Rechnungsverwaltung

Rechnungsverwaltung

Allgemeines zur Rechnungsverwaltung

Programmaufruf

Über das Menü Fakturierung können die einzelnen Module der Rechnungsverwaltung gestartet werden. Das sind im Einzelnen:

• Freigabe Zahlungsverkehr
• ADDISON Direkt/E-Mail
• Factoring
• Debitorensollstellung
• Gutschriften
• Storno

Freigabe Zahlungsverkehr

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Fakturierung / Freigabe Zahlungsverkehr

Programmzweck

Es können sehr sicher und einfach die Lastschriften der Kanzlei erstellt oder die Überweisungen für Rechnungen, bei denen der Mandant keine Einzugsermächtigung erteilt, hat ausgefüllt werden.

Es werden alle Rechnungen zum Zahlungsverkehr bereitgestellt, für die in der ausgewählten Selektion noch kein Zahlungsverkehr durchgeführt wurde.

Alle Rechnungen (inklusive alter Bereitstellung)

Die Option alle Rechnungen (inklusive alter Bereitstellungen) ist zu setzen, wenn ein Wiederholungslauf durchgeführt werden soll.

Mandant

Es können bestimmte Mandanten selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle Mandanten genommen.

Beleg

Es können bestimmte Belege selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle noch nicht bereitgestellten Belege genommen.

Datum

Es kann nach einem bestimmten Datumsbereich selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle noch nicht bereitgestellten Belege genommen.

Fälligkeitsdatum

Für Lastschriften kann eine Selektion nach Fälligkeitsdatum vorgenommen werden.

Doppelklick für Status

Per Doppelklick auf eine Rechnung wird der Status dieser angezeigt. Unterschieden wird zwischen offenen, freigegebenen und bezahlten Rechnungen.

Erneute Selektion

Über das Fernglas kann eine erneute Selektion durchgeführt werden.

DTA mit Gutschriften

Achtung bei Gutschriften!!

Verschiedene Banken nehmen Datenträger mit Gutschriften und Lastschriften auf einer Diskette nicht an.

Daher müssen für Lastschriften und Gutschriften zwei getrennte Zahlstapel erstellt werden.

Summe

Im Feld Summe wird der Gesamtbetrag der ausgewählten "Rechnungen" angezeigt.

Bezahlt

Mit der Schaltfläche Bezahlt werden alle markierten Rechnungen (Häkchen in Spalte OK) als bezahlt gekennzeichnet und verschwinden aus der Anzeige. Das bedeutet, dass die Rechnungen grundsätzlich nicht mehr für den Zahlungsverkehr bereitgestellt werden, außer wenn die Option alle Rechnungen (inklusive alter Bereitstellungen) gesetzt wird.

Freigabe

Nach der Bestätigung mit der Schaltfläche Freigabe können in einem weiteren Dialog die gewünschte Kanzlei-Bankverbindung ausgewählt und ein zusätzlicher Text im Feld Abweichender Verwendungszweck eingeben werden. Dieser Text wird als zusätzlicher Verwendungszweck in der Zeile 2 der Überweisung angedruckt, der Standardtext ist nicht betroffen.

Fibu-Nr. der Kanzlei

Die, in den Kanzleistammdaten eingetragene Fibu-Nr. wird vorgeschlagen und kann bei Bedarf überschrieben oder ausgewählt werden.

Bei Freigabe Zahlungsverkehr wird bei der Zahlstapelerstellung für den Absendernamen die Mandantenstamm-Bezeichnung aus der Fibu-Nr. der Kanzlei verwendet. Die Fibu-Nr. der Kanzlei ist die Mandantennummer, die im Dialog "Freigabe Zahlungsverkehr" eingegeben wird.

Grund ist, dass der Gläubigername für den ZV einheitlich von Fibu und Kanzlei aus der Mandantenstamm-Bezeichnung des Gläubigers verwendet werden muss, damit sichergestellt ist, dass immer der identische Name verwendet wird.

