Honorarschreibung / Fakturierung

Honorarschreibung / Fakturierung

Honorarschreibung allgemein

Programmzweck

Das Programm Honorarschreibung/Fakturierung dient zum Erstellen der Rechnungen. Es stehen Ihnen folgende Bereiche zur Verfügung:

• Generieren von Pauschalen und Vorauszahlungen
• Schreiben von Rechnungen
• Drucken Rechnungen (Druckspooler)
• Bewertung Halbfertiger Aufträge
• Auswertungen

Pauschalen und Vorauszahlungen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Fakturierung / Generieren von Pauschalen/Vorauszahlungen

Programmzweck

Über das Programm Generieren von Pauschalen/Vorauszahlungen können periodisch wiederkehrende Rechnungen erstellt werden.

Voraussetzungen

Die Grundlage für den Abruf der Pauschalen und Vorauszahlungen liegt in den Aufträgen. Hier wird hinterlegt, für welche Tätigkeiten Pauschalen oder Vorauszahlungen abgerufen werden sollen. Nähere Informationen finden Sie bei der Auftragsverwaltung.

Wird für die Pauschalen generell eine Leistungserfassung durchgeführt, stehen sie automatisch zur Fakturierung bereit. Generiert werden müssen also nur die Vorauszahlungen.

Ist dies nicht der Fall, müssen die Pauschalen und Vorauszahlungen generiert werden.

Mandant von

Hier werden die Mandanten ausgewählt, die abgerechnet werden sollen. Die Eingabe kann wahlweise manuell oder durch die Suchfunktion Fernglas bzw. die F2-Taste erfolgen.

Tätigkeit

In diesen Feldern werden die abzurechnenden Tätigkeiten selektiert. Auch hier kann die Eingabe manuell getätigt, bzw. die Auswahl über Fernglas bzw. die F2-Taste erfolgen.

Zeitraum

Im Feld Zeitraum wird der aktuelle Monat sowie das aktuelle Jahr vorgeschlagen. Dieser Feldinhalt kann manuell geändert werden.

Status zurücksetzen erlaubt

Beim Generieren von Pauschalen kann der Status von freigegeben auf einen beliebig anderen Status zurückgesetzt werden, wenn die Option Status zurücksetzen erlaubt angekreuzt ist. Der Status, auf den zurückgesetzt werden soll, kann gewählt werden. Dies kann dann hilfreich sein, wenn Pauschalen versehentlich für einen falschen Zeitraum generiert wurden.

Vorauszahlungen Vorgangsrhythmus

Mit Hilfe dieser Selektionsmöglichkeit können Vorauszahlungen flexibel geniert werden. So kann z.B. eine vierteljährliche Vorauszahlung bereits Mitte März erstellt werden. Dies führt dazu, dass Mandanten ihre Liquidität besser steuern können, da nicht gleichzeitig mehrere hohe Vorauszahlungsrechnungen zum Ende eines Quartals bezahlt werden müssen.

Pauschalen Vorgangsrhythmus

Mit Hilfe dieser Selektionsmöglichkeit können Pauschalen flexibel geniert werden. So kann z.B. eine vierteljährliche Pauschale bereits Mitte März erstellt werden. Dies führt dazu, dass Mandanten ihre Liquidität besser steuern können, da nicht gleichzeitig mehrere hohe Pauschalrechnungen zum Ende eines Quartals bezahlt werden müssen.

Auftragsart

Es gibt folgende Auftragsarten:

• Pauschalen
• Vorauszahlungen

Durch Ankreuzen der Felder bestimmen Sie, ob Pauschalen oder Vorauszahlungen bzw. beides abgerechnet werden soll.

Nach der Generierung wird folgende Meldung angezeigt:

Siehe auch: Rechnungsschreibung Vorauszahlungen

Anlage von Rechnungspositionen aus anderen Projekten

Integration von Steuern

Von den ADDISON Steuern können Auftrags- und Rechnungspositionen in ADDISON Kanzleiorganisation angelegt und Gegenstandswerte übergeben werden.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Extras / Übergabe Gegenstandswerte

Innerhalb des Themendialoges besteht die Möglichkeit, die Kanzlei auszuwählen, in der die Auftragspositionen erstellt werden sollen (nur notwendig, sofern mehrere Kanzleien angelegt sind).

Soweit noch kein Auftrag vorhanden ist, wird dieser automatisch angelegt, einschließlich der Rechnungspositionen.

Die manuelle Übernahme der Gegenstandswerte in ADDISON Kanzleiorganisation ist damit nicht mehr erforderlich.

Integration von Steuern Online

Von ADDISON Steuern Online können Auftrags- und Rechnungspositionen in der Hauptkanzlei der ADDISON Kanzleiorganisation angelegt und dabei Gegenstandswerte übergeben werden.

Diese Funktionalität ist aus der ADDISON Grundsteuer App sowie aus zertifizierten Partnerangeboten aufrufbar.

Programmzweck und Voraussetzungen

Die Daten für die Honorarschreibung können nach dem Bearbeiten der entsprechenden Steuererklärung automatisch in ADDISON Kanzleiorganisation abgestellt werden. Das bedeutet komfortable und sichere Rechnungsstellung.

Voraussetzung für die automatische Anlage der Abrechnungspositionen bei neuen Mandanten ist, dass die Tätigkeiten der Steuern in mindestens einem Musterauftrag hinterlegt ist sind. Zudem ist es erforderlich, dass der Tätigkeit eine Formel zugewiesen wurde.

Integration von Bilanz

Die Daten für die Honorarschreibung können nach dem Bearbeiten des Jahresabschlusses automatisch in ADDISON Kanzleiorganisation abgestellt werden.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Abschluss | Extras / Übergabe Gegenstandswerte

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Rechnungswesen | Extras / Kanzlei Gegenstandswerte / Bilanz

Voraussetzung

Innerhalb des Vorlaufdialogs stellen Sie Bilanz-/EÜR-Schema und Periode ein, die für die Berechnung des Gegenstandswerts berücksichtigt werden.

Über die Schaltfläche Übergabe an Kanzlei der Dialog Erstellen Abrechnungspositionen geöffnet. In dem Dialog werden die relevanten Auftragspositionen, die beim Mandanten angelegt sind, angezeigt. Die Auftragspositionen, für die der ermittelte Gegenstandswert abgestellt werden soll, können ausgewählt werden. Ggf. kann hier eine andere Kanzlei ausgewählt werden (nur notwendig, sofern mehrere Kanzleien angelegt sind).

Soweit noch kein Auftrag vorhanden ist, kann dieser über die Schaltfläche Neu angelegt werden.

Mit der Schaltfläche Drucken kann ein Gebührenvorschlag erstellt werden.

Mit der Schaltfläche Erstellen werden zu den ausgewählten Auftragspositionen die entsprechenden Abrechnungspositionen angelegt und der ermittelte Gegenstandswert abgestellt.

Die Übernahme der Gegenstandswerte von Bilanz kann auch aus der Abrechnungsposition in ADDISON Kanzleiorganisation heraus erfolgen.

Der Hilfsdialog zur manuellen Berechnung des Gegenstandswerts für Jahresabschlüsse steht weiterhin zur Verfügung.

Integration von Finanzbuchhaltung

Die Daten für die Honorarschreibung können nach dem Bearbeiten der Finanzbuchhaltung automatisch in ADDISON Kanzleiorganisation abgestellt werden.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Rechnungswesen / Extras / Kanzlei Gegenstandswerte / Finanzbuchhaltung

Voraussetzung

Der Gegenstandswert kann nur übergeben werden, wenn man sich im letzten Monat des Wirtschaftsjahres befindet. (12., 13 oder 14. Periode).

Soweit noch kein Auftrag vorhanden ist, kann dieser über die Schaltfläche Neu angelegt werden.

Mit der Schaltfläche Drucken kann ein Gebührenvorschlag erstellt werden.

Mit der Schaltfläche Erstellen werden zu den ausgewählten Auftragspositionen die entsprechenden Abrechnungspositionen angelegt und der ermittelte Gegenstandswert abgestellt.

Die Übernahme der Gegenstandswerte von Finanzbuchhaltung kann auch aus der Abrechnungsposition in ADDISON Kanzleiorganisation heraus erfolgen.

Integration von ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung

Die Daten für die Honorarschreibung können nach dem Bearbeiten der Lohnbuchhaltung automatisch in ADDISON Kanzleiorganisation abgestellt werden.

Erstellen Rechnungspositionen aus dem Bereich Lohn & Gehalt

Aus der Registerkarte Leistungsnachweis im Bereich Lohn & Gehalt | Stammdaten / Mandant können monatliche Rechnungspositionen in ADDISON Kanzleiorganisation erstellt werden. Bei Erstellung der Rechnungspositionen werden die Stückzahlen des Monats in die Rechnungspositionen eingetragen.

Die Verbindung zwischen den Zeilen des Leistungsnachweises und den Tätigkeiten in ADDISON Kanzleiorganisation erfolgt über eine variable Steuerung.

