Digitale Steuerakte
Digitale Steuerakte
Einrichten
Die Digitale Steuerakte wird in ADDISON Direkt über das Einkommensteuerprogramm angelegt. Im Einkommensteuerprogramm ab dem VZ 2020 finden Sie dazu ein neues Menü.
Das Einrichten erfolgt über die Schaltfläche 
Beim Anlegen einer Digitalen Steuerakte ist es nicht notwendig, dass der Mandant bereits über ein eigenes Mandantenportal verfügt. In diesem Fall wird ein sogenanntes "verstecktes" Portal angelegt, damit die Digitale Steuerakte auch in den Fällen genutzt werden kann, wo der Mandant selbst keine Belege in die Digitale Steuerakte hochladen soll.
Sollte für diesen Mandanten später ein eigenes Mandantenportal angelegt werden, steht dort die Digitale Steuerakte sofort zur Nutzung zur Verfügung.
Die Einrichtung der Digitalen Steuerakte dauert einige Sekunden:
Anschließend wird die eingerichtete Digitale Steuerakte in einem gesonderten Fenster angezeigt:
Sofort können Belege in die Digitale Steuerakte hochgeladen werden.
Allgemeines zur Digitalen Steuerakte
In Ihrer Digitalen Steuerakte finden Sie am oberen rechten Rand die Funktion 
Sobald ein oder mehrere Belege in die Digitale Steuerakte hochgeladen werden, stehen die Funktionen Alle auswählen, Verschieben, Kopieren, Bearbeiten, Herunterladen sowie die Möglichkeit einen Beleg zu löschen zur Verfügung:
Diese Funktionen werden in dieser Dokumentation im unteren Teil ausführlich beschrieben.
Mandant hat seine Belege hochgeladen und die Kanzlei darüber informiert
Wenn der Mandant alle Belege in die Digitale Steuerakte hochgeladen hat, informiert der Mandant die Steuerkanzlei über die Funktion Belege an Steuerberater übergeben:
Durch die Funktion Belege an Steuerberater übergeben wird eine Portalnachricht an die Kanzlei ausgelöst. Der Kanzleimitarbeiter wird über diese Portalnachricht informiert.
Über das Einkommensteuerprogramm ruft der Kanzleimitarbeiter die Digitale Steuerakte auf. Neben der Überschrift Einkommensteuer 2024 steht als Hinweis für den Kanzleimitarbeiter An Steuerberater übergeben. Dieser Status wird angezeigt, weil der Mandant die Funktion Belege an Steuerberater übergeben ausgeführt hat.
Der Kanzleimitarbeiter kann über den Funktionsaufruf mit den 3 Punkten am oberen rechten Rand u.a. den Bearbeitungsstatus ändern:
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
An Steuerberater übergeben: Wenn der Kanzleimitarbeiter die Portalnachricht über den geänderten Status Belege an Steuerberater übergeben bekommen hat, kann der Kanzleimitarbeiter den Status auf An Steuerberater übergeben setzen, damit der Mandant in seiner Ansicht auf die Digitale Steuerakte die Information bekommt, dass die Belege in der Kanzlei angekommen sind.
Steuererklärung in Bearbeitung: Wenn der Mandant die Funktion Belege an Steuerberater übergeben durchgeführt hat, steht der Status der Digitalen Steuerakte automatisch auf Steuererklärung in Bearbeitung.
Steuererklärung abgeschlossen: Hat der Kanzleimitarbeiter die Steuererklärung fertig gestellt, kann der Kanzleimitarbeiter den Status auf Steuererklärung abgeschlossen setzen.
In der Mandantensicht der Digitalen Steuerakte bekommt der Mandant die Information, dass die Steuererklärung erstellt und an die Finanzverwaltung erfolgreich übermittelt worden ist:
Belege hochladen durch den Kanzleimitarbeiter
Allgemein
Neben der Möglichkeit, dass der Mandant seine Belege in die Digitale Steuerakte hochladen kann, kann auch der Kanzleimitarbeiter Belege in die Digitale Steuerakte hochladen. Denn nicht in jedem Fall ist es gewünscht, dass der Mandant selbst Belege in seine Digitale Steuerakte hochladen kann.
Daher ist es wichtig, dass auch der Kanzleimitarbeiter Belege in die Digitale Steuerakte hochladen kann, um z.B. Belege für das Elster-RABE Verfahren referenzieren zu können.
Über das Einkommensteuerprogramm erfolgt der Aufruf der Digitalen Steuerakte:
Die Digitale Steuerakte wird angezeigt:
Hinweis zu unserer mobilen APP:
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Alle Belege, die über die mobile APP hochgeladen werden, landen in dem Bereich Übersicht Sonstige. |
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Die Struktur der einzelnen Kategorien wurde aus der bisherigen Einkommensteuererklärung übernommen. Daher finden Sie z. B. unter der Kategorie Kinder entsprechend die Daten der Kinder aus der Einkommensteuererklärung. |
Digitale Steuerakte Ansicht für Mandanten
Um Ihren Mandanten die Zuordnung ihrer Belege in die einzelnen Kategorien so einfach wie möglich zu machen, werden in der Mandanten-Ansicht die Kategorien in Form von einfachen Fragen oder Aussagen und Beispielen angezeigt:
In der Kanzleiansicht werden diese Fragen/Aussagen nicht angezeigt. Es werden die Kategorien entsprechend den Steuerformularen und Sachbereichen angezeigt.
