Digitale Steuerakte
Digitale Steuerakte
Allgemeines
Mit Hilfe der Digitalen Steuerakte stellt Ihnen Ihre Steuerberaterkanzlei einen einfachen und sicheren Weg für die elektronische Übermittlung Ihrer Steuerbelege in Ihr bzw. aus Ihrem ADDISON Direkt Mandantenportal zur Verfügung.
Die Zugangsdaten für das Mandanten-Portal erhalten Sie von Ihrer Steuerberaterkanzlei.
Anmelden im Mandanten-Portal
Zunächst melden Sie sich bitte in einem modernen Webbrowser im ADDISON Direkt Mandanten-Portal an.
Wenn Sie Ihr Mandantenportal aufrufen, wird Ihnen Ihre Digitale Steuerakte angezeigt.
Beim Aufruf der Digitalen Steuerakte steht Ihnen der Bereich Einkommensteuer ab dem VZ 2020 zur Verfügung.
Mit Klicken auf die Kachel "Einkommensteuer" rufen Sie die Digitale Steuerakte für das gewünschte Jahr auf:
In Ihrer Digitalen Steuerakte finden Sie am oberen rechten Rand die Funktion 
Damit gelangen Sie zurück in die Übersicht der Digitalen Steuerakten oder Sie können die einzelnen Steuerjahre der Digitalen Steuerakte direkt aufrufen:
Sobald ein oder mehrere Belege in die Digitale Steuerakte hochgeladen werden, stehen die Funktionen Alle auswählen, Verschieben, Kopieren, Bearbeiten, Herunterladen sowie die Möglichkeit einen Beleg zu löschen zur Verfügung:
Diese Funktionen werden in dieser Dokumentation im unteren Teil ausführlich beschrieben.
Bearbeitung gesperrt
Sobald Sie als Mandant alle Steuerbelege hochgeladen haben, kann in der Steuerberaterkanzlei mit der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung begonnen werden. Zu diesem Zweck kann ihre Steuerberaterkanzlei die weitere Bearbeitung Ihrer Digitalen Steuerakte sperren (das Symbol Vorhängeschloss ist abgeschlossen).
Die Sperrung wird durch das Schloss-Symbol angezeigt.
In Absprache mit Ihrer Steuerberaterkanzlei kann die Bearbeitung auch jederzeit wieder freigeben werden.
Zugriffe auf die Digitale Steuerakte einrichten
Bei der Ersteinrichtung einer Digitalen Steuerakte bekommt der Haupt-Portalbenutzer automatisch einen Zugriff auf die Digitale Steuerakte.
Sollen weitere Portalbenutzer einen Zugriff auf die Digitale Steuerakte bekommen, sind diese Freigaben über die Benutzer APP zu definieren.
Innerhalb der Benutzer APP kann im Bereich der Digitalen Steuerakte die Freigabe für weitere Portalbenutzer gesetzt werden.
Belege ablegen, bearbeiten und zuordnen
Allgemein
Beim Aufruf der Digitalen Steuerakte werden Ihnen alle Bereiche angezeigt, zu denen Sie Ihre Steuerbelege zuordnen können:
Hinweis zu unserer mobilen APP:
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Alle Belege, die über die mobile APP hochgeladen werden, landen in dem Bereich Übersicht Sonstige. |
Auf der linken Seite werden die einzelnen Kategorien angezeigt, zu denen Sie Ihre Steuerbelege ablegen können.
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Die Struktur der einzelnen Kategorien wurde aus Ihrer bisherigen Einkommensteuererklärung übernommen. Daher finden Sie z. B. unter der Kategorie Kinder entsprechend die Kinder-Daten aus der Einkommensteuererklärung. |
Um Ihnen die Zuordnung Ihrer Steuerbelege in die einzelnen Kategorien so einfach wie möglich zu machen, werden Sie in Form von einfachen Fragen oder Aussagen unterstützt.
Zum Beispiel in der Kategorie Allgemeine Angaben: Haben sich Ihre persönlichen Verhältnisse durch eine Heirat oder ggf. durch Aufnahme einer neuen Bankverbindung geändert, können Sie dort die entsprechenden Belege hinterlegen.
Dazu markieren Sie den Beleg und rufen die Funktion Verschieben auf:
Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus, z.B. Bankverbindung, und verschieben den Beleg in diese Kategorie.
Der Beleg wird in die Kategorie Allgemeine Angabe verschoben. Innerhalb der Kategorie Allgemeine Angaben wird unterhalb des Beleges die ausgewählte Kategorie Bankverbindung angezeigt:
Belege hochladen leicht gemacht
Am Beispiel einer Kategorie beschreiben wir, wie einfach es ist, Steuerbelege einzelnen Kategorien zuzuordnen.
Für dieses Beispiel wählen wir die Kategorie Sonderausgaben aus:
Haben Sie einen Spendenbeleg? Dann klicken Sie auf die Funktion Dateien hier ablegen oder auswählen. Wählen Sie aus Ihrem Datenablagesystem die entsprechende(n) Datei(en) aus und klicken auf Öffnen.
Der Spendenbeleg wird anschließend in Ihrer Digitalen Steuerakte - Bereich Spenden - hinzugefügt und angezeigt:
Da Sie jetzt einen Beleg in diese Kategorie hochgeladen haben, wird in dem blaufarbigen Infofeld (oben rechts) die Anzahl angezeigt.
Sie können auch mehrere Belege in einem Arbeitsgang hochladen. Hierzu wählen Sie einfach die gewünschten Dateien - Mehrfachselektion - aus.
Sie können auch per "Drag and Drop" einfach Belege vom Explorer mit der Maus in die gewünschte Kategorie ziehen.
Funktionen für die hochgeladenen Belege
Über den Funktionsaufruf mit den 3 Punkten stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Beleg verschieben
Beleg kopieren
Beleg bearbeiten
Beleg herunterladen und
Beleg löschen
Verschieben
Über die Funktion Verschieben kann ein Beleg sehr einfach in eine gewünschte Kategorie, z.B. Spenden und Mitgliedsbeiträge, verschoben werden:
Kopieren
Ein Beleg kann kopiert werden, um den Beleg zusätzlich in eine andere Kategorie oder in ein anderes Jahr der Digitalen Steuerakte einzufügen.
Bearbeiten
Ein mehrseitiger Beleg kann z.B. auseinandergeschnitten oder Belege können auch zusammengeführt werden. Siehe hierzu auch die Beschreibung Belegbearbeitung.
Herunterladen
Durch Klick auf das Symbol "Pfeil nach unten" können Sie einen Beleg aus der Digitalen Steuerakte auf Ihren PC herunterladen.
Löschen
Über das Mülleimer-Symbol können die Belege aus der Digitalen Steuerakte gelöscht werden.
Hinweis zur Kategorie Nicht steuerlich relevante Belege
Bei der Bearbeitung Ihrer Einkommensteuererklärung wird festgestellt, dass in der Digitalen Steuerakte Belege hochgeladen worden sind, die steuerlich nicht relevant sind. Dann kann Ihr Steuerberater/Mitarbeiter in der Steuerkanzlei diese Belege in die Kategorie Nicht steuerlich relevant Belege verschieben.
Sie als Mandant können keine Belege in die Kategorie Nicht steuerlich relevant Belege verschieben. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie Belege aus der Kategorie Nicht steuerlich relevante Belege löschen oder herunterladen können.