Die Zeilen des Leistungsnachweises, zu denen eine Rechnungsposition erstellt werden soll, können variabel gesteuert werden.

Vorgehensweise für die Steuerung

Zuerst sind in ADDISON Kanzleiorganisation die Tätigkeitsstammdaten entsprechend zu steuern:

Klicken Sie den Menüpunkt Bearbeiten / Stammdaten / Tätigkeiten an.

Wählen Sie eine Tätigkeit aus, die im Leistungsnachweis von ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung zugeordnet werden soll.

Wählen Sie bei dieser Tätigkeit im Feld Formel eine der vorhandenen Lohn-Formeln aus (Lohn 1 bis Lohn 11). Jede Formel darf nur einer Tätigkeit zugeordnet werden. Die Formeln Lohn: Einrichten und Lohn: Abrechnen sind standardmäßig bereits zugeordnet.

Wiederholen Sie diese Vorgehensweise für alle Tätigkeiten, die im Leistungsnachweis zugeordnet werden sollen. Im Leistungsnachweis in ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung nehmen Sie die Zuordnung wie folgt vor:

Klicken Sie den Menüpunkt Stammdaten / Mandanten / Leistungsnachweis an.

Wählen Sie in der ersten Zeile, für die Rechnungspositionen erstellt werden soll, in der Spalte Formel die entsprechende Tätigkeit aus.

Wiederholen Sie diese Vorgehensweise für alle Zeilen, für die Rechnungspositionen erstellt werden sollen.

Rechnungsschreibung

Selektionsdialog

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Mandant | Fakturierung | Honorarschreibung.

• 

Mandant von

Hier können die Mandanten ausgewählt werden, die abgerechnet werden sollen. Die Eingabe kann wahlweise manuell oder durch die Suchfunktion bzw. die F2-Taste erfolgen.

Auftrag von

Hier kann eingegrenzt werden, welche Aufträge abgerechnet werden sollen, z.B. Auftrag 10 = Finanzbuchhaltung

Tätigkeit von

In diesen Feldern werden die abzurechnenden Tätigkeiten selektiert. Auch hier kann die Eingabe manuell getätigt, bzw. die Auswahl über Fernglas bzw. die F2-Taste erfolgen

Zeitraum

Eingabe des Zeitraums der abgerechnet werden soll (MM/JJ).

Status von

Auswahl des Auftragszustandes. Standardmäßig wird von angelegt bis freigegeben vorgeschlagen. Sollen Positionen die auf „nicht fakturierbar“ gesetzt wurden, angezeigt werden, kann dies hier ausgewählt werden.

Generieren von Abrechnungspositionen

Wird nicht mit Leistungserfassung gearbeitet, können über diesen Menüpunkt die Abrechnungspositionen automatisch für den oben ausgewählten Zeitraum erzeugt werden.

Wird der Dialog für die Rechnungsschreibung mit OK bestätigt, erfolgt ein Wechsel in den Honorarbildschirm.

Honorarschreibung allgemein

Allgemein

Bei Aufruf des Dialoges wird eine Prüfung der vorhandenen Kanzlei- bzw. Standortstammdaten durchgeführt. Sind folgende Stammdatenfelder nicht befüllt, wird ein Hinweisfenster angezeigt, das die betroffenen Felder aufführt:

Kanzleidaten:

• Bezeichnung 1
• Straße
• PLZ
• Ort
• E-Mail

Kanzleidaten | Optionen | Fakturierung:

• USt-ID oder
• Steuernummer

In der oberen Hälfte des Honorarbildschirms werden alle Rechnungspositionen des Mandanten angezeigt.

In der unteren Hälfte des Honorarbildschirms werden die Detailinformationen der markierten Rechnungsposition angezeigt.

Die Rechnungspositionen können sehr komfortabel bearbeitet, geändert oder umgebucht werden. Des Weiteren können neue Rechnungspositionen angelegt, Rechnungspositionen freigegeben und Rechnungen erstellt werden.

In der ersten Summenzeile des Honorarbildschirms wird die Summe der freigegebenen Positionen gebildet. In der zweiten Summenzeile wird die Summe aller angezeigten Positionen aufaddiert.

Für alle markierten Rechnungspositionen kann über Kontextmenü (rechte Maustaste) der Status auf einmal geändert werden.

Wird die Auftragssummenzeile über Kontextmenü (rechte Maustaste) aufgerufen, kann der Status für alle dazugehörigen Rechnungspositionen des Auftrags auf einmal geändert werden

Wichtig: Die Auftragssummenzeilen werden nur angezeigt, wenn in den Kanzleistammdaten unter Optionen / Fakturierung / Aufträge in einer Rechnung der Check nicht gesetzt ist. D.h. dass jeder Auftrag in eine eigene Rechnung gedruckt wird.

Funktionen der Symbolleiste

Neue Rechnungsposition anlegen – siehe nächstes Kapitel Neue Rechnungsposition anlegen Tastatur Strg + A

Löschen der markierten Rechnungspositionen.

Wichtig: Beim Löschen von Rechnungspositionen werden alle Kosten, die auf die Rechnungsposition erfasst wurden, ebenfalls gelöscht.

Mandant wechseln

Das Fakturieren weiterer/anderer Mandanten erfolgt über:

Eingabe der Mandantennummer

Anklicken des Fernglases oder mit F2-Taste

Blättern mit den Pfeiltasten

Freigeben aller angezeigter Rechnungspositionen; Tastatur Strg + F

Rechnungsdruck starten siehe Kapitel Einzelrechnungsdruck; Tastatur Strg + D

Rechnungsvorschlag drucken; Tastatur Strg + R

Der Rechnungsvorschlag für die freigegebenen Rechnungspositionen wird erstellt.

Fakturiervorschlag erstellen; Tastatur Strg + L

Für den Fakturiervorschlag werden die Einstellungen, die unter Auswertungen / Rechnungen / Fakturiervorschlag eingegeben sind, verwendet.

Aktualisieren der Anzeige der Rechnungspositionen

Die Daten für die Anzeige der Rechnungsposition werden neu gelesen. Sofern sich beispielsweise die Kosten durch neue Leistungserfassungen geändert haben, werden diese in der Anzeige aktualisiert.

Durch das Klicken auf dieses Symbol können die seit der letzten Speicherung der Rechnungsposition vorgenommenen Eingaben rückgängig gemacht werden.

Das Speichern einer Rechnungsposition erfolgt automatisch bei Wechseln einer Registerkarte bzw. Wechseln der Rechnungsposition.

Tastaturbedienung

• Das Blättern über die Rechnungspositionen funktioniert jetzt mit Strg + Pfeil nach oben bzw. nach unten. Dadurch ist jetzt die Cursorbewegung im Rechnungstext mit Pfeil nach oben bzw. Pfeil nach unten möglich.
• Die Registerkarten können über Tastatur gewechselt werden. Benutzen Sie dazu die Alt-Taste und den jeweils unterstrichenen Buchstaben der Registerkartenbezeichnung.

Neue Rechnungsposition anlegen

Anlegen einer neuen Rechnungsposition

Über das Symbol kann ein neuer Auftrag bzw. eine neue Abrechnungsposition angelegt werden:

Auftrag

Über dieses Feld wird ein neuer Auftrag ausgewählt. Beim Setzen Auftrag komplett generieren wird der gesamte Musterauftrag angelegt.

Tätigkeit

Über dieses Feld wird die Tätigkeit ausgewählt, mit der die Abrechnungsposition erstellt werden soll. Es werden die Tätigkeiten aus den Aufträgen des Mandanten mit Tätigkeitsnummer, Bezeichnung und der laufenden Nummer angezeigt.

Hier gibt es zwei Varianten:

• Die Tätigkeit ist Bestandteil des Auftrags
• Die Tätigkeit ist nicht Bestandteil des Auftrags

Fall 1 Die Rechnungsposition wird mit den Daten aus dem Auftrag angelegt. Die Bezeichnung und die Nummer werden aus dem Auftrag übernommen. Das Feld "Zeitraum" muss noch erfasst werden. In diesem Feld wird der Monat und das Jahr für die Abrechnung eingegeben.

Beispiel:

03/xx 1. Quartal 20xx (wenn der Auftrag quartalsweise abgerechnet wird)

12/xx für 20xx (wenn der Auftrag jährlich abgerechnet werden soll)

Fall 2

Ist innerhalb der Kanzleistammdaten diese Option nicht angekreuzt, können nach Start der Suche zusätzlich zu den Tätigkeiten des Auftrags alle Tätigkeiten ausgewählt werden.

Wählen Sie eine Tätigkeit, die nicht als Auftragsposition vorhanden ist, müssen noch zusätzlich folgende Felder erfasst bzw. ergänzt werden:

• Bezeichnung
• Nummer (lfd. Nummer vgl. Beispiel VuV)
• Zeitraum

Nach Bestätigung mit OK kann die neu angelegte Rechnungsposition bearbeitet werden.

