Personal und Zeiten | Arbeitnehmer Onboarding mit Personal und Zeiten

Wichtiger Hinweis zur Integration von Arbeitnehmer Onboarding mit Personal und Zeiten:

Die Integration von Arbeitnehmer Onboarding mit Personal und Zeiten ist ausschließlich für Addison-Anwender möglich. Eine Anbindung an die vorherige Version wird nicht unterstützt. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Version verwenden, um alle Funktionen der Schnittstelle vollständig nutzen zu können.

Mit dem Arbeitnehmer Onboarding können Sie neue Arbeitnehmer zur Erfassung der lohnabrechnungsrelevanten Daten einladen und ihnen gleichzeitig Zugriff auf die Lohnordner App geben. Die vom Arbeitnehmer erfassten Daten können Sie während des Onboarding-Prozesses jederzeit in Personal und Zeiten einsehen, sowie den Status der Erfassung überwachen.

Der Onboarding-Prozess lässt sich vom Arbeitnehmer mobil durchführen.

In diesem Artikel ist beschrieben:

Arbeitnehmer einladen und Zugriff auf Lohnordner-App geben

Nachdem die Onboarding-Funktion freigeschaltet wurde, können Sie wie gewohnt über den Button oben rechts im Menüpunkt „Arbeitnehmer“ den neuen Arbeitnehmer hinzufügen.

Füllen Sie anschließend in der Maske alle Pflichtfelder aus und klicken auf die neue Aktion „Arbeitnehmer hinzufügen und einladen“:

Bereits jetzt ist der neue Arbeitnehmer in Personal und Zeiten angelegt. Falls Ihr Unternehmen sofortmeldepflichtig ist, wurde zusätzlich eine Sofortmeldung verschickt.

Im Anschluss öffnet sich eine weitere Maske, in der Sie den neuen Arbeitnehmer via E-Mail zum Onboarding einladen, ihm eine Frist setzen, bis wann er die Daten erfasst haben muss und zusätzliche Hinweise oder Informationen geben können:

3-ON-Arbeitnehmer zum Onboarding einladen.png

Mit dem Klick auf „Arbeitnehmer einladen“ laden Sie ihn zum Arbeitnehmer Onboarding ein. Der Arbeitnehmer erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem persönlichen Link zum Onboarding. Dieser Link bleibt stabil – das heißt, der Mitarbeiter kann das Onboarding auch später über denselben Link fortsetzen und abschließen.

Um das Arbeitnehmer Onboarding zu nutzen, muss sich der Arbeitnehmer zunächst registrieren. Er wird deshalb aufgefordert sich ein ADDISON Benutzerkonto anzulegen. Im Anschluss an die erfolgreiche Registrierung wird er zum Onboarding geleitet.

WICHTIG: Der Arbeitnehmer darf NICHT vorab durch die Kanzlei im System angelegt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie als Arbeitgeber den neuen Arbeitnehmer wie oben beschrieben selbst anlegen.

So gelangt der Arbeitnehmer an die Lohnordner App

Nach erfolgreicher Registrierung erhält der Mitarbeiter eine Bestätigungsmail. Diese enthält einen Link zum ADDISON OneClick Portal, über den er Zugriff auf die Lohnordner App erhält:

Wird der Link aus der Bestätigungsmail auf einem Smartphone geöffnet, erfolgt automatisch eine Weiterleitung zum passenden App Store. Dort kann die mobile Lohnordner-App heruntergeladen und installiert werden.

Erfassung durch den Arbeitnehmer und Status-Überwachung

Der Arbeitnehmer erfasst seine Daten, indem er die Links „Persönliche Angaben erfassen“ etc. anklickt und die sich dann öffnenden Eingabemasken ausfüllt:

Ihr Hinweis sowie die Frist, die Sie im Einladungsprozess mitgegeben haben, erscheinen oberhalb der Erfassung. Sie haben außerdem die Möglichkeit einen individuellen Willkommenstext sowie ein Bild einzufügen.

