Kanzleihandbuch

Kanzleihandbuch

Programmaufruf

Programmaufruf

Innerhalb des ADDISON Desktop kann das Kanzleihandbuch mit den einzelnen Aufgabenfeldern gestartet werden.

Startansicht

Programmaufruf aus einem Vorgang

Wird das Kanzleihandbuch aus einem bestehenden Vorgang z.B. Rechnungswesen aufgerufen, so steht man direkt im jeweiligen Aufgabenfeld des Kanzleihandbuchs.

Aufgabenfelder

Die Aufgabenfelder werden auf der linken Seite des Kanzleihandbuchs abgebildet.

Sie werden unterteilt in die folgenden Kategorien:

Management

Aufträge gewinnen und sichern

Online-Dienste

Kanzleiorganisation

Steuerberatung

Wirtschaftsprüfung

Betriebswirtschaftliche Beratung

Rechtsberatung

Auftrag, Mandat beenden

Die Aufgabenfelder sind i.d.R. in weitere Prozess-Kategorien unterteilt

Prozesslandschaft

Allgemeine Informationen

Mit der Auswahl einer Prozesskategorie wie z.B. Rechnungswesen erhält man die jeweiligen Prozesskarten, mit denen der Ablauf eines Prozesses beschrieben wird.

Abbildung eines Prozesses

Prozesskarten

Die Prozesskarten sind der Grundstein, aus denen sich die Prozesslandschaft und damit die tieferen Prozessebenen zusammensetzen.

Arbeitsabläufe der Kanzlei, über die sich Ihr Mitarbeiter informieren möchte, werden im
ADDISON Kanzleihandbuch über diese Prozesskarten übersichtlich und transparent abgebildet.

Die mit einem Pfeilsymbol dargestellten Prozesskarten weisen auf eine untergeordnete Prozessebene hin.

Mit einem Checklistensymbol gekennzeichnete Prozesskarten beinhalten Hilfsmittel wie Arbeitspapiere oder datenbankbasierte Checklisten.

Auf drei Ebenen werden die Kanzleiprozesse in Tabellenform abgebildet und erlauben eine schnelle und einfache Navigation innerhalb des Prozesses.

Prozesstoolbar

Allgemeine Informationen

Über die Prozesstoolbar werden alle wichtigen Funktionen zum Bearbeiten der Prozesslandschaft zur Verfügung gestellt.

Menübefehle

Über das Icon können die folgenden Menübefehle aufgerufen werden:

Neuen Prozess/ Prozessschritt anlegen

Prozess/ Prozessschritt löschen

Prozess als Vorlage speichern

Drucken

Prozess/ Prozessschritt bearbeiten

Bearbeitungsmodus ein-/ ausschalten

Dokument zuordnen

Internetlink zuordnen

Prozessschritt nach link verschieben

Prozessschritt nach recht verschieben

Aktualisieren

Prozesse aus Vorlagenverzeichnis importieren

Um über diese Menüpunkte Prozesse/ Prozessschritte zu bearbeiten, muss der Bearbeitungsmodus eingeschaltet sein.

Neuen Prozess / Prozessschritt anlegen bzw. löschen

Über das Icon können neue Prozesse angelegt, oder innerhalb eines bestehenden Prozesses ein weiterer Prozessschritt hinzugefügt werden.

Über das Icon können diese Prozesse gelöscht werden.

Anpassen des Seitenbereich-Baums im Kanzleihandbuch

Es besteht die Möglichkeit, die Reihenfolge und Hierarchie der Einträge im Seitenbereich-Baum des Kanzleihandbuchs an eigene Bedürfnisse/Einteilungen anpassen zu können.

Über die rechte Maustaste können die Aufgabenfelder im Seitenbereich wie folgt angepasst werden:

• Neuanlegen
• Umbenennen
• Löschen
• Nach oben oder unten verschieben
• Höher oder tiefer stufen

Die Bearbeitung des Seitenbereichs des Kanzleihandbuchs kann über ein BBS-Recht geschützt werden und damit festgelegt werden, welche BBS-Nutzer bzw. BBS-Nutzergruppen im Kanz-leihandbuch Änderungen an grundlegender Struktur durchführen dürfen.

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Prozess als Vorlage speichern

Mit dem - Icon können Prozesse als Vorlage gespeichert werden.

Geben Sie eine Bezeichnung und eine dazugehörige Beschreibung des Prozesses an.

Drucken

Über das Icon können die Prozesse gedruckt werden.

Sie können im Bereich der Orientierung festgelegen, wie das Dokument auf der Seite positioniert wird.

Bei Auswahl von Hochformat wird der Ausdruck vertikal ausgerichtet. Bei Auswahl von Querformat wird der Ausdruck horizontal ausgerichtet.

Über den Bereich Spalten pro Seite kann die Anzahl der Prozessspalten festgelegt werden. Je nach Format wird die maximale Spaltenanzahl angegeben.

Innerhalb des Bereichs Drucken legen Sie fest, ob Sie die aktuelle Bildschirmansicht drucken möchten, oder den gesamten Prozess.

Rahmendaten

Zum Ändern einer Prozessschrittbezeichnung oder um ein angehängtes Dokument zu löschen rufen Sie das Icon Rahmendaten auf.

In den Rahmendaten kann zu einem Prozessschritt ein verantwortlicher Mitarbeiter und Aufgabenbereiche (Rolle) hinterlegt werden.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, Informationen wie z.B. Bemerkungen, Ablageort einer Akte oder ein gewünschtes Ergebnis für einen Prozessschritt zu hinterlegen.

Wird mit der Maus auf einen Prozessschritt gezeigt, erfolgt eine Kurzinfo zu den jeweiligen Bereichen.

Weiterführende Informationen zu einer Prozesskarte als Endpunkt

Innerhalb einer Prozesskarte werden über die Registerkarte Eigenschaften die folgenden In-formationen sichtbar:

• Bezeichnung der Prozesskarte
• Verantwortlicher Mitarbeiter
• Rolle des Mitarbeiters in der Kanzlei
• Beschreibung des Prozesses
• Ablageort
• Ergebnis
• Verknüpfte Dokumente zu einer Prozesskarte

Diese weiterführenden Informationen können in den Rahmendaten einer Prozesskarte hinter-legt werden.

Bearbeitungsmodus ein- / ausschalten

Der Editiermodus kann über das Icon ein- bzw. ausgeschaltet werden.

Die Neuanlage eines Prozesses / Prozessschrittes, das Verschieben eines Prozessschrittes und das Löschen eines Prozessschritts sind nur im eingeschalteten Editiermodus möglich.

Anhängen von Dokumenten und einem Datenpfad

Zum Anhängen von Dokumenten oder dem Hinterlegen eines Dokumentenpfades wählen Sie das Icon aus.

In dem folgenden Dialog können über das Fernglas Symbol Dokumente hinterlegt werden. Alternativ kann über das Ordner Symbol ein Datenpfad hinterlegt werden.

Auswahl und Aufruf von DocuWare-Dokumenten

Über das Icon besteht die Möglichkeit, DocuWare-Dokumente an Prozesskarten des Kanzleihandbuchs zu hinterlegen und aufrufen zu können, sodass die revisionssichere Ablage der Kanzlei-Dokumentation gewährleistet ist und damit eine Revisionskontrolle/Änderungshistorie gewährleistet wird.

Schreibgeschützte Dokumente/Vorlagen innerhalb einer Prozesskarte

Dokumente / Vorlagen, die an einer Prozesskarte hinterlegt wurden, sind geschützt und können von Mitarbeitern absichtlich oder versehentlich nicht überschrieben werden.

Weiterführende Informationen zu einer Prozesskarte als Endpunkt

Innerhalb einer Prozesskarte werden über die Registerkarte Eigenschaften die folgenden In-formationen sichtbar:

• Bezeichnung der Prozesskarte
• Verantwortlicher Mitarbeiter
• Rolle des Mitarbeiters in der Kanzlei
• Beschreibung des Prozesses
• Ablageort
• Ergebnis
• Verknüpfte Dokumente zu einer Prozesskarte

Diese weiterführenden Informationen können in den Rahmendaten einer Prozesskarte hinter-legt werden.

Hinterlegen von Internet Links

Über das Icon können Sie für einen Prozessschritt Internet Links hinterlegen.

Prozessschritt verschieben

Über die Pfeilsymbole können Sie innerhalb der Prozesslandschaft einen Prozessschritt nach links oder rechts verschieben.

Aktualisieren der Ansicht

Das Icon wird die Ansicht der Prozesslandschaft aktualisieren.

Innerhalb der Navigation wird der Pfad eines Prozesses angezeigt. Damit wird ersichtlich, an welcher Stelle man sich innerhalb der Prozesslandschaft befindet.

Mit den Pfeilsymbolen kann man zwischen den Prozessebenen wechseln.

BBS-Rechte

Einrichten des BBS-Rechts

Über das BBS (Benutzerberechtigungssystem) kann innerhalb der Kategorie ZMiS das Attribut Kanzleihandbuch Einträge bearbeiten hinterlegt werden. Ist das Recht nicht hinterlegt, kann der Editiermodus nicht eingeschaltet werden.