Planungsmanager
Planungsmanager
Planungsmanager allgemein
Programmzweck
Der Planungsmanager bietet eine schnelle Übersicht über verfügbare und geplante Zeiten. Jeder geplante Vorgang wird dabei in seiner zugehörigen Gruppe im Detail angezeigt. Der Planungsmanager wird aufgerufen über Kanzlei / Infos / Planungsmanager zur Verfügung.
Die vorhandenen Kanzleiressourcen können überwacht und aktiv verteilt werden. Somit wird der Forderung der Mandanten Rechnung getragen, dass die Aufträge von der Kanzlei zeitnah realisiert werden. Der Steuerberater kann somit durch eine entsprechende Arbeitsablauforganisation die einzelnen Vorgänge effizient durchführen.
Planung für Mitarbeiter
Für alle Vorgänge innerhalb der Kanzlei können die Mitarbeiter mit Stunden geplant werden. Die Mitarbeiterkapazität wird je Mitarbeiter und Periode auf einen Blick dargestellt.
Beispiel
Verfügbare Zeit
Die verfügbare Zeit ist die Zeit, die als planbare produktive Zeit für den Mitarbeiter zur Verfügung steht.
Für die Berechnung der verfügbaren Zeit wird die in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegte Wochenarbeitszeit verwendet. Über die Spalte planbar in der Wochenarbeitszeit kann definiert werden, wie viel Prozent seiner Zeit der Mitarbeiter mit planbaren Tätigkeiten für den Mandanten verbringt.
Bei der Berechnung der verfügbaren Zeit werden die Feiertage entsprechend dem in den Kanzleistammdaten eingetragenen Bundesland berücksichtigt.
Geplante Zeit
Die geplante Zeit wird über die für den Mitarbeiter angelegten Vorgänge ermittelt. Die geplante Zeit für eine Periode ergibt sich aus den Planstunden der Vorgänge, die dieser Periode zugeordnet sind.
Die Planstunden eines Vorgangs werden um die zu diesem Vorgang erfassten Ist-Zeiten in der Leistungserfassung automatisch gekürzt und somit die Restplanzeit ermittelt. Die Restplanzeit fließt als geplante Zeit in den Planungsmanager ein.
Vorgänge anlegen
Vorgänge können manuell angelegt oder mit den in den Auftragspositionen angelegten Plandaten generiert werden
Weitere Informationen zum Generieren von Vorgängen aufgrund der Plandaten in den Auftragspositionen erhalten Sie im Kapitel Generieren Vorgänge.
Weitere Informationen zur manuellen Anlage von Vorgängen erhalten Sie in der Dokumentation Vorgangsorientierte Software.
Plandaten anlegen
Die notwendigen Plandaten in der Auftragsposition können ebenfalls manuell angelegt oder aufgrund der Ist-Daten der letzten Fakturierung automatisch generiert werden.
Die manuelle Anlage von Plandaten erfolgt in der Auftragsposition. Die Bearbeitung von Auftragspositionen können Sie über folgende Programmpunkte durchführen:
- Mandant / Fakturierung und Planung / Aufträge bearbeiten
- Kanzlei / Aufträge / Aufträge bearbeiten
Weitere Informationen zum Generieren von Plandaten aus IstDaten erhalten Sie im Kapitel Generieren Plandaten.
Weitere Informationen zur manuellen Anlage von Plandaten in Auftragspositionen erhalten Sie im Kapitel Anlegen und Bearbeiten von Auftragspositionen.
Zuordnung Vorgänge zu Perioden im Planungsmanager
Die Einordnung der Vorgänge in Planperioden erfolgt standardmäßig dynamisch bei jedem Aufruf des Planungsmanagers. Grundlagen für die Einordnung von Vorgängen in eine Periode sind:
- Vorgangsbeginn und –ende
- Planzeit in den Vorgängen
- verfügbare Zeit des Mitarbeiters in den Planperioden.
Die Einordnung von Vorgängen in eine Planperiode kann auch fixiert werden. In diesem Fall bleibt die verfügbare Zeit des Mitarbeiters außer Betracht.
Diese Einordnung erfolgt bei jedem Aufruf des Planungsmanagers neu, so dass Änderungen der Vorgänge oder verfügbaren Zeiten immer berücksichtigt werden.
Nach Möglichkeit wird versucht, keine Planperiode zu überplanen.