Auflistung der Rechnungspositionen

Oberer Teil des Honorarbildschirm Pro Auftrag eine Rechnung

Aufträge in einer Rechnung

Die Auftragssummenzeilen werden nur angezeigt, wenn in den Kanzleistammdaten unter Optionen / Fakturierung / Aufträge in einer Rechnung der Check nicht gesetzt ist. d.h. dass jeder Auftrag in eine eigene Rechnung gedruckt wird.

Summenzeilen

• In der ersten Summenzeile des Honorarbildschirms wird die Summe der freigegebenen Positionen gebildet.
• In der zweiten Summenzeile wird die Summe aller angezeigten Positionen aufaddiert.
• Die Auftragssumme zeigt die Summen der einzelnen Aufträge an.

Für alle markierten Rechnungspositionen kann über Kontextmenü (rechte Maustaste) der Status auf einmal geändert werden.

Wird die Auftragssummenzeile über Kontextmenü (rechte Maustaste) aufgerufen, kann der Status für alle dazugehörigen Rechnungspositionen des Auftrags auf einmal geändert werden.

Spaltenbeschreibung

Tätigkeit

Es wird die Nummer der Tätigkeit angezeigt.

Bezeichnung

Bezeichnung der Tätigkeit

Termin

Es wird der Fakturierzeitraum im Format MM/JJ angezeigt

Laufende Nummer

Gleiche Tätigkeiten können mit weiterer laufender Nummer angelegt werden. Beispiel V+V Objekt lfd.Nr., 1, 2, usw.

Status

Es können die Status von angelegt bis freigegeben angezeigt werden.

Deckungsbeitrag

Es kann ein DB1 oder DB2 angezeigt werden. Das ist abhängig davon, ob in den Kanzlei-stammdaten / Optionen / Fakturierung die Anzeige der Fakturierung mit internen oder externen Kosten ausgewählt wurde.

Kosten

Es können externe Kosten oder interne Kosten angezeigt werden. Das ist abhängig davon ob in den Kanzleistammdaten / Optionen / Fakturierung die Anzeige der Fakturierung mit internen oder externen Kosten ausgewählt wurde.

Spalte Aufteilung Erlöse

Der Abrechnungsbildschirm zeigt durch ein in der Spalte „A“ (=Aufteilung der Erlöse) an, ob der Erlös den Mitarbeitern zugeordnet ist.

Hinweis: immer wieder kommt es vor, dass Rechnungspositionen ohne Erlösaufteilung fakturiert werden, was zur Folge hat, dass diese fakturierten Erlöse keinem Mitarbeiter zugeordnet werden.

In den Kanzleistammdaten / Optionen / Fakturierung kann der Check Erlösaufteilung prüfen gesetzt werden. Damit wird verhindert, dass Rechnungspositionen ohne Erlösaufteilung fakturiert werden. Wurde für eine Rechnungsposition keine Erlösaufteilung durchgeführt, kann die Rechnung nicht fakturiert werden.

Gebühr Postpauschale Vorauszahlungen

Anzeige der entsprechenden Beträge aus der Rechnungsposition.

Spalte Art

In dieser Spalte wird angezeigt um welche Art von Rechnungsposition es sich handelt:

• Auftrag
• Pauschale
• Vorauszahlung oder
• Sofort erfolgswirksame Vorauszahlung

Bearbeiten einer Rechnungsposition

Unterer Teil des Honorarbildschirms

Folgende Reiter stehen zur Verfügung:

In der unteren Hälfte des Honorarbildschirms werden die Detailinformationen der markierten Rechnungsposition angezeigt und können sehr komfortabel bearbeitet, geändert oder umgebucht werden.

Abrechnung mit Gegenstandswert

Gegenstandswert

Aus allen ADDISON Programmen können Rechnungspositionen in ADDISON Kanzleiorganisation angelegt und Gegenstandswerte bzw. Stückzahlen (Lohn) übergeben werden.

Außerdem kann die Übernahme der Gegenstandswerte über die Schaltfläche Gegenstandswert erfolgen.

Bei getrennter Veranlagung in der Einkommensteuer kommt bei der Übernahme GGW ein zusätzlicher Dialog:

Hier kann ausgewählt werden, welcher Wert für die betreffende Abrechnungsposition übernommen werden soll.

Bei der Abrechnungsposition Aufstellung Jahresabschluss kann über die Schaltfläche Gegenstandswert bei Bedarf ein Dialog für die manuelle Ermittlung des Gegenstandswertes geöffnet werden.

Abrechnung nach neuer oder bisheriger StBVV

Bei jeder Rechnungsposition, die nach Gegenstandswert abgerechnet wird, kann gewählt werden, ob diese nach "altem" Recht (StBVV bis 30.06.2025) oder "neuem" Recht (StBVV nach 01.07.2025) abgerechnet werden soll. Dabei werden bereits vor dem Stichtag angelegte Rechnungspositionen mit "altem" Recht vorbelegt. Nach der Aktualisierung neu angelegte Rechnungspositionen werden mit "neuem" Recht vorbelegt.

Mindestgegenstandswert bei Abrechnung nach bisheriger StBVV

In den Stammdaten der Tätigkeiten kann nur ein Mindestgegenstandwert hinterlegt werden. Der Mindestgegenstandswert entspricht nach Aktualisierung der neuen StBVV.

Sofern eine Rechnungsposition nach der bisherigen StBVV abgerechnet werden soll und der Gegenstandswert den neuen Mindestgegenstandswert unterschreitet, so muss diese Änderung manuell vorgenommen werden (entweder tatsächlichen Gegenstandswert oder bisherigen Mindestgegenstandswert eintragen).

Wichtiger Hinweis zu Abrechnungspositionen nach alten Untergrenzen

Bei Rechnungspositionen ist nach der Umstellung auf die StBVV der neue Rahmen (von bis) hinterlegt. Soll eine solche Position nach bisherigem Rahmen fakturiert werden, kann der ggf. niedrigere Satz manuell eingegeben werden. Auf die Untergrenze erfolgt eine Prüfung, die zu einer Meldung führt:

Bei Bestätigung der Meldung mit Ja wird jedoch der eingegebene Satz übernommen.

Wichtiger Hinweis zur Weiterberechnung von freigeschalteten Apps für den Mandanten

Tipp: Soll eine Weiterberechnung an Mandanten erfolgen, so kann diese Entscheidung global für alle Mandanten der Kanzlei über die ADDISON Optionen getroffen oder je Mandant über CRM / Online / ADDISON Direkt gesteuert werden.

Für die Weiterberechnung werden folgende Tätigkeiten im 4- und 6-stelligen Nummernkreis bereitgestellt:

• 6901/690001: ADDISON Direkt – Geschäftsvorfälle
• 6902/690002: ADDISON Direkt – Berichte & Analysen
• 6903/690003: ADDISON Direkt – Personalwesen
• 6904/690004: ADDISON Direkt – Digitaler Finanzbericht
• 6906/690006: ADDISON Servicerechenzentrum
• 6907/690007: ADDISON Direkt – Arbeitnehmerbezogene Meldungen
• 6908/690008: ADDISON Steuern Online – ADDISON Direkt - Steuern Online
• 6909/690009: ADDISON Lohn Online - AG
• 6910/690010: ADDISON Lohn Online - AN
• 6999/690099: ADDISON Direkt – weitere Apps

Die Daten der freigeschalteten ADDISON Direkt Apps werden automatisch jeden Monat übermittelt, eingelesen und – abhängig von der Steuerung zur Weiterberechnung – je Mandant in der Honorarschreibung bereitgestellt.

Bei der automatischen Erstellung der Rechnungspositionen werden die Kosten der einzelnen ADDISON Direkt Apps jeweils in den Auslagen bereitgestellt.

Abrechnung mit Stunden und Stundensatz

Für die Zeitgebühr kann ein Mittelstundensatz ermittelt und übernommen werden:

Leistungsnachweis auf Rechnung drucken

Mitarbeiter und Mitarbeiterstunden können optional mit auf der Rechnung angedruckt werden.

Abrechnung mit Festbetrag

Bei Festbeträgen können die in der Leistungserfassung ermittelten Kosten durch den Optionsschalter Kosten in den Festbetrag übernommen werden.

Festbeträge können auch mit Minus eingegeben und abgerechnet werden.

Priorität

Die Rechnungspriorität ist für die Reihenfolge des Andruckes der Tätigkeiten auf der Rechnung verantwortlich. Innerhalb eines Auftrages werden die Tätigkeiten in der Reihenfolge der Rechnungsprioritäten ausgegeben.

Haben mehrere Tätigkeiten die gleiche Rechnungspriorität, so ist die Nummer der Tätigkeit ausschlaggebend für die Reihenfolge.

Gebühr

Die berechneten Gebühren werden angezeigt. Diese können aber überschrieben werden; bei Ermittlung der GGW wird automatisch der Zehntelsatz angepasst.

Postpauschale

Es wird die zur Position mögliche Postpauschale ermittelt. Im Feld verwendet kann eine zur Fakturierung anders gewünschte Postpauschale erfasst werden.

