Rechnungsschreibung | Rechnungen schreiben

Rechnungsverwaltung

Die Rechnungsverwaltung ist in drei Bereiche aufgegliedert:

In Arbeit: zeigt alle Rechnungen und Gutschriften im Status „Entwurf“ an – über den Statusfilter können Dokumente im Status „Verworfen“ angezeigt werden
Versendet: zeigt alle Rechnungen und Gutschriften im Status „Versendet“ an – über den Haken „Nur fällige Rechnungen“ können ausschließlich fällige Rechnungen angezeigt werden
Bezahlt: zeigt alle Rechnungen im Status „Bezahlt“ oder „Vollständig gutgeschrieben“ an

Alle erfassten Rechnungen und Gutschriften werden in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt. Jede Zeile repräsentiert eine Rechnung/Gutschrift mit den wichtigsten Eckdaten. Im Folgenden wird nur von Rechnung gesprochen – Gutschriften (ohne Rechnungsbezug) werden genauso dargestellt:

Rechnung — die Rechnungsnummer. Bei noch nicht versendeten Entwürfen, denen noch keine endgültige Nummer zugewiesen wurde, erscheint hier „<vorläufig>". Die endgültige Rechnungsnummer entsteht dabei erst beim Versenden des Dokuments, sodass wir eine durchgängige Rechnungsnummer gewährleisten können.
Datum — das Rechnungsdatum
Nummer — die interne Kundennummer.
Kunde — der Kundenname.
Umsatz — der Bruttobetrag der Rechnung in Euro.
Status — der aktuelle Verarbeitungsstatus der Rechnung (siehe unten).

Alle Spalten können durch Klick auf den Spaltenkopf auf- oder absteigend sortiert werden.

Rechnungsklammer:

Die Rechnungsklammer kann durch das Anklicken des am Zeilenanfang befindlichen „>“ geöffnet werden. Hier finden Sie alle der Rechnung zugehörigen Dokumente. Folgende Dokumente werden in der Rechnungsklammer aufgeführt: Angebot, Lieferschein, Teillieferung, Schlusslieferung, Rechnungskorrektur. Alle Dokumente finden Sie zusätzlich im Menüpunkt „Dokumente“.

Statuswerte und ihre Bedeutung:

Entwurf: Die Rechnung wurde angelegt aber noch nicht versendet. Sie kann noch vollständig bearbeitet werden.
Versendet: Die Rechnung wurde an den Kunden übermittelt (per E-Mail, Download, Druck oder PEPPOL). Ab diesem Status sind inhaltliche Änderungen nicht mehr möglich.
Bezahlt: Die Rechnung wurde manuell oder automatisch als bezahlt markiert. Der Bezahlstatus ist unabhängig vom Versandstatus.
Verworfen: Die Rechnung wurde verworfen und ist nicht mehr aktiv. Sie kann wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden.
Begonnen: Die Rechnung wurde aus einem Angebot heraus erstellt und abgespeichert. Der Vorgang der Rechnungserstellung hat begonnen und wurde nicht fertig abgeschlossen. Es befindet sich in der Rechnungsklammer das zugehörige Angebot.

Filter und Suche:

Oberhalb der Tabelle stehen zwei Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Der Statusfilter schränkt die Anzeige auf einen bestimmten Status ein: Alle, Entwurf, Begonnen oder Verworfen. Das Suchfeld filtert die Liste in Echtzeit nach Rechnungsnummer, Kundenname oder Kundennummer — es genügt die Eingabe eines Teilbegriffs.

