Auftragsverwaltung

Auftragsverwaltung

Überblick Auftragsbearbeitung

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Aufträge / Aufträge bearbeiten

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Mandant / Fakturierung und Planung / Aufträge bearbeiten

Programmzweck

Die Auftragsverwaltung ist Grundlage für die Planung und Steuerung der Mandantenaufträge. Die Programmphilosophie geht davon aus, dass in einer Steuerkanzlei ein Dauerauftragsverhältnis besteht, d.h. dass die Aufträge in der Regel über einen längeren Zeitraum bestehen.

In der Auftragsverwaltung wird das Mandat abgebildet. Die Aufträge und Auftragspositionen gelten nicht für einen einzigen Zeitraum, sondern sind für einen längeren Zeitraum gültig. Dadurch ist es möglich Auftragsrückstände und Fristverlängerungen als Auswertungen zu erhalten.

Aufträge

Im Auftrag wird z.B. gesteuert, an welche Adresse die Rechnung gehen soll oder wie die Rechnung gezahlt wird.

Aufträge können in der Auftragsverwaltung, in der Leistungserfassung oder direkt bei der Fakturierung angelegt werden.

Massendatenanlage

Weiterhin gibt es mit der Massendatenanlage die Möglichkeit einen Auftrag für viele Mandanten auf einen Klick anzulegen.

Ohne Aufträge können keine Leistungen erfasst und keine Rechnungen geschrieben werden.

Aufträge lassen sich über Musteraufträge sehr komfortabel beim Mandanten anlegen (auch über eine Massenanlage für viele Mandanten).

Auftragspositionen

Alle Positionen, die zu einem Auftrag zusammengefasst werden, können später auch auf einer Rechnung erscheinen.

Auftragspositionen können in der Auftragsverwaltung, der Rechnungsschreibung und in der Leistungserfassung angelegt werden.

Werden Auftragspositionen in der Auftragsverwaltung angelegt oder später bearbeitet, so steht in der Spalte Art Auftrag.

Werden sie in der Leistungserfassung oder der Rechnungsschreibung angelegt, so steht in der Spalte Art einmalig.

Diese Anzeige hat nur informellen Charakter. Alle Auftragspositionen werden gleich und als Dauerauftrag behandelt, bis die Aufgabe als beendet gekennzeichnet wird.

Bearbeiten von Aufträgen

Programmzweck

In der Auftragsverwaltung können Aufträge pro Mandant erfasst, verwaltet und gelöscht werden:

Auftrag

In der linken Liste sind die Aufträge des ausgewählten Mandanten aufgeführt. Zur Bearbeitung des Auftrags stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Anlegen von Aufträgen durch

• Kopieren Musterauftrag
• neu Erfassen
• Kopieren von Mandant

Bearbeiten der Auftragsinformationen, z.B. Empfänger, Zahlungsart, Rechnungsformular.

Löschen von Aufträgen

Auftragsposition

In der rechten Liste sind die Auftragspositionen des ausgewählten Mandanten aufgeführt. Zur Bearbeitung des Auftrags stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Anlegen einer Auftragsposition

Umbuchen / verschieben der ausgewählten Auftragspositionen

Bearbeiten der ausgewählten Auftragsposition

Löschen der ausgewählten Auftragsposition

Auftragsarten

Folgende Auftragsarten sind möglich:

• Auftrag:
  Normale Abrechnung entsprechend den Tätigkeitsstammdaten
• Pauschalen:
  Abrechnung nach Pauschalvereinbarung

Anlegen von Aufträgen über Musteraufträge

Programmaufruf

Nach Anklicken der Schaltfläche Neuanlage Auftrag wird folgender Dialog geöffnet:

Monat, zu dem fakturiert werden soll

Soll die jährliche Fakturierung nicht zum Dezember erfolgen, sondern beispielsweise zum Juni, ist in der Spalte zum der Wert 6 einzutragen.

Zur Kontrolle werden die weiteren Perioden angezeigt.

Vorgang anlegen bei Auftragsneuanlage

Sofern neue Aufträge über Musteraufträge angelegt werden, kann direkt bei der Auftragsanlage der zugehörige Vorgang generiert werden.

Voraussetzungen dafür sind:

• In der Vorgangssteuerung (Seitenbereich Vorgänge / Vorgangssteuerung) muss die Option Automatische Vorgangsanlage bei Auftragsanlage gesetzt sein.
• Eine der im Musterauftrag enthaltenen Tätigkeiten muss als Haupttätigkeit definiert sein (Bereich Kanzlei / Stammdaten / Haupttätigkeiten definieren).

Weitere Informationen zum Arbeiten mit und Verwalten von Vorgängen erhalten Sie in der Dokumentation Vorgangsorientierte Software.

Anlegen von neuen Aufträgen

Programmaufruf

Nach der Auswahl Anlegen eines Auftrages erscheint folgender Dialog

Auftragsnummer

Es kann eine Auftragsnummer vergeben werden. Bitte beachten Sie, dass Sie die Auftragsnummern einheitlich vergeben, z.B.:

• 10 Finanzbuchhaltung
• 20 Lohn
• 30 Jahresabschluss / Steuern Firmen
• 40 Steuern Privat
• 50 Sonstiges

Eine einheitliche Vergabe von Auftragsnummern erleichtert die Auftragsverwaltung. So angelegte Aufträge können z.B. leicht und schnell auf andere Mandanten kopiert werden. Bei Auftragsbezeichnung geben Sie die Art des Auftrages ein.