Status

Status der Rechnungspositionen

Die Rechnungspositionen durchlaufen im Laufe ihres "Leben" einige Stati. In ADDISON Kanzleiorganisation für Windows gibt es folgende Stati:

• angelegt
• bearbeitet
• fertig
• kalkuliert
• freigegeben (Druckfreigabe)
• nicht fakturierbar

Jeder einzelne Status hat eine bestimmte Funktion.

• angelegt

Den Status "angelegt" kann eine Position nur in der Abrechnung erhalten. Dort wird die Position angelegt, es sind aber noch keine Leistungen erfasst.

• bearbeitet

Eine Rechnungsposition erhält den Status "bearbeitet", wenn in der Leistungserfassung Zeiten erfasst und gespeichert wurden. Sie erkennen über den Status "bearbeiten" das Auftragsvolumen, das derzeit in Bearbeitung ist.

• fertig

Die Fertigmeldung einer Position kann in der Leistungserfassung oder bei der Abrechnung erfolgen. Der Status "fertig" ist das Signal, dass die Arbeiten beendet sind und die Abrechnung erfolgen kann. Die weitere Bearbeitung (Ermittlung der Gebühr) kann sowohl in der Leistungserfassung wie auch in der Abrechnung erfolgen. Über den Knopf "Wert" kann die Gebühr für die Position ermittelt werden.

• kalkuliert

Der Status "kalkuliert" bedeutet, dass die Gebühr ermittelt wurde. Der Status kalkuliert kann in der Leistungserfassung und bei der Abrechnung vergeben werden. Er macht dann Sinn, wenn eine Rechnung zusammengestellt, aber noch nicht gedruckt werden soll. Die Rechnung kann so bis zum Druck zurückgehalten werden.

• freigegeben

Nur freigegebene Positionen können auch gedruckt werden. Die Freigabe kann durch das Symbol oder Tastenkombination Strg + F für alle Positionen erfolgen.

• Nicht fakturierbar

Diese Positionen werden nicht berechnet und erscheinen im Normalfall auch nicht mehr im Honorarbildschirm. Diese Positionen können wieder auf einen anderen Status gesetzt werden, wenn beim Starten der Honorarschreibung die Selektion bis „nicht fakturierbar“ gewählt wird.

Für Leistungen, die erbracht wurden und die Sie nicht berechnen können oder wollen, kann der Status „nicht fakturierbar“ vergeben werden. Die Kosten werden in die Statistiken eingerechnet und der Erlös wird mit 0,00 EURO übernommen.

Abrechnungen, die Vorauszahlungen enthalten, können nach Bestätigung eines entsprechenden Hinweises auf „nicht fakturierbar“ gesetzt werden, ohne dass eine Abrechnung der Schlussposition erzwungen wird.

Der Jahreswechsel löscht die nicht fakturierbaren Positionen.

Vorgang fertig stellen

Ist diese Option gesetzt, wird mit der Fakturierung der Rechnungsposition, der Status des dazugehörigen Vorganges automatisch auf „fertig gestellt“ gesetzt. Diese Option kann beim Auftrag und bei der Fakturierung mandantenindividuell geändert werden.

==

Letzte Abrechnung

Nach Betätigen der Schaltfläche wird anzeigt, wie die Position im Vorjahr abgerechnet wurde.

Rechnungstexte

Im Feld Rechnungstext kann der Text für die Rechnungsposition verändert werden. Bitte beachten Sie bei der Änderung Rechnungstext, dass Zeilenschaltungen bei mehrzeiligem Text mit STRG + RETURN erzeugt werden.

Leistungserfassungstexte können in den Rechnungstext übernommen werden. Über die Schaltfläche alle Leistungserfassungstexte übernommen.

Mit der Schaltfläche Original Rechnungstext einfügen kann nach einer Textänderung, z.B. durch die Übernahme des Leistungstextes, der zuletzt gespeicherte Rechnungstext wiederhergestellt werden.

Erlösaufteilung

Erlösaufteilung bedeutet Zuordnung der Umsätze zu den Mitarbeitern.

ADDISON Kanzleiorganisation nimmt eine automatische Erlösaufteilung vor. Diese Erlösaufteilung kann jedoch noch manuell geändert werden.

Bei der automatischen Erlösaufteilung werden nur die Mitarbeiter berücksichtigt, für die Leistungen erfasst wurden. Die automatische Erlösaufteilung erfolgt im Verhältnis der internen oder externen Kosten. Die Festlegung dafür erfolgt in den Kanzleioptionen (Arbeitszeiten). Dabei werden neben den Stunden auch die Stundensätze berücksichtigt.

Beispiel:

Die Mitarbeiter Müller (interner Stundensatz 80.00 EUR und 8 Stunden) und Huber (interner Stundensatz 60.00 EUR 8 Stunden) haben an einer Rechnungsposition gearbeitet. Die Erlöse werden nun im Verhältnis der Kosten (640/480) aufgeteilt.

Manuelle Erlösaufteilung

Die Erlösaufteilung kann noch manuell geändert werden. Sie können dazu die Prozentverhältnisse abändern oder über das Symbol Suchen einen weiteren Mitarbeiter mit einbeziehen.

Bitte beachten Sie, dass bei einer Änderung der Prozentsätze die Summe nicht größer 100 % sein kann.

Beispiel: Eingegeben sind 80 % und 20 %. Diese sollen auf 90 % und 10 % geändert werden.

Lösung: Zuerst müssen die 20% auf 10% geändert werden, dann erst können die 80% mit 90 % überschrieben werden.

Die manuelle Erlösaufteilung ist auch bei bereits fakturierten Rechnungspositionen möglich.

Diese kann im Rechnungsausgangbuch und in der Übersicht Rechnungspositionen durchgeführt werden.

Ein Doppelklick auf die Rechnung im Rechnungsausgangsbuch zeigt die dazugehörenden Positionen an. Mit einem weiteren Doppelklick gelangen Sie auf die einzelnen Abrechnungs-positionen. Hier kann über die Registerkarte Erlösaufteilung die manuelle Erlösaufteilung durchgeführt werden.

In der Übersicht Rechnungspositionen gelangen Sie über einen Doppelklick in die Bearbeitung der Rechnungsposition, in der Sie ebenfalls die Erlösaufteilung nachbearbeiten können.

Kopieren Prozente nach

Sollen z.B. nur auf der Hauptposition des Auftrags Kosten erfasst werden, kann auf alle anderen Rechnungspositionen der Prozentsatz kopiert werden.

Automatisches Kopieren der Erlösaufteilung

Tipp: Für Rechnungspositionen ohne Leistungen können die Erlösaufteilung per Knopfdruck von einer anderen Rechnungsposition kopiert oder manuell eingetragen werden (siehe oben).

Mit der Option Erlösaufteilung automatisch wird automatisch beim Rechnungsdruck die Erlösaufteilung von einer Rechnungsposition auf andere Rechnungspositionen ohne Erlösaufteilung zu kopieren.

Um sicherzustellen, dass das automatische Kopieren der Erlösaufteilung bei Rechnungsdruck korrekt funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Nur vorhandene Erlösaufteilungen von Haupttätigkeiten werden berücksichtigt. Haupttätigkeiten werden im Bereich Kanzlei / Stammdaten / Haupttätigkeiten definieren eingetragen.
• Erlösaufteilungen werden nur auf Rechnungspositionen mit gleichem Zeitraum kopiert.
• Erlösaufteilungen werden nur auf Rechnungspositionen kopiert, für die bisher keine Erlösaufteilung durchgeführt wurde.

Auslagen

Es werden alle erfassten Reisekosten und Auslagen der Rechnungsposition angezeigt. Typ A sind Auslagen, Typ R sind Reisekosten.

damit werden neue Auslagen erfasst
damit werden neue Reiskosten erfasst
damit wird die markierte Position bearbeitet
damit wird die markierte Position gelöscht

Auslagen bearbeiten

Weiterberechnung von ADDISON Direkt Apps

Ist die Entscheidung zur Weiterberechnung getroffen, werden die Daten der freigeschalteten ADDISON Direkt Apps automatisch jeden Monat übermittelt, eingelesen und – abhängig von der Steuerung zur Weiterberechnung – je Mandant in der Honorarschreibung bereitgestellt.

Die Kosten der einzelnen ADDISON Direkt Apps sind jeweils in den Auslagen bereitgestellt.

Wichtig: Die Auslagen werden nur auf der Rechnung mit angedruckt, wenn der Check Wert in Fakturierung gesetzt ist.

Die Auslagen werden in den Mandanten Statistiken nur als Kosten angesetzt, wenn der Check Wert in Kosten gesetzt ist.

Der Text, der für die Auslagen auf der Rechnung angedruckt wird, ist bei den Kanzleistammdaten Optionen Rechnungstexte Text für Auslagen hinterlegt

Der manuell erfasste Auslagentext wird mit angedruckt, wenn bei den Druckoptionen die Summierung der Pauschalen nicht gesetzt ist.

