Leistungserfassung für Außenstellen

Leistungserfassung für Außenstellen

Allgemein

Die Leistungserfassung für Außenstellen wurde realisiert um Leistungen ex- und importieren zu können. Dies betrifft z.B. Kanzleien, in denen die Leistungen in den Außenstellen erfasst, aber in der Hauptstelle fakturiert werden. Die Zeiterfassung der Außenstellen muss in der Hauptkanzlei automatisch eingelesen werden.

Kanzleistammdaten – Optionen Im-/Export

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Kanzlei | Stammdaten / Kanzleidaten / Optionen / Im-/Export

Export

Als erstes legen Sie den Datenpfad und den Dateinamen (max. 8-stellig) für den Export fest.

Die Ausgabedatei ist eine CSV Datei.

Die Option Leistungsdaten werden für periodischen Export bereitgestellt bedeutet, dass alle Leistungsdaten seit der letzten Ausgabe exportiert werden und der Export sehr schnell erfolgt.

Wird das Kennzeichen Leistungsdaten werden für periodischen Export Bereitstellung gewählt, werden alle Daten seit der letzten Ausgabe ausgegeben.

Nach dem Export wird intern die Tätigkeitsberichtszeile mit einem Ausgabekennzeichen belegt.

Ausgabedatei

Die Ausgabedatei hat folgenden Aufbau:

Vorlaufsatz

Kanzleiname, Erstellungsdatum und Selektionsbedingungen. (wird beim Import als Info angezeigt)

Abrechnungssatz

• MandantenNr
• AuftragsNr
• TätigkeitsNr
• Lfd-Nr
• Zeitraum
• Erlös
• Postpauschale
• Bezeichnung
• Rechnungstext
• Status
• Art (Pauschal / Normal)
• Tätigkeitstyp (Wertgebühr / Zeitgebühr / Festbetrag / Verrechnungssatz)
• Werte je nach Tätigkeitstyp

Leistungssatz

• MandantNr
• AuftragNr
• TätigkeitNr
• Lfd-Nr
• Zeitraum
• Untertätigkeit
• Zeit
• Text (wird in Hochkomma ausgegeben, damit Sonderzeichen wie Semikolon ausgegeben werden können)
• Kostenstelle
• Kosten intern (EURO-Betrag)
• Kosten extern (EURO-Betrag)
• Kennzeichen Produktiv / Unproduktiv
• MitarbeiterNr
• Datum

Die Datei wird sortiert ausgegeben nach

• Mandant
• Auftrag
• Tätigkeit
• Lfd_Nr
• Zeitraum

Import

Für den Import der Leistungen legen Sie zuerst den Datenpfad, aus dem der Import gelesen werden soll, fest.

Aufträge anlegen:

Der Auftrag wird, wenn er im Zielsystem nicht vorhanden ist, angelegt.

Auftragsposition anlegen:

Die Auftragsposition wird, wenn sie im Zielsystem nicht vorhanden ist, angelegt

Abrechnungsdaten übernehmen - Rechnungstexte übernehmen

Die Daten der Abrechnungsposition werden unter folgender Voraussetzung übernommen:

Der Status im Quellsystem (und somit in der Ausgabedatei) muss kalkuliert oder fertig sein und der Status auf dem Zielsystem muss kleiner oder gleich kalkuliert sein.

Export / Import der Daten

Export

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Kanzlei | Leistungen / Export

Export

Wählen Sie im folgenden Dialog die Optionen zum Leistungsexport:

Wurde in den Optionen zu den Kanzleistammdaten das Kennzeichen Leistungsdaten aus periodischer Bereitstellung gewählt, werden alle Daten seit der letzten Ausgabe ausgegeben.

Ist die Option alle Leistungsdaten gewählt, können über die nachfolgenden Filterkriterien die zu exportierenden Leistungen bestimmt werden.

Wichtig: Sollen die Leistungsdaten für die Zusammenführung mehrerer Kanzleien ausgegeben werden, darf die Ausgabe nur für die offenen Leistungen erfolgen. Es können keine fakturierten Leistungssätze importiert werden. Die Selektion muss deshalb nach dem Status von angelegt bis freigegeben erfolgen.

Durch die Eingabe der Filterkriterien dauert die Ausgabe länger, da beim Export jede Tätigkeitsberichtszeile gelesen wird.

Import der Daten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Kanzlei | Leistungen / Import

Import

Es wird immer in die aktuelle Kanzlei importiert.

Kanzleiname, Selektionsbedingungen und Erstellungsdatum werden als Info angezeigt.

Die Importoptionen werden Ihnen aus den Optionen der Kanzleistammdaten angezeigt. Der Datenpfad für die Importdatei kann in diesem Dialog geändert werden.

In diesem Dialog werden alle CSV Dateien (mit bestimmter Kennzeichnung = Text „Kanzleiimport“ im Vorlaufsatz) angezeigt, die im angegebenen Datenpfad vorhanden sind.

(In einem Lauf können Dateien von verschiedenen Filialen eingelesen werden).

Können beim Import nicht alle Tätigkeitsberichtszeilen verarbeitet werden, wird ein Fehlerprotokoll mit allen nicht importierten Datensätzen erstellt.

Gültig übernommene Tätigkeitsberichtszeilen werden nach dem Import aus der Importdatei gelöscht. Fehlerhafte Tätigkeitsberichtszeilen können nach Fehlerkorrektur nochmals importiert werden.

Tätigkeitsberichtszeilen werden nicht eingelesen, wenn ein schwerer Fehler auftritt. Dies kann z.B. folgende Ursache haben:

• Mandant nicht vorhanden.
• Mitarbeiter nicht vorhanden.
• Tätigkeit nicht vorhanden.
• Untertätigkeit nicht vorhanden.
• Zeitraum der Tätigkeitsberichtszeile passt nicht zur bestehenden Abrechnungspositionen.
• Wenn der Tätigkeitstyp nicht identisch ist.