Empfänger

Im Feld Empfänger können Sie auswählen, für wen die Rechnung ausgestellt werden soll. Zur Auswahl stehen, abhängig vom Mandantentyp, folgende Empfänger:

Steuerpflichtiger, Ehegatte, Eheleute, Firma, Empfangsbevollmächtigter, gesetzlicher Vertreter und Zusatzadressen.

Das Erstellen einer XRechnung ist nur für den Empfänger Firma möglich.

Adresstyp

Der Adresstyp legt fest, auf welche Adresse des Mandanten zugegriffen werden soll. Standardmäßig ist hier die Hausanschrift eingetragen.

Das Erstellen einer XRechnung ist nur für den Adresstyp .Hausanschrift möglich.

Rechnungsformular

Im Feld Rechnungsformular auswählen wird festgelegt, welche Vorlagendatei für die Rechnungserstellung verwendet wird. Haben Sie in den Optionen zu den Kanzleistammdaten den Adresstyp KANZLEI gewählt, werden in den Vorlagen die Textmarken durch die Kanzleianschrift ersetzt. Die zu verwendenden Vorlagen sind in der TROJAMDI.INI eingetragen.

Zahlungsart

Bei Zahlungsart können Sie zwischen Rechnung, Datenträgeraustausch und Factoring wählen.

Die Auswahl DTA ist nur möglich, wenn bei dem entsprechenden Mandanten eine Bank angelegt ist.

Für Datenträgeraustausch ist folgende Auswahl möglich:

• Einzugsermächtigung / Basis-Lastschriften
• Abbuchungsverfahren / Firmen-Lastschriften

Eine Auswahl der Zahlungsarten Einzugsermächtigung / Basis-Lastschriften bzw. Abbuchungsverfahren / Firmen-Lastschriften ist nur auswählbar, wenn ein SEPA-Mandat angelegt ist.

Bei Auswahl Factoring wird die Rechnung für das Factoring mit DEGEV eG bereitgestellt. Rechnungen mit Zahlungsart Factoring erscheinen nicht im Zahlungsverkehr.

Rechnung ohne Überweisungsträger

Der Zahlungsvermerk aus den Kanzleistammdaten / Optionen wird auf der Rechnung gedruckt. Bei Freigabe Zahlungsverkehr erscheinen diese Rechnungen nicht mit

SEPA Mandate

Über diese Schaltfläche können die SEPA Mandate bearbeitet werden.

Leitweg-ID Die Leitweg-ID kann bei Mandanten, in denen die XRechnung aktiviert wurde, in allen Aufträgen angegeben werden.

Kopieren von Aufträgen

Programmaufruf

Nach der Auswahl Kopieren von Mandanten erscheint folgender Dialog:

Programmzweck

In der Auftragsverwaltung haben Sie die Möglichkeit komplette Aufträge zu kopieren. Es werden dabei alle Informationen eines Auftrags von einem anderen Mandanten übertragen. Auftragspositionen, die auf inaktiven Tätigkeiten basieren, werden nicht übertragen.

Nach Eingabe der Mandantennummer und der Auftragsnummer und Bestätigung mit OK werden alle Informationen dieses Auftrages übernommen.

Die Auftragspositionen allgemein

Programmzweck Allgemein

Die Konzeption des Programms geht von der Besonderheit des steuerberatenden Berufsstands aus, sodass der größte Teil aller Auftragspositionen / Tätigkeiten fortlaufende Aufträge und nur der kleinere Teil Einmalaufträge sind.

Die Auftragspositionen ergeben sich in der Regel aus dem Steuerberatungsvertrag und beinhalten im Allgemeinen die Buchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Abschlüsse, Steuererklärungen und Prüfung der Steuerbescheide. Diese, sich aus dem Beratungsvertrag ergebenden Tätigkeiten, werden als Dauerauftragspositionen angelegt. Rechtsmittel, Stundungsanträge, lfd. Beratung und dergleichen werden als Einmalpositionen angelegt.

Arten von Auftragspositionen

Allgemein

Bei den Auftragspositionen wird zwischen folgenden Arten unterschieden:

• Normale Auftragsposition
• Pauschale Auftragsposition

Der Unterschied besteht darin, dass Pauschalen immer mit einem festen Betrag (Pauschalvereinbarung) abgerechnet werden und dass die Rechnungsschreibung bei Pauschalen automatisiert werden kann.

Normale Auftragsposition

Abhängig von der Berechnungsart der Tätigkeit wird der Gegenstandswert, die geplante Anzahl der 10tel/20tel, bzw. Preis/Menge je Einheit vorgeschlagen. Bei Berechnung nach Gebührentabelle können Sie über Schaltfläche den Gebührenrahmen des erfassten Gegenstandswerts anzeigen lassen. Die hier erfassten Daten gelten speziell für den ausgewählten Mandanten und werden später bei der Rechnungsschreibung vorgeschlagen, können dort jedoch überschrieben werden.

Pauschale Auftragsposition

Bei Pauschalen Auftragspositionen wird die Höhe der Pauschale, die abgerechnet werden soll, hinterlegt. Die Höhe der Pauschale kann jederzeit geändert werden.

Bei Pauschalen/Vorauszahlungen wird nur eine Postpauschale berechnet, wenn dies in den Optionen der Kanzleistammdaten hinterlegt wird.

Anlegen und Bearbeiten von Auftragspositionen

Programmaufruf Neuanlage Auftragsposition

Über das Symbol wird eine neue Auftragsposition angelegt.

Bei den Auftragspositionen wird hinterlegt, welche Tätigkeiten für die Mandanten erledigt werden sollen:

Tätigkeit

Die Auftragspositionen sind gleichzusetzen mit den Tätigkeiten aus den Stammdaten. Im Feld Tätigkeit kann die Tätigkeitsnummer manuell erfasst werden.