Reisekosten

Bei der Neuanlage müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Datum Im Feld Datum erfassen Sie das Reisedatum im Format TT/MM/JJJJ

Beginn Die Uhrzeit des Reisebeginns wird im Format SS:MM Stunden und Minuten erwartet

Ende Das Ende der Reise wird im Format SS:MM Stunden und Minuten erfasst

Mitarbeiter Per Fernglas oder Taste kann der Mitarbeiter gesucht und dann übernommen werden

Reiseziel Hier erfassen Sie das Reiseziel

Reisezweck Grund einer Reise kann z.B. "die Vorbereitung zum Jahresabschluss" sein

Fahrtkosten öffentliche Verkehrsmittel hier wird der Betrag erfasst, den Sie für die Nutzung von z.B. Bus oder Bahn usw. aufgewendet haben

Pkw km wenn Sie mit dem Pkw anreisen, können Sie hier die Anzahl der Kilometer erfassen. Diese Km werden dann mit dem KM-Satz aus den Kanzleioptionen multipliziert. Hier kann der Betrag auch überschrieben werden.

Spesen Tagesspesen über die Felder "Beginn" und "Ende" der Reisezeit wird die Anzahl der Stunden ermittelt. Mit dieser Stundenanzahl wird dann über den Kanzleistamm auf das Tagegeld zugegriffen und je nach Dauer der Abwesenheit mit den Werten

• bis 4 Stunden
• bis 8 Stunden
• oder über 8 Stunden

gefüllt.

Der Betrag kann auch eingegeben werden.

Übernachtungskosten In diesem Feld können Sie die Kosten für die Unterbringung im Hotel eintragen.

Nebenkosten Können beispielsweise Parkgebühren sein, die Sie in diesem Feld erfassen.

Summe Hier wird die Summe der Positionen ausgewiesen, die in der Spalte Fakt. bzw. Kost. markiert sind.

Wichtig: Die Reisekosten werden nur auf der Rechnung mit angedruckt, wenn der Check Wert in Fakturierung gesetzt ist.

Die Reisekosten werden in den Mandanten Statistiken nur als Kosten angesetzt, wenn der Check Wert in Kosten gesetzt ist.

Der Text, der für die Reisekosten auf der Rechnung angedruckt wird, ist bei den Kanzleistammdaten Optionen Rechnungstexte Text für Geschäftsreisen § 18 hinterlegt.

Vorauszahlungen

Alle vorhandenen Vorauszahlungen werden angezeigt. Vorauszahlungen können über das Symbol neu erfasst werden.

Vorauszahlung, die den Typ Rechnung haben, können nicht gelöscht werden, da sie tatsächlich fakturiert sind und nicht nur manuell auf fakturiert gesetzt wurden.

Hinweis: Bei Pauschalaufträgen kann keine Vorauszahlung angelegt werden.

OP Restbetrag

Die Spalte OP-Restbetrag zeigt zu jeder Vorauszahlung, die fakturiert und an die Fibu übergeben wurde, den Offene Posten-Betrag aus der Kanzlei-Finanzbuchhaltung.

Voraussetzung ist, dass der Zugriff auf die Kanzlei-Finanzbuchhaltung verfügbar ist.

Sie erhalten somit nicht nur Information, welche Vorauszahlungen fakturiert wurden und somit abzuziehen sind, sondern auch, ob die abzuziehenden Vorauszahlungen bezahlt wurden.

Der Status bezahlt bedeutet, dass es keine OP zu der Vorauszahlung mehr gibt.

Der Status Fibu fehlt bedeutet, dass die Vorauszahlung fakturiert wurde, aber die Debitorensollstellung noch nicht gemacht wurde.

Neue Vorauszahlung anlegen

Nach Anklicken der Schaltfläche Neu wird der Dialog Vorauszahlung angezeigt.

Neue Vorauszahlungen können als freigegeben oder als fakturiert angelegt werden.

Wird die Vorauszahlung als freigegeben angelegt, wird eine neue Rechnungsposition mit dieser Vorauszahlung erzeugt.

Wird die Vorauszahlung als fakturiert angelegt, wird sie auf der Rechnung abgezogen.

Sofern der Status fakturiert gewählt wird, kann für die Vorauszahlung ein Rechnungsdatum erfasst werden. Aufgrund des Rechnungsdatums wird der USt-Satz ermittelt.

Die Vorauszahlung kann sowohl netto als auch brutto erfasst werden.

Kosten

Über den Reiter Kosten erhalten Sie nähere Informationen zu den Leistungen, die für diese Rechnungsposition erbracht wurden.

Umbuchen

Über den Reiter Umbuchung erhalten Sie einen Dialog, in dem alle Leistungen, Auslagen und Reisekosten angezeigt werden, die zur ausgewählten Position erfasst wurden.

Sie haben nun die Möglichkeit einzelne Leistungen oder alle Leistungen umzubuchen. Es werden nur Leistungen umgebucht, die in der Spalte OK mit einem Häkchen markiert sind.

Zur einfacheren Erfassung können über die Schaltflächen alle wählen keine wählen alle Positionen auf einmal aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Bestätigen Sie die Schaltfläche Umbuchen um den Umbuchungsdialog zu öffnen. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn zur bestehenden Position Leistungen erfasst wurden.

Die Umbuchung kann auf einen anderen

• Mandanten
• Tätigkeit
• laufende Nummer einer Tätigkeit oder
• Zeitraum durchgeführt werden

Über die Schaltfläche "OK" wird die Umbuchung gestartet.

Letzte Rechnung

„Hoch lebe“ die Rechnung des Vorjahres. Es werden die Werte der letzten Rechnung angezeigt.

Dauernotiz

Im Reiter Dauernotiz wird die zur Auftragsposition hinterlegte rechnungspositionsunabhängige Dauernotiz angezeigt. Über die Schaltfläche zur Auftragsposition gelangt der Anwender zum Dialog Auftragsposition ändern | Reiter Dauernotiz. Dort können Änderungen an der Dauernotiz vorgenommen werden.

Ein * (Sternchen) am Ende des Reiters Dauernotiz zeigt an, dass eine Dauernotiz vorhanden ist.

Notiz

In der Honorarschreibung kann, zur im oberen Bildschirmbereich markierten Rechnungsposition, eine Notiz erstellt werden.

Der linke Bereich enthält ein Freitextfeld samt RTF-Editor, während im rechten Bereich Dokumente aus dem Office Manager, aus DocuWare oder von der Festplatte als verbundene Einträge hinzugefügt werden können.

Im unteren Bereich wird die Notiz der zuletzt fakturierten Rechnungsposition angezeigt.

Ein * (Sternchen) am Ende des Reiters Notiz zeigt an, dass eine aktuelle Notiz vorhanden ist.

Einzelrechnungsdruck

Programmaufruf

Über das Symbol Drucker oder der Tastenkombination Strg+D kann der Einzelrechnungsdruck aufgerufen werden.

Programmzweck

Der Druck der Rechnungen erfolgt sehr komfortabel über Word für Windows oder über Report. Für den Rechnungsdruck werden alle Rechnungspositionen berücksichtigt, die den Status "freigegeben" haben.

Wichtig: Beim Aufruf Startbildschirm Rechnungsdruck wird die Rechnungsnummer vergeben. Deshalb ist in diesem Moment der Rechnungsdruck für andere Mitarbeiter gesperrt.

Dass der Rechnungsdruck gerade gesperrt ist, wird durch folgende Meldung angezeigt:

Diese Meldung zeigt, welcher Mitarbeiter momentan im Startbildschirm steht. Verlässt der Mitarbeiter die Bildschirmanzeige mit OK oder Abbrechen, steht der Rechnungsdruck wieder für alle Mitarbeiter zur Verfügung.

Innerhalb des Einzelrechnungsdruck werden die Mandantenstammdaten auf die Pflichtfelder und Rechnungsangaben lt. §14 UStG geprüft. Sind folgende Stammdatenfelder nicht befüllt, wird ein Hinweisfenster angezeigt, das die betroffenen Felder aufführt:

Mandantendaten | Steuerpflichtiger

• Vorname
• Nachname
• Straße
• PLZ
• Ort
• Land
• E-Mail (Rechnungsversand) (im Fall, dass der Rechnungsversandweg als E-Mail definiert wurde)
• Bankverbindungen (wenn Basis- oder Firmenlastschrift ausgewählt wurde)

Mandantendaten | Unternehmen

• Bezeichnung 1
• Straße
• PLZ
• Ort
• Land
• E-Mail (Rechnungsversand) (im Fall, dass der Rechnungsversandweg als E-Mail definiert wurde)
• Bankverbindungen (wenn Basis- oder Firmenlastschrift ausgewählt wurde)

Mandant | Fakturierung und Aufträge | Aufträge bearbeiten

• SEPA-Mandat für Basislastschrift (wenn Basislastschrift beim Rechnungsdruck ausgewählt wurde)
• SEPA-Mandat für Firmenlastschrift (wenn Firmenlastschrift beim Rechnungsdruck ausgewählt wurde)

Bereich Drucken und Versenden

Im Bereich Drucken und Versenden wird bestimmt, ob eine Rechnung oder nur ein Rechnungsvorschlag erstellt werden soll. Wird ein Rechnungsvorschlag gedruckt, wird innerhalb der Rechnung der Text Rechnung durch Rechnungsvorschlag ersetzt.

