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Belegmanagement | Erstellung von Zahlungsbuchungen

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Letzte Aktualisierung: Lesezeit 3 Minuten
Einstellungen SMART Connect

    Zusammen mit der Erstellung von Zahlungen im Belegmanagement können bei Bedarf die zugehörigen Zahlungsbuchungen erstellt und an die Kanzleisoftware übergeben oder zur Verarbeitung bereitgestellt werden. 

     

    Die Erstellung von Zahlungsbuchungen ist nur bei aktivierter Zahlungserstellung im Belegmanagement einsetzbar. 

    Die Funktion ist je Mandant zu aktivieren und die zu verwendenden Verrechnungskonten sind zu hinterlegen.   

     

    Aktivierung und Einrichtung von Zahlungsbuchungen

    Erweiterte Einstellungen - Berechtigungen

    1. Stellen Sie sicher, dass in den Erweiterten Einstellungen die Zahlungserstellung aktiviert ist.

    2. Aktivieren Sie die Option "Zahlungsbuchungen bei Zahlungsausführung erstellen". 

     

    BeMa - Zahlungsbuchungen 1

     

    3. Speichern Sie die Einstellungen. 

    4. Wechseln Sie in die Einstellungen | Firmeneinstellungen | Zahlungseinstellungen | Bankverbindungen.   

     

    Firmeneinstelllungen | Bankverbindungen

    5. Klicken Sie auf die jeweilige Bankverbindung. 

    6. Hinterlegen Sie das Verrechnungskonto. Das Verrechnungskonto kann nicht über das Mandanten-Login hinterlegt werden. 

     

    BeMa - Zahhlungsbuchungen 2

     

    7. Speichern Sie die Bankverbindung. 

    8. Speichern Sie die Einstellungen. 

     

    Hinweis: Ist die Erstellung von Zahlungsbuchungen aktiviert und wurde noch kein Verrechnungskonto hinterlegt, verhindert das nicht das Erstellen und Ausführen von Zahlungen. Bei Ausführung einer Zahlung und der Erstellung einer Zahlungsbuchung bei fehlendem Verrechnungskonto wird das in den Aufwands- und Ertragskonten hinterlegte Differenzenkonto für Sachkonten anstatt des Verrechnungskontos herangezogen.  Zeitgleich wird eine Benachrichtigung darüber an den Postkorb/Themenmanager abgestellt und darauf hingewiesen. 

     

    Erweiterte Einstellungen - Buchungserfassung

    Im Standard werden Zahlungsbuchungen bei der Erstellung auf dem Workflow-Step "Übertragungsbereit" einsortiert, da diese nicht durch den Mandanten änderbar sind und damit mit der nächsten Übergabe an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Eine davon abweichende Verarbeitung (direkte Buchungserfassung - Abstellen auf "Hybride Erfassung") kann entweder über die generelle oder über die datenquellenspezifische Einstellung anhand der Datenquelle "Belegmanagement - Zahlungsbuchungen" in den Erweiterten Einstellungen | Buchungserfassung gesteuert werden. 

     

    Erstellung und Verarbeitung von Zahlungsbuchungen

    Die Erstellung von Zahlungsbuchungen erfolgt 

    • für Einzel- oder Sammelzahlungen 
    • jeweils auf Belegebene als Einzelbuchung 
    • bei Verarbeitung der Zahlung mit dem Online-Banking zum Zeitpunkt der Zahlungsausführung 
    • bei SEPA-Datei-Export zum Zeitpunkt der Erstellung der Zahlung.

     

    Als Belegnummer der Zahlungsbuchung im Belegmanagement wird die Belegnummer 1 des auszugleichenden Beleges herangezogen und mit dem Präfix "Z-" versehen. Das Präfix wird bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung nicht mitgegeben, sodass der OP-Ausgleich über die Belegnummer erfolgen kann. Im Belegmanagement werden damit über die Filter bei Eingabe der Belegnummer auch die zugehörigen Zahlungen angezeigt, sofern vorhanden. 

     

    BeMa - Zahlungsbuchungen 3

     

    Die erstellten Zahlungsbuchungen werden - basierend auf den Erweiterten Einstellungen für die Buchungserfassung - auf den entsprechenden Workflow-Steps einsortiert. 

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