Zeitaufteilung
Standardmäßig wird der Vorgang dynamisch eingeplant. Das bedeutet, dass der Vorgang im Planungsmanager so eingeordnet wird, dass der Mitarbeiter nach Möglichkeit nicht überlastet wird. Bei der Einordnung im Planungsmanager wird also die verfügbare Zeit mit der geplanten Zeit des Mitarbeiters verglichen und dann geprüft, in welcher Periode der Vorgang entsprechend der Mitarbeiterressource bearbeitet werden kann. Letzte Periode der Bearbeitung ist natürlich der Monat des Vorgangsendes.
Soll der Vorgang oder ein Teil des Vorganges fix einem bestimmten Monat zugeordnet werden, so kann dieser Monat eingestellt werden.
Generieren Plandaten
Allgemein
Mit dem Generieren Plandaten werden Ist-Daten (Mitarbeiter und Zeiten) der letzten Fakturierung in die Plandaten der Auftragsposition übernommen werden. Wurde nach der letzten Fakturierung bereits das Statistikdaten verdichten durchgeführt, können nur noch Zeiten ohne Mitarbeiter übernommen werden.
Abweichung Vorgangs- zu Fakturierrhythmus
Da der Vorgangsrhythmus vom Fakturierrhythmus abweichen kann, werden die Ist-Daten nicht einfach in die Plandaten übernommen, sondern die unterschiedlichen Rhythmen werden berücksichtigt und die Ist-Daten entsprechend geteilt.
Plandaten für eine Auftragsposition
Das Generieren von Plandaten kann einzeln in jeder Auftragsposition über die Schaltfläche Generieren Plandaten erfolgen.
Plandaten für viele Auftragspositionen
Sollen für mehrere Mandanten übergreifend Plandaten generiert werden, kann das über das Menü Extras / Generieren Plandaten erfolgen.
Gültig ab
Hier wird das Gültigkeitsdatum erfasst, für das Plandaten generiert werden sollen. Dieses Gültigkeitsdatum wird in der Auftragsposition bei den Plandaten eingetragen. Die Plandaten sind ab dem erfassten Datum gültig. Bereits bestehende Plandaten bleiben grundsätzlich erhalten (siehe Option bestehende Plandaten überschreiben). Die Gültigkeit von Plandaten wird begrenzt durch das nächste Gültigkeitsdatum.
Mandant / Auftrag / Tätigkeit
In diesen Feldern kann die Selektion eingeschränkt werden.
Plandaten sollten nur für Tätigkeiten generiert werden, für die auch tatsächlich Vorgänge im Planungsmanager angelegt bzw. für die Ist/Plan-Vergleiche erstellt werden sollen. Deshalb ist es sinnvoll, das Generieren auf einzelne Tätigkeiten einzuschränken und ggf. das Generieren mehrfach aufzurufen.
Option „bestehende Plandaten überschreiben“
Sollten für das beim Generieren erfasste Gültigkeitsdatum bereits Plandaten in einer Auftragsposition angelegt sein, werden diese grundsätzlich nicht überschrieben. Nur bei Aktivieren der Option bestehende Plandaten überschreiben werden bestehende Plandaten mit gleichem Gültigkeitsdatum überschrieben.
Option „Vorgangsbeginn / Vorgangsende übernehmen“
Das Datum der ersten bzw. der letzten Leistungserfassung kann in Vorgangsbeginn bzw. –ende übernommen werden.
Generieren Vorgänge
Voraussetzung für das Generieren von Vorgängen
Mit folgenden Daten der Auftragspositionen können Vorgänge automatisch erzeugt werden:
- Vorgangsrhythmus,
- Vorgangsbeginn/-ende,
- Für den Planungsmanager werden weitere Informationen benötigt:
- Planmitarbeiter,
- Planstunden.
Dadurch ist eine schnelle und einfache Bestückung des Planungsmanagers gewährleistet.
Durch das übergreifende Generieren von Plandaten und Vorgängen können auf einfache Weise sehr viele Vorgänge erzeugt werden, möglicherweise auch Vorgänge, die gar nicht gewünscht sind. Deshalb ist beim übergreifenden Generieren auf Sorgfalt zu achten.
Vorgänge zu einer Auftragsposition
Das Generieren von Vorgängen kann einzeln in jeder Auftragsposition über die Schaltfläche Generieren Vorgänge erfolgen.
Vorgänge zu vielen Auftragspositionen
Sollen für mehrere Mandanten übergreifend Vorgänge generiert werden, kann das über Extras / Generieren Vorgänge erfolgen.
Option Vorgang planen
Vorgänge zu Auftragspositionen werden nur generiert, wenn in der Auftragsposition die Option Vorgang planen gesetzt ist.
Verbindung zwischen Kanzlei-Mitarbeiter und BBS-Benutzer
Zum Generieren von Vorgängen ist eine Verbindung zwischen Kanzlei-Mitarbeiter und BBS-Benutzer notwendig. Aus diesem Grund können Vorgänge nur generiert werden, wenn bei allen in den Plandaten der Auftragspositionen hinterlegten Mitarbeitern in den Mitarbeiterstammdaten der Kanzlei der entsprechende BBS-Benutzer angelegt ist.
Vorgangszeitraum
Hier sind die Zeiträume zu selektieren, für die Vorgänge generiert werden sollen. Der Vorgangszeitraum bezieht sich nicht auf Vorgangsbeginn und –ende, sondern auf die Periode, für die der Vorgang erstellt wird.
Beispiel
Beispiel: Für die Finanzbuchhaltung Januar 2019 soll ein Vorgang erzeugt werden.
Vorgangsbeginn ist der 1. des 1. Folgemonats, Vorgangsende ist der 10. des 2. Folgemonats.
Vorgangszeitraum ist 01/2019, auch wenn die Bearbeitung erst im Folgemonat Februar 2019 erfolgt.
Option „manuell bearbeitete Vorgänge überschreiben“
Sollten für zu generierende Vorgänge bereits Vorgänge im Planungsmanager bestehen, werden die Vorgänge im Planungsmanager grundsätzlich überschrieben. Sind die Vorgänge im Planungsmanager allerdings manuell bearbeitet worden, werden diese nicht überschrieben.
Sofern die manuell bearbeiteten Vorgänge im Planungsmanager dennoch überschrieben werden sollen, ist die Option manuell bearbeitete Vorgänge überschreiben zu aktivieren.
Option „Vorgänge ohne Planzeiten erstellen“
Das Setzen dieser Option bedeutet, dass Vorgänge auch für Mandanten bei denen in der entsprechenden Auftragsposition (Tätigkeit), keine Planzeiten hinterlegt sind, erstellt werden.
Somit kann entschieden werden, ob nur zu Auftragspositionen mit Plandaten oder zu allen selektierten Auftragspositionen Vorgänge erstellt werden sollen.
Das Generieren von Vorgängen ohne Planzeiten, wird für Kanzleien, bei denen mit Planstunden gearbeitet wird, nicht empfohlen, da der Planungsmanager selbstverständlich nur Vorgänge mit Planstunden berücksichtigt. Mit dem Generieren von ungeplanten Vorgängen würde die tatsächlich vorhandene Arbeit größer als die geplante Arbeit sein.
Option „Fakturierte Vorgänge auf Status „fertiggestellt“ setzen“
Die Option Fakturierte Vorgänge auf Status fertiggestellt setzten stellt alle Vorgänge, die bei der Selektion des generieren Vorgänge schon fakturiert sind, auf fertiggestellt um.
Das ist dasselbe Verhalten, wie wenn bei der Fakturierung Haken Vorgang fertigstellen gesetzt ist.
Diese Option kann für Kanzleien nützlich sein, die Rechnungen erstellen bevor der Vorgang fertiggestellt ist.
Beispiel
Sachverhalt: Es wird die monatliche Buchhaltung immer am 25. des aktuellen Monats fakturiert aber erst im Folgemonat bearbeitet. Deshalb wurde in der Tätigkeit der Haken „Vorgang fertigstellen“ entfernt.
Beispiel 1: Es gibt noch keinen Vorgang für die Buchhaltung
Beim Generieren Vorgänge darf die Option nicht gesetzt sein.
Beispiel 2: es wird von zentraler Stelle nach Fertigstellung aller Monatsbuchhaltungen der Vorgang umgestellt.
Beim Generieren Vorgänge muss die Option gesetzt sein.
Mandant / Auftrag / Tätigkeit
In diesen Feldern kann die Selektion eingeschränkt werden.
Vorgänge sollten nur für Tätigkeiten generiert werden, für die auch tatsächlich Vorgänge, auch im Planungsmanager, angelegt werden sollen. Deshalb ist es sinnvoll, das Generieren auf einzelne Tätigkeiten einzuschränken und ggf. das Generieren mehrfach aufzurufen.