Das Fernglas bzw. die F2-Taste aktiviert die Suche nach Tätigkeiten. Aus dem Auswahldialog kann die gewünschte Tätigkeit ausgewählt werden.

Sammeltätigkeiten

Im Feld Tätigkeit kann auch die Nummer einer Sammeltätigkeit eingetragen werden. Es werden dann für alle Positionen, die zur Sammeltätigkeit gehören, Auftragspositionen angelegt. Die Informationen zu den Auftragspositionen können anschließend geändert werden.

Bezeichnung

Nach Erfassung der Tätigkeitsnummer erscheint im Feld Bezeichnung die Kurzbezeichnung der Tätigkeit. Die Bezeichnung kann an dieser Stelle noch geändert werden.

Beispiel:

Im Feld Bezeichnung steht: "Beratung" Sie ändern beispielsweise in:"Beratung Hauskauf"

Nummer

Ein Mandant kann mehrere "Beratungen" oder "Anlagen V und V" haben. Die Unterscheidung erfolgt durch eine laufende Nummer. Standardmäßig ist dieses Feld mit der Nummer eins vorbelegt.

Auftragsart

Bei der Auftragsart wird festgelegt, ob es sich um eine "normale Auftragsposition" oder um eine "pauschale Auftragsposition" handelt.

Die Auftragsart kann bei der Bearbeitung der Auftragspositionen geändert werden.

In einem Auftrag können sowohl "normale Auftragspositionen" und "pauschale Auftragspositionen" gemischt vorkommen.

Nach Bestätigung der Eingaben mit OK erscheint folgender Dialog:

Auftragsposition anlegen/ändern

Tätigkeit und Bezeichnung

Bei der Bearbeitung der Auftragspositionen werden in der oberen Zeile zur Information die Tätigkeit, die Bezeichnung und die laufende Nummer der Auftragsposition angezeigt.

Wichtig: Eine Auftragsposition kann nur einmal für einen Mandanten angelegt sein. Die Kombination Mandant, Tätigkeit und laufende Nummer ist eindeutig. Dies gilt für alle Aufträge des Mandanten. Hat ein Mandant gleiche Positionen, so kann eine Unterscheidung über die laufende Nummer erfolgen. Bsp.: ein Mandant hat zwei Anlagen V, dann werden diese Positionen über die Nummer unterschieden.

Priorität

Die Rechnungspriorität ist für die Reihenfolge des Andruckes der Tätigkeiten auf der Rechnung verantwortlich. Innerhalb eines Auftrags werden die Tätigkeiten in der Reihenfolge der Rechnungsprioritäten ausgegeben.

Haben mehrere Tätigkeiten die gleiche Rechnungspriorität, so ist die Nummer der Tätigkeit ausschlaggebend für die Reihenfolge.

Gebührenvorschlag

Der Gebührenvorschlag errechnet sich bei Tätigkeiten:

• mit Wertgebühr aus dem Mittelwert,
• mit Zeitgebühr aus vorgegebenen Stundensatz * vorgegebene Stunden,
• mit Festbetrag aus dem vorgegebenen Festbetrag,
• mit Verrechnungssatz aus vorgegebenen Stundensatz * vorgegebene Stunden.

Gegenstandswert / Gebührensatz / Multiplikator

Aufgrund der Eingaben in diesen Feldern wird der Gebührenvorschlag errechnet.

Die Felder ändern sich je nach Abrechnungsart:

• Wertgebühr Gegenstandswert, Gebührensatz, Multiplikator,
• mit Zeitgebühr Stundensatz, Stunden,
• mit Festbetrag Festbetrag,
• mit Verrechnungssatz Satz, Anzahl.

Mindest-, Mittel- und Maximalgebühr

Die Gebühren ergeben sich aus den in den Tabellen hinterlegten Sätzen unter Berücksichtigung des Gegenstandswertes.

Fakturierrhythmus

Hier wird erfasst, für welche Zeiträume die Position abgerechnet werden soll. Der Fakturierrhythmus wird sowohl bei normalen Auftragspositionen, wie auch bei Pauschalen berücksichtigt.

Tätigkeit beginnt am / Tätigkeit endet am Mandat endet am

Eingabe des Beginn- bzw. Enddatums für die Auftragsposition.

Vor dem Beginndatum und nach dem Endedatum kann keine Rechnungsposition zu dieser Auftragsposition fakturiert und auch keine Leistungserfassung für diese Rechnungsposition vorgenommen werden.

Sofern im Mandantenstamm das Mandat endet am Datum erfasst wurde, können Rechnungspositionen des Mandanten mit Fakturierzeitraum nach diesem Datum nicht fakturiert und auch keine Leistungserfassung für diese Rechnungspositionen vorgenommen werden.

Vorgangsrhythmus Beispiel

Hier wird erfasst, für welche Zeiträume die Position bearbeitet werden soll.

Beispiel: Die Buchführung wird jährlich fakturiert, aber monatlich bearbeitet. Der Fakturierrhythmus ist also jährlich, der Vorgangsrhythmus aber monatlich.

Der Vorgangsrhythmus wird sowohl bei normalen Auftragspositionen, wie auch bei Pauschalen berücksichtigt. Der Vorgangsrhythmus wirkt sich bei der Leistungserfassung und beim Planungsmanager aus.

• Leistungserfassung:
  Auf jeden Vorgangszeitraum können Zeiten erfasst werden.
• Vorgangs- und Planungsmanager:
  Für jeden Vorgangszeitraum kann ein Vorgang erstellt werden. Die Vorgänge werden sowohl im Planungsmanager als auch im Vorgangsmanager angezeigt.

