Leistungserfassung

Leistungserfassung

Überblick über die Leistungserfassung

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Leistungen / Leistungserfassung

• über das Symbol oder
• über die Tastenkombination Strg + Alt + L.

Die Leistungserfassung kann nur durchgeführt werden, wenn Mitarbeiter in den Stammdaten angelegt wurden.

Programmzweck

Die Leistungserfassung dient zur Ermittlung der Kosten je Auftrag.

Durch die Leistungserfassung können Zeitnachweise sowohl für den Mandanten als auch für den Mitarbeiter erbracht werden.

Leistungserfassungsbildschirm (ohne Kanzleioption Erfassung nach Uhrzeiten)

Leistungserfassungsbildschirm (mit Kanzleioption Erfassung nach Uhrzeiten)

Die Maske zur Erfassung von Leistungen gliedert sich in vier Bereiche:

• Symbolleiste zur Mitarbeiterauswahl und für Einstellungen
• Anzeige der erfassten Daten
• Erfassungsbereich
• Schalter für Sonderfunktionen

Erfassung von Leistungen

Die Maske zur Erfassung von Leistungen gliedert sich in vier Bereiche:

• Symbolleiste zur Mitarbeiterauswahl und für Einstellungen
• Anzeige der erfassten Daten
• Erfassungsbereich
• Schalter für Sonderfunktionen

Mitarbeiterauswahl

In den Feldern zur Auswahl der Mitarbeiter kann entweder der Name oder die Nummer des Mitarbeiters erfasst werden. Wird eine Nummer oder ein Name eingegeben, der in den Stammdaten nicht existiert, erhalten Sie den Auswahldialog mit allen Mitarbeitern aus den Stammdaten. Bei der Mitarbeiterauswahl über das Fernglas können zusätzlich zu aktiven Mitarbeitern bei Bedarf auch noch schon ausgeschiedene Mitarbeiter mit ausgewählt werden.

Der zuletzt ausgewählte Mitarbeiter wird bei jedem erneuten Aufruf der Leistungserfassung vorgeschlagen, wenn die entsprechende Voreinstellung in den Kanzleistammdaten gewählt wurde.

Über das BBS Attribut Leistungen aller Mitarbeiter kann die Leistungserfassung wie folgt eingerichtet werden:

• Mitarbeiter kann nur eigene Leistungen erfassen und
  drucken
• oder
• Mitarbeiter können auch von anderen Mitarbeitern Zeiten erfassen bzw. drucken.

Um den Zugriff für andere Mitarbeiter auszuschließen, ist im BBS das Kanzlei-Attribut Leistungen aller Mitarbeiter zu sperren und unter Kanzlei / Stammdaten/ Mitarbeiter der BBS-Benutzer des Mitarbeiters zu verknüpfen.

Einstellungen

Zur rationellen Erfassung der Leistungen können einige Voreinstellungen gemacht werden. Aufruf über das Symbol

Erfassung duplizieren

Bei Erfassung duplizieren, bleiben alle einmal eingegebenen Daten (Mandant, Auftrag, Tätigkeit, Zeitraum) stehen und können (bei Bedarf) übertippt werden.

Anzeige der erfassten Daten

Im oberen Bereich werden die Daten angezeigt, die für den ausgewählten Mitarbeiter am erfassten Datum eingegeben wurden.

Wird eine Erfassungszeile mit der Maus markiert, können das Leistungsdatum, erfasste Zeiten und der Text im Erfassungsbereich noch nachträglich geändert werden.

Erfassungsbereich

Datum

Geben Sie hier bitte das Datum ein, an dem die Leistung erbracht wurde. Es wird das Systemdatum vorgeschlagen, Sie können es jedoch jederzeit überschreiben oder durch Eingabe von + oder - jeweils einen Tag vor oder rückwärts blättern. Um Fehleingaben zu vermeiden, prüft das Programm die Richtigkeit des Datums. Es ist z.B. nicht möglich für den 31.02 eines Jahres eine Leistung zu erfassen.

In den Kanzleistammdaten kann die Option Abweichendes Erfassungsdatum < 14 Tage melden gesetzt werden. Damit wird ein Zusätzlicher Hinweis bei der Leistungserfassung erbracht.

Mandantennummer

Wird aus einem beliebigen Bereich in die Leistungserfassung gewechselt, ist unter Mandanten-Nr. die Nummer des aktuell bearbeiteten Mandanten vorbelegt. Wird dies nicht gewünscht, kann unter Stammdaten / Kanzleidaten / Optionen Register Allgemein die Voreinstellung Mandanten Nr. entfernt werden.