Sind mehrere Kanzleien angelegt, empfiehlt es sich, in den Kanzleistammdaten keine Fibu-Nummer zu hinterlegen, sondern diese bei jeder Freigabe entsprechend einzutragen.

Kanzleibankverbindungen

Die Bankverbindungen aus den Mandantenstammdaten des Kanzleimandanten werden angezeigt.

Der Kanzleimandant ergibt sich aus der unter Kanzleioption / Buchhaltung / Fibu Nr. der Kanzlei eingetragenen Mandantennummer.

Wurde in den Mandantenstammdaten des Kanzleimandanten keine Bankverbindung erfasst, kann kein Zahlungsverkehr erstellt werden.

Erstellung des Zahlstapels

Nach Bestätigung mit OK wird ein Zahlstapel im allgemeinen Zahlungsverkehr zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt.

Kanzlei / Fakturierung / Zahlungsträger erstellen

Fehlermeldung bei SEPA Lastschriften

Wurde im Auftrag oder bei der Rechnungserstellung eine Bank zugeordnet, die kein SEPA Mandat hat, kommt die o.a. Meldung.

Die Rechnung wird nicht verarbeitet.

Vorarbeiten zum Datenträgeraustausch

Allgemein

Um Datenträgeraustausch durchführen zu können, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein:

Voraussetzungen Mandantenbank

Die Auswahl für Lastschriften ist nur möglich, wenn bei dem entsprechenden Mandanten eine Bank angelegt ist.

Für Datenträgeraustausch ist folgende Auswahl möglich:

• Einzugsermächtigung / Basis-Lastschriften
• Abbuchungsverfahren / Firmen-Lastschriften

Jeder Mandant kann verschiedene Aufträge haben, pro Auftrag wird angegeben, wie die Rechnung gezahlt wird. Hier stehen die Möglichkeiten Rechnung und Lastschriften zur Verfügung. Nur wenn Lastschriften gewählt wurde, steht der Auftrag zum Diskettenclearing bereit. Im Auftrag wird weiterhin die Mandantenbank ausgewählt.

In der Rechnungsschreibung kann die Zahlungsart für den Mandanten für die aktuelle Rechnung geändert werden. Die Zahlungsart kann von Rechnung auf Lastschrift gesetzt werden und umgekehrt.

Steht eine Rechnung nicht für eine Lastschrift zur Verfügung, obwohl alle anderen Angaben stimmen, wurde bei der Rechnungsschreibung die Zahlungsart geändert.

Kanzleibank

Bei den Kanzleistammdaten werden die Banken der Kanzlei eingetragen. Mit diesen Banken kann das Lastschriftverfahren durchgeführt werden.

Kanzleibankverbindungen

Die Bank für den Zahlungsverkehr kann in den Optionen zum Diskettenclearing ausgewählt werden. Wurde keine Bank gewählt, so wird auf die erste Bank zurückgegriffen.

Die Bankverbindungen aus den Stammdaten des Kanzleimandanten werden angezeigt.

Der Kanzleimandant ergibt sich aus der unter Kanzleioption / Buchhaltung / Fibu Nr. der Kanzlei eingetragenen Mandantennummer.

Wurden in den Stammdaten des Kanzleimandanten keine Bankverbindungen erfasst, kann kein Zahlungsverkehr erstellt werden.

SEPA Lastschriften

Um SEPA Lastschriften durchführen zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Bei den Bankdaten des Mandanten muss unter SEPA Mandat die Kanzlei zugeordnet und die Mandatsdaten eingetragen sein.
• Im Auftrag oder bei der Rechnung muss die entsprechende Zahlungsart und die für SEPA zugeordnete Bank hinterlegt sein. Dass es sich um ein SEPA Mandant handelt, ist aus der Spalte SEPA bei den Bankdaten ersichtlich.
• 

Begleitzettel und Sammelprotokoll SEPA

Hat die Kanzlei mehrere Standorte, wird der Hauptstandort der Kanzlei als Auftraggeber ausgewiesen.