Vorgangsbeginn/-ende Beispiel

Über Vorgangsbeginn und –ende wird bestimmt, in welchem Zeitraum ein Vorgang bearbeitet werden soll.

Beispiel: Die Einkommensteuer für das Jahr 2008 soll in der Zeit vom 15.06.2009 bis 30.06.2009 bearbeitet werden.

In diesem Fall sind folgende Eingaben vorzunehmen:

• Fakturierrhythmus: jährlich zum Dezember,
• Vorgangsrhythmus: wie Fakturierrhythmus,
• Vorgangsbeginn: 15. des 6. Folgemonats,
• Vorgangsende: 30. des 6. Folgemonats.

Beim Vorgangsbeginn und –ende können als Folgemonat vom aktuellen Folgemonat bis zum 15. Folgemonat ausgewählt werden. Werden Folgemonate über den 12. Folgemonat eingestellt (13., 14. oder 15. Folgemonat), bewirkt das, das der Vorgang im Folgejahr geplant wird.

Beispiel:

Der Jahresabschluss 2007 soll/kann erst im März 2009 erstellt werden.

Dazu muss als Vorgangsbeginn und – ende der 15. Folgemonat erfasst werden.

Vorgangsbeginn und –ende werden in den Auswertungen Terminarbeiten und Rückstandsliste und beim Generieren der Vorgänge verwendet.

Vorauszahlungen

Jeder Auftragsposition können periodische Vorauszahlungen zugeordnet werden. Diese Vorauszahlungen können dann zu den entsprechenden Terminen abgerechnet werden.

Weitere Informationen siehe Abschnitt Vorauszahlungen.

Rechnungstext

Soll für diese Auftragsposition ein vom Standard abweichender Rechnungstext eingeben werden, so ist dies über die Schaltfläche Rechnungstext möglich. Diese Änderung ist für alle neuen Rechnungspositionen gültig.

Generieren Plandaten

Mit der Schaltfläche Generieren Plandaten können die Ist-Daten (Mitarbeiter und Zeiten) der letzten Fakturierung in die Plandaten übernommen werden.

Generieren Vorgänge

Mit der Schaltfläche Generieren Vorgänge werden zur Auftragsposition Vorgänge mit den angelegten Daten (Vorgangsbeginn/-ende, Planmitarbeiter, -stunden) für die eingegebenen Vorgangszeiträume erstellt. Diese Vorgänge stehen dann im Planungs- und Vorgangsmanager zur Verfügung.

Vorgangsvorlage

Beim Generieren Vorgänge wird in den zu erstellenden Vorgängen die eingestellte Vorgangsvorlage aus der Auftragsposition eingetragen.

Die Vorgangsvorlage wird immer mit der Standard-Vorgangsvorlage des entsprechenden Bereichs aus der Vorgangssteuerung vorbelegt. Die Vorbelegung kann bei Bedarf geändert werden.

Weitere Informationen zu Generieren Plandaten, Generieren Vorgänge erhalten Sie im Kapitel Planungsmanager. Weitere Informationen zu Vorgangsvorlagen und Vorgangssteuerung erhalten Sie in der Dokumentation Vorgangsorientierte Software.

Leistungsnachweis auf Rechnung drucken

Diese Option erscheint nur bei Auftragspositionen nach Zeitgebühr. Hier kann angegeben werden ob Mitarbeiter und Mitarbeiterstunden optional mit auf der Rechnung angedruckt werden sollen.

Registerkarte „Letzte Fakturierung“

Hier werden zur Information die Werte der letzten Fakturierung angezeigt.

Registerkarte „Vorgangsplanung“

Hier erfolgt die Eingabe der Plandaten.

Die Plandaten werden für verschiedene Auswertungen in Kanzlei und für den Planungsmanager (Generieren Vorgänge) verwendet.

Gültig ab

Hier wird das Gültigkeitsdatum für die Plandaten erfasst. Die Plandaten sind ab dem erfassten Datum gültig. Sollten die Plandaten sich ändern, kann ein neues Gültigkeitsdatum mit neuen Plandaten erfasst werden. Die alten Plandaten bleiben erhalten und gelten dann begrenzt bis zum neuen Gültigkeitsdatum. Im Feld Gültig ab können beliebig viele Gültigkeits-daten angelegt werden.

Mitarbeiter

In diesem Bereich können Sie Planmitarbeiter zu dieser Position hinterlegen und Planstunden erfassen.

Zeitaufteilung

Standardmäßig wird der Vorgang dynamisch eingeplant. Das bedeutet, dass der Vorgang im Planungsmanager so eingeordnet wird, dass der Mitarbeiter nach Möglichkeit nicht überlastet wird. Bei der Einordnung im Planungsmanager wird also die verfügbare Zeit mit der geplanten Zeit des Mitarbeiters verglichen und dann geprüft, in welcher Periode der Vorgang entsprechend der Mitarbeiterressource bearbeitet werden kann. Letzte Periode der Bearbeitung ist natürlich der Monat des Vorgangsendes.

Soll der Vorgang oder ein Teil des Vorganges fix einem bestimmten Monat zugeordnet werden, so kann dieser Monat hier selektiert werden.

Plankosten

Jeder Auftragsposition können ein oder mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Plankosten errechnen sich aus vorgegebenen Stunden x interner Stundensatz aus den Mitarbeiterstammdaten.

Option „Vorgang planen“

Ist die Option gesetzt, werden beim Generieren Vorgänge für diese Position Vorgänge erstellt, sofern die Plandaten korrekt erfasst sind. Ist die Option nicht gesetzt werden keine Vorgänge erstellt. Dadurch kann gesteuert werden, für welche Auftragspositionen Vorgänge erstellt werden sollen.

