Datenerfassung

Datenerfassung

Anbindung an den Mandantenstamm

Allgemeines

Die Daten aus dem Mandantenstamm werden beim ersten Öffnen, d.h. bei der Neuanlage einer Steuererklärung automatisch eingelesen.

Ein Zurückschreiben von in der Steuererklärung selbst geänderter Angaben zurück in die Mandantenstammdaten findet nicht statt.

Bitte beachten Sie, dass in der KSt- und der GewSt-Erklärung auch die Gesellschafterdaten und die Angaben zu den Betriebsstätten für die Zerlegung Stammdaten sind.

Wenn Sie die Kanzleistempelzuordnung geändert haben, sollten Sie ebenfalls die Stammdaten neu einlesen, da auch der Kanzleistempel Stammdaten darstellt.

Aktualisierung

Über das Menü Extras / Stammdaten / Stammdaten einlesen haben Sie die Möglichkeit, Stammdaten erneut einzulesen und so die Angaben in den Steuerformularen zu aktualisieren.

Die Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Internet-Adresse des Mandanten werden nicht aus dem Mandantenstamm in die Steuerformulare übernommen, da diese Angaben dem Finanzamt gegenüber optional sind.

Finanzamt

Angaben zu den steuerlichen Stammdaten wie das zuständige Finanzamt und die Steuernummer werden bei der Neuanlage und dem Jahresvortrag automatisch in die Formulare übernommen. Diese Angaben können im Formular selbst dann nicht mehr geändert werden.

Einzige Ausnahme ist die steuerliche Identifikationsnummer. Diese wird aus dem Mandantenstamm übernommen, lässt sich aber in den Formularen weiterhin bearbeiten.

Datenübernahme beim Jahreswechsel

Allgemein

Wenn Sie das vorherige Veranlagungsjahr bereits mit unseren Steuerprogrammen bearbeitet haben, werden im aktuellen Veranlagungsjahr bei der Neuanlage der Steuererklärung die Werte aus dem Vorjahr in das neue Jahr vorgetragen.

Sollten Sie im Vorjahr mit Alternativen gearbeitet haben, dann stehen Ihnen bei Neuanlage der Steuererklärung alle Alternativen zur Auswahl für die Datenübernahme aus dem Vorjahr zur Verfügung.

Zusätzlich werden Ihnen alle Formulare des ausgewählten Steuerfalles des Vorjahres angezeigt und Sie haben die Wahl, welche der Formulare mit ihren Daten ins nächste Jahr übertragen werden sollen.

Im geöffneten Steuererklärungsformular erkennen Sie die aus dem Vorjahr übernommenen Werte an der gelben Hintergrundfarbe.

Im Info Center haben Sie die Möglichkeit, sich eine Liste zur Übersicht über alle aus dem Vorjahr übernommenen und noch nicht weiter bearbeiteten Werte anzeigen zu lassen.

Siehe dazu die Ausführungen im Kapitel Informationscenter (Info Center)

Nachträgliche/erneute Datenübernahme

Über die Schaltfläche Extras / Jahresübernahme ist jederzeit eine nachträgliche Datenübernahme aus dem Vorjahr möglich. Auch hier kann aus allen Alternativen des Vorjahres ausgewählt werden. Ebenso ist die Auswahl nur einzelner Formulare möglich.

KSt/GewSt

Beim Jahreswechsel in der KSt und GewSt stehen Ihnen außerdem die Werte z.B. zum Verlustvortrag, zum Spendenvortrag, zum Zinsvortrag und zum steuerlichen Einlagekonto separat zur Übernahme aus dem Vorjahr zur Verfügung.

Haben Sie im Vorjahr Änderungen vorgenommen, die sich auf das Folgejahr auswirken können, zum Beispiel für den Verlustrücktrag, haben Sie die Wahl über Extras / Jahresvorträge erneut einlesen nur die Verlustvorträge erneut einlesen zu können.

