Drucken

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Das Drucken-Menü

Programmaufruf

Über die Schaltfläche Drucken innerhalb der Befehlsgruppe Funktionen rufen Sie das Drucken-Menü auf. Durch Aufklappen des Menüpunkts gelangen Sie an folgende Untermenüpunkte:

Das Mandantenanschreiben ist nur in der Einkommensteuer verfügbar.

Allgemein

Zum Ausdruck stehen Ihnen alle im Steuerfall bearbeiteten Formulare, die Zusatzerfassungen, alle relevanten Auswertungen und Detailberechnungen sowie ggf. angelegte Excelanlagen, Auflistungen und Notizen zur Verfügung.

Das Druckmenü bietet Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten.

Es ist unterteilt in die Gruppen:

• Drucksortierung
• Auswahl Druckumfang
• Drucken
• Funktionen

Drucksortierung

Allgemein

Beim erstmaligen Aufruf des Druckmenüs ist die Sortierung nach Formular voreingestellt.

Werden keine weiteren Druckoptionen eingestellt, gibt die gewählte Sortierung auch die Druckreihenfolge vor.

Nach Formular

Hier erfolgt die Sortierung formularbezogen, d.h. die einem Formular zugehörigen Zusatzerfassungen, Excelanlagen, Auflistungen und Notizen werden zusammen mit dem Formular untereinander aufgeführt.

Nach Belegtyp

Sie können die Sortierung auch nach Belegtyp vornehmen. In diesem Fall erfolgt die Sortierung nach den Kategorien

• Formular
• Excel Anlage
• Notiz
• Auflistung
• Berechnung
• Zusatzerfassung
• Anlageblatt

D.h. es werden zuerst alle bearbeiteten Formulare nacheinander ausgegeben. Danach folgen untereinander alle Excelanlagen, dann alle Notizen usw.

Auswahl Druckumfang

Allgemein

Beim erstmaligen Aufruf des Druckmenüs ist die Auswahl Standard voreingestellt:

Standard

Hier sind alle im Sachverhalt angelegten Formulare und die Berechnungen markiert sowie diejenigen Notizen und Auflistungen, die nicht mit dem Vermerk intern gekennzeichnet sind.

Möchten Sie nur bestimmte Dokumente drucken, haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Auswahl einzustellen.

• Sie können die relevanten Dokumente manuell aktivieren bzw. deaktivieren.
• Sie nutzen die Hilfsfunktionen zur Druckauswahl:
• Nur interne = Alle Dokumente, die als intern gekennzeichnet sind, werden als ausgewählt markiert. Dies können Zusatzerfassungen, Auflistungen, Notizen und Hinweise sein.
• Keine = Alle gesetzten Häkchen werden entfernt, keine Dokumente sind zum Druck ausgewählt.
• Alle = Es werden alle Dokumente des Steuerfalls zum Druck ausgewählt, einschl. der als intern gekennzeichneten Dokumente.
• Nach Typ = Hier ist eine Auswahl einiger oder nur einzelner Dokumenttypen möglich.
• Benutzerdefiniert = Hier treffen Sie Ihre individuelle Auswahl.

Nach Typ

Ist die Auswahl nach Typ eingestellt, wird die zweite Auswahlliste zur Definition des Typs freigegeben:

Hier können Sie ein oder mehrere Dokumententypen markieren. Die Auswahl wird vom Programm nach Verlassen dieser Auswahlliste auf das Druckmenü angewendet.

Verlassen Sie das Druckmenü, speichert das Programm die zuletzt getroffene Auswahl. Diese steht Ihnen beim nächsten Aufruf des Druckmenüs im Mandanten wieder zur Verfügung.

Auswahl speichern

Sie können jede getroffene Auswahl über die Speichern-Symbolschaltfläche speichern, mit einem Titel versehen und bei Bedarf erneut laden und nutzen.

Beim Speichern können Sie festlegen, ob diese Auswahl im Steuern-Projekt aller Mandanten verfügbar sein soll. Dann setzen Sie bitte den Haken für Mandantenübergreifend bereitstellen.

Auswahl laden

Über die Schaltfläche öffnet sich die Übersicht über alle gespeicherten Druckauswahlen, die für den aktuellen Mandanten sowie mandantenübergreifend zur Verfügung stehen:

Drucken

Allgemein

Der Bereich Drucken umfasst folgende Hauptfunktionen:

umfasst folgende Hauptfunktionen

• Verwalten der Profile (anlegen/ändern/löschen)
• Aktualisieren der Druckauswahl
• Direktdruck
• Druck in den Listenmanager
• Verwalten der Druckeinstellungen

Profile

Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Druckprofile anzulegen und zum Druck heranzuziehen. Eine detaillierte Beschreibung zur Verwendung und Verwaltung der Druckprofile finden Sie im nachfolgenden Kapitel Druckprofile.

Aktualisieren

Haben sich bei geöffnetem Druckmenü noch Änderungen im Sachverhalt ergeben, können Sie über diese Schaltfläche den Inhalt des Druckmenüs aktualisieren, ohne das Menü erneut aufrufen zu müssen.

Direktdruck

Über diesen Menüpunkt starten Sie mit einem Klick den Ausdruck der selektierten Dokumente an den bzw. die gewählten Drucker.