Über die Taste F2 oder das Symbol erhalten Sie die Mandantenauswahl. Die Mandanten werden nach Nummern aufsteigend sortiert angezeigt. Durch Klicken auf dem Feld "Name" bzw. "Kurzbezeichnung", erfolgt eine entsprechende Umsortierung alphabetisch nach diesen Kriterien. Über die Bildlaufleiste kann innerhalb der Mandanten geblättert werden. Geben Sie einen Namen ein (z.B. *Hau*) und drücken Return werden alle Mandanten, die die entsprechende Zeichenfolge aufweisen, angezeigt. Den gewünschten Mandanten wählen Sie aus, indem Sie den Cursor auf den jeweiligen Mandanten positionieren und die Mandantennummer mit Return in dieses Feld übernehmen.

Auftrag

Das Feld Auftrag dient zur Eingabe der Auftragsnummer. Leistungen können nur auf bestehende Aufträge erfasst werden.

Über die Taste F2 oder das Symbol erhalten Sie eine Liste der angelegten Aufträge des Mandanten. Sie können hier den gewünschten Auftrag anlegen.

Existiert der gewünschte Auftrag nicht, so kann er über die Eingabe der gewünschten Nummer angelegt werde. Für die Anlage des Auftrags werden die gleichen Informationen wie in der Auftragsbearbeitung benötigt.

Aufträge können somit in der Leistungserfassung wie auch in der Auftragsbearbeitung angelegt werden.

Tätigkeit

Geben Sie die Tätigkeit ein, für die Sie Zeiten erfassen wollen. Über die Taste F2 oder das Symbol erhalten Sie eine Auswahlliste der Tätigkeiten.

In der Liste erscheinen die Tätigkeiten, die bereits als Auftragspositionen beim Mandanten angelegt sind. Alternativ können Sie sich die Liste mit allen Tätigkeiten anzeigen lassen. Aus dieser Liste können nichtvorhandene Tätigkeiten ausgewählt und angelegt werden.

Untertätigkeit

In dieses Feld gelangen Sie nur, wenn Sie der erfassten Tätigkeit eine Leistungsart in den Stammdaten zugeordnet haben. Die Leistungsart wird dann zur Untertätigkeit.

Nummer

Ein Mandant kann mehrere "Beratungen" oder "Anlagen V und V" haben. Die Unterscheidung erfolgt durch eine laufende Nummer. Standardmäßig ist dieses Feld mit der Nummer eins vorbelegt.

Sind mehrere fortlaufende Nummern vorhanden prüft das System nach Bestätigung der Nummer, ob bereits eine solche Auftragsposition existiert. Ansonsten erfolgt die Prüfung sofort nach Eingabe der Tätigkeit.

Nun gibt es drei Möglichkeiten:

• Die Auftragsposition existiert und die Zuordnung zum Auftrag ist korrekt: Die Eingabe wird akzeptiert und es ist alles in Ordnung.
• Die Auftragsposition existiert zwar, ist aber einem anderen Auftrag zugeordnet: das Feld Auftrag wird mit der richtigen Auftragsnummer gefüllt und die Eingabe wird akzeptiert.
• Es existiert keine Auftragsposition: es erscheint ein Dialog und Sie können die Auftragsposition anlegen.

Nach Bestätigung mit Ja wird die Auftragsposition in der Auftragsbearbeitung angelegt.

Zeitraum

Hier geben Sie an, für welchen Zeitraum die Leistung abgerechnet werden soll. Der Zeitraum darf nicht größer als 12/JJ sein.

Das System prüft nach Eingabe des Zeitraums, ob die Eingaben mit den Informationen in der Auftragsposition übereinstimmen. Wollen Sie z.B. für 08/16 eine Leistung erfassen, in der Auftragsposition ist aber als Starttermin 12/16 hinterlegt, so macht Sie das System darauf aufmerksam.

Beginn und Ende (wird nur mit der Kanzleioption Erfassung nach Uhrzeiten angezeigt)

Ist diese Option gesetzt, werden in der Leistungserfassung zwei weitere Eingabefelder eingeblendet und im Anzeigeblock der Leistungen zwei weitere Spalten mit Beginn-, und Ende-Uhrzeit der zu erfassenden Tätigkeit angezeigt.

Die Erfassungseinheit wird automatisch bestückt (Minuten oder Industrieminuten).