Vorjahreswerte

Möchten Sie, dass in einem Erfassungsfeld trotz veränderter Eingabe wieder der Vorjahreswert angezeigt wird, dann wählen Sie einfach im betreffenden Formularfeld über die Funktionstaste [F2] diesen Wert aus den Datenquellen auf. Siehe hierzu die Ausführungen im Kapitel Alternative Datenquellen.

Werte, die aus dem Vorjahr übernommen und nicht abgeändert worden sind, behalten ihre gelbe Hintergrundfarbe. Diese kennzeichnet sie als unveränderte Vorjahreswerte.

Wenn ein solcher Vorjahreswert von Ihnen bearbeitet und geändert wird, verschwindet die gelbe Hintergrundfarbe automatisch.

Stimmt der Vorjahreswert mit dem Wert für das aktuelle Jahr überein und es ist daher keine Änderung erforderlich, dann gibt es auch in diesem Fall die Möglichkeit, die gelbe Hintergrundfarbe zu entfernen.

Möchten Sie nur einen einzelnen Wert als überprüften, bzw. als Eingabewert kennzeichnen, rufen Sie direkt im betreffenden Erfassungsfeld mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf und wählen Sie hier den Eintrag als Eingabewert setzen durch Auswahl der Symbolschaltfläche .

Soll die gelbe Markierung aller Vorjahreswerte für ein komplettes Formular in einem Arbeitsschritt aufgehoben werden, dann erreichen Sie dies durch Anklicken des gleichen Symbols in der Formularsymbolleiste (oben links über dem betreffenden Formular) des betreffenden Formulars.

Dateneingabe

Formularerfassung

Grundsätzlich erfassen Sie Werte am Bildschirm direkt in den Feldern des amtlichen Formulars. Die Werte werden dabei immer direkt nach der Eingabe beim Verlassen des Formularfeldes gespeichert. Der Steuerfall wird gespeichert, wenn alle Fenster geschlossen werden.

Es gibt einige Gründe, weswegen die reinen Formularwerte nicht zur umfassenden Erfassung und Darstellung steuerlicher Sachverhalte ausreichen.

Dies kann z.B. dann der Fall sein, wenn

• für Eheleute nur ein gemeinsames Formularfeld zur Verfügung steht, oder wenn
• es mehrere Vorgänge derselben Art aber nur ein Erfassungsfeld im Formular gibt, oder wenn
• ELSTER zusätzliche Angaben erwartet, oder wenn
• Sie zusätzliche Funktionen nutzen möchten, wie z.B. die AfA-Ermittlung im Rahmen der Anlage V,
• usw.

Sofern also mehr Daten zu erfassen sind als das Formular vorsieht, werden Ihnen dafür

• Dialoge und
• die erweiterte Formularerfassung

angeboten. Nähere Informationen hierzu siehe nachfolgende Beschreibungen.

Zusätzlich, um ggfs. eigene Ergänzungen und Erläuterungen zum Steuerfall oder zum Formularfeld erfassen zu können, gibt es die Feldfunktionen zu jedem Formularfeld. Hier können Sie wählen zwischen der Nutzung der

• MS-Excel-Anlagen
• Notizen
• Auflistungen

Nähere Informationen hierzu siehe im Kapitel Feldfunktionen.

Erweiterte Formularerfassung

Sobald Sie ein Formularfeld bearbeiten, für das es eine erweiterte Formularerfassung gibt, wird diese automatisch geöffnet. Dabei verlassen Sie die Formularerfassung nicht. Nach dem Verlassen der Zusatzfelder werden diese wieder automatisch ausgeblendet.

Beispiel: Erfassung der mildtätigen Spenden im Rahmen der Einkommensteuererklärung

Im Formular gibt es nur ein Erfassungsfeld, mit Hilfe der erweiterten Formularerfassung sind die Werte für den Stpfl. und die Ehefrau getrennt erfassbar. Die getrennte Erfassung ist wichtig für eine zutreffende Berechnung bei der Ehegatteneinzelveranlagung.