Belege hochladen
Am Beispiel der Kategorie Sonderausgaben beschreiben wir, wie einfach es ist, Belege zuzuordnen.
Klicken Sie auf die Funktion Dateien hier ablegen oder auswählen.
Wählen Sie aus Ihrem Datenablagesystem die entsprechende(n) Datei(en) aus und klicken auf Öffnen.
Die ausgewählten Spendenbelege werden anschließend in Ihrer Digitalen Steuerakte - Bereich Spenden - hochgeladen und angezeigt:
Da Sie jetzt zwei Belege in diese Kategorie hochgeladen haben, wird in dem orangefarbenen Infofeld (oben rechts) die Anzahl bei Spenden und Mitgliedsbeiträgen angezeigt. Sie können auch per "Drag and Drop" die Dateien direkt vom Explorer mit der Maus in die gewünschte Kategorie ziehen.
Kategorie Papierkorb und Kategorie Nicht steuerlich relevante Belege
Papierkorb Die Digitale Steuerakte wurde mit Version 2/2024 um die Kategorie Papierkorb für die gelöschten Belege/Dokumente erweitert. Durch die Funktion DSA-Aktualisieren wird die neue Kategorie Papierkorb in der Digitalen Steuerakte angelegt:
Der Papierkorb ist am unteren Ende der Kategorien in der Digitalen Steuerakte zu finden:
Alle gelöschten Belege/Dokumente werden in diese neue Kategorie verschoben. Von hier aus können die Daten bei Bedarf zurückgesichert werden. Das endgültige Löschen von Belegen aus der Kategorie Papierkorb ist einzig der Kanzlei vorbehalten.
Hinweis: Die Kategorie Papierkorb wird ausschließlich in der Kanzleisicht der Digitalen Steuerakte angezeigt. In der Mandantensicht ist die Kategorie Papierkorb nicht vorhanden.
Ein Mandant, der Belege in die Digitale Steuerakte hochlädt, kann Belege löschen. Diese gelöschten Belege werden nicht in der Kategorie Papierkorb angezeigt.
Nicht steuerlich relevante Belege Bei der Bearbeitung Ihrer Einkommensteuererklärung wird festgestellt, dass in der Digitalen Steuerakte Belege hochgeladen worden sind, die steuerlich nicht relevant sind. Der Kanzleimitarbeiter kann diese Belege in die Kategorie Nicht steuerlich relevant Belege verschieben.
Ihr Mandant kann keine Belege in die Kategorie Nicht steuerlich relevant Belege verschieben. Es besteht die Möglichkeit, dass Ihr Mandant Belege aus der Kategorie Nicht steuerlich relevant Belege löschen oder herunterladen kann.
Funktionen für die hochgeladenen Belege
Über den Funktionsaufruf mit den 3 Punkten stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Beleg verschieben
Beleg kopieren
Beleg bearbeiten
Beleg entsperren
Senden an eNachricht
Herunterladen und
Beleg löschen
Beleg Verschieben
Über die Funktion Verschieben kann ein Beleg sehr einfach in eine gewünschte Kategorie, z.B. Spenden und Mitgliedsbeiträge, verschoben werden:
Beleg Kopieren
Ein Beleg kann kopiert werden, um den Beleg zusätzlich in eine andere Kategorie oder in ein anderes Jahr der Digitalen Steuerakte einzufügen.
Beleg Bearbeiten
Ein mehrseitiger Beleg kann z.B. auseinandergeschnitten oder Belege können auch zusammengeführt werden. Siehe hierzu die Beschreibung Belegbearbeitung in der Digitalen Steuerakte.
Beleg Entsperren
Ein Beleg kann entsperrt werden. Der Beleg verfügt dann nicht mehr über ein abgeschlossenes Schloss.
Beleg - Senden an eNachricht
Der ausgewählte Beleg kann direkt an die eNachrichten in ADDISON/Akte gesendet werden.
Beleg referenzieren (RABE)
Der ausgewählte Beleg kann mit einem Formular- oder einem Dialogfeld in der Einkommen-steuer für Elster RABE referenziert werden.
Beleg Herunterladen
Durch Klick auf das Symbol "Pfeil nach unten" können Sie einen Beleg aus der Digitalen Steuerakte auf Ihren PC herunterladen.
Beleg Löschen
Über das Mülleimer-Symbol können die Belege aus der Digitalen Steuerakte gelöscht werden. Der Beleg wird in die Kategorie Papierkorb geschoben.
Weitere Funktionen am Beleg
Ein Beleg kann vom Kanzleimitarbeiter auf geprüft gestellt werden.
- Ein Beleg kann als Dauerbeleg gekennzeichnet werden. Dieser Dauerbeleg wird automatisch in das nächste Jahr der Digitalen Steuerakte vorgetragen (aktuell von 2024 nach 2025). Beim nächsten automatischen Jahreswechsel (2025 nach 2026) wird der Dauerbeleg vorgetragen.