Druck Listenmanager

Über diesen Menüpunkt starten Sie den Druck bzw. das Abstellen der selektierten Dokumente in den Listenmanager. Anschließend können Sie die Ausgabe über den Listenmanager vornehmen.

Den Listenmanager starten Sie entweder über diese Schaltfläche aus der Schnellstartleiste oder über die **[F8]-**Funktionstaste.

Druckeinstellungen

Über diesen Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit spezielle Einstellungen für den Druck von Formularen, Berechnungen, Excelanlagen usw. vorzunehmen.

Eine detaillierte Beschreibung der Druckeinstellungen erhalten Sie in dieser Dokumentation im Kapitel Druckeinstellungen.

Schnelldruck

Möchten Sie ein einzelnes Dokument drucken, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument. Es öffnet sich das Kontextmenü. Das gewählte Dokument wird gemäß Ihrer Auswahl 1-fach bis 4-fach im Direktdruck ausgedruckt.

Funktionen

Allgemein

Die Befehlsgruppe Funktionen

umfasst folgende Hauptfunktionen

• Drucken als PDF
• Ausgabe als E-Mail
• Ablage im Office Manager
• Ablage im Archiv-System

Drucken als PDF

Über diesen Menüpunkt starten Sie die PDF-Ausgabe der selektierten Dokumente.

Ausgabe als E-Mail

Über den Menüpunkt erstellen Sie eine E-Mail mit den selektierten Dokumenten als Anhang.

Ablage im Office Manager

Über den Menüpunkt öffnen Sie den Dialog zur Registrierung der selektierten Dokumente im Office Manager.

Ablage im Archiv-System

Über diesen Menüpunkt können Sie die selektierten Dokumente im Archiv-System - sofern vorhanden - ablegen.

Druckprofile

Allgemein

Die Profilverwaltung ermöglicht es Ihnen verschiedene Druckeinstellungen als kanzleiweite oder anwenderbezogene Profile anzulegen und auf diese durch einfachen Aufruf des Profils zuzugreifen.

Ihr Vorteil beim Einsatz von Druckprofilen:

• Der Druck von Steuererklärungen erfolgt einheitlich nach Ihren standardisierten Kanzleivorgaben (Anzahl der Exemplare je Belegtyp; Verwendung besonderer Drucker usw.)
• Die Verwaltung und Pflege der Kanzlei-Druckprofile sind an zentraler Stelle durch einen einzigen Mitarbeiter möglich. Das ist z.B. wichtig, damit beim Austausch eines Druckers die Druckeinstellungen nur einmalig vorzunehmen sind und dann sofort jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Der Bereich Profile umfasst folgende Funktionen:

• Profil laden (Aufruf der Profilverwaltung)
• aktuelle Druckeinstellungen als Profil speichern
• Aufruf der Profileigenschaften
• Anzeige des aktuell geladenen Profils mit schnellem Zugriff auf die zuletzt verwendeten Profile.

Beispiel zum Anlegen eines Profils:

Sie haben besondere Druckeinstellungen hinterlegt, z.B. zwei unterschiedliche Drucker zur Ausgabe der Formulare und der Berechnungen, Auflistungen, Notizen etc. oder je Belegtyp eine andere Anzahl an Exemplaren.

Um diese Druckeinstellungen als eigenständiges Profil zu speichern, klicken Sie auf die Symbolschaltfläche mit der Diskette zum Speichern.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie einen Namen für das von Ihnen erstellte Profil erfassen und bei Bedarf die Option kanzleiweit bereitstellen aktivieren können.

Bitte beachten Sie:

Kanzleiweite Druckprofile stehen jedem Kanzleimitarbeiter zur Nutzung zur Verfügung.

Das Anlegen oder Bearbeiten der kanzleiweiten Profile ist jedoch durch die Rechtevergabe im BBS reglementiert. D.h. dieses Recht zum Anlegen und Ändern für kanzleiweit gültige Druckprofile muss Ihnen explizit erteilt worden sein. Im BBS ist diese Einstellung in der Rechteverwaltung und hier unter Steuern zu finden.

Wird die Option kanzleiweit bereitstellen beim Anlegen des Profils aktiviert, steht dieses Profil anschließend jedem Kanzleimitarbeiter in der Profile-Auswahl zur Verfügung.

Ist die Option nicht gesetzt, wird das Profil als anwenderbezogenes Profil verwaltet und steht ausschließlich dem Mitarbeiter zur Verfügung, welcher das Profil angelegt hat.

Ändern eines Profils

Werden Änderungen in den Druckeinstellungen des aktuell geladenen Profils vorgenommen, erfolgt nach Schließen des Dialogs Druckeinstellungen folgende Programmabfrage

• Profil "…" aktualisieren:
  Diese Option überschreibt das aktuell geladene Profil mit den geänderten Einstellungen.
  Werden Änderungen an einem kanzleiweiten Profil vorgenommen, ist diese Option nur dann freigegeben, wenn der Mitarbeiter über das zugehörige BBS-Recht verfügt.
• Einstellungen ohne Profil verwenden:
  In diesem Fall werden die Einstellungen zur aktuellen Verwendung vorübergehend gespeichert. Das zugrunde liegende Profil wird jedoch nicht überschrieben.
• Einstellungen als neues Profil speichern:
  Bei Wahl dieser Option, können Sie die Druckeinstellungen als neues Profil anlegen und (wenn das BBS-Recht gegeben ist) das Profil bei Bedarf auch kanzleiweit bereitstellen.