Bereitstellung für Überweisungen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Fakturierung / Freigabe Zahlungsverkehr Auswahl Überweisungen

Rechnungen, die die Zahlungsart Rechnung ohne Überweisung haben, werden hier nicht mit angezeigt.

Sie sehen hier die Anzeige der zur Auswahl stehenden Rechnungen. Sie können vorübergehend einige "Rechnungen" für die Überweisungen zurückhalten. Entfernen Sie hierfür das Kreuz hinter der "Rechnung".

Die Schaltflächen alle wählen und keine wählen dienen zur schnellen Auswahl.

Summe

Im Feld Summe wird der Gesamtbetrag der ausgewählten "Rechnungen angezeigt.

Freigabe

Nach der Bestätigung mit FREIGABE können Sie in einem weiteren Dialog die gewünschte Bank auswählen und einen evtl. Abweichenden Verwendungszweck eingeben.

Kanzleibankverbindungen

Die Bankverbindungen aus den Stammdaten des Kanzleimandanten werden angezeigt.

Der Kanzleimandant ergibt sich aus der unter Kanzleioption / Buchhaltung / Fibu Nr. der Kanzlei eingetragenen Mandantennummer.

Wurden in den Stammdaten des Kanzleimandanten keine Bankverbindung erfasst, kann kein Zahlungsverkehr erstellt werden.

Wenn sie mit OK bestätigen, stehen die Daten im allgemeinen Zahlungsverkehr für die Überweisungen bereit.

Überweisung mit Bankverbindung des Mandanten

Programmzweck

Sofern Überweisungsträger bei der Rechnung für den Mandanten beigelegt werden sollen, besteht die Möglichkeit, auf dem Überweisungsträger eine Bankverbindung des Mandanten aus den Mandantenstammdaten anzudrucken

Vorgehensweise für den Andruck der Bankverbindung des Mandanten auf dem Überweisungsträger:

Klicken Sie den Menüpunkt Stammdaten / Kanzleidaten – Schaltfläche Optionen – Registerkarte Buchhaltung an.

Aktivieren Sie die Option Überweisung mit Bankdaten des Mandanten.

Nach Aktivieren der o.g. Option wird bei Erstellung der Überweisungen über den Menüpunkt Fakturierung / Freigabe Zahlungsverkehr automatisch die erste Bankverbindung des Mandanten aus den Mandantenstammdaten in den Überweisungsträger eingetragen.

Sofern eine andere als die erste Bankverbindung des Mandanten auf der Überweisung angedruckt werden soll, kann dies im Auftrag eingestellt werden:

Klicken Sie den Menüpunkt Aufträge / Aufträge bearbeiten an.

Wählen Sie den zu bearbeitenden Mandanten aus.

Doppelklicken Sie den zu ändernden Auftrag.

Wählen Sie Zahlungsart Rechnung aus.

Wählen Sie eine der angezeigten Bankverbindungen aus.

Sofern für Mandanten keine Bankverbindung im Mandantenstamm erfasst ist, wird der Überweisungsträger weiterhin ohne die Bankverbindung des Mandanten erstellt.

ADDISON Direkt / E-Mail

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Fakturierung / ADDISON Direkt / E-Mail.

Programmzweck

Ist in den Kanzleioptionen Rechnungen über ADDISON Direkt / E-Mail automatisch versenden nicht gesetzt, werden Rechnungen nicht automatisch bei Rechnungserstellung über die ADDISON Direkt-App Dokumente bereitgestellt bzw. per E-Mail versendet.

Die Bereitstellung an den Mandanten erfolgt in diesem Fall über die Ansicht ADDISON Direkt / E-Mail im Menü Fakturierung. Die Übersicht weist dabei alle erstellten Rechnungen, die für den Versand per ADDISON Direkt oder E-Mail gesteuert sind, aus.

Storno-Rechnungen und Gutschriften werden analog zu Rechnungen bereitgestellt.

Die in der Kanzlei fakturierten und digital ausgegebenen Rechnungen werden unabhängig vom Versandweg (E-Mail oder ADDISON Direkt) immer in der App Kanzleirechnungen bereitgestellt.