Option „Vorgang fertig stellen“

Ist diese Option gesetzt, wird mit der Fakturierung der Rechnungsposition, der Status des dazugehörigen Vorganges automatisch auf fertig gestellt gesetzt. Diese Option kann beim Auftrag und bei der Fakturierung Mandantenindividuell geändert werden.

Registerkarte „Dauernotiz“

Hier können Sie mandantenbezogene Dauernotizen erfassen.

Unter verbundene Einträge können zusätzlich noch Dokumente hinzugefügt werden.

Umbuchen von Auftragspositionen

Programmaufruf

Über das Symbol Umbuchen erhalten Sie einen Auswahldialog der eine Liste der Aufträge des Mandanten enthält. Wählen Sie hier den Auftrag aus, auf den Sie die Auftragsposition umbuchen möchten.

Programmzweck

Bei der Anlage der Auftragspositionen werden die Auftragspositionen einem Auftrag zugeordnet. Diese Zuordnung gilt dauerhaft, d.h. die Position ist dem Auftrag fest zugeordnet.

Wollen Sie aus organisatorischen Gründen eine Auftragsposition einem anderen Auftrag des Mandanten zuordnen, so können Sie die Funktion "Umbuchen von Auftragspositionen" nutzen.

Vorauszahlungen auf Auftragspositionen

Programmaufruf

Über das Symbol Eigenschaften wird die Auftragsposition geöffnet. Im Register Abrechnung können Vorauszahlungen für die jeweilige Auftragsposition erfasst werden.

Programmzweck

Jeder Auftragsposition können periodische Vorauszahlungen zugeordnet werden. Diese Vorauszahlungen können dann zu den entsprechenden Terminen abgerechnet werden. Neue Vorauszahlungen sind immer unterhalb der bestehenden Vorauszahlungen zu ergänzen. Der eingestellte Rhythmus steuert die Darstellung des Zeitraums auf der Rechnung.

Schaltflächen

Anlegen von Vorauszahlungen

Löschen von Vorauszahlungen

von / bis

Hier ist die erste bzw. letzte Fakturierperiode für die Vorauszahlungen einzugeben. Ist im Feld „bis“ nichts eingegeben, kann die Vorauszahlung unbegrenzt fakturiert werden.

Rhythmus

Hier ist der Fakturierrhythmus für die Vorauszahlung auszuwählen. Folgende Perioden sind möglich.

Sofort erfolgswirksame Vorauszahlungen

Vorauszahlungsvarianten

Bei den Vorauszahlungen existieren 2 Varianten:

• „Klassische“ Vorauszahlungen
• Sofort erfolgswirksame Vorauszahlungen

Bitte beachten:

Der Fakturierrhythmus für beide Vorauszahlungsarten ist im Normalfall jährlich. Da unabhängig von der Anzahl der geleisteten Vorauszahlungen die Endrechnung einmal im Jahr erstellt wird.

„Klassische“ Vorauszahlungen

Die klassischen Vorauszahlungen werden behandelt wie erhaltene Anzahlungen. Das bedeutet, dass

• die Vorauszahlungen im Großteil der Kanzleiauswertungen nicht als Erlöse ausgewiesen werden und nur bei einigen Auswertungen über die Option inkl. nicht erfolgswirksame Leistungen eingerechnet werden können,
• die erfassten Leistungen nicht den Vorauszahlungen, sondern nur der Schlussrechnungsposition zugeordnet werden,
• die Vorauszahlung keinen direkten eigenen Mitarbeitererlösanteil hat, sondern dieser über die Erlösaufteilung auf der Schlussrechnungsposition berechnet wird.

Diese Variante der Vorauszahlungen ist der Standardfall.

Sofort erfolgswirksame Vorauszahlungen

Bei der Variante der sofort erfolgswirksamen Vorauszahlungen werden die Vorauszahlungspositionen wie normale Rechnungspositionen behandelt. Das bedeutet, dass

• die Vorauszahlungen in den Kanzleiauswertungen sofort als Erlöse ausgewiesen werden,
• die erfassten Leistungen den Vorauszahlungen zugeordnet und somit die Kosten direkt bei der Vorauszahlung berücksichtigt werden,
• die Vorauszahlung eine eigene Erlösaufteilung hat und somit jeweils der individuelle Mitarbeitererlösanteil in den Kanzleiauswertungen berücksichtigt wird.

Die sofort erfolgswirksamen Vorauszahlungen werden wie die bisherigen Vorauszahlungspositionen automatisch bei der Schlussrechnung abgezogen.

Diese Variante der Vorauszahlungen ist beispielsweise bei Buchhaltungen mit monatlicher Erstellung, monatlichen Vorauszahlungen und jährlicher Schlussrechnung interessant. Dadurch ist u.a. gewährleistet, dass Mitarbeiter ihre Erlöse zeitnah zugewiesen bekommen und nicht erst bei Erstellung der Schlussrechnung.

Option Vorauszahlung für den letzten Monat des Fakturierzeitraums erstellen bei „klassischen Vorauszahlungen“

Mit der Option Vorauszahlungen für den letzten Monat des Fakturierzeitraums erstellen entscheiden Sie, ob z.B. bei jährlicher Schlussrechnung 12 Vorauszahlungen (Option gesetzt) oder nur 11 Vorauszahlungen (Option nicht gesetzt) erzeugt werden sollen.

Der Standard sind 12 Vorauszahlungen.

Aktivierung der sofort erfolgswirksamen Vorauszahlungen

Sofern Sie mit sofort erfolgswirksamen Vorauszahlungen arbeiten möchten, sind folgende Optionen zu berücksichtigen:

Option Vorauszahlung sind sofort erfolgswirksam

Um die Variante grundsätzlich zu aktivieren, ist im Dialog Auftragsposition bearbeiten die Option Vorauszahlungen sind sofort erfolgswirksam zu setzen.

