Leistungserfassung für Außenstellen

Leistungserfassung für Außenstellen

Kanzleioptionen zum Import/Export

Programmzweck

Die Leistungserfassung für Außenstellen ist sinnvoll für Kanzleien mit Außenstellen und bei denen nur in der führenden Kanzlei alle Rechnungen gedruckt und in den Außenstellen die Zeiterfassung und rechnungsvorbereitende Tätigkeiten ausgeführt werden und keine direkte Verbindung z.B. über Terminalserver zur führenden Kanzlei besteht.

Für diesen Zweck wurde ein Export und Import von Kanzleidaten realisiert.

Kanzleioptionen

Export

Die Option Leistungsdaten werden für periodischen Export bereitgestellt bedeutet, dass alle Leistungsdaten programmintern bereitgestellt werden und dadurch der Export sehr schnell wird.

Der Dateiname (max. 8-stellig) unter der die Ausgabedatei gespeichert wird.

Der Datenpfad legt fest, wo die Ausgabedatei gespeichert wird.

Die Ausgabedatei ist ein CSV Datei.

Import

Aufträge anlegen: Der Auftrag wird, wenn er im Zielsystem nicht vorhanden ist, angelegt.

Auftragsposition anlegen: Die Auftragsposition wird, wenn sie im Zielsystem nicht vorhanden ist, angelegt.

Abrechnungsdaten übernehmen und

Rechnungstexte übernehmen bedeutet, dass die Rechnungsdaten wie

• Gegenstandswert
• Gebühr
• Stückzahl usw. übernommen werden.

Eine Übernahme der Abrechnungsdaten erfolgt nur, wenn im Ausgabesystem der Status: größer Berechnet oder Fertig ist und wenn der Status auf dem Zielsystem kleiner oder gleich Berechnet ist.

Der Datenpfad legt fest, aus welchem Pfad die Importdatei gelesen wird.

Leistungsdaten Export

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Leistungen / Export

Exportdateiname

Der Dateiname wird aus den Kanzleioptionen vorgeschlagen und kann hier abgeändert werden.

Datenpfad für Exportdatei

Der Datenpfad wird aus den Kanzleioptionen vorgeschlagen und kann hier abgeändert werden.

Datenherkunft

Leistungsdaten aus periodischer Bereitstellung bedeutet, dass alle Daten, die seit der letzten Ausgabe noch nicht ausgegeben wurden, ausgegeben werden. (Die ausgegebenen Tätigkeitsberichtszeilen erhalten ein Kennzeichen, sobald sie ausgegeben worden sind).

Bei allen Leistungsdaten kann selektiert werden nach:

• Wurden bereits Exportiert (Wiederholung der Ausgabe)
• Wurden noch nicht exportiert (nur seit der letzten Ausgabe neu erfasste Tätigkeitsberichtszeilen)
• Exportstatus nicht prüfen (es werden alle Tätigkeitsberichtszeilen die zur nachfolgenden Selektion passen ausgegeben)

Nachrichtlich: Der Export dauert länger, weil jede Tätigkeitsberichtszeile auf ihren Status geprüft werden muss.

Nach der Ausgabe wird intern die Tätigkeitsberichtszeile mit einem Ausgabekennzeichen belegt.

Sollen die Leistungsdaten für die Zusammenführung mehrerer Kanzleien ausgegeben werden, darf die Ausgabe nur für die offenen Leistungen erfolgen. Es können keine fakturierten Leistungssätze importiert werden. Die Selektion muss deshalb nach dem Status von angelegt bis freigegeben erfolgen.

Satzbeschreibung der Ausgabedaten

Die Ausgabedatei hat folgenden Aufbau:

Vorlaufsatz:

Kanzleiname und Erstellungsdatum und Selektionsbedingungen (wird beim Import als Info angezeigt).

Abrechnungssatz: Gekennzeichnet mit A

• MandantenNr
• AuftragsNr
• TätigkeitsNr
• Lfd-Nr
• Zeitraum
• Erlös
• Postpauschale
• Bezeichnung
• Rechnungstext
• Status
• Art (Pauschal / Normal)
• Tätigkeitstyp (Wertgebühr / Zeitgebühr / Festbetrag / Verrechnungssatz)
• Werte je nach Tätigkeitstyp

Leistungssatz: Gekennzeichnet mit L

• MandantNr
• AuftragNr
• TätigkeitNr
• Lfd-Nr
• Zeitraum
• Untertätigkeit
• Zeit
• Text (Ausgabe in Hochkomma)
• Kostenstelle
• Kosten intern (EURO-Betrag)
• Kosten extern (EURO-Betrag)
• Kennzeichen Produktiv / Unproduktiv
• MitarbeiterNr
• Datum

Die Datei wird sortiert ausgegeben nach:

• Mandant
• Auftrag
• Tätigkeit
• Lfd_Nr
• Zeitraum

Leistungsdaten Import

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Leistungen / Import

Importoptionen

Die Importoptionen werden aus den Kanzleioptionen angezeigt

Datenpfad für Import

Der Datenpfad wird aus den Kanzleioptionen vorgeschlagen und kann hier abgeändert werden.

Importdatei

Es wird immer in die aktuelle Kanzlei importiert.

Kanzleiname und Selektionsbedingungen und Erstellungsdatum werden als Info angezeigt.

Alle CSV Dateien im Importkatalog (mit bestimmter Kennzeichnung = Text „Kanzleiimport“ in Vorlaufsatz) werden eingelesen.

In einem Lauf können Dateien von verschiedenen Filialen eingelesen werden.

Protokoll

Es wird ein Fehlerprotokoll erstellt mit allen nicht verarbeiteten TBZ.

Gültig übernommene TBZ werden aus der Importdatei gelöscht die fehlerhaften können nach Fehlerkorrektur nochmals importiert werden.

Schwere Fehler sind (TBZ wird nicht eingelesen)

• Mandant nicht vorhanden.
• Mitarbeiter nicht vorhanden.
• Tätigkeit nicht vorhanden.
• Untertätigkeit nicht vorhanden.
• Zeitraum der TBZ passt nicht zur bestehenden AbrPos.
• Wenn der Tätigkeitstyp nicht identisch ist.