Dialoge

Für aufwändigere Zusatzerfassungen werden Ihnen über die gelbe Schaltfläche mit den drei Punkten am Formularrand Dialoge angeboten. Diese Schaltflächen sind per Mausklick oder TAB-Taste erreichbar und mit einem Mausklick zu öffnen.

Zu den meisten Dialogen werden passende Anlageblätter mit den von Ihnen erfassten Angaben automatisch erstellt. Über das Druckmenü können Sie sich diese Anlageblätter ansehen und ausdrucken.

Zum Speichern der Dialogwerte muss der Dialog mit OK bestätigt werden. Abbrechen beendet den
Dialog ohne Speichern.

Werden über den Dialog mehr Daten erfasst, als Felder im Formular vorgesehen sind, dann wird im Formular, wenn es ein Textfeld gibt, automatisch die Information siehe Anlage zusammen mit den summierten Beträgen ausgegeben.

ELSTER-Versand

Die Inhalte der meisten Dialoge werden direkt an ELSTER übertragen. Das bedeutet, dass sich die Abgabe eines Anlageblattes oder sonstiger Erläuterungen zum Dialoginhalt gegenüber der Finanzverwaltung erübrigt.

Anhand der Zeile im Dialogfenster

erkennen Sie, dass die Angaben aus dem Dialog bei der Datenübermittlung mit an die Finanzverwaltung übertragen werden. Diese Information wird Ihnen rechts oben im Dialogfenster angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass auch in diesem Fall nur die Daten übermittelt werden können, für die ELSTER überhaupt einen Wert vorsieht.

In einigen Formularen haben Sie die Wahl, entweder die Werte direkt im Formular oder aber über einen Dialog zu erfassen, z.B. bei Anlage G in der ESt.

Hier können Sie die Eintragungen direkt im Formular vornehmen, wenn Sie nicht mehr einzutragen haben als das Formular vorsieht. Reicht das Formular nicht aus, z.B. weil mehrere Betriebe vorhanden sind, dann tragen Sie die weiteren Daten im Dialog ein. Dieser legt automatisch entweder weitere Formulare oder Anlageblätter zu den Sachverhalten an.

In anderen Fällen ist die Erfassung nur über den Dialog, aber nicht im Formular selbst möglich, z.B. für den Gewinn/Verlust in der KSt, Anlage GK.

Neben dem aus den Formularen bekannten Setzen von Kontrollkästchen gibt es in einigen Dialogen Auswahllisten. In diesen kann zu verschiedenen Sachverhalten eine Auswahl getroffen werden, z.B. zur Art des Unternehmens im Dialog zur Anlage G der ESt.

Dialoglisten

Für viele Sachverhalte sind Mehrfacherfassungen notwendig, die durch Listen innerhalb der Dialoge dargestellt werden. So z.B. bei der Gewinnerfassung der Anlage G in der ESt.

Im Listenbereich legen Sie neue Datensätze über die Schaltfläche mit der Bedeutung neu an bzw. löschen diese über die Schaltfläche mit dem Mülleimer drauf. Dabei können Sie beliebig viele Datensätze erfassen und per Mausklick den jeweiligen Eintrag auswählen. Der Detailbereich unterhalb der Liste zeigt immer die Daten für den jeweils gewählten Datensatz an.

Funktionen innerhalb der Dialoge

Die meisten Dialoge verfügen über diese Funktionsleiste:

Die einzelnen Symbole haben folgende Funktionen:

Neu, fügt ein neues Element der Liste hinzu.

Löschen, entfernt das aktuelle Element aus der Liste

Kopieren, fügt eine Kopie des aktuellen Elements hinzu.

Vorjahreswerte, Vorjahreswerte als Eingabewerte setzen.

Listen-/Detailbereich, wechseln zwischen Listenbereich und Detailbereich.

Sortieren und Filtern

In allen Dialogen mit einem Listenbereich können durch einen Klick auf die Registerzeile oder per Kontextmenü die Einträge innerhalb dieser Liste sortiert und gefiltert dargestellt werden.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit über das Kontextmenü die optimale Spaltenbreite einer bestimmten oder aller Spalten zu definieren. Ebenso kann die Spaltenbreite per Mausklick und Ziehen des Trennstriches zwischen den Spalten verändert werden.

Alternative Datenquellen

Allgemeines

Es kann für einen Wert im Formular unterschiedliche Quellen geben. Ein Wert kann im Formular stehen,

• weil die Daten aus dem Vorjahr übernommen wurden,
• er kann aus den Angaben des Mandantenstamms kommen,
• es kann sich um einen eingegebenen Wert oder
• um einen aus einer Auflistung oder
• Excel-Anlage,
• aus einem E-Steuerbeleg oder
• anderen Quellen übernommenen Wert handeln.

Im Formular selbst sehen Sie immer nur den aktuell zuletzt eingelesenen bzw. erfassten Wert.

Es bleiben jedoch alle zuvor im Formularfeld enthaltenen Werte im Hintergrund erhalten. Dieses ist gemeint mit der Bezeichnung Alternative Datenquellen.

Es kann jederzeit wieder auf einen beliebigen anderen dieser Werte zugegriffen werden.

Umschalten zwischen den Datenquellen

Sie können sich die verschiedenen Datenquellen für ein Formularfeld ansehen und ggfs. einen dieser Werte ins Formular übergeben, wenn Sie die Funktionstaste [F2] im Formular- oder Dialogfeld betätigen.

Ihnen wird dann ein kleines Fenster mit einer Übersicht über alle alternativen Datenquellen zu diesem Formularfeld angezeigt. Durch erneutes Betätigen der Funktionstaste [F2] können Sie zwischen den verschiedenen Datenquellen umschalten. So können Sie z.B. vom aktuellen Eingabewert zum Vorjahreswert, dem Wert aus der Auflistung oder dem Wert aus der Excel-Anlage umschalten. Die aktuell gewählte Datenquelle wird dabei in der Übersicht fett hervorgehoben.

Hintergrundfarbe

Je nach Herkunft der Daten im Formular bzw. im Dialog sind die Felder im Formular unterschiedlich farbig unterlegt.

Hintergrundfarbe bedeutet, es handelt es sich um:

• gelb Wert aus dem Vorjahr
• blau Wert aus den Stammdaten
• türkis Wert aus dem Jahresabschluss
• rot Wert aus der Organschaftsverwaltung
• grün Wert aus Excel oder einer Auflistung
• hellrosa Wert aus VaSt, E-Beleg

Diese Farben sind derzeit fest konfiguriert und können nicht geändert werden.

Plausibilitätsprüfungen

Hinweise im Formular

Bereits während der Erfassung der Steuererklärung werden automatisch Plausibilitätsprüfungen durchgeführt.

Sind Eingaben nicht schlüssig oder unvollständig, so erscheint neben dem Formularfeld ein rotes Stoppschild. Sie sollten in diesem Fall ihre Angaben anpassen, so dass das Stoppsymbol nicht mehr angezeigt wird. Lassen Sie den Mauszeiger auf dem Symbol ruhen, um einen Lösungshinweis zu erhalten.

Wenn zur erfassten Angabe lediglich eine wichtige Information hinterlegt ist, wird ein blaues Zeichen mit einem "i" für weitere Informationen angezeigt. Hier ist keine Änderung der Angaben notwendig. Lassen Sie den Mauszeiger auf dem Symbol ruhen um den Hinweis direkt angezeigt zu bekommen:

Beispiel: Info-Zeichen mit eingeblendetem Text:

Liste aller Hinweise, Zusammenfassung

Alle oben genannten Hinweise zum Steuerfall werden zusätzlich in einer Aufstellung zusammengefasst. Diese steht Ihnen im Menü unter Berechnung I Hinweise zur Ansicht und im Druckmenü zur Ansicht und zum Ausdruck zur Verfügung.