Option Vorauszahlung für den letzten Monat des Fakturierzeitraums erstellen bei sofort erfolgswirksamen Vorauszahlungen

Mit der Option Vorauszahlungen für den letzten Monat des Fakturierzeitraums erstellen entscheiden Sie, ob z.B. bei jährlicher Schlussrechnung 12 Vorauszahlungen (Option gesetzt) oder nur 11 Vorauszahlungen (Option nicht gesetzt) erzeugt werden sollen.

Diese Entscheidung wirkt sich einerseits auf die Anzahl der Vorauszahlungen innerhalb eines Fakturierzeitraums und andererseits auf die Zuordnung der Leistungserfassung zur letzten Periode eines Fakturierzeitraums aus:

Bei 12 Vorauszahlungen wird die Leistungserfassung für die letzte Periode des Fakturierzeitraums auf die 12. Vorauszahlung vorgenommen, bei 11 Vorauszahlungen erfolgt die Leistungserfassung für die letzte Periode des Fakturierzeitraums auf die Schlussrechnungsposition.

Verwendung der neuen Vorauszahlungsvariante

Innerhalb eines Schlussrechnungszeitraums (also z.B. innerhalb eines Jahres) kann nur eine der Vorauszahlungsvarianten verwendet werden.

Wird z.B. für Januar und Februar des Jahres 2017 die Buchhaltung mit der klassischen Vorauszahlungsvariante fakturiert und erst danach die Option Vorauszahlungen sind sofort erfolgswirksam gesetzt, wird diese Änderung erst für den Fakturierzeitraum und somit die Vorauszahlungen 2018 wirksam.

Ob die Option für sofort erfolgswirksame Vorauszahlung gesetzt ist und ab wann diese eingesetzt wird, können Sie über Auswertungen Kanzlei – Auftragsstammdaten – Vorauszahlungsvereinbarungen kontrollieren.

Erlösaufteilung der Schlussrechnungsposition

Die Leistungen werden bei jeder sofort erfolgswirksamen Vorauszahlung bereits direkt berücksichtigt. Die Schlussrechnungsposition selbst hat in diesem Fall entweder keine Kosten oder nur die Kosten der letzten Periode des Fakturierzeitraums (das ist abhängig davon, ob eine Vorauszahlung für den letzten Monat des Fakturierzeitraums erstellt wird).

Somit wird je Vorauszahlungsposition bereits eine Erlösaufteilung durchgeführt. Bei der Schlussrechnung wird dann zur Gesamtgebühr eine Gesamterlösaufteilung vorgenommen. Die Mitarbeitererlösanteile der Vorauszahlungen werden dann vom jeweiligen Gesamterlösanteil abgezogen und somit der jeweilige Resterlösanteil ermittelt.

Beispiel Berechnung Erlösaufteilung

Beispiel zur Erlösaufteilung bei einer Schlussrechnung mit sofort erfolgswirksamen Vorauszahlungen:

Voraussetzungen:

• Angeforderte Vorauszahlungen: 1.100 EUR
• Erlösanteil aus Vorauszahlungen für Fr. Angermann: 800 EUR
• Erlösanteil aus Vorauszahlungen für H. Schreiner: 300 EUR
• Gesamtgebühr: 1.400 EUR
• Gesamterlösanteil Fr. Angermann: 75%
• Gesamterlösanteil H. Schreiner: 25%

Die Erlösanteile für die Schlussrechnung berechnen sich wie folgt:

• Fr. Angermann:
  Gesamterlösanteil: 75% von 1.400 EUR = 1.050 EUR
  abzgl. Erlösanteil aus Vorauszahlungen 800 EUR
  ergibt Resterlösanteil 250 EUR
• H. Schreiner:
  Gesamterlösanteil: 25% von 1.400 EUR = 350 EUR
  abzgl. Erlösanteil aus Vorauszahlungen 300 EUR
  ergibt Resterlösanteil 50 EUR

Debitorensollstellung

Für die Debitorensollstellung werden beide Vorauszahlungsvarianten identisch behandelt. Das bedeutet, dass die Buchungen in beiden Fällen auf die in der Erlöskontensteuerung angegebenen Vorauszahlungskonten erfolgen.

Auswertungen – Option: inklusive nicht erfolgswirksame Vorauszahlungen

In Kanzleiauswertung nach Rechnungsdatum kann häufig die Option inkl. nicht erfolgswirksamer Vorauszahlungen gewählt werden.

Das bedeutet, dass mit dieser Option die klassischen Vorauszahlungen in der Auswertung berücksichtigt werden. Die sofort erfolgswirksamen Vorauszahlungen sind immer in den Kanzleiauswertungen enthalten.

Massenänderung Auftragsbestand

Sofern die Variante der sofort erfolgswirksamen Vorauszahlungen beispielsweise für alle Auftragspositionen zur Finanzbuchhaltung aktiviert werden soll, kann dies über eine Massenänderung durchgeführt werden.

Im Bereich Kanzlei / Extras / Massenänderung Auftragsbestand besteht die Möglichkeit, u.a. die Optionen

• Vorauszahlungen sind erfolgswirksam und
• Vorauszahlung für den letzten Monat des Fakturierzeitraums erstellen

für alle Auftragspositionen zu einer Tätigkeit setzen zu lassen. Bei Bedarf kann die Massenänderung nach Mandanten und/oder Aufträgen eingeschränkt werden.