Profil laden

Profile können auf zwei Wegen geladen werden:

• über die Symbolschaltfläche oder
• über die Auswahlbox:
  

Nach Aufruf der Symbolschaltfläche öffnet sich der Verwaltungsdialog mit allen verfügbaren (kanzleiweiten und anwenderbezogenen) Profilen:

Sie können die Profile über die dargestellten Schaltflächen um weitere Eigenschaften ergänzen oder bei Bedarf löschen.

Profileigenschaften

Die Profileigenschaften des aktuell geladenen Profils können Sie über

• die Schaltfläche Eigenschaften im Profilverwaltungsdialog oder
• über die Symbolschaltfläche für Profil Eigenschaften aus der Drucker-Menüleiste heraus aufrufen.

Im Eigenschaftendialog kann dann im Feld Beschreibung eine Information hinterlegt werden:

Formularsätze drucken

Bei Aktivierung der Option Formularsätze drucken in den Eigenschaften des Druckprofils wird das gesamte Druckpaket in Stapeln zum Druck aufbereitet.

Ihr Vorteil ist dabei, dass die manuelle Sortierung der einzelnen Ausfertigungen durch den Druck von Formularsätzen wesentlich erleichtert wird.

Beispiel:

• Formulare 3x
• Notizen/Auflistungen/Excel-Anlagen 3x
• Berechnungen 2x

Der Druck wird in folgenden Stapeln ausgegeben:

• Formularsatz 1

  : = Formulare, Notizen / Auflistungen / Excel-Anlagen, Berechnungen

• Formularsatz 2

  : = Formulare, Notizen / Auflistungen / Excel-Anlagen, Berechnungen

• Formularsatz 3

  : = Formulare, Notizen / Auflistungen / Excel-Anlagen

Formularsätze mit Wasserzeichen

Sind in den erweiterten Druckeinstellungen Wasserzeichen hinterlegt, orientiert sich die Druckausgabe grundsätzlich an den hinterlegten Wasserzeichen.

Beispiel verändert:

• Formular: Wasserzeichen Exemplar 1 = für Finanzamt
• Formular: Wasserzeichen Exemplar 2 = für Mandant
• Formular: Wasserzeichen Exemplar 3 = für Kanzlei
• Zusatzerfassung: Wasserzeichen Exemplar 1 = für Kanzlei
• Notizen/Auflistung/Excel: Wasserzeichen wie bei den Formularen
• Berechnungen: Wasserzeichen Exemplar 1 = für Mandant
• Berechnungen: Wasserzeichen Exemplar 2 = für Kanzlei

Der Druck wird bei Verwendung von Wasserzeichen nun wie folgt ausgegeben:

• Formularsatz 1 für Finanzamt

  : = Formulare, Notizen / Auflistungen / Excel-Anlagen

• Formularsatz 2 für Mandant

  : = Formulare, Notizen / Auflistungen / Excel-Anlagen, : Berechnungen

• Formularsatz 3 für Kanzlei

• = Formulare, Zusatzerfassungen, Notizen / Auflistungen / Excel-Anlagen, Berechnungen

Sowohl die Information als auch die aktivierte Eigenschaft zur Druckausgabe im Formularsatz werden in der Profile-Übersicht angezeigt:

Auswahlliste

Die Auswahlliste dient dem schnellen und einfachen Zugriff auf die zuletzt verwendeten Profile. Hier werden die zuletzt von Ihnen verwendeten Profile aufgelistet. Die Platzierung richtet sich nach dem Zeitpunkt der letztmaligen Verwendung.

Durch Markierung des Sterns per Mausklick können Sie Profile favorisieren. Ein Profil laden Sie durch Klicken auf den Profilnamen. Die Funktion Aus allen Profilen auswählen öffnet den Profilverwaltungsdialog.

Druckeinstellungen

Allgemeine Druckeinstellungen

Druckeinstellungen

Über den Menüpunkt Druckeinstellungen können Sie spezielle Einstellungen für den Druck von Formularen, Berechnungen, Excelanlagen, Notizen, Auflistungen usw. vornehmen.

Belegtypbezogene Einstellungen

Sie können für jeden Belegtyp separate Einstellungen vornehmen:

Sie haben die Möglichkeit, für jeden Belegtyp einen unterschiedlichen Drucker zu hinterlegen. So können z.B. Berechnungen auf einem DIN-A4-Drucker und Formulare auf einem DIN-A3-fähigen Drucker ausgegeben werden. Hier stellen Sie auch die Anzahl der zu druckenden Exemplare des gewählten Belegtyps ein.

Anzahl der Exemplare

Die Anzahl der voreingestellten Exemplare wird in der Spalte Kopien angezeigt.

Druckerauswahl

Im mittleren Bereich des Druckeinstellungen-Dialogs hinterlegen Sie den gewünschten Drucker bzw. stellen bei Bedarf auf einen anderen Drucker um.

Der ausgewählte Drucker gilt sowohl für den A4- wie auch den A3-Druck, sofern Sie keinen abweichenden A3-Drucker hinterlegen.