Soweit möglich sind die Hinweise mit den zugrunde liegenden Formularfeldern verknüpft. In der Spalte Position werden die Verknüpfungen unterstrichen dargestellt. Mit einem Mausklick auf diese Einträge können Sie in die entsprechenden Formulare und das dazugehörige Erfassungsfeld wechseln.

Ab dem VZ 2016 stehen Ihnen die Plausibilitätsprüfungen und viele weitere Informationen zu den Werten des Steuerfalls im Informationscenter (Info Center) zur Verfügung. Siehe hierzu die Ausführungen im Kapitel Informationscenter (Info Center)

ELSTER

Die ELSTER-Plausibilitätsprüfungen werden ebenfalls bei den Hinweisen ausgegeben.

Soweit möglich, sind diese Hinweise mit dem dazugehörigen Formularfeld verbunden. D.h. Sie können durch Anklicken des unterstrichenen Eintrags in der Spalte Position in das betreffende Formularfeld springen und Ihre Eingabe korrigieren.

Feldfunktionen

Allgemein

Erfassung

Feldfunktionen sind Erfassungshilfen zu Formularfeldern. Diese stehen über das Kontextmenü (rechte Maustaste) des betreffenden Formularfeldes zur Verfügung. Folgende Erfassungshilfen gibt es:

• Excel Anlagen
• Notizen
• Auflistungen

Darstellung im Formular

Wenn Sie eine dieser Erfassungshilfen genutzt haben, dann wird Ihnen dieses direkt neben dem Formularfeld mit einem passenden Symbol angezeigt. So ist auf einen Blick ersichtlich, ob und welche zusätzlichen Informationen es zu diesem Formularfeld gibt.

Diese Symbole bedeuten:

= eine Notiz ist hinterlegt

= eine Auflistung ist hinterlegt

= eine Excel-Anlage ist angelegt

Wenn Sie im Formular mit dem Mauszeiger über das entsprechende Symbol streifen, dann wird Ihnen ein Teil des Inhalts, z.B. der Auflistung soweit wie möglich angezeigt.

Darstellung in der Steuerberechnung

Des Weiteren wird Ihnen zusätzlich in der Steuerberechnung angezeigt, ob es zu einem Wert z.B. eine Auflistung gibt. Dies erkennen Sie an dem kleinen Symbol in Form eines Dreiecks rechts oben am Berechnungswert.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol streifen, dann wird Ihnen auch hier der Inhalt z.B. der Auflistung soweit wie möglich angezeigt.

Notiz zum gesamten Formular

Neben der konkreten Zuordnung zu einem bestimmten Formularfeld gibt es auch die Möglichkeit, eine Notiz ganz allgemein zu einem Formular anzulegen.

Wählen Sie hierzu das Symbol für Notiz aus der Formularsymbolleiste links oben über dem Formular aus.

Auflistungen können nur zu Wertefeldern, nicht jedoch zu Textfeldern hinterlegt werden.

Anzeige und Bearbeitung

Über die Befehlsgruppe Funktionen und hier die Auswahl Extras/Übersicht Notizen/Auflistungen werden Ihnen alle zu dieser Steuererklärung angelegten Auflistungen und Notizen angezeigt. Auch eine Bearbeitung oder Löschung ist an dieser Stelle möglich.

Bei Bedarf können von Ihnen die Erfassungshilfen als internes Dokument gekennzeichnet werden, z.B. wenn Sie dort nur allgemeine Bearbeitungshinweise oder eigene Vorberechnungen festhalten wollen.

Diese können beim Drucken dann entsprechend herausgefiltert werden und sind in der automatischen Druckvorauswahl nicht enthalten.

Druck

Die Erfassungshilfen werden im Druckmenü unterhalb desjenigen Formulars angezeigt, zu dem sie angelegt wurden. Ist eine Notiz z.B. zum Mantelbogen angelegt worden, finden Sie sie im Druckmenü unterhalb des Mantelbogens.

Für die ESt bis 2012 und die EGF bis 2014 beachten Sie bitte das Kapitel Feldfunktionen und Excelanbindung EGF und ESt von 2008.