Massendatenanlage

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Aufträge / Massendatenanlage

Nach Aufruf erfolgt die Auswahl, ob von einem Musterauftrag angelegt oder einem Mandantenauftrag kopiert werden soll:

Kopieren von Musterauftrag

Wählen Sie die Musterauftragsnummer aus, die Sie auf Ihre Mandanten kopieren wollen.

Kopieren von Mandant

Wählen Sie die Mandantennummer und den Auftrag des Mandanten aus, von dem Sie auf Ihre zu wählenden Mandanten kopieren möchten.

Neuanlage Auftragspositionen

Über die Registerkarte Neuanlage Auftragspositionen kann für mehrere Mandanten eine Auftragsposition zu bestehenden Aufträgen angelegt werden.

Auswahl von:

• Musterauftrag (der die zu kopierende Auftragsposition enthält)
• Tätigkeitsnummer (die zu kopierende Auftragsposition)
• Auftragsnummer (die Auftragsnummer, die bei den Mandanten angelegt ist).

Kopieren nach

Nach Auswahl und Schaltfläche kopieren nach, wird das Mandantenfenster geöffnet:

Hier können Sie jetzt die Mandantennummern, getrennt durch „ ; “, eingeben. Über das Fernglas werden alle Mandanten angezeigt und können mit Taste Strg einzeln markiert oder mit der Shift-Taste von-bis markiert werden.

Alternativ ist über die Schaltfläche der Import einer Liste in Form einer csv-Datei möglich.

Diese kann zum Beispiel durch den Export der Mandanten aus dem ADDISON Desktop heraus für alle Lohnmandate erfolgen, die einen neuen Auftrag oder eine neue Tätigkeit erhalten sollen.

Nach Bestätigen der OK-Taste wird der ausgewählte Auftrag bzw. die ausgewählte Auftragsposition auf alle ausgewählten Mandanten kopiert. Auftragspositionen, die auf inaktiven Tätigkeiten basieren, werden nicht übertragen.

Angebote bearbeiten

Angebote bearbeiten

Die Beschreibung zum Bearbeiten von Angeboten finden Sie in der Dokumentation ADDISON Angebotserstellung.

Gebührenrahmen Untergrenze prüfen

Programmzweck

Nach der Erhöhung einzelner Vergütungen durch die StBVV, könnte es in den entsprechenden Auftragspositionen zu Unterschreitungen der Mindestvergütung kommen.

Mit diesem Programmteil kann in den Auftragspositionen die Vergütung geprüft und bei Unterschreitung mit der Mindestvergütung aus den Tätigkeitsstammdaten überschrieben werden.

Abhängig von der Verrechnungsart, wird bei Wertgebühren der MindestGGW und bei Zeitgebühren / Verrechnungssatz die von Gebühr geprüft.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Aufträge / Gebührenrahmen-Untergrenze prüfen

Gebührenrahmen prüfen

Nach dem Programmaufruf ist der folgende Dialog auszufüllen:

Mandantenauswahl

Auswahl der Mandanten mit Einzelselektion bzw. von – bis

Gebühren

Auswahl der zu prüfenden Gebühren- bzw. Vergütungen. Nach Bestätigung mit OK werden die einzelnen Auftragspositionen geprüft und ggf. angepasst.

SEPA Mandate

Allgemeine Informationen

Ab dem 1. Februar 2014 ist das SEPA Lastschriftverfahren für Firmenkunden verpflichtend. SEPA Lastschriften können ab diesem Zeitpunkt nur noch im SEPA Zahlungsformat und nicht mehr im bisherigen DTAUS Format eingereicht werden.

Voraussetzungen

Die Voraussetzungen für SEPA Mandate finden Sie in der Dokumentation ADDISON Finanzbuchhaltung Zahlungsverkehr. Die Handhabung für die Kanzleiorganisation ist im Nachgang beschrieben.

SEPA Lastschriftverfahren aktivieren

Um in ADDISON Kanzleiorganisation auf das SEPA Lastschriftverfahren umzusteigen, ist es notwendig, im Bereich Kanzlei / Stammdaten / Kanzleidaten / Schaltfläche Optionen / Registerkarte Buchhaltung die Option Lastschriften im SEPA Format erstellen zu aktivieren.

SEPA Mandate

Für die Erstellung von SEPA Lastschriften benötigen Sie als Zahlungsempfänger zwingend ein SEPA Lastschriftmandat für die entsprechenden Bankverbindungen Ihrer Mandanten.

Eine Möglichkeit ist, dass Sie das jeweilige SEPA Mandat direkt bei der Bankverbindung des entsprechenden Mandanten erfassen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Stammdaten Bankverbindung in der Dokumentation ADDISON Software.

Automatisierte Erstellung von SEPA Mandaten

Zur Erleichterung der Umstellung besteht die Möglichkeit, für Ihre Mandanten entsprechend der Einstellung der Zahlungsart in den Auftragsstammdaten SEPA Mandate automatisiert generieren zu lassen.

Dazu wurde der Programmpunkt Bereich Kanzlei / Aufträge / SEPA Mandate eingeführt. Mit dieser Funktion können für ausgewählte Mandanten SEPA Mandate erzeugt und Anschreiben über Word erstellt werden.

Lassen Sie bitte vor dem Mandatsdruck unbedingt den IBAN Konverter laufen um die IBAN zu überprüfen bzw. zu pflegen.

Es könnte vorkommen, das mit früheren Programmversionen die IBAN falsch berechnet wurde.

Den Konverter finden Sie unter Erweitert / Wartung / Prüfung / Konvertierung der Bankverbindungen für SEPA.