Der erste Versand ab dem Zeitpunkt der Update-Installation HV 3.2024 aktiviert automatisch die App für den Mandanten. Die bis dato übermittelten Rechnungen verbleiben in der App Dokumente und werden nicht an die App übertragen.

Fakturierte Rechnungen werden mit dem separaten Berichtskreis Kanzleirechnungen gekennzeichnet. Dies ermöglicht die Zuordnung dieses Berichtskreises für die Portalbenutzer, die Kanzleirechnungen z.B. für die Buchhaltung des Mandanten verwalten müssen.

alle Rechnungen (inklusive alter Bereitstellungen)

Sobald für eine Rechnung die Versendung per ADDISON Direkt oder E-Mail durchgeführt wurde, wird diese gekennzeichnet und nicht mehr für die Versendung angezeigt.

Die Option alle Rechnungen (inklusive alter Bereitstellungen) zeigt Rechnungen auch an, die bereits versendet wurden. Somit ist ein Wiederholungslauf möglich.

Mandant

Es können bestimmte Mandanten selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle Mandanten genommen.

Beleg

Es können bestimmte Belege selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle noch nicht bereitgestellten Belege genommen.

Datum

Es kann ein bestimmter Datumsbereich selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle noch nicht bereitgestellten Belege genommen.

Hauptansprechpartner

Es kann ein Hauptansprechpartner vorgefiltert werden, damit jeder Berater seine eigenen Rechnungen kontrollieren und versenden kann. Ist in einem Mandanten noch kein Hauptansprechpartner hinterlegt, werden dessen Rechnungen trotz Filter auf einen bestimmten Hauptansprechpartner mit angezeigt, damit diese Rechnungen nicht übersehen werden. In den betroffenen Mandanten sollte dann unter Mandant / Allgemeine Daten / Kanzleiverbindung der korrekte Hauptansprechpartner erfasst werden.

Der Menüpunkt kann bei Bedarf für Benutzer gesperrt werden. Hierfür steht das neue BBS-Attribut Rechnung-ADDISON Direkt (Projekt Kanzlei) zur Verfügung.

Unabhängig von der kanzleiweiten Versandsteuerung für Rechnungen (manuell oder automatisch) kann über die neue Ansicht nun auch immer ein wiederholter Versand ausgelöst werden. Hierzu kann die Ansicht mit der Selektion alle Rechnungen (inklusive bereits versendeter Rechnungen) aufgerufen werden.

Factoring

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Fakturierung / Factoring

==

Programmzweck

Rechnungen mit Zahlungsart Factoring werden ermittelt, ausgegeben und an den Factoring-Partner übertragen.

alle Rechnungen (inklusive alter Bereitstellungen)

Sobald für eine Rechnung die Freigabe Factoring durchgeführt wurde, wird diese gekennzeichnet und nicht mehr für die Freigabe angezeigt.

Die Option alle Rechnungen (inklusive alter Bereitstellungen) zeigt Rechnungen auch an, für die bereits eine Freigabe durchgeführt wurde. Somit ist ein Wiederholungslauf möglich.

Mandant

Es können bestimmte Mandanten selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle Mandanten genommen.

Beleg

Es können bestimmte Belege selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle noch nicht bereitgestellten Belege genommen.

Datum

Es kann ein bestimmter Datumsbereich selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle noch nicht bereitgestellten Belege genommen.

Summe

Im Feld Summe wird der Gesamtbetrag der ausgewählten Rechnungen angezeigt.

Freigabe

Nach Anklicken der Schaltfläche Freigabe wird eine Ausgabedatei mit den Rechnungen im Verzeichnis Software\Daten\Factoring bzw. im eingestellten Datenausgabepfad erstellt.

In einem weiteren Dialog wird der Online-Versand der Rechnungen an den Factoring-Partner ausgeführt.

Senden

Durch Anklicken der Schaltfläche Senden werden die Rechnungen Online an den Factoring-Partner versendet.

Voraussetzung dafür ist, dass in den Kanzleioptionen – Registerkarte Factoring Benutzername und Passwort für die FTP-Übertragung eingetragen sind und dass eine Internet-Verbindung besteht.