Aufruf Planungsmanager
Aufruf Planungsmanager
- Kanzlei / Extras / Planungsmanager
- Kanzlei / Infos / Planungsmanager
- Mandant / Infos / Planungsmanager
Planungsdatum
Das Planungsdatum hat zwei Funktionen:
- Aufgrund des Planungsdatums wird die verfügbare Zeit berechnet.
- Über das Planungsdatum wird entschieden, welches Jahr des Planungsmanagers angezeigt wird.
Monate pro Periode
In diesem Feld wird das Spaltenraster des Planungsmanagers festgelegt werden.
Beispiel
1 = je Monat eine Spalte
3 = für 3 Monate eine Spalte
Alle Mitarbeiter / Ausgewählte Mitarbeiter
In der Spalte „Alle Mitarbeiter“ werden alle Mitarbeiter aus allen angelegten Kanzleien angezeigt. Die Mitarbeiter, die in die Spalte Ausgewählte Mitarbeiter verschoben werden, werden bei Bestätigung mit OK im Planungsmanager angezeigt, aber nur sofern Vorgänge für sie angelegt sind. Sind keine Vorgänge angelegt, wird der Mitarbeiter trotz Auswahl nicht angezeigt.
Mitarbeiterauswahl
Die Mitarbeiterauswahl erfolgt für einzelne Mitarbeiter durch:
- Selektion eines Mitarbeiters in der Spalte „Alle Mitarbeiter“ und Anklicken der Schaltfläche
- Anklicken des Fernglases oder F2-Taste und Auswahl des Mitarbeiters im Auswahldialog
Die Mitarbeiterauswahl erfolgt für alle Mitarbeiter durch Anklicken der Schaltfläche
Schaltflächen
Die Schaltflächen haben folgende Bedeutung:
Mit den Schaltflächen 
Mit den Schaltflächen 
Planzeiten zurücksetzen
Wird der Planungsmanager mit einem älteren als dem Tagesdatum gestartet, kann zusätzlich der Modus Planzeiten zurücksetzen gesetzt werden. Das bedeutet, dass alle nach dem eingegebenen Planungsdatum „erledigten“ Vorgänge wieder als offen dargestellt werden.
Damit werden die verfügbaren Zeiten und geplanten Zeiten der Mitarbeiter so dargestellt, wie sie zum gewählten Stichtag waren. Somit kann nachträglich der Beweis erbracht werden, dass zum ursprünglichen Planungszeitpunkt beispielsweise einer Prüfungstätigkeit tatsächlich ausreichend Zeit vorhanden war.
Wurden zu einem offenen Vorgang vor dem Stichtag Zeiten erfasst, so werden diese im Arbeitsblatt mit % erledigt berücksichtigt.
Im Modus Planzeiten zurücksetzen können im Planungsmanager keine Vorgänge bearbeitet werden.
Symbolleiste des Planungsmanagers
Programmzweck
Über die Symbolleiste des Planungsmanagers können die einzelnen Programme durch Mausklick angewählt werden. Die Funktionen der Symbolleiste stehen auch im Kontextmenü (rechte Maustaste) zur Verfügung.
Anlegen eines neuen Vorgangs
Manuelle Neuanlage eines Vorgangs
Vorgänge für den Planungsmanager können aufgrund der Plandaten in Auftragspositionen generiert werden. Vorgänge können aber auch manuell angelegt werden:
- Im Planungsmanager über die Schaltfläche
- Im Seitenbereich des Mandanten aus den Aufträgen
- Über Vorgangsvorlagen bearbeiten
Weitere Informationen zur manuellen Neuanlage von Vorgängen erhalten Sie in der Dokumentation Vorgangsorientierte Software.
Weitere Informationen zum Generieren von Vorgängen aufgrund von Plandaten erhalten Sie im Kapitel Generieren Vorgänge.
Aktualisierung Planungsmanager
Sofern ein neuer Vorgang mit Plandaten im Planungsmanager angelegt wird, führt das zu Änderungen bei den Mitarbeiterressourcen. Um die geänderten Daten anzuzeigen, muss der Planungsmanager aktualisiert werden. Da die Aktualisierung aber einige Zeit in Anspruch nehmen kann und ggf. noch weitere Änderungen vorgenommen werden sollen, wird folgende Abfrage angezeigt.
