Konzept der Planung und Stundensatzkalkulation

Konzept der Planung und Stundensatzkalkulation

Ablauf

Stammdaten

Hinweis	Die im System vorliegenden Mitarbeiterstammdaten werden in die Planung übernommen und dort weiter verarbeitet. Bei Unvollständigkeit oder Veränderungen, müssen sie entsprechend ergänzt werden.

Erfassung von Plandaten

Hinweise

- Die Planwerte werden immer für ein ganzes Jahr erfasst und berechnet. Die Berechnungen und Kalkulationen basieren auf den Stamm-/ und Plandaten. - Im Kanzleimonitor „Umsatz und Rentabilität“, werden die hier erfassten Plandaten je nach dem gewählten Auswertungszeitraum auch unterjährig ermittelt. - Wir empfehlen Ihnen, etwaige elementare Veränderungen (Personal, Sachkosten etc.) des laufenden Jahres, in den Stamm-/ bzw. Plandaten zeitnah zu ergänzen. So wären Ihre Stundensätze immer auf dem aktuellsten Stand kalkuliert.

Berechnungs-/ und Kalkulationsschritte des Programms

Hinweis	Alle Berechnungen und Kalkulationen basieren auf den zuvor erfassten Stamm- und Plandaten. Diese sollten vollständig und auf dem aktuellsten Stand sein. Anteile, Umlagen und Stundensätze, werden für jeden einzelnen Mitarbeiter/Inhaber/Partner gesondert kalkuliert.
Personalkosten je Stunde	Ergibt die reinen Personalkosten (dazu zählt auch die kalkulatorische Inhaber/Partner-Vergütung) incl. AG-Anteile zur Sozialversicherung u. Pauschal-LSt.
Verrechenbare Stunden	Können auch als produktive oder Mandanten bezogene Stunden bezeichnet werden. Die verrechenbaren Stunden werden für jeden Mitarbeiter/Inhaber/Partner gesondert geplant.
Produktive Personalkosten	Produktive Personalkosten repräsentieren den Anteil der Personalkosten, der auf die verrechenbaren Stunden entfällt. Die produktiven Personalkosten gehören nicht zu den Gemeinkosten.

Gemeinkosten (GMK)	Die Gemeinkosten stellen den Kostenanteil dar, der nicht direkt den Mitarbeitern zugeordnet werden kann, sondern über eine Umlage auf die Stundensätze bzw. verrechenbaren Stunden verteilt wird. Wenn die Gemeinkostenumlage und die Stundensätze exakt berechnet wurden, dann muss die Summe aller geplanten verrechenbaren Stunden, multipliziert mit den jeweiligen internen Stundensätzen, der Gesamtsumme der geplanten Kosten (incl. Personal) entsprechen.
Interne Stundensätze oder auch Kostensätze	Die internen Stundensätze bestehen immer aus zwei Komponenten: - Personalkosten je Stunde (für jeden MA gesondert) - Gemeinkostenumlage je verrechenbarer Stunde (in € oder %) Die internen Stundensätze sollen damit die vollen Kosten einer verrechenbaren Stunde abdecken.

Kalkulationsmethode der GMK-Umlage nach „Zuschlagskalkulation“	Die Kalkulationsmethode kann per Knopfdruck ausgewählt werden. Bei der Zuschlagskalkulation wird eine einheitliche GMK-Umlage ermittelt, die zu den jeweiligen Personalkosten je Stunde addiert wird.
Kalkulationsmethode der GMK-Umlage nach „Aufschlagskalkulation“	Bei der Aufschlagskalkulation wird ein prozentualer Aufschlag ermittelt, der auf die jeweiligen Personalkostensätze je Stunde, als Gemeinkostenumlage aufgeschlagen wird. Die GMK-Umlage hängt damit von den individuellen Personalkosten des Beschäftigten ab.
Kalkulation der Gewinnumlage und Ermittlung der Soll-Stundensätze	Die ausgewählte Kalkulationsmethode wird auch für die Berechnung der Gewinnumlage herangezogen. - Gewinnzuschlag = einheitlicher Gewinnzuschlag in € - Gewinnaufschlag = prozentualer Gewinnaufschlag auf die kalkulierten internen Stundensätze (Kostensätze)
Gewinnumlage nach Zuschlagskalkulation
Gewinnumlage nach Aufschlagskalkulation

Soll-Stundensätze

Soll-Stundensätze setzen sich wie folgt zusammen: Personalkosten je verrechenbarer Stunde (für jeden MA gesondert) + Gemeinkostenumlage je verrechenbarer Stunde (in € oder %) = Interne Stundensätze (Kostensätze) + Gewinnumlage je verrechenbarer Stunde (in € oder %) = Soll-Stundensätze Soll-Stundensätze x verrechenbare Stunden = Soll-Umsatz Summe der Soll-Umsätze aller MA = geplanter Kanzleiumsatz Mit dieser Formel wäre der Soll-Umsatz eines Mitarbeiters immer von der Höhe der ermittelten Gewinnumlage abhängig und nicht vom persönlichem Umsatzziel bzw. Leistungserwartung. Insofern stellen die Soll-Stundensätze nur eine erste Richtlinie dar. Die endgültigen „externen Stundensätze“ oder Zielstundensätze, sollten immer über das persönliche Umsatzziel des jeweiligen Mitarbeiters ermittelt werden.