Aktionsbuttons:

Am rechten Rand jeder Zeile befinden sich kontextabhängige Aktionsbuttons. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt vom aktuellen Status der Rechnung ab:

Dokument herunterladen: lädt das gespeicherte PDF oder die E-Rechnungsdatei herunter. Verfügbar ab Status „Versendet".
Bezahlstatus: markiert die Rechnung als bezahlt oder hebt die Markierung wieder auf. Verfügbar ab Status „Versendet". Ist zur Rechnung bereits eine vollständige Gutschrift vorhanden, ist diese Aktion gesperrt.
Gutschrift: erstellt eine Gutschrift zu dieser Rechnung. Nicht verfügbar für Entwürfe und verworfene Rechnungen.
Lieferschein: erstellt einen Teil- oder Gesamtlieferschein auf Basis dieser Rechnung (ab Business-Lizenz, verfügbar ab Status „Versendet").
Auftragsbestätigung erstellen: Erzeugt eine Auftragsbestätigung und kann entweder als Entwurf abgespeichert oder direkt versandt werden. Nur verfügbar für Entwürfe (ab Business-Lizenz).
Rechnung versenden: Öffnen der Rechnung in Schritt 5 „Versenden“, um den Entwurf zu versenden. Nur verfügbar für Entwürfe.
Verwerfen: archiviert einen Rechnungsentwurf. Nur für Entwürfe verfügbar.
Zurücksetzen: reaktiviert eine verworfene Rechnung. Nur für verworfene Rechnungen verfügbar.
Endgültig löschen: löscht eine verworfene Rechnung dauerhaft und unwiderruflich. Nur für verworfene Rechnungen verfügbar.

Bestehende Rechnung öffnen:

Ein Klick auf eine bestehende Zeile öffnet diese Rechnung zur Bearbeitung (bei Entwürfen) oder zur Ansicht (bei versendeten Rechnungen) in Schritt 2. Durch Klick auf die Büroklammer öffnet sich die Rechnung in Schritt 4 bei den Anhängen.

Rechnung erstellen und bearbeiten

Die Rechnungslegung ist in mehrere Abschnitte gegliedert. Oben links wird der Rechnungsfortschritt mit dem Kundennamen und der Rechnungsnummer angezeigt.

Kundenauswahl (Schritt 1):

Ein Klick auf einen bestehenden Kunden wählt diesen als Empfänger der Rechnung aus. Der Prozess springt von selbst in Schritt 2. Über die Schaltfläche Neuer Kunde kann ein neuer Kunde angelegt werden. Nach der Eingabe aller Pflichtfelder und dem Abspeichern wird der Kunde im Kundenstamm angelegt und der Prozess springt von selbst in Schritt 2. Der ausgewählte Kunde kann jederzeit verändert werden, indem man in Schritt 1 zurückspringt und dort einen anderen Kunden auswählt oder den Rechnungsprozess abbricht und von vorne beginnt.

Beim Auswählen werden Adresse, kundenindividuelle Versandeinstellung, Format, Versandweg, Zahlungsbedingungen und weitere automatisch übernommen.

Rechnungspositionen (Schritt 2):

Im Kopfbereich werden die grundlegenden Rechnungsdaten erfasst:

Kundenname: Vorbelegt mit dem ausgewählten Kunden.
Rechnungsnummer: Wird automatisch aus dem konfigurierten Nummernkreis vergeben. Die Nummer kann manuell überschrieben werden, sofern sie noch nicht vergeben ist.
Rechnungsdatum: Vorbelegt mit dem heutigen Datum, individuell einstellbar.
Fällig: Das Zahlungszieldatum wird basierend auf den Zahlungsbedingungen aus dem Standard-Zahlungsziel aus den Einstellungen oder aus dem individuell im Kunden hinterlegten Zahlungsziel berechnet. Das Zahlungsziel kann in Schritt 3 nochmals für diese Rechnung individualisiert werden.
Währung: standardmäßig Euro. Für Fremdwährungsrechnungen kann eine andere Währung gewählt werden. Artikelpreise werden dann automatisch in die Rechnungswährung umgerechnet, sofern Wechselkurse hinterlegt sind. Diese Funktionalität steht nur der Lizenz Professional zur Verfügung.