Schließen

Die Schaltfläche Schließen bricht den Online-Versand der Rechnungen ab.

Die Ausgabedatei im Verzeichnis Software\Daten\Factoring bzw. im eingestellten Datenausgabepfad wurde dennoch erstellt und die Rechnungen werden als für das Factoring ausgegeben gekennzeichnet.

Die Ausgabedatei kann dann ggf. manuell über die Internetseite des Factoring-Partners hochgeladen werden.

Drucken

Die Schaltfläche Drucken druckt das Protokoll zur Online-Übertragung der Rechnungen an den Factoring-Partner. Das Protokoll enthält die im Feld Protokoll des Dialogs Upload der Factoringdatei angezeigten Daten.

Debitorensollstellung

Für eine ordnungsgemäße Übergabe der Daten der Kanzleirechnungsschreibung in die Finanzbuchhaltung müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein.

Voraussetzungen

• Die Debitorennummer der Mandanten muss im Mandantenstamm unter Allgemeine Daten | Kanzleiverbindung angegeben sein.
• Die Angaben für die Buchhaltung in den Kanzleioptionen / Buchhaltung müssen vollständig sein.
• Für die anhand des Rechnungsdatums ermittelte Gültigkeitsperiode muss die Erlöskontensteuerung in den Kanzleioptionen / Reiter USt/Konten (Kanzlei | Stammdaten | Kanzleidaten | Optionen) angegeben sein.

Auswahl der Rechnungen für die Debitorensollstellung

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Kanzlei |Fakturierung / Debitorensollstellung.

Programmzweck

Es kann sehr sicher und einfach die Debitorensollstellung in das eigene Kanzlei-Rechnungswesen durchgeführt werden.

Es werden all jene Rechnungen in die Finanzbuchhaltung übergeben, für die in der ausgewählten Selektion noch keine Übergabe durchgeführt worden ist.

Die Debitorensollstellung kann auf verschiedene Arten und für unterschiedliche Systeme durchgeführt werden:

• Addison:
  Die Debitorensollstellung wird unmittelbar in der Kanzlei-Fibu verbucht.

• Adimp_Kanzlei.csv (neues Dateiformat):

  : Die Debitorensollstellung erfolgt in eine Datei (Adimp_Kanzlei.csv), die anschließend manuell in die Kanzlei-Fibu importiert werden kann. Eine Beschreibung liefert die Datei adkanz.cfg (ADDISON-Installationsverzeichnis \Import\kanzlei)

• Datev pro, LaDatus (fibu.dat) und fbs.dat:
  Debitorensollstellung über Zwischendatei in eine Fremdbuchhaltung.

• Altes Dateiformat:
  die Debitorensollstellung erfolgt in eine Datei (winfib.asc), die in die Kanzlei-Fibu importiert werden muss.

Die jeweilige Einstellung wird in den Kanzleioptionen / Buchhaltung / Debitorensollstellung für gewählt.

Im Vorlaufdialog zur Auswahl der Rechnungen für die Debitorensollstellung kann gezielt auf einzelne Rechnungen eingeschränkt werden oder auch bereits übergebene Rechnungen nochmals zur Bereitstellung angezeigt werden.

Mandant

Es können bestimmte Mandanten selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle Mandanten genommen.

Beleg

Es können bestimmte Belege selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle noch nicht bereitgestellten Belege genommen.

Datum

Es kann auf einen bestimmten Datumsbereich selektiert werden. Wird keine Selektion vorgenommen, werden alle noch nicht bereitgestellten Belege genommen.

Mit alter Bereitstellung

Die Option alle Rechnungen (inklusive alter Übergaben) ist zu setzen, wenn ein Wiederholungslauf durchgeführt werden soll.

Erneute Selektion

Über das Fernglas kann eine erneute Selektion durchgeführt werden.

Summe

Im Feld Summe wird der Gesamtbetrag der ausgewählten "Rechnungen" angezeigt.

Schaltflächen alle/keine wählen

Die Debitorensollstellung berücksichtigt nur Rechnungspositionen die in der Spalte OK mit einem Häkchen gekennzeichnet sind.

Über die Schaltfläche keine wählen werden alle Positionen deaktiviert und können nun einzeln zur Debitorensollstellung freigegeben werden.

Über die Schaltfläche alle wählen werden alle Positionen für die Debitorensollstellung aktiviert. Sie können nun einzeln deaktiviert werden.

Optionen

Nach Betätigen der Schaltfläche Optionen werden die Angaben aus den Kanzleioptionen angezeigt. Die Angaben können geändert werden. Die Angaben in den Kanzleioptionen werden dadurch nicht verändert.

Sammelkonto Debitoren

Ist die Debitorennummer der Mandanten im Mandantenstamm unter Allgemeine Daten / Kanzleiverbindung kleiner als 10000 werden die Sollstellungen auf das Sammelkonto Debitoren gebucht.

Pfad Debitorensollstellung

Im angegebenen Verzeichnis werden die Buchungsdaten gespeichert, die bei der Debitorensollstellung erzeugt werden.

Soll die Debitorensollstellung auf Diskette ausgegeben werden, muss der entsprechende Pfad für die Finanzbuchhaltung eingetragen werden.

Pfad Zahlungsverkehr

Im angegebenen Verzeichnis werden die Buchungsdaten (OP-Ausgleichsbuchungen) gespeichert, die beim Zahlungsverkehr erzeugt werden. Sofern kein Verzeichnis angegeben ist, wird das Verzeichnis Debitorensollstellung verwendet.

Protokoll drucken

Der Check bestimmt, ob ein Übergabeprotokoll für die Sollstellung in den Listenmanager gedruckt werden soll. Der Haken sollte stets gesetzt sein.

Die zur temporären USt-Senkung ab Juli 2020 neu hinzugekommene Spalte SL gibt je Betrag den in der Erlöskontensteuerung hinterlegten Steuerschlüssel an.

Mit Debitorenadressen

Die Adressen der Debitoren werden in den Kundenkontenstammdaten der Finanzbuchhaltung eingetragen.

Bei Privatmandant mit Einzelfirma wird die Firmenadresse übergeben.

Nur neue Konten einfügen

Ist der Check nur neue Konten einfügen nicht gesetzt, werden alle Adressen der angesprochenen Debitoren an die Finanzbuchhaltung mit übergeben.

Ist der Check gesetzt werden nur Debitoren, die in der Kanzleibuchhaltung noch nicht angelegt sind, angelegt.

Freigabe

Nach Bestätigung der Schaltfläche Freigabe wird die Debitorensollstellung durchgeführt.

Kostenstellen

Wurden beim Mitarbeiter Kostenstellen hinterlegt, werden die Erlöse im Verhältnis der Kosten aufgeteilt (Optional nach externen oder internen Kostensätzen).

Sind auf die fakturierte Position noch keine Stunden erfasst, werden für die Erlösaufteilung die Plandaten der Auftragsposition verwendet.

Bei Vorauszahlungen werden immer die Plandaten für die Erlösaufteilung herangezogen.

Bei der Schlussrechnung werden dann die tatsächlich erfassten Kosten zur Erlösaufteilung berücksichtigt. Gleichzeitig wird eine Debitorenhabenstellung auf ggf. erfolgte Erlösaufteilung nach Plandaten durchgeführt.

Möchten Sie die Debitorensollstellung durchführen und haben gleichzeitig im Rechnungswesen einen Buchungsstapel geöffnet, kommt folgende Meldung:

Schließen Sie Ihren Buchungsstapel und führen die Debitorensollstellung erneut durch.

Gutschriften

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Fakturierung / Gutschriften

Programmzweck

Mit dem Programm kann eine oder gegebenenfalls mehrere Gutschriften (Rechnungskorrekturen) auf erstellte Rechnungen durchgeführt werden.

