auswählen

Im Feld Angebotsformular auswählen wird festgelegt, welche Vorlagendatei für die Angebotserstellung verwendet wird. Die Vorlage ist im Bereich Kanzlei / Stammdaten unter Optionen / Angebote eingetragen.

Ist im Bereich Kanzlei / Stammdaten unter Optionen / Allgemein ein Adresstyp der Kanzlei gewählt, werden in den Vorlagen die Textmarken durch die Kanzleianschrift ersetzt.

Im rechten Teil des Bildschirms wird die Anschrift so angezeigt, wie sie in das Angebot übernommen wird.

Erstellen eines neuen Angebotes

Neues Angebot anlegen

Die Schaltfläche ist zweigeteilt. Ein Druck direkt auf die Schaltfläche öffnet das Fenster zum Anlegen eines Angebotes aus vorhandenen Musteraufträgen.

Angebot aus Musterauftrag

Musterauftrag

Eingabe oder Suche der Musterauftragsnummer.

Bezeichnung

Die Bezeichnung kann aus den Musteraufträgen übernommen oder auch individuell eingegeben werden.

Angebotsnummer

Die Angebotsnummer sollte einer evtl. späteren Auftragsnummer entsprechen.

Wurde mit OK bestätigt, wird das neue Angebot angelegt.

Angebot manuell erstellen

Dabei kann ein Angebot komplett manuell angelegt werden. In diesem Fall werden keine Angebotspositionen kopiert.

Nummer

Ist die Angebotsnummer, die evtl. später auch zur Auftragsnummer wird.

Bezeichnung

Ist entweder die eingegebene Bezeichnung oder die Bezeichnung aus dem Musterauftrag. Die kopierte Bezeichnung aus dem Musterauftrag kann manuell abgeändert werden.

Empfänger auswählen

Im Feld Empfänger auswählen können Sie wählen, für wen später, falls das Angebot zum Auftrag wird, die Rechnung ausgestellt werden soll. Zur Auswahl stehen abhängig vom Mandantentyp folgende Empfänger:

Steuerpflichtiger, Ehegatte, Eheleute, Firma, Empfangsbevollmächtigter, gesetzlicher Vertreter und Zusatzadressen.

Adresstyp auswählen

Der Adresstyp legt fest, auf welche Adresse des Mandanten zugegriffen werden soll. Standardmäßig ist hier die Hausanschrift eingetragen.

Rechnungsformular auswählen

Im Feld Rechnungsformular auswählen wird festgelegt, welche Vorlagendatei für die spätere Rechnungserstellung verwendet wird.

Wichtig: Ist unter Kanzlei / Stammdaten unter Optionen / Allgemein ein Adresstyp der Kanzlei gewählt, werden in den Vorlagen die Textmarken durch die Kanzleianschrift ersetzt. Die zu verwendenden Vorlagen sind in der TROJAMDI.INI eingetragen.

Zahlungsart

Bei Zahlungsart können Sie zwischen Rechnung, Datenträgeraustausch und Factoring wählen.

Die Auswahl DTA ist nur möglich, wenn bei dem entsprechenden Mandanten eine Bank angelegt ist.

Bei Auswahl Factoring wird die Rechnung für das Factoring mit DEGEV eG bereitgestellt. Rechnungen mit Zahlungsart Factoring-Rechnungen erscheinen nicht im Zahlungsverkehr.

Bei Rechnung ohne Überweisungsträger wird der Zahlungs-vermerk auf der Rechnung wird, wie bei Rechnungen mit Überweisungsträger, gedruckt. Bei Freigabe Zahlungsverkehr erscheinen diese Rechnungen nicht mit.

Anlegen und Bearbeiten von Angebotspositionen

Arten von Angebotspositionen

Bei den Angebotspositionen wird zwischen folgenden Arten unterschieden:

• Normale Angebotspositionen
• Pauschale Angebotspositionen

Der Unterschied besteht darin, dass Pauschalen immer mit einem festen Betrag (Pauschalvereinbarung) abgerechnet werden.

Normale Angebotspositionen

Abhängig von der Berechnungsart der Tätigkeit wird der Gegenstandswert, die geplante Anzahl der 10tel/20tel, bzw. Preis/Menge je Einheit vorgeschlagen. Bei Angebot nach Gebührentabelle können Sie über Schaltfläche den Gebührenrahmen des erfassten Gegenstandswerts anzeigen lassen.