Einstellungen A4 / A3

Sie können in diesem Druckmenü sowohl für DIN-A4- als auch für DIN-A3-Drucke separate Einstellungen vornehmen.

Voreingestellt ist in beiden Bereichen in allen drei Kategorien die Einstellung:

• Automatisch erkennen und
• Auf Papiergröße skalieren.

In besonderen Fällen kann es vorkommen, dass die optimalen Druckertreiber-Einstellungen nicht automatisch erkannt werden.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen in diesen Fällen zur Verfügung:

• Duplex A4 / A3

  : : Die Einstellungen Vertikal und Horizontal sollten verwendet werden, wenn der Druck nicht wie gewünscht beidseitig ausgegeben wird. Diese geben dabei die Umbruchkante des Duplexdrucks vor (lange oder kurze Blattkante).

• Seitenausrichtung A4 / A3
  

  : Die Einstellung Seitenausrichtung umkehren sollte verwendet werden, wenn der Duplexdruck an der falschen Blattkante umgebrochen und kopfüber ausgegeben wird.

• Papiergröße DIN-A4 / DIN-A3
  

• : Mit der Einstellung Papierformat vorgeben legen Sie in den beiden Bereichen A4 und A3 direkt das Papierformat fest. Die Funktion Auf Papiergröße skalieren wird verwendet, wenn der zugrunde gelegte Drucker nicht über eine eigene Skalierungsfunktion verfügt bzw. diese ggf. nicht aktiviert ist.

Wie Druckereinstellungen

In allen drei Kategorien des DIN-A4- und DIN-A3-Drucks können Sie auch auf die individuellen Einstellungen im Druckertreiber zurückgreifen.

In diesen Fällen setzen Sie die Kategorien auf Wie Druckereinstellungen.

A4-Drucke

Für problematische A4-Drucke des gewählten Belegtyps nehmen Sie die besonderen Einstellungen bitte über die Schaltfläche Eigenschaften in der Rubrik A4-Druck vor.

Es öffnet sich der Treiberdialog des ausgewählten Druckers, siehe nachfolgendes Beispiel.

Bitte achten Sie darauf, dass sich die Druckereinstellungen auf den DIN A4-Druck ausrichten.

• Ausrichtung: Hochformat (bzw. Portrait)

  : [Ausnahme: Querformat bzw. Landscape, sofern die Papierausgabe querliegend erfolgt] : Duplex: „on“ und Umbruchkante i.d.R. vertikal (= lange Kante) [Ausnahme: s.o. –> dann horizontal (= lange Kante)]

• Papierformat: A4 auswählen

  [[File:Steuern_allgemein_image130.png|417px]]
  

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um systemweite Einstellungen handelt. Hierin vorgenommene Einstellungen werden nicht in den gewöhnlichen Druckertreiber zurückgeschrieben, sondern ausschließlich im ADDISON-Druckmenü verwendet!

A3-Druck

Bei problematischen A3-Drucken (insbesondere im Bereich des Formulardrucks) nehmen Sie die individuellen A3-Einstellungen in der Rubrik A3-Druck vor:

A3-Unterstützung:

Voreingestellt ist auch hier zunächst Automatisch erkennen.

Die Einstellung Drucker unterstützt A3 ist hilfreich, wenn der Drucker nicht automatisch als A3-fähiger Drucker erkannt wird und die A3-Dokumente auf einem falschen Blattformat ausgegeben werden. Das Programm zieht hier die Einstellungen zum A3-Druck heran.

Mit der Einstellung A3-Dokumente auf A4-Seiten ausgeben legen Sie fest, dass A3-Dokumente, wie z.B. die KSt- und GewSt-Mantelbögen, auf jeweils 2 Blatt DIN A4-Papier ausgedruckt werden.

In diesem Fall werden beim Ausdruck die DIN A4-Einstellungen verwendet und der Bereich A3-Einstellungen wird ausgegraut dargestellt.

A3-Einstellungen

Hier ist zunächst Standardeinstellungen verwenden eingestellt.

In Fällen problematischer DIN A3-Drucke:

• stellen Sie bitte auf Abweichende Einstellungen verwenden um,

• wählen den zu verwendenden Drucker aus

• und nehmen im Treiberdialog, den Sie über die nebenstehende Schaltfläche Eigenschaften aufrufen, die individuellen Druckereinstellungen vor.

  :

Bitte achten Sie darauf, dass sich die Druckereinstellungen auf den DIN-A3 Druck ausrichten:

• Ausrichtung: Querformat (bzw. Landscape)
• Duplex: „on“ und Umbruchkante i.d.R. vertikal (= kurze Kante)
• Papierformat: A3 auswählen

Auch bei diesem Druckertreiberdialog handelt es um eine Kopie des gewöhnlichen Druckertreibers, deren Einstellungen ausschließlich im ADDISON-Druckmenü herangezogen werden.

Erweiterte Druckeinstellungen

Erweiterte Einstellungen

Über die Schaltfläche Erweitert stehen Ihnen optionale Druckeinstellungen zur Verfügung:

Bitte beachten Sie, dass die erweiterten Druckeinstellungen ebenfalls belegtypbezogen sind.