Positionen eingeben:

Die Positionen bilden den inhaltlichen Kern der Rechnung. Es können drei verschiedene Positionstypen in beliebiger Kombination und Reihenfolge verwendet werden:

Freie Position (Button „Position hinzufügen"):

Eine frei definierbare Leistungs- oder Produktbeschreibung. Folgende Felder stehen zur Verfügung: Beschreibung (Pflichtfeld), Anzahl, Einheit (Auswahlfeld), Preis (Netto oder Brutto je nach Berechnungsmodus) und Steuersatz. Nettobetrag und Bruttobetrag werden automatisch berechnet und aktualisiert, sobald Menge, Preis oder Steuersatz geändert werden. Über den Button „In Artikelkatalog speichern" (ab Business-Lizenz) kann die eingegebene Position direkt als neuer Artikel gespeichert werden, sodass sie bei zukünftigen Rechnungen schnell wiedergefunden wird. Über den Button „Rabatt hinzufügen“ (ab Business-Lizenz) kann ein Positionsrabatt dieser Position hinzugefügt werden. Dabei kann entweder ein Betrag oder eine Prozentangabe sowie der Grund für den Rabatt eingetragen werden.

Artikelposition (Button „Artikelposition hinzufügen"):

Wählt einen Artikel direkt aus dem Artikelkatalog aus. Im Suchfeld kann nach Artikelnummer oder Artikelname gesucht werden. Sobald ein Artikel ausgewählt wird, werden alle Felder (Beschreibung, Preis, Einheit, Steuersatz) automatisch aus dem Artikelstamm befüllt. Ist die Rechnung in einer Fremdwährung erfasst, wird der Preis automatisch in die Rechnungswährung umgerechnet, sofern für den Artikel ein Fremdwährungspreis hinterlegt ist; andernfalls wird der Euro-Preis mit dem hinterlegten Wechselkurs umgerechnet. Wichtig: In das Artikelsuchfeld muss ein Artikel aus dem Katalog ausgewählt werden — freie Texteingabe wird nicht als gültiger Artikel akzeptiert. Dafür steht die freie Position zur Verfügung. Über den Button „Rabatt hinzufügen“ (ab Business-Lizenz) kann ein Positionsrabatt dieser Position hinzugefügt werden. Dabei kann entweder ein Betrag oder eine Prozentangabe sowie der Grund für den Rabatt eingetragen werden.

Freitextposition (Button „Freitext hinzufügen"):

Eine reine Textzeile ohne Betrag. Freitextpositionen werden genutzt, um Zwischenüberschriften, erklärende Hinweise oder Trennzeilen in eine Rechnung einzufügen. Sie haben keinen Einfluss auf die Betragsberechnung.

Rabattposition (Button „Rabatt hinzufügen“):

Eine reine Rabattposition, die sich direkt auf die Gesamtrechnung auswirkt. Die Rabattposition kann durch erneutes Drücken des Buttons (nun: „Rabatt entfernen“) wieder deaktiviert werden. Der Rabatt kann entweder ein Betrag oder eine Prozentangabe beinhalten. Außerdem kann ein Grund für den Rabatt eingetragen werden. Wenn mehrere Steuersätze vorhanden sind wird der Rabatt prozentual anteilmäßig auf die Steuersätze aufgeteilt.

Positionen verwalten:

Jede Position kann über das Drag-Handle (Symbol mit zwei horizontalen Linien am linken Rand) per Drag-and-drop in der Reihenfolge verschoben werden. Der Löschen-Button (Papierkorb-Symbol) am rechten Rand entfernt die jeweilige Position. Die Gesamtberechnung (Summen nach Steuersätzen, Gesamtbetrag netto, Gesamtbetrag brutto) aktualisiert sich bei jeder Änderung sofort.

Umsatzsteuerregelung und Berechnungsmodus:

Unterhalb der Positionen werden die angewandte Umsatzsteuerregelung und der Berechnungsmodus angezeigt. Der Button „Ändern" öffnet einen Dialog zur Anpassung:

Umsatzsteuer ausweisen: Standardfall: Mehrwertsteuer wird ausgewiesen
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): kein Steuerausweis, entsprechender Hinweis auf dem Dokument, aktivierbar in den Einstellungen
Steuerfreie Umsätze: Umsätze ohne MwSt mit wählbarer Begründung (u.a. § 4 UStG)
Innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a UStG): nur für B2B-Kunden, Lieferung in EU-Ausland, nur auswählbar, wenn Adresse im EU-Ausland
Reverse Charge (§ 13b UStG): Steuerschuldnerschaft liegt beim Leistungsempfänger, nur B2B

Bei Wahl einer steuerfreien Regelung werden alle Steuersätze automatisch auf 0 % gesetzt und das Steuerauswahlfeld in den Positionen gesperrt.