Excel Anlagen

Allgemein

Zu jedem Formularfeld lassen sich MS Excel-Anlagen anlegen.

• Werte aus den Excel-Anlagen können ins Formular übergeben werden.
• Werte aus dem Formular können in die Excel-Anlage eingelesen werden.
• Die Excel-Anlagen erhalten automatisch einen mandantenbezogenen Kopfbereich. Dieser lässt sich von Ihnen beliebig verändern.
• Excel-Anlagen werden beim Anlegen von Alternativen und Versionen und beim Jahreswechsel automatisch mit vorgetragen.
• Es kann mit leeren Arbeitsmappen und mit Vorlagen gearbeitet werden.
• Aus fertig erstellten Excel-Anlagen kann eine Vorlage erzeugt werden.
• Im Druckmenü werden die Excel-Anlagen unterhalb des Formulars angezeigt, zu dem sie erfasst wurden.

Neu

Um eine neue Excel-Anlage zu erstellen, stehen Ihnen zwei Wege offen.

• Entweder Sie öffnen aus einem Formular- oder Dialogfeld heraus das Kontextmenü (rechte Maustaste) und dann den Eintrag Neu von Leervorlage oder Neu von Vorlage.

• Oder Sie öffnen in der Befehlsgruppe Funktionen die Auswahl Extras/Verwaltung Excelanlagen. Hier stehen Ihnen die Einträge Leervorlage verwenden oder Vorlage verwenden zur Verfügung.

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Löschen

Möchten Sie eine Excel-Anlage wieder löschen, stehen Ihnen auch dafür zwei unterschiedliche Wege zur Verfügung:

• Aus einem der Felder, die mit der Excel-Anlage verbunden sind, wird das Kontextmenü geöffnet. Sie haben von hier aus die Wahl, die Excel-Anlage zu öffnen und zu bearbeiten oder aber zu löschen.
• Über die Menüzeile Extras / Verwaltung Excelanlagen wird eine Liste aller im Steuerfall vorhandener Excelanlagen aufgerufen. Sie haben aus dieser Liste heraus die Wahl, jede angezeigte Excel-Anlage zu bearbeiten oder zu löschen.

Arbeiten mit Excel- Anlagen

Innerhalb der angelegten Excel-Anlage stehen Ihnen im Register Excel-Anlagen verschiedene Verbindungsmöglichkeiten zum Steuererklärungsformular zur Verfügung.

Diese Funktionen werden Ihnen ebenso angezeigt, wenn Sie innerhalb der Excel-Anlage das Kontextmenü (rechte Maustaste) öffnen.

Werte aus Formular einlesen

Beliebige Angaben (Werte und Texte) aus den Steuerformularen werden in die Excel-Arbeitsmappe eingelesen. Jedes Formularfeld lässt sich auf diese Weise mit einem Feld in der Excel-Anlage verbinden. Die Werte werden nach Veränderungen im Formular sofort in der Excel-Anlage auch geändert.

Wert in Formular speichern

Beliebige Angaben (Werte und Texte) aus den Excel-Anlagen werden in die Steuerformulare eingelesen. Jedes Feld aus der Excel-Anlage kann auf diese Weise mit einem Feld in einem beliebigen Steuerformular verbunden werden. Die Werte werden nach Veränderungen in der Excel-Anlage sofort auch im Formular aktualisiert.

Formularverknüpfungen verwalten

Alle Verknüpfungen zwischen Feldern aus der Excel-Anlage mit Formularfeldern werden hier aufgelistet und lassen sich bearbeiten oder löschen.

Exceldatei importieren

Eine außerhalb des Programmsystems erstellte Excel-Datei lässt sich über diese Schaltfläche in den Steuerfall in das Programmsystem einlesen.

Als Vorlage speichern

Die Excel-Anlage, die gerade geöffnet ist, lässt sich mit dieser Schaltfläche als Vorlage und damit nutzbar für die gesamte Kanzlei zur Verfügung stellen. Diese Excel-Anlage steht anschließend dann in jedem anderen Steuerfall bei Neuanlage einer Excel-Datei über die Auswahl Neu von Vorlage zur Nutzung bereit.