Hinweis: Wird die Leistungserfassung nicht manuell erfasst, sondern über Stoppuhr, Vorgangserfassung, Telefonie (Tapi) oder Leistungsimport bereitgestellt, sind Beginn- und Ende- Uhrzeit nicht gefüllt. In einem solchen Fall macht es wenig Sinn, mit der Option Uhrzeiten sind Pflichtfelder zu arbeiten, da bei Nacharbeiten dieser Leistungssätze die Uhrzeit nacherfasst werden müsste.

Zeiten

Erfassen Sie hier nur die neuen Zeiten. Das Programm addiert automatisch die Leistung zu den im System gespeicherten Leistungen der Position. Die Standarderfassung erfolgt in Industrieminuten.

Voreinstellung

In den Kanzleistammdaten kann die Erfassungseinheit gewählt werden.

Erfassen Arbeitszeit (wird nur ohne die Kanzleioption Erfassung nach Uhrzeiten angezeigt)

Wird im Feld Zeiten die Taste F2 oder das Symbol gedrückt, kann die Arbeitszeit mit Beginn und Ende erfasst werden (z.B. 08:00 - 08:45 = 0,75 Std). Bitte beachten Sie, dass die Eingabe immer vierstellig erfolgen muss.

Umrechnungstabelle Minuten in Industrie-Minuten

Umrechnungstabelle für Normalminuten in Industrieminuten. Zur Hilfe bei der Umrechnung können Sie die folgende Tabelle verwenden.

Min. = Nachkomma

5	=	,08 10	=	,17 15	=	,25 20	=	,33 25	=	,42 30	=	,50 35	=	,58 40	=	,67 45	=	,75 50	=	,83 55	=	,92

Erfassung in Minuten

Es kann statt in Industrieminuten in Minuten erfasst werden. Diese Minuten werden in der Tätigkeitsberichtszeile in Industrieminuten umgerechnet. Die Voreinstellung wird bei den Kanzleistammdaten unter Optionen Allgemein getroffen. Diese Einstellung ist arbeitsplatzbezogen.

Betragserfassung

Es kann statt Stunden auch ein EURO-Betrag erfasst werden. Dieser wird in der Tätigkeitsberichtszeile in Stunden umgerechnet wird. Die Voreinstellung ob nach Stunden oder EURO erfasst werden soll, wird bei den Kanzleistammdaten unter Optionen Allgemein getroffen. Diese Einstellung ist arbeitsplatzbezogen.

Text

Nach Bestätigung der erfassten Leistungszeiten haben Sie die Möglichkeit, einen Text zur Leistung zu erfassen. Der Text dient dazu die Leistung genauer zu spezifizieren. Sinnvollerweise wird der Text nur in Fällen verwendet, in denen eine nähere Erläuterung nötig ist (Beratung, V+V Objekte, umfangreiche Tätigkeiten). Bei der Anzeige oder beim Druck haben Sie die Möglichkeit, diesen Text ausgeben zu lassen.

Rechnungsposition fertig melden

Mit dem Check Rechnungsposition fertig melden wird die Rechnungsposition zu dieser Zeiterfassung auf den Staus fertig gesetzt.

Wenn die Rechnungsposition den Status fakturiert hat, oder durch das Benutzerberechtigungssystem BBS kann durch Sperren von Kanzleiattributen dieser Check deaktiviert sein.

Nicht verrechenbare Leistungen

Erfassung nicht verrechenbarer Leistungen

Die Programmphilosophie geht davon aus, dass alle Arbeiten, die für einen Mandanten erledigt werden, auch abgerechnet werden. Diese Arbeiten werden über die jeweiligen Mandanten erfasst und sollen auch abgerechnet werden.

Daneben gibt es auch Tätigkeiten, die nicht abgerechnet werden können oder sollen, z.B. Eigenverwaltung, Weiterbildung usw. Diese Arbeiten werden nicht für den Mandanten, sondern für die Kanzlei erledigt.

Für die Erfassung dieser Leistungen geben Sie im Feld Mandant eine 0 ein. Beim Mandanten "0" handelt es sich um die Kanzlei. Nach dem Feld Mandant gelangen Sie direkt zur Tätigkeit. Hier greifen Sie direkt auf die Leistungsarten aus den Stammdaten zurück. Nach der Leistungsart müssen nur noch die Zeiten eingeben und speichern.

Korrektur erfasster Leistungen

In der Erfassung gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Korrektur. Sie müssen dabei immer die gewünschte Leistung aus der Anzeige auswählen. Zur Korrektur stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Löschen der Leistung und Neuerfassung. Dazu steht Ihnen die Sonderfunktion "Löschen" bereit.