Pauschale Angebotspositionen

Bei Pauschalen Angebotspositionen wird die Höhe der Pauschale, die abgerechnet werden soll, hinterlegt. Die Höhe der Pauschale kann jederzeit geändert werden.

Die Angebotspositionen werden im Normalfall durch die Anlage über Musteraufträge automatisch erstellt.

Neuanlage Angebotsposition

Öffnet das Fenster zum Anlegen einer Angebotsposition.

Tätigkeit

Eingabe oder Anzeige der gewünschten Tätigkeiten.

Bezeichnung

Wird automatisch übernommen und kann bei Bedarf geändert werden.

Nummer

Standardmäßig ist dieses Feld mit der Nummer eins vorbelegt.

Ein Mandant kann jedoch mehrere „Anlagen V“ oder „Beratungen“ haben. Die Unterscheidung erfolgt durch eine laufende Nummer.

Nach Bestätigung mit OK wird der Tätigkeitsbildschirm angezeigt.

Abrechnung

Auf der Registerkarte Abrechnung werden die Einstellungen zur Berechnung der Angebotsposition vorgenommen.

Bei der Bearbeitung der Angebotspositionen werden in der oberen Zeile zur Information die Tätigkeit, die Bezeichnung, die laufende Nummer und die Priorität angezeigt.

Tätigkeit

Anzeige der definierten Tätigkeit.

Nr.

Ist die laufende Nummer der Tätigkeiten dieser Angebotsposition.

Priorität

Die Priorität ist für die Reihenfolge des Andruckes der Tätigkeiten innerhalb des Angebotes verantwortlich.

Haben mehrere Tätigkeiten die gleiche Rechnungspriorität, so ist die Nummer der Tätigkeit ausschlaggebend für die Reihenfolge.

Bezeichnung

Das Feld Bezeichnung enthält den Namen der definierten Tätigkeit. Dieser kann für diese Angebotsposition überschrieben werden.

Gebührenvorschlag

Errechnet sich bei Tätigkeiten mit

• Wertgebühr aus dem Mittelwert
• Zeitgebühr aus Stundensatz * Stunden
• Festbetrag aus dem vorgegebenen Festbetrag
• Verrechnungssatz aus dem Satz * Anzahl Stück.

Gegenstandswert/Gebührensatz/Multiplikator

Aufgrund der Eingaben in diesen Feldern wird der Gebührenvorschlag errechnet.

Die Felder ändern sich je nach Abrechnungsart:

• Wertgebühr GGW, Gebührensatz, Multiplikator
• Zeitgebühr aus Stundensatz, Stunden
• Festbetrag aus dem vorgegebenen Festbetrag
• Verrechnungssatz aus dem Satz* Anzahl Stück.

Mindest-, Mittel- und Maximalgebühr

Die Gebühren ergeben sich aus den, in den Tabellen hinterlegten Sätzen unter Berücksichtigung des Gegenstandswertes.

Fakturierrhythmus

Hier wird erfasst, für welche Zeiträume die Position abgerechnet werden soll. Der Fakturierrhythmus wird sowohl bei normalen Auftragspositionen wie auch bei Pauschalen berücksichtigt.

Vorauszahlungen

Jeder Auftragsposition können periodische Vorauszahlungen zugeordnet werden. Diese Vorauszahlungen können dann zu den entsprechenden Terminen abgerechnet werden.

Angebotstext

Soll für diese Auftragsposition ein vom Standard abweichender Angebotstext eingeben werden, kann dieser direkt im Feld Angebotstext erfasst werden.

Angebotstext als Rechnungstext übernehmen

Wird aus dem Angebot ein Auftrag, kann der eingegebene Angebotstext als Rechnungstext automatisch übernommen werden.

Vorgangsplanung

Auf der Registerkarte Vorgangsplanung können Daten für die Vorgangs- und Mitarbeiterplanung eingegeben werden. Diese wirken sich aus, wenn aus einem angenommenen Angebot ein Auftrag wird.

Fakturierrhythmus

Wird aus den eingegebenen Daten in der Registerkarte Abrechnung übernommen.

Weitere Rhythmen

Hier wird nachrichtlich angezeigt, für welche Zeiträume weitere Rechnungen erstellt würden.

Tätigkeit beginnt am / Tätigkeit endet am

Eingabe des Beginn- bzw. Endedatums für die Auftragsposition.