Vordefinierte Felder

Einige Feldnamen und Angaben aus den Mandantenstammdaten sind vordefiniert und stehen Ihnen zur Nutzung zur Verfügung, siehe im Excel-Menü im Register Formeln und hier im Namensmanager.

Beispiel aus der ESt:

Bei anderen Steuerarten stehen entsprechend die dazugehörigen anderen Angaben und Felder zur Verfügung.

Verwaltung

Eine Übersicht über alle Excel-Anlagen im Steuerfall steht Ihnen im Menü unter Extras / Verwaltung Excelanlagen zur Verfügung. Hier sind alle Excelanlagen zu diesem Steuerfall aufgelistet.

Beispiel aus der ESt:

Über die Funktionsleiste innerhalb der Excel-Anlagenverwaltung stehen Ihnen weitere nützliche Funktionen für die Excel-Anlagen zur Verfügung.

• Excel-Anlagen können von hier aus geöffnet, gelöscht, und aktualisiert werden.
• Es können Strukturen mit Registern und Unterregistern angelegt werden.
• Die Register können mit einem Mausklick alle geöffnet oder alle geschlossen werden.
• Mit der Maustaste per Markieren und Ziehen lassen sich die Excel-Anlagen in die Register einordnen.
• Hier im Verwaltungsdialog ist es über die Symbolschaltfläche für Neu ebenso möglich, Ordner anzulegen, neue Excel-Anlagen anzulegen und extern erstellte Excel-Anlagen ins Programmsystem zu importieren.

Arbeiten mit Vorlagen von Excel-Anlagen

Je Steuerart gibt es eine Vorlagenverwaltung für die Excel-Vorlagen. Das heißt, dass z.B. in der Vorlagenverwaltung der Einkommensteuer nicht die Excel-Vorlagen angezeigt werden, die Sie ggfs. zur Körperschaftsteuer erstellt haben.

Die Vorlagenverwaltung rufen Sie über die Schaltfläche Extras / Verwaltung Excelvorlagen auf.

Erstellen von Vorlagen für Excel-Anlagen

Eine Excel-Vorlage zur jeweiligen Steuerart erstellen Sie, indem Sie im geöffneten Excel-Dokument die Schaltfläche für Als Vorlage speichern betätigen.

Nur für den Bereich der Einkommensteuer werden Ihnen programmseitig bereits fertige Excel-Vorlagen zur Verfügung gestellt. Diese können von Ihnen nicht verändert werden. Sie können diese jedoch kopieren und für Ihre Bedürfnisse anpassen und dann diese geänderte Datei als Excel-Vorlage nutzen.

Import von extern erstellten Excel-Dateien

Wenn Sie außerhalb des Programmsystems erstellte Excelanlagen in das Programmsystem als Anlage zu einem Mandanten oder als Vorlage für die Kanzlei einbinden möchten, dann gibt es dafür zwei Wege:

• Innerhalb einer geöffneten Excel-Datei wählen Sie die Schaltfläche Exceldatei importieren.
• Oder Sie wählen Im Verwaltungsdialog unter Extras / Verwaltung Excelanlagen die Schaltfläche für Neu und dann den Eintrag Import aus.

Die so importierte Excel-Datei lässt sich dann als Vorlage kanzleiweit (für diese Steuerart) zur Verfügung stellen.

Speicherort

Die Excelanlagen werden automatisch in diesem Datenpfad gespeichert:

\ADDISON\Daten\Clientprofile\ <Jahr>\CAT

Druck

Wenn es in einer Excel-Anlage Verknüpfungen zwischen Steuerformular und Excel-Anlage gibt, dann wird diese Excel-Anlage unterhalb des betreffenden Formulars im Druckmenü angezeigt.

Wenn es in einer Excel-Anlage keine Verknüpfungen zwischen Steuerformular und Excel-Anlage gibt, dann wird diese Excel-Anlage im Abschnitt Sonstige im Druckmenü angezeigt.