Drucken mit Word und Report Speicherformat der Rechnung

Außerdem können Sie für den Ausdruck zwischen Word für Windows und Report (Listmanager) wählen.

Um ein einheitliches Speicherformat für Rechnungen – unabhängig vom verwendeten Vorlagen-Format (Report, Word) und dem Versandweg (Papier, ADDISON Direkt oder E-Mail) – zu erreichen, werden Rechnungen nur noch als PDF gespeichert.

Das bedeutet, dass analog zur Nutzung von Report-Rechnungsvorlagen auch bei Verwendung von Word-Rechnungsvorlagen die Rechnung als .pdf anstelle .doc bereitgestellt wird.

Ist der Check Zeitnachweis zur Rechnung gesetzt, wird automatisch mit der Rechnung der Zeitnachweis erstellt und beim Versand der Rechnung beigefügt. Es werden dazu die Einstellungen verwendet, die unter Auswertung / Rechnung / Zeitnachweis gesteuert sind.

Bei der Aufbereitungsvariante Word darf während des Rechnungsaufbaus - also nach Betätigen der Drucken-Schaltfläche und vor Fertigstellung der Wordrechnung - nicht ein anderes Worddokument angeklickt werden. Ansonsten wird der Hinweis ausgegeben, dass die Rechnung nicht erstellt werden konnte. Die Rechnungspositionen behalten ihren Status (fakturiert).

XRechnung

Wird der Erstellungstyp XRechnung ausgewählt, ist ein Wechsel auf Word oder Report nicht möglich, da bei diesem Format keine Ausgabe auf Rechnungsformulare erfolgt. Rechnungsvorschläge und Rechnungen werden visualisiert im Listenmanager abgelegt.

Wichtig: XRechnungen können nur mit dem Empfänger Firma und der Hausanschrift des Unternehmens erzeugt werden. Eine Umstellung beim Rechnungsdruck ist nicht möglich. Aus diesem Grund ist es wichtig die Auftragsstammdaten entsprechend zu pflegen.

Sind die Auftragsstammdaten nicht richtig eingestellt, erfolgt bei der Rechnungserstellung folgender Hinweis

Versandweg

Hier wird der für diesen Mandanten eingestellte Versandweg (Mandant / Allgemeine Daten / Kanzleiverbindung) der Rechnung angezeigt. Ist in den Kanzleioptionen im Reiter Fakturierung der Direktversand per ADDISON Direkt / E-Mail aktiviert wird zusätzlich beim Versand "automatisch" und beim Versandweg E-Mail die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand angezeigt.

Drucker

Im Feld Drucker wird der Drucker angezeigt, mit dem die Rechnung gedruckt wird. Die Auswahl kann hier manuell für den aktuellen Rechnungsdruck angepasst werden. Diese Auswahl übersteuert dann nachgelagerte Steuerungen des Drucks.

• Bei von Nutzung der Word-Vorlagen kann bei Rechnungsvorschlägen kein Drucker an Word übergeben werden.
• Bei Versand an ADDISON Direkt kann kein Drucker bestimmt werden.
• Sollte der aktuell ausgewählte Drucker nicht verfügbar sein, so wird die Druckerauswahl immer aktiv. Es muss dann ein Drucker bestimmt werden, auf dessen Basiseinstellungen die Rechnungen erstellt werden. Bei Versand an ADDISON Direkt oder wenn keine Exemplare gedruckt werden sollen, erfolgt keine Ausgabe.

Exemplare für Druck

Hier bestimmen Sie die Anzahl der Rechnungsexemplare, die gedruckt werden sollen.

• Die eingegebenen Exemplare werden beim nächsten Rechnungsdruck wieder vorgeschlagen.

• Diese Einstellung ist arbeitsplatzabhängig.

• Geben Sie 0 ein, wird keine Rechnung zur Versendung an den Mandanten erzeugt. Sie werden darauf mit einem gelben Warndreieck aufmerksam gemacht.

  : : Die Rechnungspositionen stehen aber im Rechnungsausgangsbuch und haben den Status fakturiert. Die Rechnungen können aus dem Rechnungsausgangsbuch oder CRM-Dialog mit Wiederholungsdruck der Rechnung ausgegeben werden.

• Geben Sie mehr als ein Exemplar ein, wird auf der Word Rechnung schräg der Text KOPIE ab dem zweiten Exemplar angedruckt. Wünschen Sie diesen Ausdruck nicht, können Sie in der entsprechenden Vorlagendatei das Makro Wasserzeichen löschen.
  Bei Report Rechnungen wird der Text Kopie mit angedruckt.

• Bei Versand an ADDISON Direkt kann der Wert nicht geändert werden.

Belegdatum

Geben Sie hier das Rechnungsdatum ein. Es wird das Tagesdatum vorgeschlagen, dies kann jedoch geändert werden.

Belegnummer

Die Belegnummer wird automatisch vorgeschlagen.

Dabei ist zu beachten, dass jeder Standort einen eigenen Belegnummernkreis hat. Die Laufende Nummer bewegt sich in dem Bereich, der für den Standort vorgegeben ist.

Für das Speichern der Rechnung wird zusätzlich zur Belegnummer das Jahr mit verwendet

Beispiel: RG-Nummer = 3001 der Dateiname der Rechnung ist 06003001.DOC bzw. 063001.PDF.

Die Standardverzeichnisstruktur für die Ablage der Rechnungsdateien ist ADDISON-Datenverzeichnis\Rechnung<Kanzleinummer>\

Die Informationen zu den Belegnummern finden Sie im Bereich Kanzleistruktur in den Kanzleistammdaten.

Wichtig: Die Belegnummern müssen in den Stammdaten immer eingegeben werden, auch wenn Ihre Kanzlei nur einen Standort hat.

Zahlungsart

Die Zahlungsart wird zur Information angezeigt. Sie kann über die Schaltfläche Adresse einmalig oder in der Auftragsverwaltung beim Auftrag dauerhaft geändert werden.

Adresse

Die Adresse wird zur Information angezeigt. Sie kann über die Schaltfläche "Adresse" einmalig oder in der Auftragsverwaltung beim Auftrag dauerhaft geändert werden.

Nach Bestätigung der Schaltfläche wird die Rechnung gedruckt.

Nach dem Rechnungsdruck wird der Dialog Rechnung drucken automatisch nochmals geöffnet, wenn weitere Rechnungspositionen eines anderen Auftrages den Status freigegeben haben und in den Kanzleistammdaten unter Optionen / Fakturierung / Aufträge in einer Rechnung der Check nicht gesetzt ist. D.h. dass jeder Auftrag in eine eigene Rechnung gedruckt wird.

Druckoptionen

Über die Schaltfläche Optionen können verschiedene Einstellungen zum Rechnungsdruck vornehmen.

Rechnungsformular

Für den Rechnungsdruck werden "Dokumentenvorlagen" von Word (RechXX.DOT) bzw. Reportvorlagen (RechXX.VLG) für den Listenmanager verwendet.

• Das zu verwendende Rechnungsformular wird beim Auftrag vergeben.
• Über die Auswahlbox kann das Rechnungsformular für diese Rechnung geändert werden.
• Die angezeigten Vorlagendateien sind in der Datei
  TROJAMDI.INI eingetragen.
• Das Rechnungsformular XRechnung ist eine nicht anpassbare Vorlage zur Visualisierung von XRechnungen zur internen Verwendung.

Unterdrücken von Spalten

Beim Rechnungsdruck kann das Ausfüllen der folgenden Spalten durch Setzen der Häkchen unterdrückt werden:

• Zeitraum,
• Gegenstandswert,
• Zehntelsatz und
• Gebührentabelle.

Steuerung des Positionsbereichs

Tabellenzeilen 1. Seite und Tabellenzeilen weitere Seiten

Hier wird festgelegt wie viele Tabellenzeilen für die Rechnungspositionen auf der ersten Seite und auf den Folgeseiten ausgegeben werden sollen.

Leerzeilen zwischen Positionen

Hier wird festgelegt, wie viele Leerzeilen zwischen den einzelnen Rechnungspositionen gesetzt werden sollen.

Summierung der Postpauschale / Auslagen

Sofern in den Kanzleioptionen / Fakturierung / Berechnung Postpauschale die Option Postpauschale je Rechnungsposition gesteuert ist, wird die Postpauschale auch je Rechnungs-position ausgewiesen.

Wenn das Feld zur Summierung angekreuzt wird, werden die Postpauschalen am Ende der Rechnung in einer Summe ausgewiesen. Außerdem wird als Text für die Auslagen der Text der bei den Kanzleioptionen / Rechnungstexte / Text für Auslagen hinterlegt ist angedruckt.

Bei einer XRechnung werden Postpauschalen, Auslagen und Reisekosten immer am Ende einer Rechnung in je einer eigenen Summe ausgewiesen.

Der mit den Auslagen manuell erfasste Auslagentext wird mit in der Rechnung angedruckt, wenn das Feld zur Summierung nicht angekreuzt wird.

Vorlauftext

Hier wird der Text der bei den Kanzleioptionen / Rechnungstexte / Vorlauftext hinterlegt ist angezeigt.

Der Text kann für diesen Rechnungsdruck geändert werden.

Nachlauftext

Hier wird der Text der bei den Kanzleioptionen / Rechnungstexte / Nachlauftext hinterlegt ist angezeigt.

Der Text kann für diesen Rechnungsdruck geändert werden.

Zuständiger Mitarbeiter

Wenn nichts eingetragen ist, wird als Bearbeiter auf der Rechnung standardmäßig der Hauptansprechpartner des Mandanten angedruckt. (Hinterlegt im Bereich: Mandant | Allgemeine Daten / Allgemeine Daten / Kanzleiverbindung).

Im Feld zuständiger Mitarbeiter kann für diesen Rechnungsdruck ein abweichender Bearbeiter eingetragen werden.

Fibu-Nr. der Kanzlei

Ist in den Kanzlei-Stammdaten eine Fibu-Nr. der Kanzlei hinterlegt, so wird diese automatisch übertragen. Dieser Übertrag betrifft die Bereiche Debitorensollstellung, Storno, Gutschrift und DTA.

Leistungsdatum

Das Leistungsdatum entspricht standardmäßig dem Systemdatum und kann bei Bedarf geändert werden.

Mit dem Leistungsdatum wird der zu verwendende gültige Umsatzsteuersatz ermittelt, welche in den Kanzleioptionen / USt/Konten hinterlegt ist.

Bei einer XRechnung wird die Funktion Leistungsdatum je Rechnungsposition nicht unterstützt.

Fälligkeitsdatum

Das Fälligkeitsdatum wird aufgrund des Rechnungsdatums und der im Feld Fällig in Tagen in den Kanzleioptionen / Fakturierung / fällig in Tagen hinterlegten Frist berechnet. Das Fälligkeitsdatum kann bei Bedarf geändert werden.

Dateiablage der Rechnungen

Damit mehrere Kanzleien mit gleichem Rechnungsnummernkreis arbeiten können, werden die Rechnungen unter dem ADDISON Installationsverzeichnis\Daten\Rechnungen\KanzleiNr gespeichert.

Adresse

Die Informationen über Rechnungsanschrift und Zahlungsart sind im Auftrag hinterlegt und dienen als Grundlage für die Rechnungsschreibung. Diese Angaben können jedoch einmalig für die Rechnungsschreibung geändert werden. Außerdem kann die Anschrift im Adressfeld komplett überschrieben werden. Nach dem Druck stehen wieder die Daten aus dem Auftrag zur Verfügung.

XRechnung

Übersicht Allgemein

Im Kanzleimandanten kann unter Kanzlei / Fakturierung / XRechnung eine Übersicht der XRechnungen aufgerufen werden. In diesem Aufruf werden alle Rechnungen angezeigt, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung als XRechnung erzeugt wurden.

Die Übersicht startet mit einem Selektionsdialog. Ohne gewählte Selektion werden alle XRechnungen angezeigt, die noch nicht erzeugt worden sind. XRechnungen aus Gutschriften oder Stornorechnungen werden nur angezeigt, wenn zuvor bereits die XRechnung erzeugt wurde. Über die Option alle Rechnungen (inklusive bereits versendeter XRechnungen) können auch bereits erzeugte Datensätze erneut angezeigt werden.

Die Datensätze, zu denen jetzt die XML-Datei und ggf. eine E-Mail erzeugt werden sollen, sind in der Spalte OK zu markieren. Mit der Schaltfläche XRechnung erstellen öffnet sich der Dialog XRechnung Optionen.

Die amtliche Bezeichnung der Kanzlei wird aus den Eingaben der Kanzleistammstammdaten ermittelt und kann ggf. noch abgeändert werden. Außerdem werden die möglichen Bankverbindungen der Kanzlei zur Auswahl einer Bankverbindung für die XRechnung angezeigt. Die gewählte Bankverbindung wird den XRechnungen vom Zahlungstyp Rechnung Nach Bestätigung werden alle XRechnungen erstellt.

Ausgabe für (manuellen) Upload

Die Ausgabe einer Datei erfolgt immer dann, wenn unter Mandant / Allgemeine Daten / Kanzleiverbindung in der Gruppierung Rechnung - Versandweg die Option XRechnung ausgewählt ist, aber zu der Funktion Versand per E-Mail keine E-Mail-Adresse angegeben wurde.

In diesen Fällen wird die Datei im ADDISON-Datenverzeichnis abgelegt. Es erfolgt keine automatische Versendung und die Datei wird unter […]\ADDISON\Software\Daten[Mandantennummer]\XRechnung[Kanzleinummer]\ abgelegt. Analog zu der Ablage von PDF-/Word-Rechnungsdateien wird die Rechnungsnummer als Dateiname verwendet.

Versand per Mail

Die Ausgabe einer Datei als Anhang an eine E-Mail erfolgt immer dann, wenn unter Mandant / Allgemeine Daten / Kanzleiverbindung in der Gruppierung Rechnung - Versandweg die Option XRechnung ausgewählt ist, und zu der Funktion Versand per E-Mail eine E-Mail-Adresse im Mandantenstamm in den Kommunikationsdaten (E-Mail - Rechnungsversand) hinterlegt ist.

In diesen Fällen wird mit dem Standard-E-Mail-Programm eine neue E-Mail erzeugt und automatisch die Datei als Anhang beigefügt.

Dabei wird die Empfänger-E-Mail-Adresse als Vorschlagswert in dem Empfänger übergeben. Für jede XRechnung wird eine eigene E-Mail erzeugt. Diese kann, bei Bedarf, angepasst werden.

Sammeldruck von Rechnungen

Programmaufruf

Über Fakturierung / Sammeldruck erhalten Sie den folgenden Dialog:

Programmzweck

Mit dem Sammeldruck werden alle freigegebenen Rechnungen aller ausgewählten Mandanten angezeigt und können auf einmal gedruckt werden. Das führt zu einer enormen Zeit- und Kostenersparnis.

Mandantenauswahl

Hier können die Mandanten ausgewählt werden, die abgerechnet werden sollen. Die Eingabe kann wahlweise manuell oder durch die Suchfunktion Fernglas bzw. die F2-Taste erfolgen.

Versandweg

Bei Start des Sammeldrucks kann optional auf einen Versandweg eingeschränkt werden.

Es stehen folgende Versandwege zur Verfügung:

• Alle Versandwege
• Mandanten ohne digitale Versandoption (Papier)
• Mandanten mit digitaler Versandoption (ADDISON Direkt, E-Mail)

Für den Versand von Rechnungen mit der Option Mandanten mit digitaler Versandoption sind folgende Voraussetzungen zu beachten:

Versandweg an ADDISON Direkt

• Für den Mandanten muss ein aktiver Zugang zu ADDISON Direkt vorliegen.
• Im Mandantenstamm / Allgemeine Daten / Kanzleiverbindung muss im Bereich Rechnung - Versandweg die Option ADDISON Direkt aktiviert sein.

Versandweg per E-Mail

• Für den Mandanten muss in den Mandantenstammdaten als Kommunikationsart eine E-Mail (Rechnungsversand) erfasst sein
• Im Mandantenstamm / Allgemeine Daten /Kanzleiverbindung muss im Bereich Rechnung - Versandweg die Option E-Mail aktiviert sein.
• In den Kanzleioptionen | Fakturierung darf die Option manueller Einzeldruck nicht aktiviert sein.

Freigegebene Rechnungspositionen in Mandanten mit Rechnungsart XRechnungen werden im Sammelrechnungsdruck nicht angezeigt.

Auftragsauswahl

Hier kann eingegrenzt werden, welche Aufträge abgerechnet werden sollen, z.B. Auftrag 10 = Finanzbuchhaltung

Zeitraum

Eingabe des Zeitraums der abgerechnet werden soll (MM/JJ).

Hauptansprechpartner

Hier kann der Hauptansprechpartner eingegeben werden.

Damit werden nur die freigegebenen Aufträge der gewählten Ansprechpartner angezeigt.

Das hat den Vorteil, dass die Rechnungen des jeweiligen Verantwortlichen der Reihe nach gedruckt und zur Unterschrift weitergereicht werden können.

Zahlungsart

Hier kann die entsprechende Zahlungsart ausgewählt werden.

Es kann ausgewählt werden zwischen

• Rechnung
• Einzugsermächtigung/Basislastschrift
• Abbuchungsverfahren/Firmenlastschrift
• Factoring
• Rechnung ohne Überweisungsträger

Nach Bestätigen der Schaltfläche OK wird eine Liste angezeigt, in der alle Aufträge mit Positionen, die den Status "freigegeben" haben, aufgeführt sind.

Es kann nun noch genauer definiert werden welche Rechnungen gedruckt werden sollen.