Berechnungsmodus: legt fest, ob Positionsgesamtbetrag mit Netto- oder Bruttopreisen erfasst werden. Die jeweils andere Größe wird automatisch berechnet.

Betragsübersicht und Aktionen:

Am unteren Rand des Dialogs befindet sich die Summentabelle, die alle Beträge nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie den Gesamtnetto- und Gesamtbruttobetrag anzeigt.

Folgende Buttons stehen zur Verfügung:

Abbrechen: schließt den Dialog, ohne zu speichern. Nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.
Entwurf speichern: speichert die Rechnung als Entwurf, ohne sie zu versenden. Der Dialog bleibt geöffnet.
Weiter speichert und öffnet den nächsten Schritt.

Individualisierungen auf Rechnungsebene (Schritt 3 und 4):

In Schritt 3 und Schritt 4 werden Standardwerte aus den Gesamteinstellungen, wenn abweichend aus den Kundeneinstellungen, genutzt und die Felder vorbelegt. Eine Anpassung ist hierbei jederzeit möglich.

Lieferdatum und -zeitraum & Leistungsdatum und -zeitraum: Das Datum der Lieferung oder Leistungserbringung. Dieses Datum bzw. dieser Zeitraum ist für E-Rechnungen relevant und erscheint auf dem Dokument.
Zahlungskonditionen: Durch die Aktivierung des Buttons „Zahlungskonditionen für diese Rechnung anpassen“ können die Werte der Zahlungskonditionen verändert werden.
- Zahlungsart: Banküberweisung, SEPA-Lastschrift oder Barzahlung. Bei SEPA-Lastschrift können zusätzlich Gläubiger-ID und Mandatsreferenz hinterlegt werden, die dann automatisch im Zahlungstext der E-Mail und auf dem PDF erscheinen.
- Fälligkeit: Wahl aus „Fällig nach Tagen“ und „Fällig sofort“, bei der Fälligkeit nach Tagen wird anhand des Wertes aus dem Feld „Zahlungsziel“ vom Rechnungsdatum ausgehend das fällige Datum berechnet. Bei sofortiger Fälligkeit wird die Fälligkeit auf dem PDF als sofort dargestellt. Im Datensatz wird das Fälligkeitsdatum gleich dem Rechnungsdatum gesetzt.
Einleitungstext: ein Freitextfeld für Anmerkungen, die auf der Rechnung unterhalb der Betreffzeile und oberhalb der Positionen erscheint.
Abschlusstext: ein Freitextfeld für Anmerkungen, die auf der Rechnung unterhalb der Zahlungskonditionen erscheint.

Anhänge hinzufügen (ab Business-Lizenz):

Über den Button „Datei hochladen“ besteht die Möglichkeit Anlagen der Rechnung beizufügen. Folgende Dateitypen sind erlaubt: PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX und ODS. Anhänge können über das Papierkorb-Symbol wieder entfernt werden.

Bei E-Rechnungen werden Anhänge in die .xml-Datei eingebettet und sind daher nicht sofort sichtbar. Durch das Hochladen in eine Software mit einer Visualisierung (z.B. Beleghub oder Belegmanagement) können Sie die Anhänge aus der .xml-Datei im Reiter „Anhänge“ einsehen.

Bei PDF-Rechnungen werden Anhänge als zusätzliche Dateien in der E-Mail versendet.

Rechnung versenden (Schritt 5):

Der Versand-Dialog wird nach dem Klick auf „Weiter" geöffnet oder über die Navigation im oberen Bereich mit Klick auf Schritt 5 „Versenden".