Notizen

Neuanlage

Eine Notiz legen Sie im Formularfeld über das Kontextmenü und die Auswahl Notiz an. Darauf wird die Notizerfassung geöffnet. Hier stehen Ihnen Formatierungsmöglichkeiten, ähnlich wie denen in anderen Textverarbeitungsprogrammen, zur Verfügung. Zum Speichern der Notiz bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK. Danach wird neben dem Formularfeld das Notizsymbol angezeigt. Eine vorhandene Notiz öffnen Sie wieder über den Eintrag Notiz im Kontextmenü.

Notiz zu Formularen

Über das Symbol und diese Notiz kann dann mit einem einfachen Mausklick wieder zur Bearbeitung geöffnet werden.

Löschen

Notizen zu einem Formularfeld werden über den Eintrag Notiz löschen im Kontextmenü nach einer Sicherheitsrückfrage gelöscht. Formularnotizen müssen geöffnet und der gesamte Inhalt manuell gelöscht werden – z.B. über die Tastaturbefehle Strg + A + Entf.

Verwaltung

Die Notizen werden zusammen mit den Auflistungen über den Menüeintrag Extras / Übersicht Notizen / Auflistung verwaltet. Dort sehen Sie alle Notizen und Auflistungen dieser Veranlagung auf einen Blick, sortiert nach Formularen und mit Links zu den einzelnen Formularfeldern versehen.

Auflistungen

Neuanlage

Eine Auflistung legen Sie im Betragsfeld über das Kontextmenü und die Auswahl Auflistung an. Daraufhin wird die Auflistungserfassung geöffnet, in der Ihnen einfache Rechenoperationen in Zeilen zur Verfügung stehen. Zum Speichern der Auflistung bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche OK. Danach wird neben dem Formularfeld das Auflistungssymbol angezeigt. Eine vorhandene Auflistung öffnen Sie wieder über den Eintrag Auflistung im Kontextmenü.

Erfassung

Bei der Erfassung einer Auflistung stehen Ihnen folgende Spalten zur Verfügung:

• Position:

Erfassen einer Beschreibung oder Bezeichnung

• Betrag

Erfassen eines Zahlenwertes, der wie in einem Tippstreifen aufsummiert wird, sofern kein Wert in der 2. Betragsspalte eingetragen wurde

• Operator

Wenn Sie mit dem ersten erfassten Betrag in dieser Zeile rechnen wollen, können Sie hier mit den Grundrechenarten + - * / arbeiten um entsprechend mit dem zweiten Betrag zu rechnen.

• Zweite Betragsspalte

Dieser zweite Betrag wird zur Rechenoperation innerhalb der Zeile herangezogen.

• Ergebnis

Das Ergebnis der Zeile, welches dann mit allen weiteren Zeilen aufsummiert wird. Ganz unten sehen die das Gesamtergebnis.

Um eine neue Zeile hinzuzufügen, springen Sie mit der TAB-Taste bis zum Zeilenende der letzten Zeile. Dann wird automatisch eine weitere neue Zeile angelegt. Oder wählen Sie die Schaltfläche mit dem Symbol für Neu aus. Damit erstellen Sie eine neue Zeile vor der Zeile, in der Sie sich gerade befinden.

Um eine bestimmte Zeile zu löschen, wählen Sie das Symbol mit dem angedeuteten Mülleimer aus der Funktionsleiste innerhalb der Auflistung. Damit wird die gewählte Zeile ohne Rückfrage gelöscht.

Löschen

Auflistungen zu einem Formularfeld werden über den Eintrag Auflistung löschen im Kontextmenü nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

Verwaltung

Die Auflistungen werden zusammen mit den Notizen über den Menüeintrag Extras / Übersicht Notizen / Auflistung verwaltet. Dort sehen Sie alle Notizen und Auflistungen dieser Veranlagung auf einen Blick, sortiert nach Formularen und mit den Verbindungen zu den einzelnen Formularfeldern.