Sobald der Arbeitnehmer alle Daten erfasst hat, kann er sie mit Klick auf „Daten an Arbeitgeber senden“ verschicken.

Wichtig: Der Arbeitnehmer kann unvollständige Daten an Sie schicken. Es ist allerdings nicht möglich, dass Sie unvollständige Daten an Ihren Lohnabrechner schicken. Sie müssen deshalb die Angaben Ihres Arbeitnehmers überprüfen, bevor Sie sie weiterleiten.

Das passiert nachdem der Arbeitnehmer seinen Prozess abgeschlossen hat

Nachdem der Arbeitnehmer seine Daten an Sie gesendet hat, sehen Sie eine neue Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste. Über diese gelangen Sie zu den Stammdaten Ihres Arbeitnehmer und können dessen Angaben überprüfen:

Gleichzeitig werden sämtliche Angaben, die Ihr Arbeitnehmer im Onboarding-Prozess gemacht hat, als PDF exportiert und automatisch in die eDokumente abgelegt. So haben Sie die Angaben im Falle einer Prüfung an einem zentralen Ort verfügbar. Auch sämtliche Dokumente, die Ihr Arbeitnehmer im Onboarding-Prozess hochgeladen hat, werden in die eDokumente gespeichert:

Status-Überwachung

Sie können jederzeit die von Ihrem Arbeitnehmer eingegebenen Daten in Personal und Zeiten einsehen – auch wenn er den Prozess noch nicht final abgeschlossen hat. Gehen Sie dazu in die Stammdaten Ihres Arbeitnehmers.

Sie finden außerdem – zusätzlich zur bekannten Standard-Übersicht Ihrer Arbeitnehmer – eine neue Arbeitnehmer Onboarding Übersicht. In dieser Liste sehen Sie alle Arbeitnehmer mit einem offenen Arbeitnehmer-Onboarding-Prozess:

In der Listenansicht können Sie den Status des Onboardings und die Bearbeitungsfrist für den Arbeitnehmer einsehen. Sie können von hier aus in die Detailansicht des Arbeitnehmers gelangen, ihn erneut zum Onboarding einladen oder den Onboarding-Prozess abbrechen:

Über einen Klick auf das Papierflieger-Icon auf der rechten Seite können Sie Ihren Arbeitnehmer erneut zum Onboarding einladen. Sie können dabei gleichzeitig die Frist und den Hinweis verändern – die E-Mail hingegen nicht mehr.

Auf diese Weise können Sie auch neue Arbeitnehmer, die noch nicht zum Onboarding-Prozess eingeladen wurden, zum Arbeitnehmer Onboarding einladen. Voraussetzung hierfür ist, dass sie noch nicht abgerechnet oder zu ADDISON transferiert wurden.

Über einen Klick auf das x-Icon auf der rechten Seite können Sie laufende Onboarding-Prozesse abbrechen.

Weitere Details zum Onboarding-Prozess finden Sie im Sidepanel. Sie können dies durch einen Klick auf den Namen Ihres Arbeitnehmers öffnen:

Sollte min. einer Ihrer neuen Arbeitnehmer die Onboarding-Frist überschritten haben, werden Sie durch eine Ihnen zugewiesene Aufgabe, sowie einer Kachel auf der Personal und Zeiten Übersicht gewarnt. Mit einem Klick auf die Kachel gelangen Sie auf die Arbeitnehmer Onboarding Übersicht – vorgefiltert auf die Arbeitnehmer, die die Frist überschritten haben:

Unterstützte Zusatzfragen in Abhängigkeit der Personengruppe

Im Onboarding-Feature unterstützen wir gezielt Zusatzfragen zum Beschäftigungsverhältnis von Minijobbern, um eine korrekte und vollständige Erfassung der relevanten Informationen sicherzustellen. Dazu gehören beispielsweise Angaben zur Rentenversicherungspflicht oder zur Mehrfachbeschäftigung: