Postbuch und Fristenkontrollbuch

Postbuch und Fristenkontrollbuch

Vorbemerkungen

Postbuch

Das Postbuch dient der Erfassung der ein- und ausgehenden Post. Die Postbucheinträge werden (wie bei Rechnungen) fortlaufend nummeriert. Sie haben die Möglichkeit, das Postbuch einzusehen, teilweise zu bearbeiten und einzelne Postbucheinträge zu stornieren.

Die sachgemäße Führung eines Postbuchs gehört, wie die sachgemäße Führung des Fristenkalenders, zur Grundvoraussetzung einer ordnungsgemäßen Steuerberatungstätigkeit.

Bei der Zuweisung der Verantwortlichkeit innerhalb der Kanzlei ist darauf zu achten, dass der Steuerberater eigenverantwortlich für alle Bereiche der Fristenüberwachung ist.

Postausgang

In der Vergangenheit wurde nach BFH-Urteilen zu Wiedereinsetzungsanträgen vielfach darauf hingewiesen, dass das Führen des Postausgangbuchs allein nicht ausreichend ist.

Es muss festgehalten sein, wer die Aufgabe zur Post (oder vergleichbare Erledigung) zu welchem Zeitpunkt tatsächlich durchgeführt hat.

Drucken Sie bitte täglich eine Postaufgabebestätigung, lassen diese durch den Durchführenden mit Datum und Uhrzeit bestätigen und heften das Dokument ab.

Fristenkontrollbuch

Nach BFH-Urteilen ist zur Überwachung ein Fristenkontrollbuch oder eine gleichwertige Einrichtung zu führen.

Bei der Zuweisung der Verantwortlichkeit innerhalb der Kanzlei ist darauf zu achten, dass der Steuerberater eigenverantwortlich für alle Bereiche der Fristenüberwachung ist.

Beschreibung

Beim Posteingang wird festgelegt, ob es sich um ein fristbehaftetes Schriftstück handelt (Steuerbescheide, Verwaltungsakte, Einspruchsentscheidungen).

Festzuhalten ist, wie das Schriftstück die Kanzlei erreicht hat (Postzugang oder Zustellung). Es ist das Aufgabedatum für die Bekanntgabevermutung und Berechnung der 3-Tages-Regelung wichtig. Bei Zustellung muss der Zustellungstag auf dem Vorgang vermerkt werden (keine 3-Tage-Regelung).

Es ist jedes fristbehaftete Schriftstück einzutragen.

Der Ablauf der Frist muss eingetragen werden. Eine sog. Vorfrist sollte berücksichtigt werden. Diese sollte mindestens eine Woche (Bundesgerichtshof 06.07.94) besser noch 10 Tage vor Ablauf der endgültigen Frist liegen.

Eilige oder besonders eilbedürftige Schriftstücke sind gesondert zu kennzeichnen (Schriftstück ist Mandanten zugegangen und liegen geblieben).

Schriftstücke, die nach Ablauf der Frist eingehen, müssen nicht mehr in das Kontrollbuch eingetragen werden. Es sollte jedoch trotzdem die Fristberechnung durchgeführt werden. Das Schriftstück sollte mit dem Zusatz (unter Bemerkungen) versehen werden, dass es erst nach Ablauf der Frist eingegangen ist. Prüfung ob Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand möglich ist.

ADDISON eEinspruch

Die Finanzverwaltung ermöglicht gegen einige Verwaltungsakte elektronisch via der über Elster angesprochenen ERiC-Schnittstelle Einspruch einzulegen. Der ADDISON eEinspruch ist nahtlos in die ADDISON Kanzleiorganisation integriert. Der mit einem Benutzerberechtigungsattribut versehene Versand erfolgt über den ADDISON Datenservice innerhalb der Elster Auftragsliste.

Wichtig: Einsprüche müssen am Fälligkeitstag bis 24 Uhr beim Finanzamt vorliegen (s. auch Ausführungen unten). Wir empfehlen den Versand von eEinsprüchen bis spätestens 22:00 Uhr am Fälligkeitstag vorzunehmen.

Eine tägliche Kontrolle der Fristen ist zwingend notwendig, um sicherzustellen, dass keine Frist vergessen wird.

Fristdauer

Bestimmt sich nach

• den jeweiligen speziellen Einzelvorschriften der AO, der Finanzgerichtsordnung oder der Einzelsteuergesetze
• den Angaben der Behörde oder des Gerichts und kann Stunden, Tage, Wochen, Monate, Jahre betragen.

Fristverlängerung

Ist möglich bei behördlichen Fristen § 109 I AO, bei Steuererklärungsfristen § 109 III AO, bei gesetzlichen Fristen, soweit dies zugelassen ist.

Erfolgt eine Fristverlängerung, wird die neue Frist von dem Ablauf der vorigen Frist an berechnet (die ursprüngliche Frist kann ausgetragen werden - § 190 BGB).

Fristende

Bestimmt sich aus der Fristdauer, berechnet ab Fristbeginn unter Berücksichtigung evtl. Fristverlängerungen. Fällt das Ende einer Frist auf einen Sonntag, gesetzlichen Feiertag oder Samstag, endet die Frist mit dem Ablauf des nächstfolgenden Werktages (§193 BGB).

• Tagesfrist
  nach § 188 I BGB endet diese mit Ablauf des letzten Tages der Frist.
• Wochenfrist
  endet bei Ereignisfristen mit Ablauf desjenigen Tages der letzten Woche, welcher durch die Benennung oder durch die Zahl dem Tag entspricht, in den das Ereignis oder der Zeitpunkt fällt.
• Monatsfrist
  endet mit Ablauf desjenigen Tages des letzten Monats, welcher durch seine Benennung oder durch seine Zahl dem Tag entspricht, in den das Ereignis oder der Zeitpunkt fällt.

Beispiel: Bekanntgabe ESt Bescheid durch Zustellungsurkunde am 03.07.xx. Die Rechtsbehelfsfrist von 1 Monat beginnt am 4.7.xx um 0.00 Uhr und endet am 3.8.xx um 24 Uhr, wenn der 3.8. nicht auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt.

Fehlt bei einer Monatsfrist im letzten Monat der maßgebende Tag, endet die Frist mit dem Ablauf des letzten Tages des Monats:

Beispiel: Der ESt-Bescheid wird am 30.01.0xx bekanntgegeben (Datum der Aufgabe zur Post (=Datum des Bescheids) + 3 Tage (27.1.xx + 3 Tage = 30.1.xx). Der Fristbeginn ist am 31.01.xx um 0,00 Uhr. Das Fristende am 28.2.xx um 24 Uhr (wenn Schaltjahr am 29.2.xx um 24 Uhr).

• Jahresfristen, wie Monatsfristen
• Fällt das Fristende auf ein Wochenende/Feiertag so gilt der nachfolgende Werktag als Fristende.
• Fällt das Bekanntgabedatum auf ein Wochenende/Feiertag so ändert das nichts am Beginn.
• Fällt die Vorfrist auf ein Wochenende/Feiertag sollte sie am vorherigen Werktag als Erinnerung angezeigt werde.