Konvertierung der Vorlagen von Word-Dokumenten bei einem Serverumzug

Programmaufruf

Unter dem Menüpunkt Wartung / Prüfung/Konvertierung der Vorlagen von Word-Dokumenten wird ein Dialog aufgerufen, indem die folgenden Optionen für die Konvertierung bei einem Serverumzug hinterlegt werden können:

Unter dem Bereich Bericht kann festgelegt werden, welche Berichtsvorlagen konvertiert werden sollen.

Im Datumsfeld Schriftverkehr ab Datum, wird festgelegt, ab welchen Zeitraum die Schriftverkehrsdokumente konvertiert werden.

Je nachdem, wieviel eigene Berichtsvorlagen in der Kanzleivorlagen bestehen, kann die Konvertierung vom alten Berichtspfaden in den neuen Pfad dauern. Es wird empfohlen, zunächst nur die Eigenen Berichtsdokumente auszuwählen und anschließend den Check bei Kopf- und Fußzeilen zu setzen.

Für den Check Berichte aller Mandanten mit Beginn Wirtschaftsjahr ab… sollte dann das entsprechende Wirtschaftsjahr ausgewählt werden.

Je nach gewähltem Zeitraum, kann diese Konvertierung Zeit in Anspruch nehmen.

Dokumente, die aufgrund des Serverumzug die Vorlage nicht finden, werden ausgelesen und in einem Dialog angezeigt.

Vorlagendatei-Datei wurde nicht gefunden

Innerhalb dieser Spalte werden alle Dokumente mit dem entsprechenden Pfad angezeigt, bei dem die Vorlage nicht gefunden wurde.

Alte Vorlage

Innerhalb dieser Spalte wird die Vorlage mit dem entsprechenden Vorlagenpfad angezeigt, der vor dem Serverumzug bestand.

Neue Vorlage

Innerhalb dieser Spalte wird die Vorlage mit dem entsprechenden Vorlagenpfad angezeigt, auf die die Dokumente nach dem Serverumzug zurückgreifen.

Ändern

Innerhalb dieser Spalte kann über einen Check festgelegt werden, auf welche neuen Vorlagen zurückgegriffen werden soll.

In einem nächsten Schritt werden dann über die Schaltfläche Weiter die Worddokumente, die in der Spalte Ändern einen Check haben, auf die neue Vorlage konvertiert.

Folgende Punkte sind für die Konvertierung der Worddokumente zu beachten:

Die Konvertierung kann nur auf Systemen ausgeführt werden, auf denen auch Word installiert ist.

Bei der Konvertierung wird jedes Berichtsdokument geöffnet und geändert. Dieser Vorgang kann je nach Umfang des Dokuments mehrere Sekunden dauern (es ist mit mindestens 3 Sekunden je Dokument zu rechnen).

Bei Dokumenten, die konvertiert werden, sollte der Schreibschutz entfernt werden. Sollten Dokumente einen Schreibschutz besitzen, müssen die Meldungen hier manuell abgearbeitet werden. Word bleibt hier im Hintergrund „stehen“ und es kann nicht weitergearbeitet werden.

Bei einem aktivem Verzeichnisschutz ist darauf zu achten, dass der durchführende Benutzer (Windows und ADDISON) alle notwendigen Rechte besitzt.

Hinweis zu den Installationsvarianten:

Bei verteilten Installationen-Varianten (File- und Terminalserver), muss die Konvertierung immer auf dem Terminalserver ausgeführt werden.

Bei Client-Server-Installationen kann die Ausführung noch länger dauern