Externe Stundensätze oder Zielstundensätze	Die individuellen Zielstundensätze repräsentieren die jeweiligen Umsatzziele der Mitarbeiter. Umsatzziel geteilt durch verrechenbare Stunden ergibt damit den „externen Stundensatz“(Zielstundensatz). Die externen Stundensätze sind nicht die Stundensätze, zu denen auch Leistungen abgerechnet werden. Sollte eine Berechnung nach Stundensätzen erfolgen, geschieht dies i.d.R. nach der StBGebV. So kann es dazu kommen, dass eine Abrechnung nach Stundensätzen niedriger ausfällt, als es nach Ziel-Stundensätzen nötig wäre. Da aber die meisten Gebühren auf Basis von Gegenstandswerten oder gar als Pauschalen abgerechnet werden, stellen die externen Stundensätze einen Richtwert dar, der möglichst nicht unterschritten werden sollte.
Planung der Umsatzziele	Es ist gängige Praxis, dass die Umsatzerwartungen an Mitarbeiter, auf Basis der jeweiligen Personalkosten ermittelt werden. Beispiel: Personalkosten x Umsatzfaktor 3.0 = Umsatzziel Genau so können Sie hier auch vorgehen.
Externer Stundensatz	Die Umsatzziele werden über den geplanten Umsatzfaktor ermittelt und durch die verrechenbaren Stunden geteilt. So erhalten Sie dann den externen Stundensatz.

Auswertungen

Auf einen Blick	Die Zusammenfassung zeigt Ihnen auf einen Blick alle wesentlichen Ergebnisse aus der Planung und Kalkulation.
Break even
Detaillierte Ergebnisse u. Zusammenfassung nach -Mitarbeitern -Aufgabenbereichen -Teams -Partnern

Monatliche Auswertungen	Hier finden Sie die monatliche Berechnung der geplanten Stunden / Kosten / Umsätze eines jeden Mitarbeiters. Ein Vergleich der ermittelten Zielstunden, Plankosten und auch Zielumsätze im Modul Umsatz und Rentabilität, auch bei unterjährigen Analysen, kann jetzt einfach nachvollzogen werden.
	Beachten Sie bitte, dass zuvor eine Berechnung der monatlichen Daten nötig ist. Klicken Sie dazu bitte auf die Schaltfläche Auswertungen aktualisieren.

Diese monatlichen Werte stehen Ihnen zur Verfügung: - Bezahlte Stunden Die bezahlten Stunden pro Monat werden anhand der anteiligen Arbeitstage berechnet. Beispiel Mitarbeiter 3 Sekretariat, Planjahr 2012: - bezahlte Stunden pro Jahr = 2000; - Arbeitstage 2012 = 250; - Arbeitstage Januar = 21 → 2000 : 250 ×21 = 168 Std. - Anwesenheitsstunden Die monatlichen Anwesenheitsstunden werden über die bezahlten monatlichen Stunden abzüglich der monatlichen Abwesenheit berechnet. Der Jahresurlaub und die anderen Abwesenheitsstunden werden im Verhältnis der Kalendertage ermittelt. Beachten Sie bitte, dass bei Mitarbeitern, die nicht das ganze Jahr beschäftigt sind, für die Abwesenheitsstunden (ohne Urlaub) nur die anteiligen Kalendertage berücksichtigt werden. - Verrechenbare Stunden und Kosten Die verrechenbaren Stunden berechnen sich über die monatlichen Anwesenheitsstunden multipliziert mit dem verrechenbaren Anteil aus dem Abschnitt ‚verrechenbare Stunden‘. Die verrechenbaren Kosten ermitteln sich über die monatlichen verrechenbaren Stunden multipliziert mit dem Kostensatz (interner Stundensatz) aus Stundensätze und Deckungsbeiträge. - Personalkosten Die Summe aus monatlichem Gehalt, VWL, Sonderzahlungen, Arbeitgeberkosten und sonstige Nettozahlungen ergeben die monatlichen Personalkosten. Sehen Sie auch unter Stammdaten Mitarbeiter > Personalkosten > Zahlungen im Detail […]. - Zielumsätze Monatliche Zielumsätze werden berechnet, indem Sie die verrechenbaren Stunden pro Monat mit dem Zielstundensatz aus ‚Stundensätze und Deckungsbeiträge‘ multiplizieren.

Simulation „was wäre wenn“

Konzept	Mit Hilfe der Simulation können Sie berechnen, wie sich verschiedene Maßnahmen auswirken oder was geschehen müsste, um das Ergebnis zu verbessern. Erfassen Sie einfach - die Anzahl Ihrer Fälle - die möglichen Zu- und Abgänge - etwaige Gebührenanpassungen in % - etwaige Kostenveränderungen in % - So erkennen Sie sofort die Auswirkungen möglicher… - Zu- oder Abgänge - Gebührenanpassungen nach oben und unten? - Anpassungen der Abrechnung von Auslagen gem.§16 StBGebV - Veränderungen der Kostenstruktur
Hinweis	Natürlich können Sie auch verschiedene Planungsszenarien erstellen, speichern und wieder aufrufen.