Postbearbeitung

Postbearbeitung

Allgemeine Erläuterung

Die Symbole in der Symbolleiste haben folgende Funktionen:

	Öffnet das Menü der Postbearbeitung
	Wechselt zum Posteingang
	Wechselt zum Postausgang
	Speichert den Eintrag
	Speichert den Eintrag und ermöglicht die Erfassung eines neuen Eintrags
	Speichert den Eintrag und schließt den Postbuchdialog
	Aufruf Postbuch – zeigt Postbucheinträge des Tages an

Bearbeitung Posteingang

Erfassen einfacher Schriftstücke

Programmzweck Posteingang

Eingehende Sendungen werden im Posteingangsbuch erfasst. Dazu werden die Informationen bzgl.

• des Mandanten
• des Dokumententyps
• des Absenders
• der Zuständigkeiten
• von Terminen
• von verbundenen Einträgen
• von Vorgangsverbindungen

als Dokument mit fortlaufender Nummer eingetragen.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

• Bereich Kanzlei / Postbuch, Fristen und Bescheide / Posteingang
• Bereich Mandant / Postbuch, Fristen und Bescheide / Posteingang
• In der Schnellstartleiste das Symbol

Kanzlei

Vorbelegt ist die aktive Kanzlei. Über das Listenfeld kann in jede angelegte Kanzlei gewechselt werden.

Standort

Vorbelegt ist der aktive Standort. Über das Listenfeld kann in jeden angelegten Standort gewechselt werden.

Mandant

Geben Sie hier die Nummer des Mandanten ein, für den Sie den Posteingang erfassen wollen. Über die Taste F2 oder das Symbol erhalten Sie eine Liste der angelegten Mandanten. Den gewünschten Mandanten wählen Sie aus, indem Sie den Cursor auf den jeweiligen Mandanten positionieren und die Mandantennummer mit Return in dieses Feld übernehmen.

Tipp: Der Mandant kann auch durch die Eingabe der Steuernummer statt der Mandantennummer ausgewählt werden.

Eingangsdatum

Geben Sie hier das Eingangsdatum der Postsendung ein. Das Tagesdatum wird vorgeschlagen und kann überschrieben werden.

Eintrag vorläufig

Vorläufiger Posteingang bedeutet, alle Informationen sind nicht festgeschrieben und können noch verändert werden. Solange der Status vorläufig ist, erhält dieser Eintrag keine Postbuchnummer.

Soll ein endgültiger Posteingang geändert werden, muss dieser storniert und neu erfasst werden.

Dokumenttyp

Der Dokumenttyp untergliedert sich in drei verschiedene Bereiche. Durch die verschiedenen Bereiche werden unterschiedliche Funktionen bzw. Vorbelegungen ausgelöst.

Bescheidarten veranlasst zusätzliche Eingaben bzw. Berechnungen für die Fristenkontrolle.

Fristarten sind eigene Fristen, die beliebig angelegt werden können.

Dokumentarten beziehen sich beim Posteingang auf z.B. erhaltene Belege für Fibu, Jahresabschluss usw. oder auf allgemein eingehende Schreiben.

Bezeichnung

Kommt als Vorbelegung aus den Stammdaten und kann durch eigenen Text ergänzt oder überschrieben werden.

Zeitraum

Muss bei Bescheidarten und ggf. bei Dokumentarten eingegeben werden. Die Eingabemöglichkeiten sind folgende:

MMJJ Monat und Jahr 2-stellig

MMJJJJ Monat und Jahr 4-stellig

JJJJ Jahr 4-stellig

bei dieser Eingabe wird als Monat 12 angenommen z.B. bei ESt, Jahresabschluss usw.

Der Zeitraum kann in Verbindung mit dem Dokumenttyp eine automatische Verknüpfung zu entsprechenden Vorgängen herstellen.

Projekt

Wird durch die Bescheidart oder die Dokumentart vorbelegt. Kann aus einer Projektliste ausgewählt werden.

Dokumentdatum

Als Dokumentdatum wird das Eingangsdatum minus 1 Tag automatisch vorbelegt. Kann beliebig eingetragen werden.

Zustellart

Wird aufgrund der Stammdaten Bescheidart oder Dokumentart vorbelegt. Kann aus dem Listenfeld beliebig ausgewählt werden.

Erinnerungsdatum

Wird bei Bescheidarten nach den Vorgaben des § 122 AO und den eingetragenen Tagen in den Kanzleistammdaten ermittelt.

Bei Fristarten gilt die 4-Tage-Regelung nicht. Die Berechnung erfolgt aufgrund der Fristdauer in den Stammdaten.

Nachporto

Kann bei Bedarf eingetragen werden.

Absender Bereich

Bezogen auf den ausgewählten Absender werden alle vorhandenen Adressbereiche des Mandanten angezeigt.

• Mandant
• Gesetzlicher Vertreter
• Empfangsbevollmächtigter
• Bank
• Finanzamt
• Gemeinde
• Amtsgericht
• Finanzgericht
• Krankenkasse
• Berufsgenossenschaft
• Sonstige

Unter Sonstige können Arbeitnehmer und Weitere Geschäftsbeziehungen ausgewählt werden.

Die automatische Vorbelegung ist in den Stammdaten Bescheidarten und Dokumentarten hinterlegt.

Auswahl

Hier können, abhängig vom Bereich, die in der Mandantenverwaltung angelegten Daten ausgewählt werden.

Beispiel:

Absender Mandant 10001 bei Auswahl wird die Bank gewählt, es stehen alle Banken des Mandanten zur Verfügung.

Alle anzeigen

Über diese Option kann eine zusätzliche Institution, die nicht beim Mandanten vorhanden ist, ausgewählt werden. Diese wird nur bei diesem Postbucheintrag gespeichert.

Zusatzinfo

Bei Auswahl Finanzamt oder Bank wird hier die Steuernummer bzw. die Bankkontonummer angezeigt. Kann aber auch überschrieben werden.

Zuständigkeiten

Zuständiger Mitarbeiter

Der zuständige Mitarbeiter wird aufgrund der Mandantenstammdaten – Kanzleiverbindung in Verbindung mit dem Projekt vorgeschlagen.

Ist kein Mitarbeiter für das spezifische Projekt (bspw. "Private Steuern") eingetragen, wird der Hauptansprechpartner vorgeschlagen. Ist kein Hauptansprechpartner hinterlegt, wird der Kanzleimitarbeiter für den aktuellen BBS-Benutzer in der Kanzlei gesucht, in der der Postbucheintrag angelegt wird.

Mit F2 kann der Mitarbeitersuchdialog aufgerufen werden.

Eintrag im Eingangskorb

Ist diese Option aktiviert, wird beim entsprechenden Mitarbeiter ein Eintrag im Eingangskorb seines Office Managers erzeugt. Die Vorbelegung ist in den Bescheidarten, Fristarten und Dokumentarten hinterlegt.

Hier werden auch im Postbuch erfasste Notizen hinterlegt.

Hauptansprechpartner

Ist in den Mandantenstammdaten – Kanzleiverbindung ein Hauptansprechpartner hinterlegt, wird dieser angezeigt.

Mit F2 kann der Mitarbeitersuchdialog angezeigt werden.

Eintrag im Eingangskorb

Ist diese Option aktiviert, wird beim entsprechenden Mitarbeiter ein Eintrag im Eingangskorb seines Office Managers erzeugt. Die Vorbelegung ist in den Bescheidarten, Fristarten und Dokumentarten hinterlegt.

Verbundene Einträge hinzufügen

Es können Links auf zugehörige Dokumente gesetzt werden. Durch die Verlinkung mit dem Eingangskorb des zuständigen Mitarbeiters stehen diesem die Dokumente zum schellen Aufruf zur Verfügung.

Über die Schaltfläche Hinzufügen kann gewählt werden, ob ein neues Dokument, ein Eintrag aus dem Office Manager oder ein in DocuWare archiviertes Dokument hinzugefügt werden soll.

Neues Dokument hinzufügen

Auswahl eines beliebigen Dokuments aus einem beliebigen Verzeichnis.

Dokument aus dem Office Manager hinzufügen

Hinzufügen eines bereits registrierten Dokuments aus dem Office Manager.

Dokument aus DocuWare hinzufügen

Ein bereits in DocuWare archiviertes Dokument wird zum Postbucheintrag hinzugefügt. Diese Funktionalität steht abhängig von der Lizenz zur Verfügung.

Zur Ermittlung und Auswahl des Dokuments wird die DocuWare-Recherche als Dialog geöffnet.

Weiterführende Informationen zur DocuWare-Recherche erhalten Sie in der Dokumentation DMS-Schnittstelle zu DocuWare.

Öffnen

Öffnen des angewählten Dokuments.

Löschen

Löschen des angewählten Dokuments.

Notiz

Hier kann eine Notiz als Bearbeitungshinweis für den zuständigen Mitarbeiter erfasst werden. Ein * (Sternchen) am Ende des Reiters Notiz zeigt an, dass ein Eintrag vorhanden ist.

Absenderadresse

Zur Information sehen Sie hier eine detaillierte Anzeige der Korrespondenzdaten des Absenders.

Vorgangsverbindungverknüpfen

Der Posteingang kann im Bereich Vorgangsverbindung mit einem passenden Vorgang verknüpft werden. Bereits bestehende Vorgänge werden aufgrund des Projektes aus der Dokumentart und des Zeitraums, der eingegeben wird, zugeordnet.

Über Vorgangsauswahl kann ein Vorgang manuell zugeordnet bzw. auch angelegt werden.

Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation „Vorgangsorientierte Software“.

Eigenschaften

Zeigt die Eigenschaften des zugeordneten Vorgangs an.

Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation „Vorgangsorientierte Software“.

Trennen

Hiermit können Sie einen zugeordneten Vorgang vom Posteingang trennen.

Status auf „Belege im Haus“ setzen

Wird diese Option gewählt, erhält der zugeordnete Vorgang den Status gesetzt. Dies zeigt dem Mitarbeiter an, dass er mit der Bearbeitung beginnen kann.

Sie kann nur gesetzt werden, denn der Status des Vorgangs „angelegt“ oder „geplant“ ist.

Speichern Posteingang

Über das Symbol oder die Tastenkombination ALT + N kann der aktuelle Posteingang gespeichert und geschlossen werden.

==

Verbundene Einträge versenden

Über die Schaltfläche Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente können markierte Einträge direkt an das ADDISON Direkt-Portal in den Bereich der Dokumente des Mandanten hochgeladen werden.
Alternativ können diese über die Kommunikation direkt an den Mandanten mit den entsprechenden Anhängen versandt werden.

Erfassen fristbehafteter Schriftstücke

Vorbemerkung

In diesem Kapitel wird auf die vom „normalen Posteingang“ abweichenden Feldern eingegangen.

Ist der Dokumenttyp eine Bescheidart in Verbindung mit einem Zeitraum (Veranlagungsjahr) kann ein Bescheidabgleich durchgeführt werden.

Aufgrund der Bescheidart werden drei zusätzliche Registerkarten angezeigt:

• Fristeintrag
• Bescheidabgleich
• Steuervorauszahlungen

Registerkarte Fristeintrag

Steuerart

Die Steuerart ergibt sich aus der Bescheidart

Art der Behörde

Finanzamt oder Gemeinde, ergibt sich aus der Steuerart.

Behörde

Bei Steuerpflichtigen wird das Hauptfinanzamt vorgeschlagen. Handelt es sich um eine Einzelfirma wird, wenn vorhanden und es sich um eine betriebliche Steuer handelt, das abweichende Unternehmensfinanzamt vorgeschlagen.

Betrifft der Vorgang die Gewerbesteuer, wird die Gemeinde vorgeschlagen.

Bundesland

Hier wird das Bundesland des Finanzamtes des Steuerpflichtigen eingetragen (Wird für die Ermittlung des Fristablaufes benötigt).

Betriebsstätte

Auswahl einer evtl. Betriebsstätte.

Eingang beim Mandanten

Für Bescheide, die vom Mandanten verspätet abgegeben wurden, kann das Eingangsdatum beim Mandanten eingegeben werden.

Bekanntgabedatum

Wird lt. AO ermittelt.

Berechnung Bekanntgabedatum bei ELSTER-Rückübertragung

Bei Erzeugung eines automatischen Posteingangssatzes bei ELSTER-Bescheidrückübertragung wird das Abrufdatum als Eingangsdatum verwendet. Bei entsprechend spätem Abruf kann das dazu führen, dass das Eingangsdatum mehr als drei Tage vom Dokumentdatum abweicht und somit die Ermittlung des Bekanntgabedatums beeinflussen würde.

In diesen Fällen (Zustellungsart ELSTER bzw. DIVA, Absender Finanzamt) wird das Eingangsdatum ignoriert und das Bekanntgabedatum nach der Bekanntgabevermutung nach § 122 AO berechnet. In einem solchen Fall wird auch ein entsprechender Hinweis bei der Bearbeitung des Posteingangs angezeigt.

Da der automatisch erzeugte Postbucheintrag als vorläufiger Eintrag angelegt wird, können Sie diesen natürlich noch überarbeiten, sofern das berechnete Bekanntgabedatum nicht korrekt sein sollte.

Fristende

Der Fristablauf wird lt. AO bzw. der Einzelsteuergesetze ermittelt und kann nur bei manuellen Fristarten überschrieben werden.

Status

Es können folgende Stati vergeben werden.

• nicht bearbeitet
• in Bearbeitung
• geprüft - Abweichung
• geprüft - Rechtsbehelf
• geprüft – i.O.
• erledigt wegen Fristablauf
• ungeprüft an Mandant

Unter Vorbehalt

Ist der Bescheid unter dem Vorbehalt, kann hier ein Check gesetzt werden.

Zustellungsurkunde

Wird der Check „Zustellungsurkunde“ gesetzt, gilt als Bekanntgabedatum das Datum der Zustellungsurkunde.

Registerkarte Bescheidabgleich

Direkt bei der Erfassung Posteingang kann über die Registerkarte Bescheidabgleich der Bescheidabgleich bearbeitet werden.

Status

Der Eintrag wird aus der Registerkarte Fristeintrag übernommen, kann aber hier auch erstmalig erfasst oder geändert werden.

Übernahme Berechnung

Mit der Schaltfläche Übernahme Berechnung wird die Spalte Berechnung neu von der Einkommensteuer gefüllt. Zu beachten ist, dass wenn manuell ein Wert in der Berechnung überschrieben wird, dieser nicht mehr automatisch durch die Übernahme der Berechnung gefüllt wird. Eine Aktualisierung erfolgt nur, wenn der Haken bei "Detailerfassung" gesetzt wird.