Das Bestätigen dieser Abfrage mit Nein bringt Zeitersparnis, da die sofortige Aktualisierung nach einer Änderung unterbunden wird, die angezeigten Daten des Planungsmanagers sind aber nicht mehr aktuell.
Vorgang bearbeiten
Programmaufruf
Vorgang markieren und Schaltfläche 
Doppelklick auf den gewünschten Vorgang.
Programmzweck
Der Vorgangsdialog mit den Vorgangseigenschaften wird aufgerufen. Die Vorgangseigenschaften werden angezeigt und können geändert werden.
Weitere Informationen zum Vorgangsdialog und den Vorgangseigenschaften erhalten Sie in der Dokumentation Vorgangsorientierte Software Kapitel Planung.
Keine Übernahme in Auftragsposition
Änderungen von Vorgangsbeginn, -ende, Planzeiten und Mitarbeiterzuordnung werden nicht in die Auftragsposition zurückgeschrieben.
Die Änderungen sind nur für diesen einen geänderten Vorgang gültig.
Anlegen einer neuen Fehlzeit
Anlegen Fehlzeiten
Fehlzeiten wie z.B. Urlaub, Krankheit, Aus- und Weiterbildung müssen bei der Berechnung der verfügbaren Zeit abgezogen werden. Da diese Fehlzeiten aber unregelmäßig sind, ist es schwierig, diese schon in den Mitarbeiterstammdaten in den Prozentsatz des Felds „planbar“ einfließen zu lassen.
Im Planungsmanager besteht die Möglichkeit, Fehlzeiten zu erfassen. Über das Symbol 
Vorgangsbeginn/-ende/Fehlstunden
Für die Fehlzeit sind Vorgangsbeginn und –ende zu erfassen. Bei einer eintägigen Fehlzeit können Fehlstunden erfasst werden. Bei mehrtägigen Fehlzeiten werden die Fehlstunden automatisch aufgrund der Wochenarbeitszeit aus den Mitarbeiterstammdaten berechnet und das Feld Fehlstunden ist ausgegraut.
Kategorie
Die Kategorien sind fest definiert in sonstige Fehlzeiten, Urlaub, Krankheit, Aus und Weiterbildung. Je nach ausgewählter Kategorie erscheint im Planungsmanager ein Symbol, so dass auf einen Blick erkennbar ist, um welche Fehlzeit es sich handelt.
Aktivieren von bestehenden Vorgängen
Möglichkeiten des Aktivierens von Vorgängen
Über folgende Möglichkeiten können bestehende Vorgänge aktiviert werden:
- Vorgangsmanager
- Planungsmanager
- Office Manager
Vorgangsmanager
Zur Aktivierung eines bestehenden Vorgangs im Vorgangsmanager gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Vorgangsmanager über die Schaltfläche
.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Vorgang fortsetzen den gewünschten Vorgang an.
- Klicken Sie die Schaltfläche Vorgang aktivieren an.
- Klicken Sie im Vorgangsdialog die Schaltfläche
an.
Der Vorgang wird in den Seitenbereich / Vorgänge geladen und steht zur Abarbeitung zur Verfügung.
Planungsmanager
Zur Aktivierung eines bestehenden Vorgangs im Planungsmanager gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie im Planungsmanager rechte Maustaste / Aktivieren an.
- Klicken Sie im Vorgangsdialog die Schaltfläche
Der Vorgang wird in den Seitenbereich / Vorgänge geladen und steht zur Abarbeitung zur Verfügung.
Office Manager
Zur Aktivierung eines bestehenden Vorgangs im Office Manager gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie Seitenbereich / Ablage an.
- Klicken Sie das Fach ADDISON / Vorgänge bzw. ADDISON / Teilvorgänge im Navigationsbaum des Office Managers an.
- Klicken Sie den gewünschten Vorgang mit Doppelklick oder mit rechter Maustaste / Verweis öffnen an.
- Klicken Sie im Vorgangsdialog die Schaltfläche
Der Vorgang wird in den Seitenbereich / Vorgänge geladen und steht zur Abarbeitung zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Seitenbereich / Vorgänge erhalten Sie in der Dokumentation Bedienung der Oberfläche.
Weitere Informationen zum Vorgangsmanager erhalten Sie in der Dokumentation Vorgangsorientierte Software.
Weitere Informationen zum Office Manager erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Office Manager.