Versandmethode:

Über das Dropdown „Versandmethode" wird festgelegt, wie die Rechnung zugestellt wird:

Per E-Mail versenden:

Die Rechnung wird direkt aus der Anwendung per E-Mail versendet. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

E-Mail-Adresse: die Empfängeradresse. Ist beim Kunden eine Standard-Versand-E-Mail hinterlegt, wird diese automatisch gefüllt.
- CC: weitere Empfänger, durch Komma getrennt (maximal 10 Adressen).
- Absender: Auswahl aus dem Hauptabsender und konfigurierten alternativen Absendern. Die E-Mail wird unter dem Namen des gewählten Absenders versendet.
- Format: Standard (gemäß Einstellung), PDF, ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol UBL. Für Privatkunden ist nur PDF und ZUGFeRD verfügbar.

Der Button „Rechnung senden" führt den Versand durch und setzt den Status der Rechnung auf „Versendet". Wurde die Rechnung bereits einmal versendet, lautet der Button „Rechnung erneut senden". Der Status bleibt unverändert, die Rechnung wird jedoch nochmals zugestellt (z. B. bei einer geänderten E-Mail-Adresse des Kunden).

E-Mail-Vorlage herunterladen:

Anstatt die E-Mail direkt zu versenden, wird eine fertig aufbereitete E-Mail-Datei erzeugt, die manuell aus dem eigenen E-Mail-Programm versendet werden kann. Dies ist nützlich, wenn der E-Mail-Versand über ein bestimmtes E-Mail-Konto erfolgen soll, das nicht in der Anwendung konfiguriert ist.

E-Mail-Adresse: die Empfängeradresse. Ist beim Kunden eine Standard-Versand-E-Mail hinterlegt, wird diese automatisch gefüllt.
- CC: weitere Empfänger, durch Komma getrennt (maximal 10 Adressen).
- Absender: Auswahl aus dem Hauptabsender und konfigurierten alternativen Absendern. Die E-Mail wird unter dem Namen des gewählten Absenders versendet.
- Dateiformat: .eml-Datei für Windows (öffnet in Outlook) oder .emltpl für macOS und Linux (öffnet in Thunderbird/Apple Mail). Das Betriebssystem des Anwenders wird automatisch erkannt und als Standard vorgeschlagen.
- Format: Standard (gemäß Einstellung), PDF, ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol UBL. Für Privatkunden ist nur PDF und ZUGFeRD verfügbar.

Der Button „E-Mail-Datei erstellen und herunterladen" erzeugt die Datei und startet den Download. Die Rechnung wird dabei ebenfalls auf Status „Versendet" gesetzt.

Drucken und als versendet markieren:

Bei dieser Methode wird keine elektronische Übermittlung durchgeführt. Stattdessen wird die Rechnung zum Ausdruck vorbereitet (das PDF wird angezeigt und heruntergeladen) und gleichzeitig auf Status „Versendet" gesetzt. Diese Option eignet sich für den postalischen Versand.

Absender: Auswahl aus dem Hauptabsender und konfigurierten alternativen Absendern. Die E-Mail wird unter dem Namen des gewählten Absenders versendet.
- Format: Das Ausgabeformat ist ausgegraut, da von den Ausgabeformaten nur PDF druckfähig ist.

Elektronischer Versand/Netzwerkversand (PEPPOL):

Die Rechnung wird elektronisch über das PEPPOL-Netzwerk übermittelt. Diese Methode steht nur für B2B-Kunden zur Verfügung. Vor dem Versand wird geprüft, ob im Empfänger eine Peppol-ID hinterlegt ist. Ist der Empfänger nicht erreichbar, erscheint der Hinweis „Dieser Empfänger hat keine Peppol-ID hinterlegt. Netzwerkversand ist nicht möglich." und der Versand-Button ist deaktiviert. Ist der Empfänger erreichbar, erscheint „Bereit" und der Button „Rechnung via PEPPOL senden" ist aktiv.