Zu einer Rechnungskorrektur kann es kommen, wenn versehentlich ein zu hoher Betrag einer Rechnungsposition an den Mandanten berechnet wurde oder gar die Rechnung, die an den Mandanten ging, komplett nicht berechnet werden kann und vollkommen gutgeschrieben werden muss.

Allgemein

Nach der Vorselektion „Rechnungen auswählen“ werden die gewählten Rechnungen angezeigt.

Durch einen Doppelklick auf die Rechnung, für die eine Rechnungskorrektur erstellt werden soll, erscheint folgender Dialog zum Erstellen der Rechnungskorrektur:

Gutschrift bearbeiten

Es werden alle Rechnungspositionen der entsprechenden Rechnung aufgelistet.

• Es können Gutschriftsbeträge (Rechnungskorrekturen) für jede Rechnungsposition erfasst werden.
• Eventuell schon erteilte Gutschriften (Rechnungskorrekturen) werden angezeigt,
• Wenn der Check inklusive Auslagen gesetzt wird, werden die auf die Rechnungsposition erfassten Auslagen ebenfalls gutgeschrieben.

Wenn die Gutschrift (Rechnungskorrektur) über die Schaltfläche OK bestätigt wird, wird der Rechnungsdialog geöffnet und die Gutschrift (Rechnungskorrektur) kann direkt gedruckt werden.

Ist beim Druck der Gutschrift die Schaltfläche OK ausgegraut, bedeutet dies, dass kein Rechnungsformular zugeordnet ist.

Über die Schaltfläche Optionen muss dann ein Rechnungsformular gewählt werden.

Gutschriften (Rechnungskorrekturen) auf Vorauszahlungen sind nicht möglich.

Stornieren

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Fakturierung / Storno

Programmzweck

Mit dem Programm können sehr sicher und einfach Stornierungen von erstellten Rechnungen durchgeführt werden.

Zu einer Stornierung kann es kommen, wenn versehentlich Rechnungspositionen mit dem falschen Rechnungsbetrag freigegeben und die Rechnung gedruckt wurde oder gar Positionen freigegeben und gedruckt worden sind, die noch gar nicht an den Mandanten berechnet werden sollen.

Und die Rechnung noch nicht an den Mandanten versandt worden ist.

Allgemein

Nach der Vorselektion Rechnungen auswählen werden die gewählten Rechnungen angezeigt.

Durch einen Doppelklick auf die Rechnung erscheint folgender Dialog:

Status nach Storno

Mit dem Listenfeld Status nach Storno kann der Status gewählt werden, die die Rechnungspositionen nach dem Stornieren haben sollen.

Die Rechnungspositionen stehen dann für die Honorarschreibung mit dem festgelegten Status zur Weiterverarbeitung bereit.

Buchungsdatum

Das Buchungsdatum ist das Datum, mit dem die stornierte Rechnung in die Statistiken und gegebenenfalls in die Kanzleibuchhaltung übergeben wird.

Beim Buchungsdatum wird das Rechnungsdatum voreingestellt angezeigt.

Stornierung

Durch Drücken der Schaltfläche Storno wird die Rechnung storniert.

Die stornierte Rechnung wird im Stornobildschirm mit „storniert“ gekennzeichnet:

Die stornierte Rechnung wird im Rechnungsausgangsbuch in der Spalte Status mit „storniert“ gekennzeichnet:

Die Rechnungsnummer wird nicht wiederverwendet.

Über den Tooltip können weitere Informationen zur Originalrechnung eingesehen werden.

Wurde eine zu stornierende Rechnung bereits an die Kanzleibuchhaltung übergeben, erfolgt eine automatische Debitorenhabenstellung.

Über die Schaltfläche Optionen können dazu die aus den Kanzleioptionen vorgeschlagenen Werte überschrieben werden.

Haben Sie einen Buchungsstapel in der Finanzbuchhaltung geöffnet und wollen in der Kanzlei eine bereits übergebene Rechnung stornieren, wird folgende Meldung angezeigt:

Bei geöffnetem Buchungsstapel können keine Buchungen übergeben werden. Schließen sie den Buchungsstapel und stornieren sie die Rechnung.