Durch Aktivierung des Häkchens Dokumente mit unterschiedlichen Papierformaten in einem Druckauftrag drucken druckt das Programm Dokumente mit unterschiedlichen Papierformaten, wie z.B. beim KSt-Mantelbogen mit einem A3- und einem A4-Format, in einen Auftrag. Diese Option eignet sich insbesondere für die Erstellung einer PDF-Datei.

Für den Direktdruck auf Papier empfehlen wir, diese Option nicht zu setzen, wenn abweichende Einstellungen für A3/A4-Druck hinterlegt sind.

Einstellungen Belegtyp

Haben Sie die erweiterten Druckeinstellungen zu den Belegtypen Auflistungen oder Notizen aufgerufen, stehen Ihnen unter den Einstellungen Belegtyp folgende Optionen zur Verfügung:

Ist die Option Nicht zusammenfassen gewählt, werden alle in der Steuererklärung erfassten Auflistungen oder Notizen als eigenständige Anlagen im Druck ausgegeben.

Im Druckmenü werden die Auflistungen und Notizen bei Sortierung nach Formular einzeln mit exakter Bezeichnung aufgeführt:

Bei Sortierung nach Belegtyp werden die Anlagen einzeln mit exakter Bezeichnung in den Gruppen Auflistungen und Notizen aufgeführt:

Sind zu einem Formular mehrere Auflistungen oder Notizen erfasst, können diese mit dem Eintrag Pro Formular zusammenfassen zum Druck in einer formularbezogenen Anlage zusammengefasst werden.

Im Druckmenü werden die Auflistungen und Notizen bei Sortierung nach Formular unterhalb des zutreffenden Formulars mit verkürzter Bezeichnung aufgeführt:

Bei Sortierung nach Belegtyp in den Gruppen Auflistungen und Notizen:

Wenn Sie in den erweiterten Druckeinstellungen für Notizen / Auflistungen die Einstellung Zu einem Dokument zusammenfassen wählen, dann werden alle Auflistungen oder Notizen der gesamten Steuererklärung in einem Sammeldokument aufbereitet. In diesem Fall wird für die Auflistungen und für die Notizen je nur eine einzige Anlage im Druck ausgegeben - unabhängig davon, ob die Auflistungen oder die Notizen zu einem oder verschiedenen Formularen erfasst sind.

Im Drückmenü werden die Auflistungen und Notizen bei Sortierung nach Formular unter dem Eintrag Sonstige ausgewiesen:

Bei Sortierung nach Belegtyp werden die Notizen und Auflistungen wie gewohnt unter Auflistung und Notiz dargestellt:

Einstellungen Exemplare

Eine detaillierte Beschreibung zur Verwendung von Wasserzeichen erhalten Sie im nachfolgenden im Kapitel Verwendung von Wasserzeichen.

Speichern

Die im Dialog zu den Druckeinstellungen vorgenommenen Änderungen wirken sich nur aus, wenn Sie den Dialog mit OK bestätigen. Die Schaltfläche Abbrechen verwirft alle Änderungen.

Verwendung von Wasserzeichen

Allgemein

Mit Hilfe der Funktion Einstellungen Exemplare haben Sie die Möglichkeit, den verschiedenen Formularsätzen einer Steuererklärung beim Druck zusätzliche Informationen in Form von Wasserzeichen mitzugeben, z.B.:

• Satz Nr. 1 = für Finanzamt
• Satz Nr. 2 = für Ihre Unterlagen
• Satz Nr. 3 = für Bank

Bitte beachten Sie, dass die Wasserzeichen als erweiterte Druckeinstellungen belegtypbezogen sind.

Erfassen

Bei Aktivierung der Funktion Wasserzeichen verwenden wird die Erfassung der Wasserzeichentexte freigegeben. Die Anzahl der möglichen Wasserzeichentexte richtet sich nach der Anzahl der hinterlegten Druckexemplare und passt sich dynamisch an.

Beispiel:

Sollen Formulare in zweifacher Ausfertigung ausgegeben werden, so können Sie für jeden der Formularsätze ein anderes Wasserzeichen erfassen:

Beispiel:

Wird die Druckanzahl auf 3 erhöht, steht Ihnen eine weitere Erfassungszeile für einen Wasserzeichentext zur Verfügung:

Formularsätze

Sind Wasserzeichen hinterlegt und ist die Option Formularsätze drucken in den Profileigenschaften aktiviert, orientiert sich die Druckausgabe grundsätzlich an den hinterlegten Wasserzeichen.

Um eine korrekte Sortierung der Formularsätze zu gewährleisten, müssen einheitliche Wasserzeichentexte verwendet werden. Denn bei abweichenden Wortlauten, z.B. für Finanzamt und fürs Finanzamt werden entsprechend zwei Formularsätze erzeugt.

Speichern der Druckeinstellungen

Beim Speichern der Druckeinstellungen wird unterschieden zwischen kanzleiweiten Profilen und anwenderbezogenen Profilen.

Kanzleiweite Druckprofile

Kanzleiweite Druckprofile werden im Datenpfad innerhalb des Installationsverzeichnisses im Ordner:

… Daten I OfficeProfile I 0 I 0]

abgelegt.

Beispiel:

C:\Program Files (x86) \ADDISON\OfficeProfile\0\0\ADDISON. Print.PrintSettings.ProfilePrintSettingsPersistanceProvider.

Jedes kanzleiweite Druckprofil hat einen eigenständigen Ordner, z.B.:

Dabei wird für jeden Belegtyp eine entsprechende Datei erzeugt und im Ordner des Kanzleidruckprofils abgelegt, z.B.

Anwenderbezogene Druckprofile

Anwenderbezogene Druckprofile werden im Installationspfad im Ordner:

… Daten I UserProfile I 0 I 0

abgelegt.

Beispiel:

C:\Program Files (x86)\ADDISON\UserProfile\Username\0\0\

ADDISON.Print.PrintSettings.ProfilePrintSettingsPersistance Provider

Jedes anwenderbezogene Druckprofil hat einen eigenen Ordner, z.B.:

Auch hier wird für jeden Belegtyp eine entsprechende Datei erzeugt und im Ordner des Anwenderdruckprofils abgelegt, z.B.:

Der Ordner [UserProfile I 0 I 0] kann gegebenenfalls einen weiteren Unterordner [UnnamedCurrentProfile] enthalten. In diesem Ordner sind die aktuell verwendeten, nicht als Profil gespeicherten Druckeinstellungen gespeichert.

Dies ist der Fall, wenn Sie ein geladenes Druckprofil verändert haben, aber diese Änderungen nicht als eigenständiges Profil bzw. das geladene Profil nicht mit den Änderungen aktualisiert haben.

Um Druckprofile zu löschen verwenden Sie bitte ausschließlich die Profilverwaltung innerhalb der ADDISON-Anwendung. Nur so ist das vollumfängliche Löschen der Profile gewährleistet und Fehlermeldungen werden vermieden.

Druck einzelner Formularseiten

Allgemeines

Der Druck einzelner Seiten ist direkt aus jedem geöffneten Formular heraus möglich.

Über die Schaltfläche Drucken in der Formularsymbolleiste stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

==

Schnelldruck A4

Der Schnelldruck A4 ermöglicht Ihnen, einzelne Formularseiten direkt zu drucken.

Bei erstmaligem Aufruf ist der Standarddrucker aus Ihren Systemeinstellungen hinterlegt. Auch hier können Sie auf einen anderen Drucker umstellen.

Neben der Anzahl der Exemplare können Sie auch die zu druckenden Seiten festlegen, entweder die Standardeinstellung Alle Seiten, oder nur die Aktuelle Seite (1) oder manuell angegebene Seiten.

Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der Exemplare und die Wahl der Formularseiten grundsätzlich nur für den aktuellen Druckauftrag verwendet werden. Nach Ausführen des Drucks werden diese Einstellungen verworfen. Beim erneuten Aufruf des Dialogs sind bis auf den gewählten Drucker alle Einstellungen wieder zurückgesetzt.

Aktuelle Seiten drucken

Aktuelle Seiten drucken ruft den gleichen Dialog, wie Schnelldruck A4 auf – jedoch ist hier die Einstellung der zu druckenden Seite bereits vorgegeben:

Sie brauchen den Druckauftrag nur noch mit OK bestätigen.

Zum Drucken auswählen

Über diese Auswahl rufen Sie das Drucken-Menü auf und aktivieren ausschließlich das geöffnete Formular zum Druck. Das Formular steht anschließend markiert zum Druck bereit. Haben Sie z.B. nachträglich Änderungen im Formular vorgenommen und ggf. auch einen Probedruck der einzelnen, geänderten Seite durchgeführt, greifen Sie über diese Funktion schnell auf das Drucken-Menü samt den darin vorgenommenen Einstellungen zu.

Zum Drucken mit Anlagen auswählen

Dieser Menüpunkt öffnet das Drucken-Menü und aktiviert das aktuelle Formular samt der dazu erfassten Excelanlagen, Auflistungen und Notizen zum Druck. Der Status intern wird nicht berücksichtigt.

Zur Druckauswahl hinzufügen

Mit diesem Menüpunkt wird das Formular schon während der Bearbeitung zur Druckauswahl hinzugefügt. Es steht also für den späteren Ausdruck bereits markiert zum Druck bereit.

Zur Druckauswahl mit Anlagen hinzufügen

Dieser Menüpunkt fügt das aktuelle Formular mit den dazugehörigen Excelanlagen, Auflistungen und Notizen zur Druckauswahl hinzu. Die Dokumente stehen dann aktiv markiert zum späteren Druck bereit.

Jobkette Steuern

Allgemeines

Allgemeines

Über den Menüpunkt Drucken / Jobkette Steuern gelangen Sie zum Druck der Jobketten. Per Definition ist eine Jobkette eine Zusammenstellung mehrerer voneinander unabhängiger Jobs. Die Jobkette ermöglicht Ihnen also, auf Knopfdruck verschiedene Aufträge auf einmal auszugeben.

Es stehen Ihnen zwei Arten der Jobkette zur Verfügung:

Jobkette - Mandant

Die Jobkette Mandant gilt für den Mandanten, für den sie angelegt wurde. Sie können je Mandanten mehrere Jobketten anlegen. Die Einstellungen innerhalb der einzelnen Druckjobs werden je Jobkette separat gespeichert.

Jobkette - Global

Die globale Jobkette gilt im jeweiligen Steuerprojekt mandantenübergreifend für alle Mandanten. Sie kann in jedem neu angelegten Mandanten sofort verwendet werden. Wir empfehlen die Verwendung der globalen Jobkette, da sie sich hervorragend eignet, um den Druckumfang Ihrer Steuerfälle kanzleieinheitlich zu hinterlegen.