Absender: Auswahl aus dem Hauptabsender und konfigurierten alternativen Absendern. Die E-Mail wird unter dem Namen des gewählten Absenders versendet.
- Format: XRechnung und Peppol UBL sind verfügbar. An der Lösung für den Versand im ZUGFeRD-Format via Peppol wird gearbeitet.

Der Button „Rechnung via Peppol senden" führt den Versand durch und setzt den Status der Rechnung auf „Versendet" und das Dokument wird über das Peppol-Netzwerk übertragen.

Vorschau und Download:

Neben dem Format erscheint ein Button zur Vorschau. Bei den Formaten PDF und ZUGFeRD öffnet sich die Vorschau des fertigen PDFs in einem Overlay. So kann das endgültige Aussehen der Rechnung vor dem Versand kontrolliert werden. Bei den Formaten XRechnung und Peppol UBL wird das jeweilige Dokument heruntergeladen und kann in einem Viewer überprüft werden. An der Bereitstellung eines Viewers direkt im Programm für beide xml-basierten Dokumente wird gearbeitet.

Fehlerfall:

Werden bei der automatischen E-Rechnungsvalidierung Fehler festgestellt (z. B. fehlende Pflichtfelder für E-Rechnung), erscheint eine Tabelle mit Fehlercode und Beschreibung. Diese Fehler müssen behoben werden, bevor die Rechnung im E-Rechnungsformat versendet werden kann.

Gutschriften:

Eine Gutschrift ist ein Dokument ohne Rechnungsbezug, welches in der Buchführung als negativer Umsatz behandelt wird. Gutschriften werden als eigenständige Dokumente in der Rechnungsliste angezeigt und weiterverarbeitet.

Gutschrift erstellen und bearbeiten:

Gutschriften werden über den Button „Neue Gutschrift" in der Rechnungsverwaltung erstellt.

Die Kundenauswahl, die Positionseingabe, die Umsatzsteuerregelung, die Texte und Anlagen und der Versandschritt sind analog zum Rechnungsprozess gestaltet. Die Unterscheidung liegt in der fehlenden Fälligkeit, den Zahlungs- sowie den Liefer-/Leistungsinformationen.

In Schritt 3 „Texte und Begründung“ besteht zusätzlich zu den bekannten Optionen die Möglichkeit einen Grund der Gutschrift hinzuzufügen.

Rechnungskorrektur/-storno:

Eine Rechnungskorrektur ist ein Korrekturdokument, welches eine bereits versendete Rechnung ganz oder teilweise storniert. Rechnungskorrekturen werden in der Buchführung als negative Umsätze behandelt und reduzieren entsprechend die offene Forderung. Bei einem Rechnungsstorno werden alle Rechnungspositionen gutgeschrieben. Bei E-Rechnungen ist jede Stornorechnung eine Form der Rechnungskorrektur. Aus diesem Grund wird hier nicht explizit unterschieden und beide Formen werden als Rechnungskorrektur bezeichnet.

Rechnungskorrektur erstellen und versenden:

Rechnungskorrekturen werden über die Zeilenaktion „Gutschrift zu dieser Rechnung erstellen" in der Rechnungsliste erstellt. In dem sich öffnenden Dialog wird zunächst auf die Ursprungsrechnung referenziert. Der Button „Alle Positionen gutschreiben“ bewirkt, dass die Anzahl der letzten Spalte genau den jeweiligen Positionen entspricht – ein Rechnungsstorno. Sollen nur einzelne Positionen gutgeschrieben werden, so muss nur die gutzuschreibende Anzahl je Position eingetragen werden. „Null“ bedeutet in diesem Kontext, dass bei dieser Position keine Korrektur stattfinden soll. Eine Begründung zur Rechnungskorrektur kann als Freitext eingegeben werden. Über den Button „Gutschrift erstellen“ wird die Rechnungskorrektur erstellt und im aufklappbaren Zuordnungsmenü der Rechnung zugeordnet. Dort kann diese eingesehen und anschließend versendet werden. Über den Button „Gutschrift erstellen und versenden“ kann die Rechnungskorrektur direkt versendet werden.