Wollen Sie nur die Zeiten korrigieren, so können Sie die Leistung auswählen, die Zeiten ändern und dann speichern. Sie können ebenso verfahren, wenn Sie nachträglich die Kostenstelle ändern, Reisekosten erfassen oder den Status der Position ändern wollen.

Sie können über die Sonderfunktion "Umbuchen" die Leistungen einem anderen Mandanten oder Auftrag zuordnen.

Schaltflächen und Schaltflächen mit Sonderfunktionen

Speichern/Neu

Jede erfasste Leistung muss gespeichert werden.

Das System prüft vor dem Speichern auf Vollständigkeit der Daten. Fehlen noch Werte, so werden Sie darauf aufmerksam gemacht.

• Speichern können Sie jederzeit in der Leistungserfassung über die Schaltfläche Speichern/Neu oder
• über die Tastenkombination Alt + N oder
• die Buchungskurztaste Plus.

Über die Funktion "Speichern/Neu" werden die Daten, die Sie erfasst oder geändert haben gespeichert. Zusätzlich wird die Leistungserfassung für die nächste Erfassungszeile vorbereitet.

Rechnungsdaten

Nach betätigen der Schaltfläche Rechnungsdaten wird folgender Dialog geöffnet.

Rechnungspositionen bearbeiten

Über die Schaltfläche Rechnungsdaten kann bereits aus der Leistungserfassung heraus die Rechnungsposition für die Honorarschreibung vorbereitet werden. Zum Beispiel

• durch Eingabe der Gegenstandswerte bzw. des Gebührensatzes oder es kann beispielhaft
• der Rechnungsposition die Status fertig, kalkuliert, freigegeben oder nicht fakturierbar" zugewiesen werden, des Weiteren
• stehen noch Schaltflächen zur Bearbeitung von Reisekosten, Auslagen, Erlösaufteilung zur Verfügung.
  Nähere Erläuterungen siehe Kapitel Erläuterungen zur Rechnungsposition.

Tipp: Durch das Benutzerberechtigungssystem BBS können einzelne Funktionen und Anzeigen des Dialogs Rechnungsposition verwalten Dialoges deaktiviert sein.

Auslagen

Nach Betätigen der Schaltfläche Auslagen wird folgender Dialog geöffnet.

Die Auslagen werden nur auf der Rechnung mit angedruckt, wenn der Check Wert in Fakturierung gesetzt ist.

Die Auslagen werden in den Mandanten Statistiken nur als Kosten angesetzt, wenn der Check Wert in Kosten gesetzt ist.

Der Text, der für die Auslagen auf der Rechnung angedruckt wird, ist in den Kanzleistammdaten Optionen Rechnungstexte in Text für Auslagen hinterlegt.

Der manuell erfasste Auslagentext wird mit angedruckt, wenn bei den Druckoptionen die Summierung der Pauschalen nicht gesetzt ist.

Reisekosten

Nach Betätigen der Schaltfläche Reisekosten wird folgender Dialog geöffnet.

Die Reisekosten werden nur auf der Rechnung mit angedruckt, wenn der Check Wert in Fakturierung gesetzt ist.

Die Reisekosten werden in den Mandanten Statistiken nur als Kosten angesetzt, wenn der Check Wert in Kosten gesetzt ist.

Kostenstelle

Wurde in den Stammdaten beim Mitarbeiter eine Kostenstelle hinterlegt, so wird diese Kostenstelle mit der Erfassungszeile automatisch abgespeichert. Die Kostenstelle kann jederzeit in der Leistungserfassung über die Schaltfläche Kostenstelle geändert werden.

Die geänderte Kostenstelle wird nicht beim Mitarbeiter, sondern in der gerade bearbeiteten Leistungserfassung (Tätigkeitsberichtszeile) gespeichert.

Löschen

Über die Schaltfläche Löschen wird die gerade aktive Leistungserfassung (Tätigkeitsberichtszeile) gelöscht.

Umbuchen

Nach Bestätigung der Schaltfläche Umbuchen erscheint folgender Dialog:

Die markierte Erfassungszeile in der Leistungserfassung kann umgebucht werden auf einen anderen/andere

• Mandanten
• Auftrag
• Tätigkeit
• Laufende Nummer
• Zeitraum

Umbuchen kann notwendig werden, wenn Daten falsch erfasst wurden und schnell geändert werden sollen.