Wichtiger Hinweise

Der Mandatsdrucklauf legt g e n e r e l l für die entsprechenden Bankverbindungen SEPA Mandate an und erstellt nicht nur Mandatsschreiben!

Lassen Sie daher den Mandatsdrucklauf nicht testweise über alle Kundenkonten laufen!

Bevor Sie allerdings den Mandatsanlage- und Drucklauf für alle Kundenkonten erstellen, sollten Sie für ein Kundenkonto einen Testdruck machen und anschließend ggf. die entsprechende ADDISON Word Vorlage für Ihr Geschäftsbriefformular kopieren und entsprechend anpassen.

Berücksichtigen Sie dabei, dass es jeweils 3 Wordvorlagen für die jeweils unterschiedlichen Mandatsarten gibt:

• Mandatsanforderung für Basislastschriften
• Mandatsanforderung für Firmenlastschriften
• Umdeutungsschreiben für bestehende
  Einzugsermächtigungen

Kundenkonten mit abw. Kontoinhaber

Mandatsanforderungs- bzw. Umdeutungsschreiben müssen zwingend dem Kontoinhaber zugestellt werden!

Wenn Sie Kundenkonten mit einem abweichenden Kontoinhaber angelegt haben, und die Mandatsanforderungs- bzw. Umdeutungsschreiben über ADDISON erstellen möchten, benötigen Sie für die Erstellung von SEPA Mandatsschreiben zwingend die Adresse des abweichenden Kontoinhabers.

Planen Sie daher ausreichend Zeit ein, um die benötigten Daten bei Ihren Kunden einzuholen.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Kanzlei / Aufträge / SEPA Mandate

Mandantenauswahl

Auswahl der Mandanten, die angeschrieben oder umgedeutet werden sollen. Die Auswahl erfolgt über den bekannten Dialog mit der Möglichkeit, Mandanten von – bis, oder einzelne Mandanten auszuwählen.

Auftragsauswahl

Eingabe der Auftragsnummer für die ggf. ein SEPA Mandat angelegt werden soll. Wird keine Auftragsnummer eingegeben werden alle Aufträge der gewählten Mandanten überprüft.

Fibu-Nr. der Kanzlei

Mit der Adresse in den Mandantenstammdaten, die der angegebenen Fibu-Nr. zugeordnet ist, wird im Anschreiben der Zahlungsempfänger gefüllt. In diesem Feld wird die Fibu-Nr. der Kanzlei aus den Kanzleioptionen vorbelegt und kann hier ggf. auch geändert werden.

Ist keine Fibu-Nr. eingegeben ist kein Anschreiben möglich.

Erstmandatsanlageoptionen

Erstellen eines Anschreibens zur Umstellung oder Umdeutung:

Für Aufträge mit Zahlungsart Basislastschrift:

• Neues Basis-Lastschriftmandat anlegen
• Neues Firmen-Lastschriftmandat anlegen
• Für Aufträge mit Zahlungsart Firmenlastschrift:
• Neues Firmen-Lastschriftmandat anlegen
• Neues Basis-Lastschriftmandat anlegen

Wichtig: Die Optionen beziehen sich auf das Anschreiben an den Mandanten. Soll von Basis- auf Firmenlastschrift oder umgekehrt gewechselt werden, muss dies noch manuell im Auftrag erfolgen.

Umdeutung

Aufgrund einer Umdeutungslösung können Sie seit dem 9. Juli 2012 SEPA-Basis-Lastschriften auf der Grundlage bestehender Einzugsermächtigungen erstellen, wenn Ihnen die Einzugsermächtigungen in der gesetzlich vorgeschriebenen Form schriftlich vorliegen.

Im Rahmen eines Umdeutungsschreibens müssen Sie dem Schuldner Ihre Gläubiger- und Ihre Mandats ID schriftlich mitteilen und den Schuldner über den Zeitpunkt der Umstellung auf SEPA Lastschriften informieren.

Bei der Erstellung von SEPA-Mandaten über eine Umdeutung wird in den entsprechenden SEPA-Mandaten die Option Umdeutungsmandat gesetzt.

Umdeutungsschreiben drucken

Falls Sie die Umdeutungsschreiben mit einem anderen Programm erstellen, können Sie hier SEPA Mandate mit Signaturdatum anlegen lassen, ohne dass die Umdeutungsschreiben gedruckt werden.

Datum der Umdeutung

Das Datum, das Sie hier vorgeben, wird auf dem Umdeutungsschreiben als Umstellungszeitpunkt auf SEPA Lastschriften gedruckt. In den Mandatsstammdaten wird das Tagesdatum als Signaturdatum eingetragen.

Organisatorischer Hinweis

Wenn Sie Umdeutungsschreiben erstellt und verschickt haben, ist es weiterhin möglich, mit der bestehenden Einzugsermächtigung im DTAUS-Format einzuziehen, falls Sie doch später, als im Mandatsschreiben angegeben, auf SEPA Lastschriften umstellen möchten.

Unterschrift andrucken

Wird als Signatur im Dokument angedruckt und kann hier bei Bedarf geändert werden.

Ansprechpartner

Druckt den ausgewählten Ansprechpartner im Briefformular an. Ist dies nicht gewünscht, muss die Vorlage geändert werden.

Vorlagen verwalten

Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation ADDISON Finanzbuchhaltung Auswertungen.

SEPA Mandatsübersicht

Programmzweck

Mit der SEPA Mandatsübersicht können die existierenden SEPA-Mandate in einer Übersicht angezeigt und bearbeitet werden.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der Menüfolge Kanzlei / Aufträge / SEPA Mandatsübersicht ausführbar.

Bearbeiten der Positionen

Über den Stift können die einzelnen Positionen der Mandatsübersicht bearbeitet werden.