Vor dem Beginndatum und nach dem Endedatum kann keine Rechnungsposition zu dieser Auftragsposition fakturiert und auch keine Leistungserfassung für diese Rechnungsposition vorgenommen werden.

Vorgangsrhythmus

Hier wird erfasst, für welche Zeiträume die Position bearbeitet werden soll.

Beispiel: Die Buchführung wird jährlich fakturiert, aber monatlich bearbeitet. Der Fakturierrhythmus ist also jährlich, der Vorgangsrhythmus aber monatlich.

Der Vorgangsrhythmus wird sowohl bei normalen Auftragspositionen wie auch bei Pauschalen berücksichtigt. Der Vorgangsrhythmus wirkt sich bei der Leistungserfassung, beim Planungsmanager und bei den Vorgängen aus.

Vorgangsbeginn/-ende

Über Vorgangsbeginn und –ende wird bestimmt, in welchem Zeitraum ein Vorgang bearbeitet werden soll.

Beispiel: Die Einkommensteuer für das Jahr 2016 soll in der Zeit vom 15.06.2017 bis 30.06.2017 bearbeitet werden.

In diesem Fall sind folgende Eingaben vorzunehmen:

• Fakturierrhythmus: jährlich zum Dezember
• Vorgangsrhythmus: wie Fakturierrhythmus
• Vorgangsbeginn: 15. des 6. Folgemonats
• Vorgangsende: 30. des 6. Folgemonats

Gültig ab

Hier wird das Gültigkeitsdatum für die Plandaten erfasst. Die Plandaten sind ab dem erfassten Datum gültig.

Mitarbeiter

In diesem Bereich können Sie Planmitarbeiter zu dieser Position hinterlegen und Planstunden erfassen.

Zeitaufteilung

Standardmäßig wird der Vorgang dynamisch eingeplant. Das bedeutet, dass der Vorgang im Planungsmanager so eingeordnet wird, dass der Mitarbeiter nach Möglichkeit nicht überlastet wird. Bei der Einordnung im Planungsmanager wird also die verfügbare Zeit mit der geplanten Zeit des Mitarbeiters verglichen und dann geprüft, in welcher Periode der Vorgang entsprechend der Mitarbeiterressource bearbeitet werden kann. Letzte Periode der Bearbeitung ist natürlich der Monat des Vorgangsendes.

Soll der Vorgang oder ein Teil des Vorganges fix einem bestimmten Monat zugeordnet werden, so kann dieser Monat hier selektiert werden.

Plankosten

Jeder Auftragsposition können ein oder mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Plankosten errechnen sich aus vorgegebenen Stunden * interner Stundensatz aus den Mitarbeiterstammdaten.

Option „Vorgang planen“

Ist die Option gesetzt, werden beim Generieren Vorgänge für diese Position Vorgänge erstellt, sofern die Plandaten korrekt erfasst sind. Ist die Option nicht gesetzt werden keine Vorgänge erstellt. Dadurch kann gesteuert werden, für welche Auftragspositionen Vorgänge erstellt werden sollen.

Option „Vorgang bei Fakturierung auf Fertigstellen setzen“

Ist diese Option gesetzt, wird mit der Fakturierung der Rechnungsposition, der Status des dazugehörigen Vorganges automatisch auf „fertig gestellt“ gesetzt. Diese Option kann beim Auftrag und bei der Fakturierung individuell je Mandant geändert werden.

Arbeitsablauf

Beim Generieren Vorgänge wird in den zu erstellenden Vorgängen der eingestellte Arbeitsablauf aus der Auftragsposition eingetragen.

Der Arbeitsablauf wird immer mit dem Standard-Arbeitsablauf des entsprechenden Bereichs aus der Vorgangssteuerung vorbelegt. Die Vorbelegung kann bei Bedarf geändert werden.

Kopieren von Angeboten

Angebotspakete kopieren

Über das Symbol können fertige Angebotspakete kopiert werden.

Mandant

Es kann eine Mandantennummer eingegeben oder über das Fernglas ausgewählt werden.

Durch Bestätigung mit OK wird das Angebotspaket auf den gewünschten Mandanten kopiert.

Wird das bestehende Angebot auf die gleiche Mandantennummer kopiert, um z.B. ein Alternativangebot zu erstellen, wird der Name übernommen und durch eine fortlaufende Nummer ergänzt.

Angebotsanschreiben drucken

Angebotsanschreiben drucken

Über das Symbol können fertige Angebotspakete zum Druckvorlauf aufgerufen werden.