Auch globale Jobketten können Sie mehrfach anlegen.

Das ermöglicht es Ihnen, z.B. eine Jobkette mit normalem Druckumfang zu hinterlegen: 3 Exemplare (Finanzamt, Mandant, Kanzlei) und die Ausfertigung für Ihren Mandanten enthält nur die wichtigsten Auswertungen und Anlageblätter. Und eine weitere Jobkette für spezielle Mandanten, die grundsätzlich mehr als drei Exemplare benötigen (z.B. bei Personengesellschaften ein Exemplar je Gesellschafter). Die Ausfertigungen für die Gesellschafter beinhalten zusätzlich auch die detaillierten Auswertungen und alle Anlageblätter

Anlegen einer Jobkette

Anlegen

Das Anlegen einer Jobkette erfolgt über den Seitenbereich, indem Sie auf dem Ordner Jobkette-Global mit der rechten Maustaste auf Neue Jobkette anlegen klicken:

Erfassen Sie im Eingabefeld nun den Namen der Jobkette und ordnen Sie nach Bestätigen des Dialogs anschließend die gewünschten Jobs zu:

Druckjob

Druckjob

Das Menü zum Druckjob ähnelt in der Ansicht zwar stark dem Druck-Menü, verwendet jedoch nur die für die Jobkette relevanten Funktionen:

Die Befehlsgruppen Drucksortierung und Auswahl Druckumfang entsprechen in der Funktion vollumfänglich denen des Drucken-Menüs.

Die Gruppe Drucken beinhaltet hier nur die Funktion Druckprofile.

Gruppe Filter

Bei erstmaligem Aufruf des Druckjobs ist der Filter auf Alle anzeigen gesetzt.

In der Druckauswahl sind somit alle im Programmumfang enthaltenen, amtlichen Steuerformulare zu jeder Veranlagungsart zur Auswahl aufgelistet, sowie alle verfügbaren Berechnungen und Vorlagen zu Excelanlagen, Auflistungen und Notizen. Sie können die Jobkette veranlagungsartübergreifend erstellen. Die Jobkette wirkt auf alle Fälle gleich, denn die Dokumente unterscheiden sich nur inhaltlich, nicht jedoch in ihrer Dokumenteneigenschaft. D.h. Sie erstellen einmalig eine standardisierte kanzleiweite Vorgabe für alle Fälle der jeweiligen Steuerart.

Sie haben auch die Möglichkeit, den Filter auf nur aus Steuerfall einzustellen. In diesem Fall werden alle Dokumente des zugrunde liegenden Mandanten dargestellt. Die Liste der Dokumente ist daher weniger umfangreich.

Druckprofile im Druckjob

Durch Verwendung der angelegten Druckprofile in einer Jobkette entfällt der zusätzliche Aufwand beim Hinterlegen besonderer Druckeinstellungen, wie z.B. der Anzahl der Exemplare, wie Sie es aus der bisherigen Jobkettenfunktion kennen. Sie haben alle Einstellungen zur Druckausgabe bereits im Druckprofil hinterlegt und wählen nun einfach das für den Druckjob gewünschte Profil aus.

Möglichkeiten der Jobkette: Beispiele

Ausgangssachverhalt:

Sie möchten einen aktuell fertiggestellten Fall drucken, an das Finanzamt per ELSTER übermitteln und den Gebührenvorschlag vorbereiten.

Beispiel 1:

Unterschiedliche Drucker für Formulardruck und andere Belegtypen

Die gewöhnliche Druckausgabe einer Steuererklärung umfasst i.d.R. den Druck aller Formulare, Excel-Anlagen, Auflistungen und Notizen und einige der Berechnungslisten.

In Ihrer Kanzlei steht Ihnen das angelegte Druckprofil Kanzleiprofil [Standard] zur Verfügung, in welchem alle Belegtypen mit ihren jeweiligen Einstellungen berücksichtigt und Wasserzeichen hinterlegt sind:

• Die Formulare werden auf einem DINA3-Drucker ausgegeben.
• Alle anderen Belegtypen auf einem DINA4-Drucker.

Was ist zu tun?

Für diese Druckausgabe genügt es, einen Druckjob in der Jobkette anzulegen und diesem einfach das Druckprofil Kanzlei A zuzuordnen.

Alle im Profil festgelegten Druckeigenschaften und Druckereigenschaften werden sofort geladen und auf den Druckjob der Jobkette angewendet.

Sie markieren anschließend nur noch die gewünschten Dokumente.

Beispiel 2:

Unterschiedlicher Umfang der Exemplare wird gewünscht

Das Exemplar für Ihre Mandanten umfasst eine Reihe weiterer Auswertungen als Ihr Standardpaket für Finanzämter und andere Institutionen.

In Ihrer Kanzlei stehen zwei angelegte Druckprofile zur Verfügung:

• Kanzleiprofil [A] dient der Ausgabe der Exemplare für Finanzamt und für Ban.
• Kanzleiprofil [B] dient der Ausgabe der Exemplare für Ihre Unterlage und für Handakte.
• In beiden Profilen sind entsprechende Druck- und Druckereinstellungen zu allen Belegtypen hinterlegt.