Kanzleizeiten können nicht umgebucht werden, da diese nicht mandanten- sondern mitarbeiterbezogen erfasst sind.

Stoppuhr

Über die Schaltfläche Stoppuhr, kann die Stoppuhr gestartet werden. Weitere Erläuterungen siehe Kapitel Stoppuhr.

Auswertungen

Über die Schaltfläche Auswertungen gelangen Sie zu den Auswertungen der Leistungserfassung.

Kanzlei suchen

Über die Schaltfläche Kanzlei suchen kann zu einer anderen Kanzlei gewechselt werden.

Wahlweise kann die Anzeige der Kanzleistempel ein-/ausgeschaltet werden.

Stoppuhr

Programmaufruf

Die Stoppuhr wird über die entsprechende Schaltfläche in der Leistungserfassung gestartet.

Programmzweck

Das Erfassen mit der Stoppuhr erleichtert dem Anwender die Zeiterfassung und vermindert das Vergessen von Zeiten, die für den Mandanten erbracht worden sind.

Stoppuhr

Für die Stoppuhr wird ein gesondertes Fenster geöffnet, in dem alle Funktionen der Stoppuhr abgehandelt werden.

Das Fenster für die Stoppuhr erscheint links unten am Bildschirm und bleibt immer im Vordergrund.

Es kann durch Anklicken und Halten der linken Maustaste neben den Schaltflächen am Rand des Fensters verschoben werden.

Insgesamt können 2 Uhren verwaltet werden. Das bedeutet, bei Unterbrechung einer Tätigkeit, z.B. durch einen Telefonanruf, kann für eine weitere Tätigkeit die 2. Uhr gestartet werden. Die 1. Uhr wird in diesem Fall automatisch angehalten.

Nur bei einer der beiden Uhren kann die Zeit laufen, die andere Uhr ist entweder angehalten oder nicht gestartet.

Funktionen

Im Fenster Stoppuhr gibt es zwei Schaltflächen. Durch Anklicken der Schaltfläche einer der beiden Uhren werden jeweils die Funktionen einer Uhr aufgerufen.

Übernehmen

Übernehmen der Zeit in die Leistungserfassung.

Die Leistungserfassung wird geöffnet und die Zeit der Stoppuhr eingetragen. Die entsprechende Stoppuhr wird damit beendet.

Die restlichen Daten der Leistungserfassung sind wie bisher manuell einzutragen.

Das Feld „Zeiten“ kann nach Übernahme manuell nachbearbeitet werden.

Anhalten

Die Uhr wird angehalten, die Zeit bleibt erhalten.

Fortfahren

Die Zeit der angehaltenen Uhr läuft weiter.

Verwerfen

Die Uhr wird beendet und auf der Schaltfläche erscheint wieder Start Uhr. Die Zeit der Uhr wird nicht gespeichert.

Beispiele

Im Folgenden werden die Möglichkeiten bei den verschiedenen Konstellationen beschrieben:

Keine Stoppuhr läuft:

• Schaltfläche Start 1. Uhr kann angeklickt werden, um die Uhr zu starten.
• Schaltfläche Start 2. Uhr ist ausgegraut.

1. Stoppuhr läuft:

• Bei Anklicken der Schaltfläche der 1. Stoppuhr wird ein Menü geöffnet, das folgende Funktionen enthält:
  • Übernehmen
  • Anhalten
  • Verwerfen
• Schaltfläche Start 2. Uhr kann angeklickt werden, um die Uhr zu starten.

1. Stoppuhr ist angehalten:

• Bei Anklicken der Schaltfläche der 1. Stoppuhr wird ein Menü geöffnet, das folgende
  Funktionen enthält:
  • Übernehmen
  • Fortfahren
  • Verwerfen
• Schaltfläche Start 2. Uhr ist aktiv.

2. Stoppuhr läuft:

• Menü wie bei „1. Stoppuhr läuft“

2. Stoppuhr ist angehalten:

• Menü wie bei „1. Stoppuhr ist angehalten“

2. Stoppuhr läuft/ist angehalten und die 1. Stoppuhr ist nicht gestartet:

• Schaltfläche Start 1. Uhr kann angeklickt werden, um die Uhr zu starten.

Nach Übernahme einer Stoppuhr in die Leistungserfassung behält die andere Stoppuhr ihren Zustand bei. Das bedeutet, ist die nicht übernommene Stoppuhr angehalten, bleibt sie auch angehalten. Sie muss manuell wieder aktiviert werden.

Das Fenster Stoppuhr wird über rechte Maustaste – Schließen beendet.