Rechnungsschreibung | Kunde anlegen

Kunden

Der Kunden-Bereich verwaltet alle Kunden und Lieferanten, die bei der Rechnungsstellung verwendet werden.

Kundenliste

Die Tabelle zeigt alle angelegten Geschäftspartner mit folgenden Spalten: Kundennummer, Name, Adresse, E-Mail sowie E-Rechnungsstatus.

Filter und Suche:

Über den Belegmanagement-Filter kann die Anzeige auf Kunden eingeschränkt werden, die mit dem ADDISON Belegmanagement verknüpft sind oder noch nicht verknüpft wurden. Das Suchfeld filtert nach Kundennummer, Name oder E-Mail-Adresse.

Aktionsbutton

• „Kunde löschen“: entfernt den Geschäftspartner. Sind bereits versendete, bezahlte oder übertragene Rechnungen mit diesem Kunden verknüpft, ist das Löschen gesperrt. 

Neuanlage von Kunden

Der Liste können neue Kunden auf drei Wege hinzugefügt werden:

„Neuer Geschäftspartner": Manuelle Anlage eines Kunden durch Ausfüllen der erforderlichen Felder im Seitendialog:

• Grunddaten:
  • Kundennummer: eindeutiger Code. Wird automatisch durch Nummernkreis vergeben. Für eine erfolgreiche Übertragung an das Belegmanagement muss die Kundennummer zwischen 10000 und 69999 liegen. Dieser Nummernkreis kann in Abstimmung mit dem Steuerberater und den darüber hinaus genutzten Systemen erweitert werden.
  • Name: Freitext Feld für die Angabe des Namens und der Unternehmensbezeichnung
  • Kundenart: Unterscheidung zwischen B2B (Geschäftskunde) und B2C (Privatkunde). Diese Einstellung hat Auswirkungen auf das verfügbare Rechnungsformat (Privatkunden können nur PDF und ZUGFeRD empfangen) sowie auf die verfügbaren Umsatzsteuerregelungen.
  • Adresszeile 2: Diese Zeile wird zwischen dem Namen und der Straße aufgedruckt, um weitere Informationen in der Adresszeile darzustellen. Mögliche Beispiele sind z.H. oder bestimmte Abteilungen.
  • Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land.
  • Kontakt: Telefonnummer und (abweichende) E-Mailadresse
  • Bankverbindung: Eine Tabelle  von Bankverbindungen des Kunden. Die Bankverbindung wird für die Zahlungsart „SEPA-Lastschrift“ benötigt.
  • Abweichende Absender-Bankverbindung: Eine Tabelle von Bankverbindungen des Absenders. Die Bankverbindung ersetzt die in den Einstellungen hinterlegten Bankverbindungen in der Fußzeile für eine dedizierte Nutzung unterschiedlicher IBANs für ausgewählte Kunden.
• Rechnungsdaten:
  • Versandeinstellungen: Individualisierung von Versandmethode, Rechnungsformat, Kundenreferenz und elektronischer Adresse/eindeutiger Kundenkennung (E-Mail, Ust-ID, Leitweg-ID & Peppol-ID). An dieser Stelle wird die Konfiguration für den Versand über ein E-Rechnungsnetzwerk festgelegt.
  • Auftragsnummer: Zusätzliche Kennung als Alternative zur Kundennummer. Wird sowohl auf dem PDF angezeigt als auch in den Datensatz geschrieben.
  • Zahlungskonditionen: Mit Aktivierung der individuellen Zahlungskonditionen werden die nachfolgenden Felder für diesen Kunden individualisierbar, die Standardeinstellungen werden dadurch überschrieben: Zahlungsart, Zahlungsziel, Zahlungstext (wenn leer, dann wird dieser vom System abhängig von der Zahlungsart automatisch generiert), Skonto (%) und Skonto bis (Tage).
  • Liefer-/Leistungsinformationen: Auswahl aus Lieferdatum, -zeitraum, Leistungsdatum und -zeitraum.
  • Abweichende Lieferadresse: Schaltet weitere Felder zum Ausfüllen frei. Wenn die Funktion aktiviert ist wird für die Erstellung des Lieferscheins diese Adresse genutzt.
• Steuer/Verbuchung
  • Steueridentifikation: Auswahl durch Dropdown-Menü aus Ust-ID und Steuernummer (bei inländischen Adressen). Bei Kunden außerhalb von Deutschland ist die Ust-ID ein verpflichtendes Feld.
  • USt-ID/Steuernummer: Das jeweils im Dropdown-Menü ausgewählte muss gefüllt sein.
  • GLN (Global Identification Number): Die GLN kann als zusätzliche Kennung des Käufers mitgegeben werden.
  • Umsatzsteuerregelung: Auswahl der jeweiligen Regelung zur Umsatzsteuer auf Kundenbasis.

„Import“: Anlage von Kunden durch Ausfüllen einer Excel-basierten Import-Datei. Im Import-Dialog stehen zwei Vorlagen für verschiedene Detailgrade zur Verfügung:

• Einfache Vorlage: enthält die wichtigsten Felder: Kundennummer, Name, Adresse, E-Mail, Telefon, USt-ID/Steuernummer
• Erweiterte Vorlage: alle verfügbaren Felder inkl. Kundenart (B2B/Privat), Steuer-ID-Typ, Umsatzsteuerregelung, Liefer-/Leistungstyp, Reverse-Charge-Begründung und weiteren Sonderfeldern.

Die Liste muss unterhalb der Beispielzeile ausgefüllt werden. Wenn alle Pflichtfelder (und optionalen Felder) gefüllt wurden kann die Datei über „Datei auswählen“ hochgeladen werden. Nach erfolgreichem Import stehen die angelegten Kunden zur Verfügung.

Wenn der Haken bei „Bestehende Geschäftspartner aktualisieren“ gesetzt ist, so werden die Daten der existierenden Kundennummern überschrieben.

"Belegmanagement Neue Konten": Anlage von Kunden durch Übertragung der im Belegmanagement vorhandenen Konten. Für einen erfolgreichen Import muss die Verbindung mit dem Belegmanagement in den Einstellungen - Administration der Rechnungsschreibung aktiviert sein. Außerdem muss das Belegmanagement durch den Steuerberater aktiviert sowie die Finanzbuchhaltung und das aktuelle Wirtschaftsjahr angelegt sein.