Was ist zu tun?

Für diese Druckausgabe sind zwei Druckjobs in der Jobkette anzulegen und das jeweilige Druckprofil Kanzlei A bzw. Kanzlei B zuzuordnen.

Die in beiden Profilen festgelegten Druckeigenschaften und Druckereigenschaften werden sofort geladen und auf die Druckjobs der Jobkette angewendet. Sie markieren anschließend nur noch die zum Druck gewünschten Dokumente.

Ausführen einer Jobkette

Zum Ausführen einer Jobkette bestehen folgende Optionen:

• Drucken auf Standardausgabe
• Auswertung als PDF-Dokument ausgeben
• Auswertung per E-Mail versenden
• Ausführen eines einzelnen Jobs

In jedem Fall werden alle Jobs der Jobkette einzeln und nacheinander abgearbeitet, dabei sind Überschneidungen ausgeschlossen.

Drucken auf Standardausgabe

Hier erfolgt die Druckausgabe der Druckjobs entsprechend den hinterlegten Druckeinstellungen. Alle weiteren Jobketten-Aufträge wie Elster oder auch das Abstellen der Gegenstandswerte werden entsprechend der Programmautomatik erledigt. Auswertungen und Protokolle werden im Listenmanager abgestellt.

Auswertung als PDF-Dokument ausgeben

In diesem Fall werden alle in den Druckjobs enthaltenen Dokumente im PDF erstellt. Die Druckeinstellungen in den Druckjobs bleiben unberührt und werden nicht herangezogen. Auch bei Ausgabe über PDF werden alle weiteren Aufträge der Jobkette, wie z.B. Elster, programmautomatisch abgearbeitet und Auswertungen/Protokolle werden im Listenmanager abgestellt.

Auswertung per E-Mail versenden

Diese Funktion erstellt ebenfalls PDF-Dateien, fügt diese jedoch sofort als Anhang in die automatisch geöffnete E-Mail ein. Auch hier werden alle weiteren Aufträge programmautomatisch erledigt und Auswertungen/Protokolle im Listenmanager bereitgestellt.

Ausführen eines einzelnen Jobs

Möchten Sie nur einen einzelnen Job ausführen, ist dies durch Klicken auf den gewünschten Job über die rechte Maustaste möglich:

Bearbeiten einer bestehenden Jobkette

Allgemeines

Sie können auf zwei Arten jederzeit Änderungen an einer bestehenden Jobkette vornehmen.

Entweder über die Menüleiste im Seitenbereich oberhalb der Jobkette oder über das Kontextmenü zur jeweiligen Jobkette.

Seitenbereich

Innerhalb der Menüleiste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Neuer Eintrag: öffnet den Job-Dialog zum Hinzufügen weiterer Jobs

• Eintrag kopieren: legt eine Kopie von markierten Jobketten /Jobs an

  : Eintrag löschen: löscht die markierte Jobkette bzw. den markierten Job. Bitte beachten Sie, dass nur beim Löschen einer Jobkette eine Sicherheitsabfrage erfolgt, nicht jedoch beim Löschen eines Jobs.

• Eintrag nach unten/oben verschieben: verschiebt den markierten Eintrag um eine Position

Kontextmenü

Über die rechte Maustaste öffnen Sie das Kontextmenü zur Jobkette:

• Auswertungen hinzufügen: Erweiterung der Jobkette um beliebig viele weitere Jobs
• Jobkette kopieren: legt eine Kopie der markierten Jobkette im anderen Jobketten-Ordner an. Z.B. Kopie einer 'Jobkette-Global' in 'Jobkette-Mandant' und umgekehrt.
• Umbenennen: ermöglicht individuelle Bezeichnungen
• Eintrag löschen: löscht die markierte Jobkette oder den markierten Job

Jobketten

• müssen nur einmal angelegt werden, denn sie sind jahresübergreifend gültig und stehen somit in jedem Veranlagungszeitraum des Steuerprojekts zur Verfügung.
• können innerhalb jedes Mandanten angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.

Es gibt keine Beschränkung in der Anzahl

• der Druckjobs innerhalb einer Jobkette.
• der Jobketten je Steuerprojekt.

Jobkette vs. Druckprofile

Abgrenzung

Wann nutze ich den normalen Druck und wann die Jobkette?

Druck mit Druckprofilen

Über die Druckprofile koordinieren Sie in erster Linie die treiberbezogenen Einstellungen Ihrer Drucker. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, je nach Belegtyp unterschiedliche Drucker und bei Bedarf eine unterschiedliche Anzahl von Exemplaren oder auch Wasserzeichen zu hinterlegen. Der normale Druck unter Verwendung von Druckprofilen umfasst die Ausgabe aller druckbaren Dokumente des aktuellen Steuerfalls in einem Druckjob.

Jobkette

Über die Jobkette können Sie Ihren Kanzleistandard zur Fertigstellung von Steuerfällen festlegen. Die Jobkette in den Steuern umfasst neben der Druckausgabe des Steuerfalls, den Elsterversand, die Übergabe der Gegenstandswerte und die Erstellung des Gebührenvorschlags. Eine Jobkette fasst also verschiedene Tätigkeiten zur Fertigstellung eines Steuerfalls zusammen, die mit nur einem Knopfdruck ausgeführt werden.