Dazu muss das zu druckende Angebotspaket markiert sein.

Das Angebotspaket darf keine Angebotsposition enthalten, die auf einer Tätigkeit basiert, die als Inaktiv gekennzeichnet ist. In diesen Fällen ist ein Ausdruck des Angebots nicht möglich.

Optionen

Über die Schaltfläche Optionen können verschiedene Einstellungen zum Angebotsdruck vorgenommen werden.

Unterdrücken der Spalten

Es können die Spalten (Zeitraum, GGW, Zehntelsatz und Gebührentabelle) beim Druck wahlweise unterdrückt werden.

Steuerung des Positionsbereiches

Tabellenzeilen 1. Seite und Tabellenzeilen weitere Seiten

Hier wird festgelegt wie viele Tabellenzeilen für die Angebotspositionen auf der ersten Seite und auf den Folgeseiten ausgegeben werden sollen.

Leerzeilen zwischen Positionen

Hier wird festgelegt, wie viele Leerzeilen zwischen den einzelnen Angebotspositionen gesetzt werden sollen.

Gültigkeitsdauer von Angeboten

Eingabe der Anzahl Tage, die das Angebot gelten soll.

Die Änderungen der Optionen werden mit OK bestätigt und mit Abbrechen nicht gespeichert.

Vorlage

Anzeige der Dokumentvorlage, die für das Angebot verwendet werden soll. Über das Fernglas kann eine andere Vorlage zugeordnet werden.

Fach

Anzeige des Office Manager Fachs, in dem das Angebot abgelegt werden soll. Auswahl eines anderen Fachs über das Fernglas.

Standarddrucker

Anzeige des Druckers, auf dem das Angebot ausgegeben wird.

Beleg-Datum

Es wird das Tagesdatum vorgeschlagen.

Angebot /-Angebotsvorschlag

Wird ein Angebot gedruckt, wird dieses im Office Manager registriert und gespeichert.

Ein Angebotsvorschlag öffnet das Worddokument mit allen Daten. Der Vorschlag wird nur angezeigt und nicht gespeichert.

Bearbeiter

Anzeige oder Auswahl des Sachbearbeiters. Wird im Formular unter Bearbeiter angedruckt

Vorgänge und Postbuch

Wird die Angebotsschreibung über einen Vorgang aufgerufen, kann das Angebot an den aktiven Vorgang angehängt werden.

Über die Option für Postbucheinträge kann gewählt werden, ob ein Postbucheintrag erstellt werden soll oder nicht.

Voreinstellung für verschiedene Druckoptionen werden im Bereich Kanzlei / Stammdaten unter Optionen, Registerkarte Angebote vorgenommen.

Aufträge erstellen

Über das Symbol können aus Angeboten, die den Status Angebot angenommen haben, automatisch Aufträge erstellt werden.

Wichtig: Der Angebotsstatus steht generell auf offen. Er kann auf Angebot erstellt, Angebot angenommen und Angebot abgelehnt gestellt werden.

Um aus einem Angebot einen Auftrag zu generieren, muss der Status des Angebots auf angenommen stehen.

Aufträge generieren

Es werden die einzelnen Angebotspakete, Angebote und Angebotspositionen angezeigt.

Angebotspositionen

Es können alle Angebotspositionen durch wählen des Angebotes aktiviert werden. Es können auch nur einzelne Angebotspositionen ausgewählt werden.

Es können nur Angebotspositionen generiert werden, deren Tätigkeiten nicht als inaktiv gekennzeichnet sind.

Tipp: Sollen mit dem Generieren des Auftrages beim Mandanten auch Vorgänge generiert werden, muss bei der Vorgangsplanung mindestens ein Datum „gültig ab“ eingetragen sein. Ist dies der Fall, kann beim Generieren eines Auftrags der Vorgangszeitraum von / bis eingetragen werde.

Kopieren von Autotexten und Makros

Aktualisierung individuelle Angebotsvorlagen…

Bei individuellen Angebotsvorlagen können Aktualisierungen nicht automatisch vorgenommen werden. Die Erweiterungen in Standard-Angebotsvorlagen sind somit bei Bedarf manuell in die individuellen Angebotsvorlagen einzupflegen.

Informationen zum Kopieren von Makros und Autotexten entnehmen Sie bitte der Dokumentation Anpassung der Rechnungsformulare.