Beim Projekt Grundsteuer kann mit der Schaltfläche Anzeige Berechnung die Berechnung direkt in der Grundsteuer-App (Steuern Online) aufgerufen werden.

Übernahme Elster

Die Schaltfläche Übernahme Elster stellt die Werte in die Spalte Abgleichspositionen. Beim Projekt Grundsteuer steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung.

Bescheidabgleich mit Rückübertragungsdaten (ELSTER) für die Einkommensteuer

Voraussetzung dafür ist, dass die über das Modul ELSTER gesendeten Einkommensteuerfälle, nach der Verarbeitung durch die Finanzverwaltung online in Form einer Bescheiddatenrückübermittlung „abgeholt“ worden sind.

Die elektronischen Bescheiddaten werden von der Finanzverwaltung aus rechtlichen Gründen allerdings erst einen Tag nach Versenden des schriftlichen Bescheides zur Verfügung gestellt.

Kopieren Berechnung

Die Schaltfläche Kopieren Berechnung stellt die Werte Einkommensteuer Berechnung in die Spalte Bescheidabgleich.

Damit können Bescheide die weitgehend übereinstimmen sehr komfortabel abgeglichen werden. Beim Projekt Grundsteuer steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung.

Drucken

Ausdruck der Bescheidabgleichspositionen.

Anschreiben

Erstellt das Anschreiben an den Mandanten.

Wichtig: Das Anschreiben kann nur erstellt werden, wenn der Status auf „geprüft OK“, „geprüft Abweichung“ oder „geprüft Rechtsbehelf“ gesetzt wurde.

In den Stammdaten / Fristen und Bescheide / Steuerarten können bei Bescheidabgleichspositionen die Positionen gesteuert werden, die im Brief angedruckt werden sollen.

Im Kanzleistamm kann gesteuert werden, ob standardmäßig mit Report oder Word für Windows gedruckt werden soll.

Für den Reportdruck kann zusätzlich ein Hinweistext mit eingegeben und gedruckt werden.

Für den Worddruck wird die Vorlage Stbesch.dot verwendet.

eEinspruch Die Daten aus dem Postbucheintrag werden in einen neu angelegten ADDISON eEinspruch übernommen und der Dialog zum eEinspruch kann bearbeitet werden.

Notiz aus Steuerfall In der Einkommensteuer kann eine Bescheidnotiz erfasst werden. Wurde eine Bescheidnotiz zu diesem Verwaltungsakt erfasst, so ist die Schaltfläche ersichtlich. Der Hinweis wird in einem neuen Dialog angezeigt. Ein * (Sternchen) am Ende des Reiters Notiz zeigt an, dass ein Eintrag vorhanden ist.

Registerkarte Erläuterungen

Über die Registerkarte Erläuterungen werden die in der elektronischen Bescheidrückübertragung mitgelieferten Erläuterungen angezeigt.

Registerkarte Steuervorauszahlungen

Über die Registerkarte Steuervorauszahlungen und die Schaltfläche Erstellen/Ändern können die entsprechenden Vorauszahlungen eingegeben oder geändert werden.

Vorauszahlungen bei Ehegatten und getrennter Veranlagung

Ab ESt 2008 wird die getrennte Veranlagung innerhalb einer Mandantennummer abgewickelt. In diesem Fall können z.Zt. für den Ehegatten-Bescheid keine Steuervorauszahlungen erfasst werden.

Ein Ehegatten-Bescheid wird daran erkannt, dass in der Bescheidart für den Ehegatten die Option Bescheidart nur für Ehegatte bei getrennter Veranlagung gültig gesetzt ist.

Erstellen/Ändern

Hier können die Werte des Steuerbescheides eingetragen werden.

Zwei Felder können nicht bearbeitet werden. Diese werden automatisch vom Programm belegt.

• EZ = Einmalzahlung
• D = Druck Vorauszahlungserinnerung erfolgt

Löschen

Es kann die markierte Zeile gelöscht werden.

Drucken

Eine Übersicht der erfassten Vorauszahlungen wird im Listenmanager abgestellt.

Anschreiben

siehe Registerkarte Bescheidabgleich

Erstellung automatischer Posteingänge über Dokument registrieren

Dokument einfügen

Über das Office Manager Menü kann ein beliebiges Dokument eingefügt werden.

Öffnen

Über das Öffnen Fenster kann ein beliebiges Dokument gewählt werden. Im Fenster Dokument registrieren erfolgt die Verschlagwortung des Dokumentes. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation ADDISON Office Manager.

Zusätzlich kann ein vorläufiger Postbucheintrag oder ein Postbucheintrag im Dialog erzeugt werden.

Vorläufiger Postbucheintrag

Trägt bei Posteingang alle bekannten Daten ein. Der Posteingang erhält den Status vorläufig. Solange der Status vorläufig ist, erhält dieser Eintrag keine Postbuchnummer.

Automatisch erstellte, vorläufige Postbucheinträge erhalten die Dokumentenart 9901.

Postbucheintrag mit Dialog erstellen

Trägt bei Posteingang ebenfalls alle bekannten Daten ein. Der Posteingang erhält den Status vorläufig. Der Posteingangsdialog wird geöffnet und kann sofort bearbeitet werden. Z.B. Status auf endgültig setzen.

Dokument über Explorer registrieren

Das gewünschte Dokument im Explorer markieren und rechte Maustaste drücken.

Der Dialog Dokumentregistrieren wird geöffnet. Hier kann ebenfalls ein Postbucheintrag erzeugt werden.

Erstellung automatischer Posteingänge über Mehrfachdokumentenablage

Mehrfachdokumentenablage

Über das Office Manager Menü kann die Mehrfachdokumentenablage eingefügt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation ADDISON Office Manager.

Bei der Verschlagwortung der Einzeldokumente bzw. der mehrseitigen Dokumente kann zusätzlich die Erzeugung eines Postbucheintrages gewählt werden.

Vorläufiger Postbucheintrag

Trägt bei Posteingang alle bekannten Daten ein. Der Posteingang erhält den Status vorläufig. Solange der Status vorläufig ist, erhält dieser Eintrag keine Postbuchnummer.

Automatisch erstellte, vorläufige Postbucheinträge erhalten die Dokumentenart 9901.

Postbucheintrag mit Dialog erstellen

Trägt bei Posteingang ebenfalls alle bekannten Daten ein. Der Posteingang erhält den Status vorläufig. Der Posteingangsdialog wird geöffnet und kann sofort bearbeitet werden. Z.B. Status auf endgültig setzen.

Fristen & Bescheide im Office Manager

ADDISON Verwaltungsakte

Beim Speichern eines neuen Fristeintrags wird ein Eintrag im Office Manager unter dem Fach ADDISON/Verwaltungsakte erstellt.

Ob der Fristeintrag im Office Manager gespeichert werden soll, kann optional in den Kanzleioptionen gesteuert werden.

Dieser Eintrag erhält einen Termin. Die Berechnung des Termins ergibt sich aus dem Ablauf der Rechtsbehelfsfrist minus der Vorfrist aus den Kanzleistammdaten.

Durch den Termin erscheint der Eintrag automatisch bei Fälligkeit in den fälligen Aufgaben des Office Managers.

Der Eintrag kann aus dem Fach ADDISON/Verwaltungsakte im Projektfenster oder, wenn fällig, aus den fälligen Aufgaben heraus aufgerufen werden.

Durch Doppelklick auf den Eintrag im Office Manager wird in den Mandanten gewechselt und der Verwaltungsakt aufgerufen, egal welcher Mandant und welches Projekt gerade aktiv ist.

Der Eintrag im Office Manager wird automatisch gelöscht, wenn der Verwaltungsakt bei den Fristen und Bescheiden ausgetragen oder storniert wird.

Weitere Informationen zum Office Manager finden Sie bei den ADDISON Dokumentationen.

Postausgang

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus den folgenden Menüfolgen ausführbar:

• Bereich Kanzlei / Postbuch / Fristen und Bescheide / Postausgang
• Bereich Mandant / Postbuch / Fristen und Bescheide / Postausgang
• In der Schnellstartleiste Symbol

Kanzlei

Vorbelegt ist die aktive Kanzlei. Über das Listenfeld kann in jede angelegte Kanzlei gewechselt werden.

Standort

Vorbelegt ist der aktive Standort. Über das Listenfeld kann in jeden angelegten Standort gewechselt werden.

Mandant

Geben Sie hier die Nummer des Mandanten ein, für den Sie den Posteingang erfassen wollen. Über die Taste F2 oder das Symbol erhalten Sie eine Liste der angelegten Mandanten. Den gewünschten Mandanten wählen Sie aus, indem Sie den Cursor auf den jeweiligen Mandanten positionieren und die Mandantennummer mit Return in dieses Feld übernehmen.

Ausgangsdatum

Geben Sie hier Datum des Postausgangs ein. Das Tagesdatum wird vorgeschlagen und kann überschrieben werden.

Eintrag vorläufig

Vorläufiger Postausgang bedeutet, alle Informationen sind nicht festgeschrieben und können noch verändert werden. Alle automatisch erzeugten Postausgänge sind vorläufige Postausgänge. Solange der Status vorläufig ist, erhält dieser Eintrag keine Postbuchnummer.

Wichtig: Soll ein endgültiger Postausgang geändert werden, muss dieser storniert und neu erfasst werden.

Dokumenttyp

Beim Dokumenttyp kann die Dokumentart des betreffenden Satzes eingetragen werden.

Die Dokumentart 9901 muss vorhanden sein, da diese für automatisch erstellte Schriftstücke verwendet wird.

Bezeichnung

Kommt als Vorbelegung aus den Stammdaten und kann durch eigenen Text ergänzt oder überschrieben werden.

Zeitraum

Die Eingabemöglichkeiten sind folgende:

MMJJ Monat und Jahr 2-stellig

MMJJJJ Monat und Jahr 4-stellig

JJJJ Jahr 4-stellig

bei dieser Eingabe wird als Monat 12 angenommen z.B. bei Est, Jahresabschluss usw.

Projekt

Wird durch die Dokumentart vorbelegt. Kann aus einer Projektliste ausgewählt werden.

Dokumentdatum

Wird automatisch vorbelegt.

Kann beliebig eingetragen werden.

Zustellungsart

Wird aufgrund der Stammdaten Dokumentart vorbelegt. Kann aus dem Listenfeld beliebig ausgewählt werden.

Erinnerungsdatum

Hier kann ein Wiedervorlagedatum eingegeben werden.

Porto

Kann bei Bedarf eingetragen werden.

Empfänger Bereich

Bezogen auf den ausgewählten Empfänger werden alle vorhandenen Adressbereiche des Mandanten angezeigt.

• Mandant
• gesetzlicher Vertreter
• Empfangsbevollmächtigter
• Bank
• Finanzamt
• Gemeinde
• Amtsgericht
• Finanzgericht
• Kanzlei
• Krankenkasse
• Berufsgenossenschaft
• Sonstige

Unter Sonstige können Arbeitnehmer und Weitere Geschäftsbeziehungen ausgewählt werden.

Die automatische Vorbelegung ist den Stammdaten Bescheidarten und Dokumentarten hinterlegt.

Auswahl

Hier können, abhängig vom Bereich, die in der Mandantenverwaltung angelegten Daten ausgewählt werden.

Beispiel:

Absender Mandant 10001 bei Auswahl wird die Bank gewählt, es stehen alle Banken des Mandanten zur Verfügung.

Zusatzinfo

Bei Auswahl Finanzamt oder Bank wird hier die Steuernummer bzw. die Bankkontonummer angezeigt. Kann aber auch überschrieben werden.

Zuständigkeiten

Zuständiger Mitarbeiter

Der zuständige Mitarbeiter wird aufgrund der Mandantenstammdaten – Kanzleiverbindung in Verbindung mit dem Projekt vorgeschlagen.

Ist kein Mitarbeiter eingetragen, wird der Hauptansprechpartner vorgeschlagen. Ist bei diesem auch nichts eingetragen, wird der Sachbearbeiter aus dem Posteingang vorgeschlagen.

Mit F2 kann der Mitarbeitersuchdialog angezeigt werden.

Eintrag im Eingangskorb

Ist diese Option aktiviert, wird beim entsprechenden Mitarbeiter ein Eintrag im Eingangskorb seines Office Managers erzeugt. Die Vorbelegung ist in den Dokumentarten hinterlegt.

Hauptansprechpartner

Ist in den Mandantenstammdaten – Kanzleiverbindung ein Hauptansprechpartner hinterlegt, wird dieser angezeigt.

Mit F2 kann der Mitarbeitersuchdialog angezeigt werden.

Eintrag im Eingangskorb

Ist diese Option aktiviert, wird beim entsprechenden Mitarbeiter ein Eintrag im Eingangskorb seines Office Managers erzeugt. Die Vorbelegung ist in den Dokumentarten hinterlegt.

Fristaustrag

Noch nicht ausgetragene Fristen beim Mandanten werden hier angezeigt.

Über Doppelklick kann in die Bescheidbearbeitung gewechselt werden.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Fristen und Bescheide.

Wird ein Zeitraum eingegeben, bezieht sich die Anzeige auf den Zeitraum.

Verbundene Einträge hinzufügen

Dokumente, die über die Office-Anbindung erstellt wurden, sind automatisch mit dem Postausgang verbunden.

Es können Links auf zugehörige Dokumente gesetzt werden. Durch die zusätzliche Verlinkung mit dem Eingangskorb des zuständigen Mitarbeiters stehen diesem die Dokumente zum schellen Aufruf zur Verfügung.

Über die Schaltfläche Hinzufügen kann gewählt werden, ob ein neues Dokument, ein Eintrag aus dem Office Manager oder ein in DocuWare archiviertes Dokument hinzugefügt werden soll.

Neues Dokument hinzufügen

Auswahl eines beliebigen Dokumentes aus einem beliebigen Verzeichnis

Dokument aus dem Office Manager hinzufügen

Hinzufügen eines bereits registrierten Dokumentes aus dem Office Manager

Dokument aus DocuWare hinzufügen

Ein bereits in DocuWare archiviertes Dokument wird zum Postbucheintrag hinzugefügt. Diese Funktionalität steht abhängig von der Lizenz zur Verfügung.

Zur Ermittlung und Auswahl des Dokuments wird die DocuWare-Recherche als Dialog geöffnet.

Weiterführende Informationen zur DocuWare-Recherche erhalten Sie in der Dokumentation DMS-Schnittstelle zu DocuWare.

Öffnen

Öffnen des angewählten Dokumentes.

Löschen

Löschen des angewählten Dokumentes.

Notiz

Hier kann eine Notiz als Bearbeitungshinweis für den zuständigen Mitarbeiter erfasst werden. Ein * (Sternchen) am Ende des Reiters Notiz zeigt an, dass ein Eintrag vorhanden ist.

Absenderadresse

Zur Information sehen Sie hier eine detaillierte Anzeige der Korrespondenzdaten des Empfängers.

Speichern Postausgang

Über das Symbol oder die Tastenkombination ALT + N kann der aktuelle Postausgang gespeichert werden.

Erzeugen automatischer Postausgänge

Allgemein

Über die Office-Anbindung in ADDISON können automatische Postausgänge erstellt werden. Weitere Informationen zur Office Anbindung erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Office-Anbindung.

In der Office-Anbindung – Registerkarte Office Manager kann die Art des Postbucheintrages gewählt werden.

Wichtig: Solange der Status vorläufig ist, erhält dieser Eintrag keine Postbuchnummer.

Vorläufigen Postbucheintrag erstellen

Trägt bei Posteingang alle bekannten Daten ein. Der Posteingang erhält den Status vorläufig. Solange der Status vorläufig ist, erhält dieser Eintrag keine Postbuchnummer.

Automatisch erstellte, vorläufige Postbucheinträge erhalten die Dokumentenart 9901.

Postbucheintrag mit Dialog erstellen

Trägt bei Posteingang ebenfalls alle bekannten Daten ein. Der Posteingang erhält den Status vorläufig. Der Posteingangsdialog wird geöffnet und der Posteintrag kann sofort bearbeitet werden, um z.B. den Status auf endgültig zu setzen.

Postbuch

Anzeige am Bildschirm

Programmzweck

• Mit dem Programm können alle Postbucheinträge am Bildschirm angezeigt und ggf. bearbeitet werden.
• Es ermöglicht eine individuelle Zusammenstellung der für den Anwender relevanten Daten am Bildschirm.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

• Bereich Kanzlei / Postbuch / Fristen und Bescheide / Postbuch
• Bereich Mandant / Postbuch / Fristen und Bescheide / Postbuch

Wird das Postbuch beim Mandanten aufgerufen, werden auch nur die Postbucheinträge dieses Mandanten angezeigt.

Wird das Postbuch aus der Schnellstartleiste gestartet, kann dann im Dialog Posteingang über das Symbol die Postbuch – Ansicht des Tages angezeigt werden.

Bei der Vorselektion „Postbuch“ können nachfolgende Informationen selektiert werden:

• Mandanten Eingabe der Mandantennummern
  (von-bis Eingaben sind mit - getrennt zu erfassen, Eingaben mehrerer
  Mandantennummern werden mit Semikolon getrennt)
  oder über die Auswahl beliebige Mandanten markieren
• Mitarbeiter von – bis
• PostbuchNr. von – bis
• Datum von – bis
  Vorbelegung:
  bis ist das Tagesdatum
  von 3 Monate vor dem Tagesdatum
• Eintragsart Postein- und Postausgang
  nur Posteingang
  nur Postausgang

Ansicht Postbuch

Die Postbuchpositionen werden entsprechend der vorgewählten Selektion angezeigt.

In der Fußzeile der Ansicht wird die Anzahl der Einträge angezeigt.

Bearbeiten der Bildschirmansicht

Neue Auswahl Postbuchpositionen

Über das Fernglas wird eine neue Vorselektion geöffnet.

Detailanzeige

Über die Bleistiftfunktion erfolgt eine Detailanzeige der gewählten Position. Ist der Postbucheintrag vorläufig kann er auch noch bearbeitet werden.

Endgültig verarbeiten

Postbucheinträge, die auf vorläufig gesetzt sind können endgültig verarbeitet werden.

Sind viele vorläufige Postbucheinträge vorhanden, kann in der Spalte „Zustand“ nach den vorläufigen selektiert werden (Klick im Spaltenkopf auf dem Filtersymbol), dann alle vorläufigen markieren und endgültig verarbeiten wählen.

Löschen/Stornieren

Postbucheinträge können gelöscht bzw. storniert werden.

Vorläufige Einträge werden gelöscht.

Endgültige Einträge müssen storniert werden.

Austragen von selektierten Fristen und Bescheide

über dieses Symbol können viele Bescheide durch Mehrfachselektion auf einmal austragen werden.

Vorläufigkeitsvermerke/anhängige Verfahren Filter einstellen

Auswählen eines oder mehrerer Filter für Vorläufigkeitsvermerke und/oder anhängige Verfahren.

Durch Anklicken des Checks wird der Filter eingestellt.

Vorläufigkeitsvermerke /anhängige Verfahren Filter ein- und ausschalten

Die eingestellten Filter werden hier aktiviert bzw. deaktiviert.

Gefilterte Vorläufigkeitsvermerke bzw. anhängige Verfahren auf erledigt setzen

Alle angezeigten Vorläufigkeitsvermerke bzw. anhängige Verfahren können hiermit auf erledigt gesetzt werden.

Alle Einträge selektieren (Strg + A)

Alle angezeigten Postbucheinträge werden selektiert.

Auswertungen

Folgende Auswertungen können aufgerufen werden:

• Postaufgabebestätigung
• Postbuch
• Fristenkontrollbuch

Wordanbindung

Aus der Postbuchanzeige kann in die Office-Anbindung gewechselt werden.

Es kann der Mandant angeschrieben werden, der in der Postbuchanzeige markiert ist.

Sind mehrere Mandanten markiert, wird ein Serienbrief erstellt.

Nähere Informationen dazu finden Sie der Dokumentation Addison Office-Anbindung.

Aktualisierung

Aktualisiert den angezeigten Bildschirm.

Ansicht

Die erste Zeile eines gruppierten Bereiches zeigt an, welche Spalte gruppiert ist.

Durch Öffnen der Gruppe (+) werden einzelne Postbuchpositionszeilen angezeigt.

In der Abschlusszeile der jeweiligen Gruppe werden eingeblendete Wertspalten aufsummiert dargestellt.

Weitere Informationen zur Bearbeitung der Bildschirmansicht erhalten Sie im Benutzerhandbuch ADDISON Software Bedienung der Oberfläche im Kapitel Bildschirmauswertungen (DevExpress)

Druckvorschau

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Druckvorschau Postbuch und Fristenkontrollbuch.

Druckvorschau Postbuch und Fristenkontrollbuch

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Postbuch / Fristen und Bescheide / Postbuch bzw. Fristenkontrollbuch über das Kontextmenü.

Programmzweck

Die angezeigten Einträge können in der Druckvorschau nochmal bezüglich des Layouts überarbeitet und dann ausgedruckt werden.

Seiteneinstellungen

Menü Datei / Seiteneinstellung bzw. Symbol . Hier kann die Seitengröße, die Ränder, die Orientierung und die Papierzufuhr festgelegt werden.

Suchen

Aufruf über das Symbol in der Symbolleiste. Es kann nach beliebigen Begriffen innerhalb der Liste gesucht werden. In der Statusleiste des Suchen-Dialogs wird die Anzahl der gefundenen Begriffe angezeigt.

Anpassen

Über das Symbol kann die Form des Ausdrucks bestimmt werden. In der Registerkarte Optionen wie folgt:

• Kopf-/Fußzeile

  : bedeutet die Kopf-/Fußzeile der jeweiligen Ansicht. Kopf- und Fußzeile für das gesamte Dokument wird über ein extra Symbol bearbeitet.

• Gruppenfußzeile

• Horizontale und vertikale Linien

• Info über gesetzte Filter

Die Optionen Detail und Vorschau sind bei den Rechnungspositionen und Leistungen nicht relevant.

Die Registerkarte Breite beinhaltet die Informationen für:

Automatische Breite

Das Programm versucht die Daten auf der Seitenbreite unterzubringen.

Alle Gruppen

zeigt alle gesetzten Gruppen an, auch wenn sie in der Bildschirmansicht nicht sichtbar sind.

Die Optionen Alle Details und Druckstile sind bei den Rechnungspositionen und Leistungen nicht relevant.

Speichern und Öffnen

Mit diesen beiden Symbolen kann eine Druckvorschau gespeichert, oder eine bereits gespeicherte Druckvorschau geöffnet werden.

Drucken

Ausdruck mit oder ohne Abfrage des Druckers.

Kopf-/Fußzeile

Bearbeiten der Kopf- und Fußzeilen. Diese sind in drei Bereiche (links, mittel, rechts) unterteilt. Der Bereich kann oben, mittig und unten innerhalb der Kopf-/Fußzeile gewählt werden.

In der Fußzeile können folgende automatischen Informationen angedruckt werden:

• Seitennummer
• Seite # von Anzahl Gesamtseiten
• Druckdatum
• Druckzeitpunkt
• Benutzername

Skalierung

Das Symbol für Skalierung bestimmt die Größe des Ausdruckes in %. Bei einer Vergrößerung kann die Ansicht auf 2 – x Seiten verteilt werden.

Vergrößern/Verkleinern

Über die beiden Lupensymbole und die Zoomlistbox kann die Druckvorschau nach Wunsch vergrößert oder verkleinert werden.

Blättern innerhalb der Seiten

Erfolgt über die Pfeilsymbole

Mehrere Seiten

Es können beliebig viele Seiten innerhalb des Bildschirms dargestellt werden.

Hintergrundfarbe

Für den nichtdruckbaren Bereich kann eine beliebige Farbe gewählt werden.

Wasserzeichen

Als Wasserzeichen kann ein beliebiger Text eingegeben oder ein vorhandenes Bild ausgewählt werden. Diese können wahlweise vor bzw. hinter dem Text stehen.

Dokument exportieren / als EMail versenden

Die Ansicht kann in verschiedenen Dateiformaten exportiert werden (PDF, HTML, MHT, RTF, Excel, CSV, Text oder aber auch als graphisches Dokument),

Beim Versenden als Email wird das Dokument zuerst als PDF gespeichert und dann an Email weitergegeben.

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