Belegmanagement | Hinweise zu Sach- und Personenkonten

Stammdaten

Im Bereich Kontakte & Konten werden alle Kontakte und Konten gespeichert. 

Die Daten werden aus den unterschiedlichsten Vorsystemen übernommen. 

 

 

Über die Such- und Sortierfunktionen können Sie ein Konto einfach und komfortabel finden. 

 

Anhand des Dokumentensymbols in der Spalte Beleg am Anfang einer Zeile wird angezeigt, ob Buchungen zu dem Personenkonto vorhanden sind. Mit einem Klick auf das Dokumentensymbol können Sie sich die Übersicht zu den Buchungen und Dokumenten dieses Personenkontos anzeigen lassen. 

 

Mit einem Klick auf eine Zeile werden Ihnen die Details eines Personenkontos auf der rechten Seite in mehreren Registern angezeigt. 

 

Alle Informationen zur Verwaltung der Personenkonten finden Sie hier Wie können Personenkonten im Belegmanagement angelegt oder bearbeitet werden?  

 

Besonderheit: Neuvergabe von Kontonummern

In den Vorsystemen kann eine Kontonummer vergeben werden, die nicht den Richtlinien der Standard-Nummernkreise des hinterlegten Kontenrahmens entspricht. In diesem Fall wird automatisch eine neue Kontonummer im ADDISON Direkt Belegmanagement vergeben. Die Kontonummer im Vorsystem bleibt davon unberührt. 

Wird nun unter der automatisch vergebenen Kontonummer ein neues Konto im Vorsystem angelegt, erhält auch dieses Konto eine neue automatisch vergebene Nummer. 

 

Unsere Empfehlung: Vor der ersten Übernahme der Daten sollte die Kunden-/Lieferantennummer des Kontaktes im Vorsystem der Personenkontonummer in der ADDISON/AKTE Software entsprechen. 

 

Weicht diese ab, kann dies beim Abruf im Belegmanagement dazu führen, dass neue Personenkontonummern im entsprechenden Personenkontenbereich angelegt werden. 

 

Besonderheit: Anbindung sevdesk

Speziell für die Anbindung von sevdesk als PremiumPartner ist zu beachten, dass wir bei der Übernahme der Konten die Kunden-Nummer oder Lieferanten-Nummer heranziehen und NICHT die Kreditoren/Debitoren-Nr.

 

 

Wird ein bereits bestehender sevdesk-Account manuell per API-Key an das Belegmanagement angebunden, weisen wir bei der manuellen Anbindung im Dialog entsprechend darauf hin:

 

 

Entscheiden Sie über die Option Personenkontonummer übernehmen aus, aus welchem der beiden Felder in sevdesk die Personenkontonummer übernommen werden soll. 

 

 

 sevdesk: 

 

Bitte beachten Sie, dass die in dem betreffenden Feld hinterlegte Nummer auch in den jeweiligen Personenkontenbereich passt. 

Entscheiden Sie über die Option bei Nummerngleichheit, was passieren soll, wenn eine zu übernehmende Personenkontonummer im Belegmanagement bereits vorhanden ist. 

 

 

• Soll eine neue Kontonummer vergeben werden, dann wird dafür die erste freie Nummer im entsprechenden Personenkontenbereich dafür herangezogen. 
• Soll die Kontonummer trotzdem verwendet werden, da die Konten identisch sind, dann wird die Kontonummer aus sevDesk mit dem bereits vorhandenen Personenkonto im Belegmanagement verbunden.

 

Bitte beachten Sie: 

• Diese Einstellungen können nur an dieser Stelle vorgenommen und nachträglich NICHT geändert werden. 
• Bitte prüfen Sie entsprechend VOR dem Speichern dieses Dialoges, ob die vorgenommenen Einstellungen der Datenkonstellation in Ihrem bestehenden sevDesk-Account entsprechen. Kontaktieren Sie bitte bei Unklarheiten Ihren Steuerberater und klären Sie ab, welche Einstellungen Sie vornehmen sollen. 
• Für bereits bestehende Anbindungen oder für Premiumpartner-sevDesk-Accounts können keine Änderungen vorgenommen werden. Für diese Anbindungen ist der "Standard" gemäß der bisherigen Übernahmekonstellation (Kunden-/Lieferantennummer und Vergabe einer neuen Nummer bei Nummerngleichheit) festgelegt.

 

Um zu überprüfen, welche Einstellungen vorgenommen worden sind, können Sie über Einstellungen | Externe Datenquellen | sevdesk die Kontenübernahmeoptionen aufrufen. 

 

 

 

Führende Datenquelle für Personenkonten

Es besteht die Möglichkeit, im Belegmanagement in den Einstellunge | Erweiterte Einstellungen unter Führende Datenquelle für Kunden- und Lieferantenkonten festzulegen, welche Datenquelle bzw. welches System führend sein soll. Dies bedeutet, dass bereits gefüllte Felder nur noch von dieser Datenquelle geändert werden. Diese Einstellung ist nur für Kanzleimitarbeiter/Admins zugängig.

 

 

Im Standard ist prinzipiell ADDISON bzw. AKTE vorbelegt. Die Einstellung kann aber jederzeit geändert werden. 

Ist sevdesk als Datenquelle angebunden, dann wird diese standardmäßig für beide Ausprägungen als führende Datenquelle hinterlegt, sobald ein Datenabruf aus sevdesk erfolgt ist.

 

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zu dieser Option:  Es werden keine Daten von Personenkonten an externe Datenquellen weitergegeben (Ausnahme: Aktivierung sevdesk als Premiumpartner: dabei wird einmalig der Datenbestand der Steuerberatersoftware an sevdesk initial übertragen). 

 

Zusätzliche Einstellung in ADDISON für Anwender der ADDISON Software:

Möchten Sie, dass eine externe Datenquelle führend ist, deaktivieren Sie bitte in ADDISON in der Datenübernahme die Option "nur neue Konten einfügen" für Belegmanagement-Importe. 

 

 

Nur mit dieser Einstellung ist gewährleistet, dass Aktualisierungen der Stammdaten auch in der ADDISON Software übernommen werden.