Validierung der Stammdaten

Innerhalb des Sammeldrucks werden - wie auch im Einzeldruck - die Kanzlei - und Mandantenstammdaten auf die Pflichtfelder und Rechnungsangaben lt. §14 UStG geprüft. Sind folgende Stammdatenfelder nicht befüllt, wird ein Warnhinweis in der Übersicht der Rechnungen angezeigt:

Kanzleidaten:

• Bezeichnung 1
• Straße
• PLZ
• Ort
• E-Mail

Kanzleidaten | Optionen | Fakturierung:

• USt-ID oder
• Steuernummer

Mandantendaten | Steuerpflichtiger

• Vorname
• Nachname
• Straße
• PLZ
• Ort
• Land
• E-Mail (Rechnungsversand) (im Fall, dass der Rechnungsversandweg als E-Mail definiert wurde)
• Bankverbindungen (wenn Basis- oder Firmenlastschrift ausgewählt wurde)

Mandantendaten | Unternehmen

• Bezeichnung 1
• Straße
• PLZ
• Ort
• Land
• E-Mail (Rechnungsversand) (im Fall, dass der Rechnungsversandweg als E-Mail definiert wurde)
• Bankverbindungen (wenn Basis- oder Firmenlastschrift ausgewählt wurde)

Mandant | Fakturierung und Aufträge | Aufträge bearbeiten

• SEPA-Mandat für Basislastschrift (wenn Basislastschrift beim Rechnungsdruck ausgewählt wurde)
• SEPA-Mandat für Firmenlastschrift (wenn Firmenlastschrift beim Rechnungsdruck ausgewählt wurde)

Nicht valide Rechnungen werden nicht angewählt (Haken OK ist nicht gesetzt) und auch nicht in die Summe der Rechnungen eingerechnet.

Druck einzelner Rechnungen

Wenn eine Rechnung mit Doppelklick geöffnet wird, kann diese als einzelne Rechnung gedruckt werden.

Die Auswahloptionen sind die Gleichen wie bei der Einzelrechnungsschreibung.

Schaltflächen alle/keine wählen

Der Sammeldruck berücksichtigt nur Rechnungspositionen die in der Spalte OK mit einem Kreuz gekennzeichnet sind.

Über die Schaltfläche keine wählen werden alle Positionen deaktiviert und können nun einzeln zum Rechnungsdruck freigegeben werden.

Über die Schaltfläche alle wählen werden alle Positionen aktiviert und zum Rechnungsdruck freigegeben. Sie können nun einzeln deaktiviert werden.

Sammeldruck der ausgewählten Rechnungen

Über die Schaltfläche erscheint der Dialog Rechnung drucken.

Optionen

Wichtig: Ist die Schaltfläche OK ausgegraut muss über die Optionen ein Rechnungsformular auswählt werden.

Das ausgewählte Rechnungsformular hat für alle selektierten Rechnungen Gültigkeit.

Das bedeutet, dass die im Auftrag hinterlegten Rechnungsformulare nicht berücksichtigt werden.

Die Beschreibung zu den einzelnen Optionsfeldern ist bereits beim Einzelrechnungsdruck erfolgt.

Bereich Drucken und versenden

Speicherformat der Rechnung

Hier kann für den Ausdruck zwischen Word für Windows und Report (Listmanager) gewählt werden.

Bei der Aufbereitungsvariante Word darf wie beim Einzeldruck während des Rechnungsaufbaus nicht ein anderes Worddokument angeklickt werden. Ansonsten wird der Hinweis ausgegeben, dass die Rechnung nicht erstellt werden konnte. Die Rechnungspositionen behalten ihren Status (fakturiert).

Um ein einheitliches Speicherformat für Rechnungen – unabhängig vom verwendeten Vorlagen-Format (Report, Word) und dem Zustellungsweg (Papier, ADDISON Direkt) – zu erreichen, werden Rechnungen nur noch als PDF gespeichert.

Das bedeutet, dass analog zur Nutzung von Report-Rechnungsvorlagen auch bei Verwendung von Word-Rechnungsvorlagen die Rechnung als .pdf anstelle .doc bereitgestellt wird.

Drucker

Im Feld Drucker wird der Drucker angezeigt, mit dem die Rechnung gedruckt wird. Die Auswahl kann hier manuell für den aktuellen Rechnungsdruck angepasst werden. Diese Auswahl übersteuert dann nachgelagerte Steuerungen des Drucks.

• Bei von Nutzung der Word-Vorlagen kann bei Rechnungsvorschlägen kein Drucker an Word übergeben werden.
• Bei Versand an ADDISON Direkt kann kein Drucker bestimmt werden.
• Sollte der aktuell ausgewählte Drucker nicht verfügbar sein, so wird die Druckerauswahl immer aktiv. Es muss dann ein Drucker bestimmt werden, auf dessen Basiseinstellungen die Rechnungen erstellt werden. Bei Versand an ADDISON Direkt oder wenn keine Exemplare gedruckt werden sollen, erfolgt keine Ausgabe.

Exemplare

Hier bestimmen Sie die Anzahl der Rechnungsexemplare, die gedruckt werden sollen.

• Die eingegebenen Exemplare werden beim nächsten Rechnungsdruck wieder vorgeschlagen.

• Diese Einstellung ist arbeitsplatzabhängig.

• Geben Sie 0 ein, wird keine Rechnung zur Versendung an den Mandanten erzeugt. Sie werden darauf mit einem gelben Warndreieck aufmerksam gemacht.

  : : Die Rechnungspositionen stehen aber im Rechnungsausgangsbuch und haben den Status fakturiert. Die Rechnungen können aus dem Rechnungsausgangsbuch oder CRM-Dialog mit Wiederholungsdruck der Rechnung ausgegeben werden.

• Geben Sie mehr als ein Exemplar ein, wird auf der Word Rechnung schräg der Text KOPIE ab dem zweiten Exemplar angedruckt. Wünschen Sie diesen Ausdruck nicht, können Sie in der entsprechenden Vorlagendatei das Makro "Wasserzeichen" löschen

• Bei Report Rechnungen wird der Text Kopie angedruckt.

Belegdatum

Geben Sie hier das Rechnungsdatum ein. Es wird das Tagesdatum vorgeschlagen, dies kann jedoch geändert werden.

Es kann die Meldung „Es konnten nicht alle selektieren Rechnungen verarbeitet werden“ erscheinen.

Mögliche Ursache: wenn in den Kanzleistammdaten unter Kanzleioptionen / Fakturierung / Aufträge in einer Rechnung der Check gesetzt ist, d.h. dass alle Aufträge in einer Rechnung gedruckt werden und die Aufträge

• unterschiedliche Anschriften oder
• ein Auftrag hat Bankeinzug und ein der andere Auftrag nicht oder
• bei einem Bankeinzug fehlt die Kontonummer.
• Stellen Sie im Auftrag sicher, dass die so genannten Auftragskopfdaten für alle Aufträge identisch sind.

Bewertung halbfertiger Aufträge

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Fakturierung / Halbfertige Aufträge

Programmzweck

Es können jederzeit alle halbfertigen Aufträge bewertet werden.

Als halbfertig werden alle von den Mitarbeitern erfassten Stunden (Leistungen) bewertet, die den Status angelegt oder bearbeitet haben. Die Ergebnisse können anschließend in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Bei der Übergabe in die Finanzbuchhaltung werden die Konten:

• Bestand halbfertig und
• Bestandsveränderung bebucht.

Auswertungsgruppe

Die Auswertungsgruppe fasst alle Tätigkeiten zusammen, die in den Tätigkeitsstammdaten den entsprechenden Auswertungsgruppen zugeordnet sind.

In der Auswertungsgruppe ist der Stundensatz, mit dem die halbfertigen Leistungen bewertet werden sollen, zu erfassen.

Zugang

In der Spalte Zugang sind alle halbfertigen Stunden, die noch nicht in die Finanzbuchhaltung übergeben wurden, bewertet mit dem Stundensatz der bei der Auswertungsgruppe hinterlegt ist.

Abgang

In der Spalte Abgang stehen alle Stunden, die nach ihrem Zugang in die Finanzbuchhaltung einen höheren Status erhalten haben. Also Status fertig, kalkuliert, freigegeben fakturiert oder nicht berechenbar, bewertet mit dem Stundensatz der bei der Auswertungsgruppe hinterlegt ist.

Differenz

Differenz ist der Saldo zwischen Zugang und Abgang.

Optionen

In den Optionen werden die Daten der Kanzlei Fibu Nr. und der Bestandskonten wie sie in den Kanzleioptionen angelegt sind angezeigt und können für diese Übergabe noch geändert werden.

Der Pfad Finanzbuchhaltung ist nur einzugeben, wenn die Übergabe in eine „Fremdbuchhaltung“ außerhalb des Systems zu übergeben ist. Das bedeutet eine Dateiausgabe (Fibu.dat, ADIMP_kanzlei.csv, winfib.asc, fbs.dat) in den angegebenen Pfad.