Rechnungsschreibung | Anzahlungsrechnung schreiben

Projekte

Anzahlungsrechnungen sind ab der Professional-Lizenz der Rechnungsschreibung verfügbar.

Den Menüpunkt Projekte schalten Sie über das Beta-Feature frei. Diese Funktion finden Sie unter Einstellungen - Administration. Dort muss der Haken bei "Beta-Funktionen aktivieren" gesetzt werden und gespeichert werden. Dadurch wird der Menüpunkt "Projekte" freigeschaltet.

Die Funktion befindet sich aktuell im Beta-Zustand, da sie aktiv weiterentwickelt wird und sich daher noch ändern kann. Kommen Sie gerne mit Feedback und Verbesserungsvorschlägen auf uns zu.

Alle erfassten Anzahlungsketten (Projekte) werden in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt. Jede Zeile repräsentiert eine Anzahlungskette mit den wichtigsten Eckdaten:

Auftragsnummer — die Auftragsnummer wird bei jeder Anzahlungs- und Schlussrechnung angegeben. Unter diesem Projekt werden alle Rechnungen gesammelt.
Projekt — der Projektname
Verfahren — das gewählte Verfahren (Zuwachs und Kumulativ)
Auftragssumme — die prognostizierte Auftragssumme der gesamten Anzahlungskette
Status — der aktuelle Status der Anzahlungskette

Die Spalten (Auftragsnummer, Verfahren und Auftragssumme) können durch Klick auf den Spaltenkopf auf- oder absteigend sortiert werden.

Für die Anlage eines neuen Projekts bzw. einer neuen Anzahlungskette nutzen Sie den Button "Neues Projekt".

Neues Projekt anlegen

Im ersten Schritt wählen Sie einen bestehenden Kunden aus und legen diesen als Empfänger aller Rechnungen dieser Anzahlungskette fest. Der Kunde kann nach der Anlage des Projekts nicht mehr verändert werden. Der Prozess springt von selbst in Schritt 2.

Im zweiten Schritt werden die grundlegenden Projektdaten festgelegt:

Auftragsnummer — die Auftragsnummer kann frei gewählt werden oder wird ohne manuelle Eingabe durch den in den Einstellungen festgelegten Nummernkreis vergeben
Bezeichnung — hier wird der Name bzw. die Bezeichnung des jeweiligen Projekts festgelegt. Es handelt sich um ein Pflichtfeld.
Variante — das gewählte Verfahren (Zuwachs und Kumulativ). Der Unterschied liegt in den Anzahlungsrechnungen: Bei der Zuwachs-Variante zeigt jede Rechnung nur die neuen Positionen und in der Schlussrechnung werden nur die tatsächlich (teil-)bezahlten Rechnungsbeträge abgezogen. Bei der Kumulativ-Variante führt jede Rechnung alle Leistungen der vorangegangenen Anzahlungsrechnungen auf und in der Schlussrechnung werden alle gestellten Rechnungen als bezahlt aufgeführt.
Auftragssumme — die prognostizierte Auftragssumme der gesamten Anzahlungskette. Es handelt sich um ein optionales Feld. Wird die Auftragssumme überschritten, erfolgt lediglich ein Hinweis.
Notiz — hier können Notizen zum Projekt/Anzahlungskette eingefügt werden. Es handelt sich um ein rein internes Notizfeld.

Durch Anklicken der Projektzeile betritt man das bestehende Projekt.

Neue Abschlagsrechnung schreiben

In den Projektdaten sind alle relevanten Informationen auf einen Blick ersichtlich. In der Tabelle werden alle der Anzahlungskette zugehörigen Belege aufgeführt.

Mit Klick auf den Button "Abschlagsrechnung erstellen" wird eine Abschlagsrechnung erstellt. Der Prozess der Rechnungserstellung ist der gleiche wie bei Standard-Rechnungen. Die genaue Beschreibung finden Sie im Artikel "Rechnungsschreibung | Rechnung schreiben". Nach dem Versand der Rechnung (oder dem Speichern des Entwurfs) erscheint die Abschlagsrechnung in der Tabelle der Belege. Alle Aktionsbuttons stehen hier ebenfalls zur Verfügung: Das Dokument kann heruntergeladen, der Lieferschein kann erstellt, eine Rechnungskorrektur angelegt und die Rechnung kann als bezahlt markiert werden. Bei der Aktion "Rechnung als bezahlt markieren" öffnet sich ein Fenster, in dem eingetragen werden kann, wie viel vom ursprünglichen Rechnungsbetrag tatsächlich bezahlt wurde. Dies wird anschließend bei der Erstellung einer Schlussrechnung berücksichtigt.

Nach dem erfolgreichen Versand der ersten Abschlagsrechnung kann nun die nächste Abschlagsrechnung oder eine Schlussrechnung erstellt werden. Bei den nächsten Abschlagsrechnungen unterscheiden sich nun die beiden Varianten voneinander:

Zuwachs-Variante: Die 2. Abschlagsrechnung wird ebenso wie die 1. Abschlagsrechnung erstellt.
Kumulativ-Variante: Die 2. Abschlagsrechnung enthält alle Positionen aus der 1. Abschlagsrechnung. Diese sind nicht bearbeitbar und werden ausgegraut dargestellt. Die 1. Abschlagsrechnung wird dabei als bereits abgerechnete Abschlagsrechnung ausgewiesen.

Es können beliebig viele Abschlagsrechnungen innerhalb eines Projekts versendet werden.

Neue Schlussrechnung schreiben

Um das Projekt bzw. die Anzahlungskette abzuschließen, muss eine Schlussrechnung erstellt werden. Mit Klick auf den Button "Schlussrechnung erstellen" wird die Schlussrechnung erstellt. Der Button ist erst nach dem Versand einer Abschlagsrechnung aktiv.

Zuwachs-Variante: Die tatsächlich bezahlten (Teil-)Beträge werden von den neu hinzugefügten Positionen abgezogen. Es werden nur die (Teil-)Beträge der als bezahlt markierten Abschlagsrechnungen aufgeführt und vom Gesamtbetrag der Rechnung abgezogen. Eine Auflistung der Abzüge wird auf der Schlussrechnung bereitgestellt. Für ein erfolgreiches Stellen der Schlussrechnung muss mindestens eine Position hinzugefügt werden.
Kumulativ-Variante: Alle Positionen aus vorangegangenen Abschlagsrechnungen wurden übernommen, sind nicht bearbeitbar und werden ausgegraut dargestellt. Alle Gesamtbeträge der Abschlagsrechnungen werden abgesetzt und vom Gesamtbetrag der Rechnung abgezogen. Eine Auflistung der Abzüge wird auf der Schlussrechnung bereitgestellt.